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Ciclo de vida de gestión de proyectos: todas las fases explicadas


¿Cuál es el ciclo de vida del proyecto? Es todo lo que atraviesa el proyecto, desde el inicio hasta el cierre. Cada paso del ciclo de vida de la gestión de proyectos, que consta de distintas fases utilizadas en la gestión de proyectos tradicional, se explica en esta publicación.

El ciclo de vida de la gestión de proyectos

Para los gerentes de proyectos que buscan comprender su proceso y trabajar de acuerdo con los mejores prácticas, a menudo se guían por los estándares de práctica de PMI que describen el ciclo de vida de la gestión de proyectos. El ciclo de vida de cualquier proyecto puede ser confuso. Hay muchas actividades en diferentes fases de un proyecto. Además, esas fases tienden a superponerse.

Aquí es donde muchas personas pueden confundirse. Para aclarar, primero debemos explicar la diferencia entre el proceso de entrega y el proceso de gestión del proyecto.

El proceso de entrega es en lo que se dedican principalmente los miembros de su equipo. Por lo general, eso es lo esencial del proyecto en acción. Eso es distinto del proceso del gerente de proyecto para ejecutar un proyecto de principio a fin. Eso se llama el ciclo de vida de la gestión de proyectos, descrito en el Cuerpo de Conocimientos del Gerente de Proyecto de PMI (PMBOK®).

El Proceso de Entrega en el Ciclo de Vida del Proyecto

Hay cinco fases clave de las que el equipo es responsable como parte de su entrega. proceso. Se explican a continuación.

Definición

Aquí es donde comienza el proyecto para los miembros del equipo. Aprenden cuál es el proyecto y cuál es el objetivo. Se toman decisiones para determinar quién es responsable de qué. Los equipos aprenden qué apoyo pueden esperar. Todo esto lo entrega el gerente del proyecto, quien comparte el plan del proyecto.

Diseño

La lista de requisitos recopilados en la fase anterior ahora se utiliza para tomar decisiones de diseño. Se podría desarrollar más de un diseño durante esta fase, que puede incluir dioramas, bocetos, diagramas de flujo, árboles de sitio, prototipos, etc., dependiendo del tipo de proyecto que sea. El gerente del proyecto elegirá el diseño final.

Desarrollo

Esta es la fase en la que se organiza todo lo que se necesita para implementar el proyecto, ya sean suministros, subcontratistas y más. El cronograma del proyecto se realiza en este punto, se ordenan los materiales y se alcanzan las herramientas necesarias. Los equipos están entrenados para usar cualquier equipo con el que no estén familiarizados. Cuando todos estos patos están en fila, por así decirlo, y el proyecto está listo para comenzar, y esta fase termina.

Implementación

El proyecto ahora se implementa, ya sea construcción o lo que sea que implique el proyecto. Los equipos están trabajando en sus tareas: codificación de programadores, diseñadores que desarrollan material, construcción de contratistas, etc. Al final de esta fase, los resultados se evalúan en función de la lista de requisitos, que determina el éxito del proyecto.

Salida

El proyecto ahora está atado, los miembros del equipo son renunciados a sus responsabilidades y cualquier seguimiento. se realizan entrevistas ascendentes o de salida.

Los procesos de gestión de proyectos en el ciclo de vida del proyecto

Luego están las diferentes fases de trabajo que el gerente del proyecto está haciendo como parte del proceso del ciclo de vida de la gestión de proyectos. Se explican a continuación.

Iniciación: Desarrollo de la Carta del Proyecto

Este es el comienzo del proyecto para el gerente del proyecto, quien es responsable de definir el proyecto a un alto nivel. Esto generalmente comienza con un caso de negocio, que investiga si el proyecto es factible y si debe o no llevarse a cabo. Las partes interesadas aportan información. Si se aprueba el proyecto, se crea una carta del proyecto.

Planificación: creación del plan del proyecto

Aquí es donde se crea la hoja de ruta para el proyecto. Será seguido por todos los involucrados en el proyecto. Esta fase comienza estableciendo metas INTELIGENTES (específicas, medibles, alcanzables, realistas, oportunas). Se define el alcance del proyecto y se crea un plan de gestión del proyecto, que identifica el costo, la calidad, los recursos y un cronograma. Algunas de las características de esta fase incluyen una declaración de alcance, establecimiento de hitos, comunicación, planes de gestión de riesgos y estructura de desglose de trabajo.

 plantilla de estructura de desglose de trabajo
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Ejecución: Monitoreo y control (incluye informes y riesgos, problemas y cambios)

Ahora comienza la parte del proyecto que la mayoría de la gente piensa como el proyecto: desarrollar y completar el entregables. Algunas de las tareas que componen esta fase es desarrollar el equipo y asignar recursos utilizando indicadores clave de desempeño, ejecutar el plan del proyecto, gestión de adquisiciones, seguimiento y monitoreo del progreso, reuniones de estado y actualizaciones, y revisar el cronograma y el plan según sea necesario. [19659008] Cierre: aceptación del usuario, informes finales, traspasos, etc.

No termina hasta que termina. Completar los entregables para la satisfacción de sus partes interesadas es clave, por supuesto, pero el gerente del proyecto ahora debe desarmar el aparato creado para cumplir con el proyecto. Eso significa cerrar el trabajo con los contratistas, asegurándose de que todos hayan sido pagados y que todos los documentos del proyecto estén firmados y archivados para ayudar con la planificación de proyectos futuros. Una vez hecho todo esto, el gerente del proyecto a menudo tendrá una autopsia con el equipo del proyecto para resaltar lo que funcionó y lo que no funcionó, para que los éxitos puedan repetirse y evitarse los errores.

El ciclo de vida de la gestión del proyecto es complejo, particularmente cuando se superpone con las diferentes fases de entrega para el equipo.

ProjectManager.com para cada fase de su proyecto

Cada fase del proyecto requiere herramientas para que el proceso sea más efectivo y eficiente. ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos basado en la nube que lo ayuda a controlar su proyecto desde el inicio hasta el cierre.

Nuestro diagrama de Gantt en línea lo ayuda a planificar el proyecto, recopilando su lista de tareas en una línea de tiempo. Luego se puede establecer una duración para cada tarea y asignar cada tarea a un miembro del equipo. La colaboración se realiza a nivel de tarea en el diagrama de Gantt, donde los miembros del equipo pueden comentar y agregar documentos e imágenes relevantes. Incluso pueden @ aquellos que no están asignados a la tarea, y se les notificará por correo electrónico.

 captura de pantalla del diagrama de Gantt con planes
Planifique todas las fases de su proyecto en ProjectManager.com diagrama de Gantt en línea.

El diagrama de Gantt se puede ver como una lista, calendario o tablero kanban. El flujo de trabajo se visualiza mediante paneles kanban, donde las tarjetas representan las tareas, manteniendo a los miembros del equipo enfocados en lo que están trabajando y los gerentes de proyecto obtienen una vista panorámica. Los recursos se pueden reasignar y las fechas importantes, como los días festivos y los días de vacaciones, se marcan para saber quién puede trabajar cuándo.

Los informes con un solo clic brindan a los gerentes de proyectos los datos para presentar a las partes interesadas sobre diversos aspectos del proyecto. Estos informes se pueden filtrar para mostrar la información que desea y permitir inmersiones más profundas según sea necesario. El panel de control en tiempo real muestra las métricas del proyecto en gráficos y cuadros coloridos y fáciles de leer, brindándole la imagen más precisa del progreso de su proyecto.

 captura de pantalla del panel del proyecto
Panel del panel de ProjectManager.com se actualiza en tiempo real, por lo que los datos siempre son precisos.

ProjectManager.com le permite trabajar en cualquier momento y en cualquier lugar, los equipos tienen autonomía para colaborar y los gerentes de proyecto tienen el poder de controlar su proyecto y automatizar el trabajo ocupado, lo que les permite concentrarse en temas más importantes. Pruebe ProjectManager.com hoy con esta prueba gratuita de 30 días.

Vea nuestro video de capacitación sobre el ciclo de vida de PM

Jennifer Bridges, PMP, es nuestra experta residente en gestión de proyectos. Ella presenta cientos de nuestros videos de capacitación, incluido este que explica el ciclo de vida de la gestión de proyectos.

¡Gracias por mirar!

Transcripción

Hola. Soy Jennifer Bridges, directora de ProjectManager.com. Bienvenidos hoy a nuestra sesión de pizarra en el ciclo de vida de gestión de proyectos. Así que recibimos muchas preguntas del foro sobre esto y muchas personas tienden a confundir diferentes ciclos de vida en un proyecto, lo cual tiene sentido, hay varias cosas sucediendo al mismo tiempo.

Por eso queremos aclarar hoy La diferencia entre el proceso de entrega y el proceso de gestión del proyecto y quién está haciendo qué. Entonces, si primero tomamos el proceso de entrega, el proceso de entrega es en lo que los miembros de su equipo se dedican principalmente y los miembros del equipo están haciendo la definición, están haciendo el diseño, están haciendo el desarrollo, implementación y salida de los principales partes del proyecto. Así que esa es la entrega. Entonces usted está haciendo el resto de las cosas, por lo que está sucediendo mucho para el gerente del proyecto.

Así que este es el ciclo de vida de la gestión del proyecto como se documenta desde la fuente del Cuerpo de Conocimiento de Gestión del Proyecto producido por PMI, el Proyecto Instituto de gestión. Entonces, si miras en esta sección transversal, esta es la fase de entrega, la fase de gestión del proyecto y los ajustes son el nivel de actividad en curso.

Entonces, para la entrega del proyecto, puedes ver que comienza y luego comienza a construir y luego se reduce gradualmente hacia el final, pero para la gestión del proyecto están haciendo cosas diferentes, así que a medida que el proceso de entrega comienza el inicio del proyecto porque dentro de la iniciación recuerde que tenemos el estatuto del proyecto, que es el principal resultado de iniciar así obtienes la aprobación y la firma del proyecto, por lo que tiene sentido que esté aquí al comienzo.

Entonces comienza la iniciación y, al mismo tiempo, también pueden comenzar otras actividades. Entonces, con la planificación, recuerde que la entrega principal es el plan del proyecto, por lo que se le ocurre el proceso del cronograma, los hitos, todos los entregables principales que se producirán en ese proyecto.

Y así la planificación comienza a lo largo del proyecto a través de la partida y luego también comienza la ejecución, el monitoreo y el control del proyecto para que pueda ver cómo comienza la entrega, la ejecución, el monitoreo y el control, entonces, ¿qué está pasando allí, allí está, usted como Gerente de Proyecto, usted? Al volver a producir los informes de rendimiento para el proyecto, está midiendo dónde estamos ahora y dónde deberíamos estar, y cuáles son las cosas que tenemos que hacer para controlar el proyecto y volver a encarrilarlo.

Usted también administrar registros de problemas, registros de riesgos, registros de cambios y también monitorear los entregables que se producen a partir del proyecto. Y luego, en última instancia, es el cierre. Entonces, el cierre es al final, como la partida, para que los miembros del equipo comiencen a salir del proyecto, por lo que están cerrando las cosas. Entonces, los principales resultados son la aceptación del usuario, la aprobación del proyecto, cualquier tipo de informes finales que se envíen a los diferentes miembros del equipo, las partes interesadas, la junta de control de cambios y los documentos del proyecto y también las lecciones aprendidas.

Entonces solo quería aclarar porque, de nuevo, estas son algunas de las preguntas que surgen del foro al aclarar la diferencia entre el ciclo de vida de la gestión del proyecto y el ciclo de vida de la entrega que van de la mano, pero recordar estas son las cosas de las que es responsable el gerente del proyecto y esto es lo que estás evaluando para los miembros de tu equipo.

Así que espero que eso ayude. Una vez más, es una de las principales preguntas que provienen del foro y en ProjectManager.com hemos intentado integrar esto en nuestro software. Entonces, si necesita algunos consejos, herramientas y técnicas y un software mejor para ayudarlo a administrar su ciclo de vida de gestión de proyectos, regístrese hoy para nuestro software en ProjectManager.com.

(Esta publicación se actualizó en diciembre de 2019) [19659058]

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