Collaboration, Project Management, The Project Manager Blog

Colaboración empresarial: estrategia y herramientas


La colaboración es un llamado a la acción que suenan muchos en los negocios. Los gerentes y ejecutivos de alto nivel cantan sus alabanzas. Piden a los equipos que trabajen de manera más colaborativa para aumentar la productividad. La ironía es que estas mismas personas a menudo descuidan la colaboración dentro de sus propios círculos.

Si solo hubiera una manera de fomentar la colaboración no solo a nivel de equipo, sino a nivel de empresa. Eso podría afectar todo lo que hace una empresa. Los proyectos serían más colaborativos. La productividad se dispararía. La moral mejoraría. ¿Pero es solo un sueño que nos distrae de volver a trabajar en nuestros silos individuales?

¡No, hay una solución! Se llama colaboración empresarial, y ayuda a las organizaciones a aprovechar al máximo el mundo digital en el que vivimos. La colaboración empresarial puede hacer que las empresas sean más eficientes, y eso se filtra a cómo se ejecutan los proyectos, cómo los miembros del equipo trabajan entre sí y cómo se atiende a los clientes.

¿Qué es la colaboración empresarial?

La colaboración empresarial es una forma de comunicarse de manera efectiva a nivel corporativo. Hay muchas formas de facilitar esta comunicación, como una plataforma colaborativa, herramientas de redes sociales empresariales, una intranet o Internet. Toma lo que podría ser una fuerza laboral dividida y les brinda las herramientas para trabajar juntos.

Es un sistema que facilita a los empleados compartir información para que puedan trabajar juntos en proyectos, independientemente de si están en el mismo oficina o distribuido a nivel mundial. Esto se logra a través de soluciones de software, redes y procesamiento.

Las soluciones de colaboración empresarial incluyen software basado en la nube como ProjectManager.com (en el que entraremos en más detalles más adelante), videoconferencia, herramientas para compartir documentos y otras tecnologías que se conectan personas en todos los niveles de una organización.

Una forma de llegar a sus clientes

Sin embargo, esto no se limita a la colaboración interior entre compañeros de trabajo: también puede ser con partes interesadas externas. Una organización puede colaborar con sus clientes en una estrategia de red social.

Esto abre una ventana a las plataformas sociales para que las empresas puedan investigar, publicitar y obtener una instantánea de las necesidades y deseos de sus clientes.

¿Por qué es importante la colaboración empresarial? [19659005] La colaboración empresarial es importante porque simplifica el proceso de comunicación en una organización. Esto siempre es positivo, ya que una mejor comunicación va de la mano con una organización mejor administrada.

Sin embargo, es doblemente importante para cualquier empresa que se haya expandido y ahora sea una entidad global con trabajadores remotos en diferentes zonas horarias. [19659002] Relacionado: Técnicas de gestión de la comunicación que todo PM debe saber

Organización mejorada de datos y conocimiento

La avalancha de datos que enfrentan las empresas de hoy exige una estrategia efectiva de comunicación y colaboración. Las personas en las organizaciones están trabajando con más información que nunca antes, lo que puede obstruir incluso el canal de comunicación más grande.

Esto y la aceleración de las operaciones comerciales a medida que la industria se expande a la producción mundial requieren una mayor colaboración para manejar mejor el estrés creciente. negocios.

La colaboración empresarial permite a las personas intercambiar conocimientos, almacenar e intercambiar archivos, así como crear y editar documentos juntos. Les brinda la capacidad de trabajar juntos en tiempo real mediante la creación de espacios de colaboración u oficinas virtuales. Esto proporciona una ventaja en un panorama empresarial cada vez más competitivo.

Una forma rentable de impulsar el trabajo en equipo

Un sistema de colaboración empresarial no solo optimiza la productividad y el rendimiento, sino que ayuda a los resultados de la organización al reducir los costos de viaje y teléfono. Los equipos que trabajan en un espacio virtual no necesitan reunirse tanto en persona. Además, las herramientas de chat pueden ser menos costosas que un sistema telefónico integrado.

También existe la disponibilidad inmediata de los miembros del equipo, que tal vez no puedan atender una llamada pero puedan responder rápidamente una pregunta a través de una aplicación de chat. Esto hace que el trabajo se realice más rápido mediante la coordinación de tareas y la eliminación de mensajes redundantes.

Estrategias e implementación de colaboración empresarial

Se requiere transparencia para cualquier empresa que quiera aprovechar la colaboración empresarial. La organización debe abrir sus puertas a las nuevas tecnologías y todos los involucrados deben aceptarla. La colaboración empresarial requiere la aceptación de arriba a abajo, así que asegúrese de que su empresa esté lista para aceptarla.

Una vez que haya determinado que es una buena opción para la organización, debe haber una estrategia completa y clara para implementarla. . Se recomiendan los siguientes pasos:

1. Tenga un objetivo y un proceso claros

No se limite a aprovechar la colaboración empresarial porque parece una buena idea. Lo es, pero solo como se aplica a los problemas comerciales que enfrenta. Pregúntese cómo beneficiará a la empresa, a sus empleados y cómo funcionan todos.

Si encaja bien, entonces necesita un plan de implementación. Establezca una serie de tareas y plazos en un horario y responsabilice a las personas. Eso requiere que los empleados aprendan nuevos procedimientos y que los gerentes confíen en sus empleados.

2. Obtenga la herramienta adecuada

Observe sus respuestas desde el primer paso y luego investigue qué tecnología y herramientas están disponibles para abordar esas inquietudes. Existen muchas herramientas para facilitar la colaboración. No desea obtener una docena y descubrir que realmente solo usa dos. Eso frustra el propósito.

Busca herramientas que funcionen dentro de tu estructura y apunten a los puntos débiles que deseas aliviar. Luego, asegúrese de que el software sea fácil de usar y compatible con sus necesidades.

Relacionado: Software de colaboración en equipo: 3 características imprescindibles para la productividad

3. Establecer reglas

Tienes tu visión y la herramienta para llegar allí. Ahora tiene que conseguir que la fuerza laboral compre. La mejor manera de hacerlo es mostrándoles cómo mejorará las cosas en su vida laboral diaria. Aumentará la productividad, pero también les ahorrará tiempo.

La capacitación será clave, aunque es de esperar que elija una herramienta sin una curva de aprendizaje pronunciada. Sin embargo, más allá de la tecnología, debe haber reglas para el compromiso y la etiqueta. Esto es especialmente cierto si vas a interactuar con los clientes en las redes sociales. Pero incluso dentro de la empresa, la comunicación a través del texto borra los matices y puede malinterpretarse. Un conjunto claro de pautas ayudará a evitar la falta de comunicación.

4. Monitor & Track

Una vez que tenga su sistema de colaboración empresarial en su lugar y en uso, no habrá terminado. Si bien no es un proyecto per se, ya que no hay un punto final con entregables, es un proceso. Y, al igual que los proyectos y procesos, requiere un seguimiento y seguimiento minucioso para determinar si cumple con las expectativas. Esto proporciona información sobre qué tan bien está funcionando el sistema y le brinda datos para ajustar el proceso para obtener mejores resultados.

ProjectManager.com maximiza la colaboración empresarial

ProjectManager.com es un galardonado software de gestión de proyectos utilizado por empresas para organizar equipos y hacer que trabajen mejor juntos en proyectos y operaciones comerciales. Es un software de colaboración empresarial ideal, y elimina la necesidad de usar varias aplicaciones diferentes. Muchas de las funciones de colaboración que necesita están integradas en ProjectManager.com.

Herramientas de colaboración para realizar el trabajo

La colaboración es más que simplemente conectarse. Proporciona herramientas que permiten a los equipos generar ideas y resolver problemas. ProjectManager.com tiene herramientas de gestión de proyectos como diagramas de Gantt, tableros kanban, listas de tareas y calendarios para que todos puedan trabajar y colaborar exactamente como quieran.

Cuando los miembros del equipo tienen asignada una tarea en ProjectManager.com pueden comentar la tarea nivel. Cuando su compañero de equipo responde, se les notifica por correo electrónico. Esto mantiene la comunicación localizada y eficiente, eliminando cadenas de correo electrónico y mensajes instantáneos.

 función de gestión de tareas con colaboración
ProjectManager.com permite a los equipos colaborar y gestionar el trabajo en línea juntos. [19659045] Pero la colaboración no es solo hablar, es compartir información. ProjectManager.com tiene un almacenamiento ilimitado de archivos, por lo tanto, adjunte tantos documentos e imágenes como necesite. Todo esto se puede hacer accesible y compartido en toda la organización.

Gestión de la carga de trabajo

Cuando los equipos trabajan de forma remota, puede ser difícil para los gerentes tener una idea de lo que están haciendo y si los recursos son adecuados para ellos. cumplir sus tareas ProjectManager.com tiene una página de carga de trabajo que está codificada por colores para mostrar quién está haciendo qué.

 página de carga de trabajo para la administración del equipo
Administre la carga de trabajo de sus equipos, vacaciones y horas extras con nuestra página de carga de trabajo

Si algunos miembros del equipo tienen demasiadas tareas mientras que otros muy pocos, los gerentes pueden equilibrar su carga de trabajo directamente desde esa página. También pueden ver quién tiene tiempo libre y cuándo obtener un calendario de todas las vacaciones, independientemente del país en el que trabajen sus equipos, lo que hace que las tareas sean fáciles y precisas.

Seguimiento del progreso desde cualquier lugar

Mientras que los gerentes deben confiar en sus equipos para trabajo, incluso si no están en la misma oficina, eso a menudo puede ser difícil. No desea microgestión, pero tampoco quiere descuidar su progreso solo para descubrir demasiado tarde que el trabajo está lamentablemente atrasado. ProjectManager.com lo respalda.

 captura de pantalla del tablero para el seguimiento de proyectos
Rastree proyectos y carteras con nuestros paneles en tiempo real.

Puede ver el progreso desde un nivel alto con un panel de control en tiempo real que rastrea tareas, costos y salud, entre otras cosas. Si está buscando más detalles, los informes de un solo clic se pueden filtrar para mostrar solo la información que desea.

ProjectManager.com ayuda a las empresas a colaborar de manera efectiva, y eso los abre para enfocarse en otro trabajo sin depender en reuniones interminables. Los documentos que necesitan para dirigirlos están al alcance de la mano donde sea que estén y en cualquier momento. ProjectManager.com también ayuda a las empresas a planificar y ejecutar sus planes, manteniendo todas las herramientas que necesita en una pantalla. Aproveche esta prueba gratuita de 30 días y vea por qué más de 10,000 equipos confían en ProjectManager.com para la colaboración y la gestión de proyectos.

You Might Also Like

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

Powered by themekiller.com