How To

Cómo administrar el alcance del proyecto sin que el alcance se arrastre (con ejemplos) • Guía para niñas para la administración de proyectos


La mayoría de los proyectos no cumplen con su alcance original: el 54% de los proyectos no logran brindar la funcionalidad acordada.

Una de las razones es la pérdida de alcance, y de eso se trata este artículo.

] ¿Qué es la fluencia del alcance?

La fluencia del alcance en la gestión del proyecto es cuando se agregan requisitos adicionales al proyecto, más allá de lo que se acordó originalmente y estas adiciones no están formalmente autorizadas.

La fluencia del alcance ocurre cuando el patrocinador del proyecto dice: " ¿Puedes simplemente…? ”

(Por cierto, la respuesta a esa pregunta es:“ Sí, permítanme analizar cuál será el impacto y brindarles una recomendación sobre lo que eso significa para nuestro presupuesto y cronograma actuales ”).

La variación del alcance puede ocurrir en cualquier momento después de que el proyecto comience formalmente.

La parte 'formalmente autorizada' es importante porque, por supuesto, puede realizar cambios en lo que está en la declaración del alcance en cualquier momento. Es normal realizar cambios de alcance sobre la marcha. Sin embargo, esos cambios deben ser analizados, documentados e incorporados en el proyecto en su totalidad.

¿Qué es la fluencia de características?

La fluencia de características o la fluencia de requisitos es básicamente lo mismo que la fluencia del alcance. El término se refiere a la forma en que los requisitos del proyecto o la lista de características crecen con el tiempo sin el control adecuado.

Scope creep es el término más común, pero es posible que escuche ambos, especialmente si está trabajando en el desarrollo de software.

?

La fluencia del alcance se debe a la falta de gestión de requisitos. Cuando el director del proyecto no gestiona activamente los cambios en el alcance, no hay control sobre lo que está dentro y fuera. Básicamente, todo vale.

Las 5 causas principales de variación del alcance son:

  1. Alcance ambiguo o mal definido
  2. Falta de un alcance formal o proceso de gestión de requisitos
  3. Proceso inconsistente para recopilar requisitos de productos
  4. Falta de patrocinio y participación de las partes interesadas
  5. Duración del proyecto (porque los proyectos largos tienen más tiempo para que los patrocinadores refinen sus ideas y para que evolucione la propuesta comercial original).

Estos se describen en un artículo de investigación del PMI *. [19659021] 5 causas principales de fluencia del alcance ” class=”wp-image-23219″ data-lazy- data-lazy- data-lazy-src=”https://www.girlsguidetopm.com/wp-content/uploads/2020/09/Top-5-Causes-of-Scope-Creep-1200×900.png”/>

¿Quién es responsable de la fluencia del alcance?

El gerente de proyecto es responsable de permitir que la fluencia del alcance afecte al proyecto.

En última instancia, no lo es ' t el gerente de proyecto presenta nuevos requisitos y le pide al equipo que "simplemente lo haga".

Sin embargo, un gerente de proyecto ineficaz dirá sí a cada cambio sin considerar el impacto en el plan original, el equipo, el presupuesto y t El cronograma del proyecto.

¿Qué tiene de malo el desplazamiento del alcance de todos modos?

El desplazamiento del alcance es malo para los proyectos debido a cambios no autorizados:

  • Agregar costo adicional
  • Agregar tiempo adicional
  • Alejar al equipo de otros trabajos porque están dedicando más tiempo a este proyecto.

Hay un impacto comercial en hacer que un proyecto dure más, cueste más y consuma recursos. Significa que otros proyectos no pueden comenzar en la fecha esperada y que, en general, el costo total de este proyecto aumenta.

Es probable que haya un retraso para recibir los beneficios de este proyecto, y porque los recursos están ocupados trabajando en haciendo cosas adicionales, no están disponibles para comenzar a generar valor en nuevos proyectos.

En la vida real, a menudo se espera que los cambios se incorporen “así” sin ningún impacto en el tiempo o el presupuesto. El equipo del proyecto tiene que encontrar formas creativas de entregar lo que se espera, lo que normalmente significa recortar gastos en el alcance original o trabajar horas extras hasta que esté terminado.

¿Alguna vez ha trabajado en un proyecto que parecía que nunca terminaría? Probablemente se deba a que la gente seguía agregando nuevos requisitos a la lista de tareas y tenías que seguir trabajando … sin un final a la vista.

Esto afecta la moral del equipo. La gestión del alcance es la forma de lidiar con eso, así que hablemos de cómo podemos usar el protocolo de control de cambios para ayudar con todo.

¿Qué es el control de cambios y por qué es importante?

El control de cambios o la gestión de cambios es el proceso de gestión de influencias no planificadas pero deseadas en el proyecto. Es el proceso de asegurar que los cambios se evalúen e incorporen adecuadamente en los planes del proyecto.

El control de cambios es importante porque cualquier cambio necesita:

  • ser analizado por su impacto en los objetivos del proyecto
  • ser analizado por su impacto en el declaración de trabajo aprobada
  • para que se entienda que modifica sus planes existentes
  • para que se registre correctamente para una pista de auditoría completa
 proceso de gestión de cambios

Cómo evitar la fluencia del alcance [19659004] La fluencia del alcance se puede prevenir asegurándose de que no se introduzcan cambios en el proyecto sin el análisis y control adecuados.

¿Cómo se hace eso? La administración del alcance comienza y termina con un sólido proceso de administración de cambios .

Los ocho pasos de un proceso de gestión de cambios son:

  1. Documentar la solicitud de cambio en el registro de cambios
  2. Analizar la solicitud brevemente para establecer la propiedad
  3. Asignar un propietario que pueda analizar el impacto del cambio
  4. Evaluar la prioridad de la solicitud de cambio
  5. Analizar e informar sobre el impacto del cambio
  6. Decidir el curso de acción: aprobar o rechazar la solicitud de cambio
  7. Registrar el resultado en el registro de cambios
  8. Si se aprueba, actualice toda la documentación pertinente

Paso # 1: Documente la solicitud de cambio en el registro de cambios

Pregunte a la persona que sugirió el cambio que sea lo más específico posible y ponga el cambio por escrito. Si tienen algún material de apoyo (como citas o estimaciones para el trabajo que debe realizarse) que pueda ayudar al análisis, solicítelos también.

El registro de cambios es como un registro de riesgos o problemas y en su forma más simple es un documento donde se anotan los cambios y las actividades. Solo uso Excel como una forma sencilla de registrar lo que se propone y lo que se aprueba.

Paso 2: Analice la solicitud brevemente para establecer la propiedad

Como equipo, observe la solicitud de cambio para decidir si llevarla adelante. Esto le da la oportunidad de discutir las motivaciones políticas detrás del cambio y descartar cualquier cosa que sea descaradamente imposible.

Las partes interesadas del proyecto pueden utilizar el proceso de control de cambios para llamar la atención del equipo del proyecto o para plantear problemas, por lo que también tiene la oportunidad de verificar si se trata de un cambio legítimo o una consulta que se maneja mejor a través de una

Paso # 3: Asignar un propietario que pueda analizar más completamente el impacto del cambio

El paso dos habrá señalado quién es el más adecuado para realizar el análisis de impacto completo. Asigne un propietario al cambio: alguien que pueda coordinar esta actividad.

Paso # 4: Evalúe la prioridad de la solicitud de cambio

Dé prioridad a la solicitud de cambio. ¿Es un cambio necesario, importante o agradable de tener? Esto proporciona un sentido de urgencia para planificar el análisis de impacto.

Paso # 5: Analizar e informar sobre el impacto del cambio

Las personas relevantes deben realizar el análisis de impacto sobre el cambio propuesto mirando:

  • qué elementos tendrían que cambiar
  • cuál sería el impacto en el cronograma / presupuesto / recursos / calidad / caso de negocios (recuerde que el presupuesto de contingencia no está ahí para pagar los nuevos requisitos)
  • qué esfuerzo se requeriría hacer el cambio
  • cuál sería el impacto si no se realiza el cambio.

El propietario debe informar al equipo del proyecto (los proyectos más grandes pueden tener un equipo o foro de control de cambios delegado) con una recomendación.

Paso # 6: Decidir el curso de acción: aprobar o rechazar la solicitud de cambio

Tomar la decisión, ratificándola con las partes interesadas relevantes y los afectados por el cambio.

Paso # 7: Registrar el resultado en el registro de cambios [19659059] Complete la documentación para el ch ange log. Tenga en cuenta si la solicitud de cambio fue aprobada o no, la razón detrás de ella y la fecha en que se comunicó la decisión al solicitante.

Los cambios pueden ser aprobados, rechazados o suspendidos para revisarlos más tarde.

Incluya dónde se puede encontrar el análisis de impacto para que, si hay una consulta o un cambio similar planteado más tarde, pueda encontrarlo nuevamente fácilmente.

Paso # 8: Si se aprueba, actualice toda la documentación pertinente

Finalmente, si se aprueba el cambio, coloque en cascada los cambios relevantes en todos los documentos del proyecto que necesitan actualización, como el documento de inicio del proyecto, el plan y el presupuesto.

Emita una nueva versión de esos documentos para que todos tengan la visión actual del alcance y los requisitos del proyecto.

El proceso de su empresa puede ser ligeramente diferente. Siga las pautas internas si las hay, pero las actividades serán en gran medida las mismas que se describen aquí.

Ejemplos de variación del alcance

Ejemplo de variación del alcance en el desarrollo de software

La variación del alcance en el desarrollo de software se produce cuando se agregan más funciones después de que se haya acordado el conjunto de funciones original.

Ejemplo: el cliente ve una estructura alámbrica del software y decide que es tan bueno que desea ampliar la funcionalidad y agregar más opciones de producto para el usuario final. Piensan que esto se puede hacer de forma gratuita y dentro de las escalas de tiempo existentes, ¡ese es el impacto de la variación del alcance!

Ejemplo de variación del alcance en la construcción

La variación del alcance en la construcción se produce cuando se le pide al equipo del proyecto de construcción que introduzca más características que están incluidos en los planes firmados.

Ejemplo: Lleva dos meses en la construcción de un nuevo hotel. El propietario del hotel decide que es necesario convertir un piso de habitaciones de huéspedes en alojamiento para el personal, es decir, unidades más pequeñas y cambiar la configuración del ascensor para que los huéspedes no puedan acceder a esa área del hotel. Esto implica reelaborar los planos arquitectónicos, pero se puede hacer con el presupuesto actual. El director del proyecto acepta sin consultar al equipo … y luego se entera de que va a tomar tiempo tener listos los nuevos planes. Eso va a crear un retraso, todo porque el cambio no se analizó correctamente.

Ejemplo de variación del alcance en Scrum

La variación del alcance en Scrum ocurriría cuando se agregan más historias de usuario o elementos de backlog a un sprint. [19659002] Ejemplo: Después de la sesión de preparación del trabajo pendiente, el equipo acuerda qué será en la próxima iteración. El trabajo comienza normalmente. Pasan unos días y el Product Owner asiste a una reunión diaria para decirle al equipo que deben incluir una función adicional en el sprint. Tiene que estar listo para la demostración junto con todo lo demás. Debido a que esa característica fue dimensionada como un pequeño desarrollo, ella piensa que será "fácil" agregar eso.

Preguntas frecuentes

¿Qué es el avance del alcance en ágil?

El alcance es flexible en ágil, por lo que el avance del alcance no realmente existe a nivel de proyecto. El riesgo de que el alcance se filtre se produce cuando se agregan elementos de alcance adicionales en la mitad de una iteración o sprint. Hay enfoques formales en enfoques ágiles para evitar esto, y el Scrum Master o el equipo ágil deben estar atentos cuando se agregan nuevas funciones después de que se hayan establecido los elementos de la lista de trabajos pendientes para la iteración.

¿Qué es lo opuesto al alcance?

 tweet de aplastamiento de alcance

Lo opuesto al desplazamiento de alcance es aplastamiento de alcance. Encontré este término por primera vez a través de Jason Fried, fundador y director ejecutivo de Basecamp.

No definió el aplastamiento de alcance en su tweet, pero así es como defino el aplastamiento de alcance: hacer menos, mejor. Aplasta tu visor tan pequeño como sea posible y entrega eso. Luego, desarrolle incrementalmente.

¿Cómo identifica el avance del alcance?

Puede identificar el avance del alcance debido al impacto que tiene en el plan del proyecto. Busque tareas que requieran un trabajo más prolongado y no aprobado que no esté en el alcance de referencia original o en el registro de cambios y escuche a los colegas molestos que se quejan de que los usuarios nunca están satisfechos.

¿Es un riesgo el deslizamiento del alcance?

es un riesgo para la mayoría de los proyectos, especialmente en situaciones en las que no tiene una comprensión completa de los requisitos del proyecto. Sin embargo, puede administrar el riesgo a través de buenos procesos de control de cambios y la mayoría de los gerentes de proyecto no agregarían un aumento del alcance a su registro de riesgos.

* Larson, R. & Larson, E. (2009). Las cinco causas principales del aumento del alcance … y qué hacer al respecto. Documento presentado en el Congreso Global de PMI® 2009 — Norteamérica, Orlando, FL. Newtown Square, PA: Project Management Institute.



Source link