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Cómo administrar la carga de trabajo de su equipo


Hay un buen equilibrio entre entrometerse en las listas de tareas de su equipo y garantizar que la carga de trabajo sea igual y justa para todos. Una de las partes más críticas del trabajo de un gerente es lograr ese equilibrio correcto. Los equipos de proyecto lo buscan para aclarar lo que deberían estar haciendo y cuándo. Pero no quieren que te muevas sobre sus hombros mientras marcan cada tarea.

La planificación de la carga de trabajo es una forma de mantener al equipo trabajando mientras monitorea su progreso en el transcurso del proyecto. Proporciona un marco de referencia de las tareas que deben realizarse, quién debe estar trabajando en esas tareas y luego comparar la carga de trabajo real con la estimación del proyecto en este punto de su ciclo de vida.

También hay un Enfoque simple de 5 pasos para garantizar que su equipo se mantenga fiel al plan de carga de trabajo, uno que le facilite administrar la carga de trabajo del equipo sin parecer que está microgestionando.

Pero primero, profundicemos un poco más en la planificación de la carga de trabajo.

Planificación de la carga de trabajo

La ​​planificación de la carga de trabajo es una forma de mantener a sus equipos ocupados y productivos. Es una forma estratégica de distribuir el trabajo en todo su equipo. Esto aumenta el rendimiento. La planificación de la carga de trabajo no se trata solo de hacer el trabajo, sino de reducir el estrés del equipo, el agotamiento y los errores.

Para un plan de carga de trabajo, primero debe conocer sus recursos y las prioridades comerciales para mapear los equipos en función de las necesidades, que se revisa constantemente y proceso ajustable. Debe tener un software de administración de recursos que identifique la disponibilidad y las horas del equipo, luego analice el trabajo que se realiza y use estos datos para planificar el futuro para optimizar la eficiencia y equilibrar la carga de trabajo en todo su equipo.

El plan de carga de trabajo no está grabado en piedra y debe revisarse y revisarse continuamente a medida que el proyecto avanza y cambia. Por lo tanto, debe administrar activamente la carga de trabajo durante la ejecución del proyecto, lo que nos lleva al siguiente proceso de cinco pasos.

1. Revise la carga de trabajo actual de su equipo

Si está comenzando desde cero, debe comenzar por revisar lo que está sucediendo actualmente. Tal vez esto haya sido iniciado por alguien en el equipo diciendo que tienen demasiado trabajo que hacer, o tal vez otro gerente del equipo lo haya llamado para decirle que sus muchachos no están al tanto de su trabajo y han perdido una fecha límite para él. 19659012] Recuerde, solo puede administrar lo que sabe. En una estructura matricial, puede tener algunas personas que solo están disponibles para trabajar en sus tareas durante una parte de su semana, así que asegúrese de tener claridad al respecto. En estos días, "¿Quién está en mi equipo?" Definitivamente no es una pregunta estúpida

La forma más rápida de encontrar la respuesta es utilizar informes de gestión de recursos de su sistema de gestión de proyectos para mostrarle quién está trabajando en qué tareas. En ProjectManager.com lo encontrará en la pestaña Carga de trabajo.

ProjectManager.com tiene herramientas de gestión de recursos y carga de trabajo. Estas herramientas le permiten ver la cantidad de horas de trabajo asignadas a cada miembro del equipo. El cuadro es verde si el miembro del equipo tiene un buen número de horas; es de color naranja si están asignados de más o menos. En esa misma vista, puede hacer clic en el cuadro y reasignar instantáneamente tareas para ajustar la carga de trabajo. Este ajuste se refleja automáticamente en cualquier plan de proyecto en el diagrama de Gantt o en otro lugar.

 gestión de recursos de carga de trabajo
ProjectManager.com le permite revisar la asignación de recursos de un vistazo— ¡Pruébelo gratis!

2. Identificar personal asignado en exceso

Busque personas en el equipo que estén asignadas en exceso. Eso solo significa que se les ha dado más trabajo del que realmente pueden hacer en el tiempo disponible.

Una buena regla es que las personas deben asignarse a tareas específicas solo el 80% de su tiempo. El 20% restante será para responder llamadas telefónicas, asistir a reuniones de equipo, tratar con el cliente que llama con un problema urgente, etc.

El 20% debe distribuirse a lo largo de la semana; es mejor ocupar el tiempo de las personas, digamos 6 horas por día, que darles todos los viernes sin nada que hacer aparte de ponerse al día con las cosas que no pudieron terminar a principios de semana.

 asignación de recursos en todos los proyectos
Ver asignación de recursos en todos los proyectos en el panel de ProjectManager.com.

3. Identifíquese bajo personal asignado

También está viendo sus informes de recursos y paneles para personas que no tienen suficiente trabajo para hacer. Mantenga a su equipo motivado asegurándose de que tengan tareas significativas para completar el día.

En realidad, los miembros de su equipo siempre se verán ocupados. Encontrarán cosas en las que trabajar, tal vez asumiendo tareas por su propia cuenta o ayudando a uno de sus colegas. Su sistema de gestión del tiempo lo ayudará a comprender si están trabajando en tareas que usted considera su prioridad.

También puede obtener pistas sobre si su equipo está sobre o mal asignado directamente. Pueden pedir más trabajo o señalar que no pueden asumir otra tarea. Aquí es donde entra su juicio profesional: ¿están realmente demasiado ocupados o simplemente están trabajando en las tareas incorrectas? ¿O increíblemente improductivo? Cuanto mejor conozca las fortalezas y los patrones de trabajo de su equipo, más fácil será interpretar lo que le dice su sistema de hojas de tiempo.

4. Cuenta de habilidades y ausencias

Puede administrar mejor la carga de trabajo de su equipo si sabe cuándo van a estar presentes. Hable con ellos sobre las próximas vacaciones e inclúyalos en su planificación para que no les asigne trabajo mientras están fuera.

Igualmente, consulte con su equipo para asegurarse de que sus conocimientos sobre sus habilidades estén actualizados. Es posible que puedan trabajar en más proyectos de los que esperaba si han desarrollado nuevas habilidades.

Si no tienes las habilidades que necesitas en el equipo, es posible que tengas que salir a buscarlas. Esta guía de video de Jennifer Bridges explica cómo construir un equipo con las habilidades adecuadas.

5. Ajuste sus asignaciones

Finalmente, debe colocar las asignaciones por encima y por debajo correctamente. Comience con las personas que tienen demasiado trabajo asignado. Divide las grandes tareas en trozos más pequeños y asigna a otra persona para que las ayude. O haga que la tarea se extienda durante un período más largo para que tengan menos horas para trabajar en ella todos los días.

 reasignación de la carga de trabajo del equipo
Reasigne tareas en ProjectManager.com para equilibrar las de su equipo carga de trabajo.

También podrías trasladar parte de su trabajo a otro miembro del equipo que no tiene suficiente para hacer. Aumente la carga de trabajo de alguien pidiéndoles que asuman otro proyecto, desarrollen sus habilidades o los involucren en la planificación para el próximo año.

Si va a cambiar una tarea en su sistema de planificación de recursos, no olvide hablar con la gente involucrado primero! Esa es una de las formas clave para asegurarse de mantener contento a su equipo . Puede explicar que está cambiando los requisitos de recursos para equilibrar el trabajo y que no es un reflejo de su desempeño. De hecho, como resultado de la planificación de su carga de trabajo, pueden terminar con tareas aún mejores.

Uso de ProjectManager.com para administrar la carga de trabajo

ProjectManager.com es un software galardonado que le brinda una serie de herramientas para equilibrar la carga de trabajo en todo su equipo. Con los diagramas de Gantt, puede asignar todas sus tareas en fases y asignarlas a los miembros del equipo. El nombre del cesionario aparece junto a la tarea para que pueda ver quién está trabajando en qué y a qué hora. Y como se trata de un diagrama de Gantt en línea, todos los datos se actualizan en tiempo real, y todo el equipo se actualiza en sus nuevas tareas en un instante.

 diagrama de Gantt para equilibrar la carga de trabajo

Sin embargo, puede asignar y reasignar trabajo en más vistas que solo Gantt. Nuestra lista de tareas y vista kanban le brinda la misma potencia cuando se trata de administrar sus proyectos y equipos. Simplemente haga clic en una tarea y elija los miembros del equipo que desea asignarle. Puede agregar un número completo de miembros del equipo, o solo usted mismo si es necesario. Los miembros del equipo incluso están organizados por departamento para que pueda identificar rápidamente a la mejor persona para el trabajo.

 herramienta de gestión de tareas para gestionar la carga de trabajo
ProjectManager.com le permite colaborar a nivel de tarea

Este blog se actualizó en noviembre de 2019.

El software de administración de recursos facilita todo este proceso, especialmente cuando está integrado en su solución de administración de proyectos. La actualización de su plan actualiza automáticamente los informes de recursos en ProjectManager.com para que pueda ver rápidamente quién tiene tiempo para realizar tareas adicionales. Comience hoy su prueba gratuita.

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