How To, PRINCE2

Cómo administrar las tolerancias del proyecto (con la guía PRINCE2) • Guía para niñas sobre la gestión de proyectos


Las tolerancias son una parte importante de poder trabajar de manera autónoma como gerente de proyectos. Debe tener la autoridad y la libertad de acción para poder cambiar la dirección en la que se está llevando a cabo el trabajo.

Sin embargo, el patrocinador del proyecto es la persona responsable de las decisiones que afectan el presupuesto y el cronograma del proyecto, donde realizar un cambio se desviaría del plan acordado.

Entonces, ¿cómo equilibra su necesidad de hacer pequeños cambios de forma regular y el papel del patrocinador de ser el máximo responsable de la toma de decisiones sobre los cambios?

La respuesta es que no .

Bienvenido al maravilloso mundo de las tolerancias de proyectos.

¿Qué es una tolerancia de proyectos?

Una tolerancia es un rango de rendimiento al que se mantendrá. La definición de tolerancia del proyecto que uso en mi libro, Project Manager, es la siguiente:

Las tolerancias son cuánto puede flexionar dentro de su proyecto sin tener que regresar para su aprobación.

Una tolerancia de proyecto proporciona un límite para el área de el proyecto en el que puede realizar cambios sin tener que pedir la aprobación de su patrocinador.

Definen su zona de responsabilidad. Esencialmente, el patrocinador le delega autoridad para realizar pequeños cambios dentro de un rango de impacto. Puede cambiar las fechas o el presupuesto siempre y cuando no salga de la zona.

Tener tolerancia significa que puede superar un poco o menos y no tener que volver continuamente al patrocinador de su proyecto y obtener cualquier variación aprobada.

Le da cierta holgura para administrar las cosas de la mejor manera posible y ser un profesional acerca de cómo entregar proyectos.

¿Qué nivel de administración establece las tolerancias del proyecto?

Se pueden establecer tolerancias para el proyecto, para una etapa y también a nivel de paquete de trabajo, para que puedan ser muy detallados.

Las tolerancias generales del proyecto deben acordarse con el patrocinador al comienzo del proyecto, para que sepa qué parámetros está trabajando. .

Forman parte del 'contrato' que tiene con el patrocinador, y tener esto claro por adelantado hará que la gestión del proyecto (y el patrocinador) sea mucho más fácil a medida que el proyecto se pone en marcha.

 Si no está seguro cuánta autoridad tienes, verifica. Sin embargo, es más fácil pedir perdón que permiso. En general, si está actuando con los mejores intereses del proyecto en el fondo, está bien seguir adelante y tomar la acción.

¿Cómo se establecen las tolerancias?

Hable con su patrocinador. Discuta cuánto margen de maniobra cree que es apropiado. Un buen punto de partida es +/- 10% de las escalas de tiempo ya acordadas.

Es posible que quieran establecer una cifra más baja para las tolerancias presupuestarias: en mi experiencia, los patrocinadores de proyectos no están interesados ​​en superar el 10% del presupuesto y no saber

¿Qué tipos de tolerancia hay en un proyecto?

Las tolerancias positivas (la cantidad por la que puede pasar) son las más comunes.

Una tolerancia positiva se expresa como un porcentaje positivo. Refleja cuánto más tiempo / dinero / etc. puede incurrir sin tener que pedir permiso para hacerlo.

Las tolerancias negativas son menos comunes, pero aún puede usarlas. Creo que el sentimiento general es ¿a quién le importa si está significativamente por debajo del presupuesto o si llega tres meses antes?

En realidad, las tolerancias negativas son igual de importantes. Llegar por debajo del presupuesto significa que ha inmovilizado los fondos de la empresa innecesariamente durante un período de tiempo prolongado, y en el clima económico actual ningún patrocinador lo agradecerá.

Eso no quiere decir que deba gastar el dinero de la compañía en artículos aleatorios solo para mantenerse dentro de la tolerancia, pero una vez que caiga por debajo de sus niveles de tolerancia, sería un buen momento para volver a proyectar el presupuesto de su proyecto y liberar el dinero extra no usará.

Las 6 tolerancias en PRINCE2

Las dos tolerancias más utilizadas son presupuesto y tiempo, aunque PRINCE2 le ofrece una opción de seis tolerancias: tiempo, costo, alcance, riesgo, calidad y beneficios .

Miremos esos individualmente.

 Tabla de Tolerancias PRINCE2 "title =" Tabla de Tolerancias PRINCE2 "data-lazy-src =" https://www.girlsguidetopm.com/wp-content/uploads/2010 /tolerance-table.gif"/>[19659032font>TableofPRINCE2Tolerancias"title="TabladePRINCE2Tolerancias"/></noscript></figure>
</div>
<h3><span id= Tolerancia de tiempo / horario

Una tolerancia de tiempo es la cantidad a la que puede pasar o debajo de las fechas de programación de su proyecto.

Por ejemplo, si la tolerancia es de 2 semanas, puede entregar 2 semanas antes o 2 semanas más tarde sin que tenga un impacto. Si es demasiado temprano, habrá creado un problema para otro proyecto; demasiado tarde y se ha perdido la fecha límite final.

Tolerancia de costos

Las tolerancias de costos se aplican como un porcentaje o un monto en efectivo contra el presupuesto planificado.

Por ejemplo, en un proyecto de £ 100k con un 10% tolerancia puede gastar hasta £ 110k antes de tener que pedir aprobación para más gastos.

Tolerancia de alcance

La tolerancia de alcance es ligeramente extraña, porque es mucho más difícil cuantificar una variación porcentual del alcance.

La tolerancia del alcance se mide como una variación acordada de la descripción del producto, y cualquier variación potencial debe documentarse en la estructura de descomposición del producto.

Piense en la lista de prioridades para la tolerancia del alcance. La priorización de MoSCoW le proporcionará una lista que ofrece un potencial de variación en la entrega.

Tolerancia al riesgo

Cada riesgo debe tener un impacto asociado, y la tolerancia al riesgo en la gestión del proyecto cubre el impacto agregado de la cartera de riesgos del proyecto.

Por ejemplo, supongamos que el valor financiero de todos los riesgos del proyecto no debe exceder el 5% del presupuesto del proyecto. Puede hacer un seguimiento de eso y en el momento en que el valor financiero de los riesgos supere el 5%, sabrá que aumentará el problema. Quizás el proyecto deba adoptar un enfoque menos riesgoso.

También puede establecer una tolerancia por riesgo, como "solo dos días de tiempo de inactividad permitidos para cualquier servicio operativo". Las tolerancias al riesgo le dan una idea de los riesgos que debe escalar a la Junta del Proyecto.

Tolerancia a la calidad

Las tolerancias a la calidad son objetivos que definen criterios de calidad y desempeño aceptables para un producto, y están documentados en las descripciones del producto.

Un ejemplo sería que un producto de software debe tener un tiempo de respuesta de entre 0 y 0,5 segundos cuando un usuario presiona 'Enviar'.

Tolerancia de beneficios

Es difícil pensar en un escenario en el que desee limite los beneficios del proyecto, por lo que, en mi experiencia, este tipo de tolerancia rara vez se discute o utiliza en el extremo positivo de la escala.

Probablemente le resulte útil tener una conversación sobre cuánto beneficio puede perder antes de el proyecto se vuelve inviable.

Las tolerancias de beneficios se definen como un rango y serán parte del caso de negocios del proyecto. Por ejemplo: "Obtenga ahorros mínimos en el costo de la electricidad del 6% para cada una de nuestras tiendas, con un promedio del 8% en todas las tiendas". Lo documentaría en una plantilla de gestión de beneficios.

Conclusiones clave

  • Tenga una conversación con el patrocinador de su proyecto durante la fase de Iniciación del Proyecto para saber cuál es su zona de libertad de acción aceptable.
  • Documente las tolerancias acordadas tiene un registro.
  • Rastree y monitoree el desempeño del proyecto contra esas tolerancias para que pueda escalar cuando el proyecto parezca que se saldrá de la tolerancia por cualquier motivo.



Source link

You Might Also Like

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>