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Cómo administrar proyectos con fecha fija • Guía para niñas para la administración de proyectos


¿Qué es un proyecto de fecha fija?

Un proyecto de fecha fija es aquel que tiene una fecha de finalización definida, y a menudo inamovible, para la entrega. Llegar a la fecha es obligatorio, lo que significa que no podemos planificar el proyecto como lo haríamos normalmente utilizando técnicas de programación de mejores prácticas.

A continuación, se muestran algunos ejemplos de proyectos con fecha fija:

  • Proyectos legales y de cumplimiento para ayudar a la empresa a cumplir con cosas como nuevas regulaciones introducidas en un día determinado
  • Trabajos de construcción donde el proyecto se está llevando a cabo en un área donde hay restricciones climáticas en ciertas fechas, como la Antártida o el Medio Oriente
  • Creación de productos donde la fecha de lanzamiento ya ha sido publicado
  • Proyectos de clientes donde la fecha es un requisito contractual
  • Proyectos que necesitan ser programados para ajustarse a ciertos eventos, p. ej. temporadas de vacaciones o eliminar gradualmente un producto antiguo.
  • Bodas: de hecho, los planificadores de eventos son excelentes para administrar proyectos con fechas fijas porque cada evento tiene una fecha fija en la que se llevará a cabo y el proyecto para entregar el evento debe realizarse

"Las fechas de entrega fijas se encuentran en cualquier proyecto cuya fecha de finalización es fundamental para la generación de ingresos, el servicio a un cliente o el mantenimiento de las operaciones", dijo J. LeRoy Ward, PMP PgMP, y ganador del premio PMI Eric Jenett Project Management Excellence Award, cuando le pregunté su opinión.

“Por ejemplo, muchos proyectos de telecomunicaciones tienen fechas de finalización fijas. En el caso de que el "conmutador" de telecomunicaciones (la computadora que ejecuta el teléfono y el sistema de datos para un edificio grande o grupo de edificios) se cambie por un nuevo conmutador, esto se hace a menudo durante el fin de semana. Las operaciones o funciones de subcontratación son otro buen ejemplo aquí. Cuando una empresa pasa a subcontratar servicios como la nómina, hay una fecha crítica en la que todo debe probarse y estar listo para funcionar para garantizar la continuidad de las operaciones ”.

El desafío con proyectos de fecha fija

Proyectos con fechas de finalización fijas presentan un tipo diferente de desafío de planificación para los gerentes de proyecto. En lugar de poder analizar y planificar, se le dice qué hacer y cuándo hacerlo.

La parte de análisis de la planificación debe tomar un giro diferente cuando el tiempo de implementación ya se está agotando.

"El principal desafío es la disponibilidad y asignación de recursos para poder realizar el trabajo antes de la fecha de finalización fija". dijo Ward.

Cómo planificar un proyecto de fecha fija

Cualquiera que sea la razón de la limitación de tiempo, el enfoque de planificación para proyectos de duración determinada debería comenzar exactamente de la misma manera que para aquellos sin limitaciones de tiempo.

Calcule la fecha de finalización ignorando la fecha de entrega fija, incluso si tiene que reducir el tiempo de análisis en un período más corto y utilizar estimaciones con un mayor grado de incertidumbre de lo normal.

A esto se le llama hacer una revisión del plan.

Si su horario muestra que puede entregar antes de la fecha esperada, eso es genial. Si no, pase al modo de planificación proactiva y sea creativo para encontrar una manera de entregar a tiempo.

Rara vez es imposible entregar a tiempo, dada la cantidad correcta de recursos, un presupuesto ilimitado y un alcance de proyecto estrictamente controlado, pero los proyectos rara vez cumplen con estos criterios.

Con proyectos de fecha fija:

  • planifica creativamente para reducir el tiempo fuera del cronograma y
  • obtén el apoyo de tu patrocinador para cuando tengas que aplastar a través de la burocracia de la oficina.

Hay muy poco en PRINCE2's enfoque para administrar proyectos de fecha fija, o en cualquier otra metodología de proyecto o estándar que haya encontrado, así que reuní algunos consejos de mejores prácticas para asegurarme de que cumpla con sus fechas de entrega si esas fechas se le entregan sin negociación. [19659028] 4 formas de administrar su cronograma con una fecha fija

Hay 4 formas de administrar el cronograma de un proyecto con una restricción de fecha fija:

  • De vuelta en su proyecto
  • Crash the project
  • Fast-track el proyecto
  • Renegociar la fecha fija

Veamos cada uno de ellos

1. De vuelta en sus proyectos

Stanley E. Portny, en Project Management for Dummies (no se ría, en realidad es bastante bueno), dice que administrar las fechas de entrega de esta manera es "retroceder".

Retroceder en es cuando comienzas al final del proyecto y trabajas hacia atrás calculando estimaciones de tareas hasta llegar al día de hoy. Por lo tanto, acorta automáticamente la duración de las tareas cuando se da cuenta de que no tiene tiempo. Por eso no es una buena idea.

Señala tres escollos principales de planificar de esta manera:

  • Es posible que pierda actividades, porque su enfoque está más en cumplir con una limitación de tiempo que en asegurarse de identificar todo el trabajo requerido.
  • Sus estimaciones de tiempo de duración se basan en lo que puede permitir que realicen las actividades, en lugar de lo que realmente requerirán.
  • El orden en el que propone realizar las actividades puede no ser el más eficaz. (p. 92)

Haga un recorrido hacia atrás a través del plan, comenzando en la fecha final y trabajando hacia atrás para ver cuánto del alcance original puede encajar, pero tenga en cuenta el impacto que tendrá el retroceso.

Esté preparado para tener algunas conversaciones difíciles con las partes interesadas acerca de por qué ya no puede hacer todo en el alcance.

2. Crash the project

Linda Kretz Zaval y Terri Wagner también hablan sobre los aspectos prácticos de gestionar fechas fijas en su libro, Project Manager Street Smarts: A Real World Guide to PMP Skills.

Crash el proyecto reduciendo la duración de las actividades ubicadas en la ruta crítica, enfocándose en trabajar las tareas más baratas para reducirlas y concentrándose en ellas. Esto se hace a menudo poniendo más personas en el proyecto para que el trabajo se haga más rápido.

Comprima la ruta crítica y adelantará la fecha de finalización del proyecto.

Calcule el costo por día de colapsar el proyecto (que se llama pendiente), entonces tal vez sus partes interesadas no estén tan interesadas en hacer que usted se apresure.

"Las fallas en realidad pueden alargar un horario porque agregar más personas aumenta el número de canales de comunicación de una manera no lineal", dijo Sala.

“Esto se expresa mediante la fórmula (N2 – N) / 2, donde N es el número de personas. Al agregar más personas, un gerente de proyecto debe establecer una división del trabajo bien pensada. Fred Brooks, padre de OS 360 en IBM, lo expresó mejor cuando dijo: "agregar personas a un proyecto de software tardío solo lo logrará más tarde".

3. Acelerar el proyecto

Acelerar el proyecto significa hacer tareas en paralelo en lugar de hacerlas en serie.

Eche otro vistazo a su plan de proyecto e identifique las tareas que razonablemente podría hacer en paralelamente con otras actividades, incluso si en un mundo ideal elegiría no hacerlo.

Por ejemplo, puede iniciar las pruebas de usuario antes de que la compilación esté completamente completa en una nueva aplicación para dispositivos móviles, siempre y cuando sepa que algunas de las funciones que se están probando no existen todavía. O podrían descubrirse errores que deberían haberse detectado en las pruebas de regresión y podría haber más reelaboración por hacer.

El riesgo de realizar tareas en paralelo es que podría terminar teniendo que hacer reelaboraciones y hay un costo asociado con eso.

4. Renegociar la fecha fija

El libro de Meri Williams, The Principles of Project Management, es otro que disfruté. Habla de lidiar con proyectos de fecha fija, a los que llama fechas límite establecidas. Retroceder, fijar una fecha, fijar fechas límite, es lo mismo.

Ella escribe:

Primero, averigüe en cuántos problemas se encuentra. Desglose los entregables, reúna las estimaciones y decida cuánta contingencia te hubiera gustado tener. Se da cuenta de que la fecha límite realista para el proyecto Next Big Thing es en realidad el 1 de diciembre. Pero ahora que ¿Cómo puede convencer a la gerencia de que necesita seis meses adicionales en el plan del proyecto?

Continúa:

Si se encuentra en un entorno de trabajo maravilloso y de apoyo, puede optar por abordar este problema de frente. Ve y explica que el plazo es inalcanzable, que simplemente no puedes hacerlo.

Vale la pena intentarlo, ¿verdad?

Williams predice que cualquiera de los dos directivos te reemplazará con alguien que diga que puede cumplir con su ridículo calendario. . O la gerencia le ofrecerá más efectivo y más gente en un intento por hacerlo todo a tiempo.

“El punto más importante es eliminar la emoción de la discusión”, escribe.

“Consiga que todos se calmen y enfrenten la realidad, haciéndolo sobre lo que hay que hacer, en lugar de la reacción emocional de un jefe al que le dicen que no puede tener lo que quiere, y un equipo al que se le pide que lo logre lo imposible ”.

Cómo convencer a la gerencia de que extienda el plazo

Entonces, ¿cómo puede convencer a su jefe de que el proyecto necesita más tiempo?

Bueno, si es un requisito reglamentario para cumplir, sea una fecha determinada, entonces no vas a ganar ningún punto preguntando.

Pero si honestamente cree que hay margen para cambiar la fecha, y los gerentes de proyectos experimentados a menudo me dicen que sus fechas de entrega fueron inventadas por un gerente superior a ellos en la cadena alimentaria que no tiene idea del trabajo involucrado, entonces déjelo todo sobre la mesa.

"La mejor manera de hacer esto es mostrando a la gerencia cuánto más costará hacerlo para una fecha determinada, en lugar de cuánto costará si se planifica en función de los recursos disponibles", dijo Ward.

“La pregunta para la gerencia es la siguiente: ¿Vale la pena el tiempo ahorrado? Con dinero aparentemente escaso en estos días, un análisis como este puede tener un gran impacto ”.

Agregó que también puede mostrar el nivel de riesgo introducido al completar en la fecha – riesgo que puede no existir, o existir para en mucha menor medida, si el proyecto continúa con un plan más realista. "Tomados en conjunto, los costos y los riesgos pueden constituir un argumento poderoso para hacer las cosas de manera racional", dijo.

Cómo mantenerse al tanto de su programa

"La clave del éxito radica en la capacidad del gerente de proyecto para negociar recursos clave que serán necesarios para cumplir con el cronograma y asegurarse de que estén disponibles cuando se necesiten ”, dijo Ward.

“Además, los gerentes de proyectos deben practicar la 'microgestión' más de lo que de otro modo lo harían, o querrían, para asegurarse de saber lo que el equipo está haciendo a diario”.

Los lectores habituales sabrán que No soy un fanático de la microgestión, pero la he empleado como una técnica para mantener al equipo encaminado y enfocado en las cosas correctas cuando nos hemos enfrentado a una fecha límite.

Más consejos

Mi libro, Gestión de proyectos en el mundo real, incluye un capítulo sobre la gestión de proyectos con fecha fija con más consejos. Es de esperar que ahora ya no esté seriamente perdido en cuanto a dónde comenzar con su proyecto de fecha fija. Disfrute: a veces, el desafío de llegar a la fecha es parte de la diversión de la gestión de proyectos.

Una versión de mi entrevista con J. LeRoy Ward se publicó por primera vez en 2010.



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