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Cómo calcular la utilización de recursos para un proyecto


Su recurso más importante al gestionar un proyecto es su equipo. Necesitan herramientas, equipos, materiales y más para hacer el trabajo, por supuesto. Pero sin personas que tengan las habilidades y la experiencia para usar esas herramientas y materiales, su proyecto no irá a ninguna parte.

Por lo tanto, aquellos que tienen la tarea de administrar un proyecto y entregarlo con éxito deben saber cómo mantener la productividad de sus equipos. Uno de los aspectos más importantes de eso es planificar adecuadamente su trabajo y asegurarse de que tengan el tiempo y la capacidad para hacer lo que se les pide que completen.

En otras palabras, los gerentes de proyecto deben perfeccionar la habilidad crucial de la gestión de recursos. . Sus recursos son más que solo el equipo, naturalmente, y cada recurso juega un papel en un proyecto que avanza sin obstáculos. Sin embargo, cuando se habla específicamente del tiempo de su equipo, se trata de la utilización de recursos.

¿Qué es la utilización de recursos?

La utilización de recursos es la forma en que los gerentes de proyectos averiguan cuánta capacidad tiene su equipo durante un período de tiempo y determinar cuáles de sus recursos están infrautilizados o sobreutilizados. Les da a los gerentes una ventana a la cantidad de horas que su equipo dedica al proyecto. La utilización de recursos difiere de la asignación de recursos, y esa diferencia es importante de comprender.

La asignación de recursos es la forma en que un gerente de proyecto elige a su equipo para el proyecto y los administra a lo largo de ese proyecto. Esto incluye cualquier reasignación y cambios en su carga de trabajo a medida que surgen las necesidades.

Sin embargo, la utilización de recursos es más estratégica, ya que mide la eficacia de sus recursos. Por lo tanto, organiza su proyecto con la asignación de recursos y luego impulsa su éxito con la utilización de recursos. Ambos procesos funcionan de la mano, por lo que es fundamental que tenga una herramienta de recursos que pueda ayudarlo a medir la eficacia.

¿Por qué es importante la utilización de recursos?

Debe quedar claro por qué la utilización de recursos es fundamental para ejecutar un proyecto, pero No está de más profundizar en los beneficios de dicho proceso. Por un lado, utilizar sus recursos es clave para mantenerse productivo en su proyecto. Si su equipo está sobrecargado, no se desempeñará en su nivel óptimo.

La utilización de recursos también brinda visibilidad de su proyecto. Mientras más transparencia y mejor controle su proyecto, será menos probable que se pierda pasos importantes y será más probable que detecte riesgos antes de que se conviertan en problemas que podrían desviarlo.

Todo esto significa que obtendrá más por su inversión o, en términos comerciales, ROI. Si se está asegurando de que sus recursos no se sobrecarguen o no se utilicen, entonces trabajará de manera más eficiente, lo que afectará sus resultados finales.

Finalmente, el proceso de utilización de recursos brinda a los gerentes de proyecto las herramientas para trabajar más ágilmente. Tienen la flexibilidad de reprogramar sus recursos rápidamente, lo que significa que pueden evitar problemas o desenredarse rápidamente. Mantiene el proyecto en marcha.

Cómo calcular la utilización de recursos

Hay muchas fórmulas que calculan la utilización de recursos. Uno de los más simples es:

Utilización de recursos = tiempo ocupado / tiempo disponible

Esto le dará un valor que luego se puede cambiar a un porcentaje de la cantidad de tiempo que su equipo dedica a trabajar. [19659002] Pero incluso esta fórmula simple puede complicarse a medida que comienza a cuestionar las cifras para usar en la ecuación. Por ejemplo, ¿está utilizando el tiempo de trabajo real de las hojas de tiempo o lo que planeó que fuera el tiempo de trabajo antes de la ejecución?

Dos variables más son las vacaciones y el tiempo libre remunerado que tenga su equipo. Por lo tanto, debe considerar la frecuencia con la que debe realizar un seguimiento de la utilización de su equipo. Dependiendo de su proyecto, es posible que desee hacerlo con más regularidad.

También hay algo llamado equivalente a tiempo completo (FTE), que también es un medio para calcular las horas de trabajo disponibles de su equipo. Básicamente, son las horas trabajadas por un miembro del equipo a tiempo completo. FTE convierte las horas de los trabajadores a tiempo parcial en las de un trabajador a tiempo completo.

Esto le ayuda a determinar qué tan bien se utilizan sus recursos. Obtienes esa cifra dividiendo las horas planificadas por el total de horas trabajables en el proyecto. Multiplique eso por 100 y tendrá un porcentaje para averiguar qué tan efectivo está funcionando su recurso. Desea ver alrededor del 80 por ciento, porque menos de eso está infrautilizado y más conduce al agotamiento.

Consejos para la utilización de recursos

Hay algunas cosas más en las que pensar cuando se trabaja en la utilización de recursos. Por un lado, si está administrando un programa o una cartera, la utilización de recursos funciona para ver todos estos proyectos en un nivel holístico. En otras palabras, puede aprovechar la visibilidad de sus recursos para mejorar el rendimiento de todos sus proyectos en lugar de solo uno.

Una cosa sobre la que debe mantenerse alerta es el aumento del alcance. Si dedica tiempo y esfuerzo a administrar sus recursos, no querrá descuidar la programación y los presupuestos. Es mejor tener una herramienta de administración de recursos que le brinde una ubicación centralizada para ver todos sus proyectos, tareas y recursos, para que pueda tomar decisiones más informadas.

Ser capaz de ajustar la carga de trabajo de su equipo es esencial para una buena utilización de los recursos. . Por lo tanto, es fundamental que tenga una forma de medir su progreso real con el de su plan. La única forma de saber si está procediendo de acuerdo con el cronograma es tener una línea de base y luego comparar repetidamente las métricas de su proyecto actual con ese número establecido.

Otro consejo, que se aplica a toda la gestión de proyectos, es el código del viejo Boy Scout: prepárate. Tenga siempre un plan de contingencia para cuando ocurran cambios inesperados. De hecho, realice una evaluación de riesgos bien pensada para anticipar problemas potenciales y elimínelos antes de que afecten negativamente su proyecto.

Cómo ProjectManager.com calcula la utilización de recursos para usted

Usando diferentes ecuaciones para calcular la utilización de recursos lleva tiempo. ¿No sería fantástico si existiera una herramienta que hiciera esos cálculos automáticamente, para que usted no tenga que hacerlo? ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos galardonado que hace precisamente eso.

Tenemos un conjunto completo de herramientas de gestión de proyectos que están integradas para trabajar juntas, compartir datos y evitar que tenga que saltar a diferentes programas para administrar su proyecto. Una característica esencial es nuestro software de administración de recursos que asigna recursos y le permite realizar un seguimiento de sus costos, al tiempo que brinda visibilidad a la disponibilidad de su equipo. Incluso puede equilibrar su carga de trabajo, todo desde una sola herramienta.

Datos en tiempo real

Así es como funciona. Debido a que nuestro software está basado en la nube, todos sus datos están actualizados, lo que lo ayuda a tomar decisiones con información en tiempo real. Siempre puede ver quién está trabajando en qué con nuestra página de administración de equipos. Allí, obtienes una lista de los miembros del equipo con detalles sobre sus tareas, fechas de vencimiento y su progreso.

Antes de que puedas saber quién está haciendo qué, para poder asignarles tareas, necesitas trazar su disponibilidad. Puede configurar esto en la página de administración del equipo, que le permite determinar los días laborables, las vacaciones y el tiempo libre pagado de su equipo. Esto se puede hacer si su equipo está en el sitio o distribuido en cualquier parte del mundo, con nuestra función de días festivos globales.

Diagrama de Gantt en línea

Una vez que haya bloqueado la disponibilidad de su equipo, puede asignarles recursos en el diagrama de Gantt en línea. Desde esta vista de proyecto, también puede asignar tareas a los miembros del equipo al ver cuántas horas tienen para hacer su trabajo. Tenga en cuenta si están asignadas por encima o por debajo. Incluso obtenga estimaciones sobre los costos de los recursos.

 Una captura de pantalla del diagrama de Gantt, que muestra las características de administración de recursos
Utilice nuestra vista de proyecto de diagrama de Gantt en línea para planificar sus costos de recursos.

Funciones robustas de administración de recursos

El pan y La mantequilla de nuestro software de utilización de recursos es la página de carga de trabajo. Aquí, obtiene un gráfico codificado por colores de la carga de trabajo de cada miembro del equipo y si tienen demasiadas o muy pocas tareas asignadas. No se necesitan ecuaciones de utilización de recursos. Lo mejor de todo es que si desea equilibrar su carga de trabajo para agregar productividad y evitar el agotamiento, simplemente reasigne directamente desde la página de carga de trabajo. No se preocupe si está administrando muchos equipos, puede filtrar la página por proyecto, equipo o fecha.

 Una captura de pantalla de la página de administración de carga de trabajo con gráficos codificados por colores
Vea cuántas tareas está trabajando su equipo en y equilibrar su carga de trabajo para una mayor productividad.

Hay mucho más que ProjectManager.com puede hacer para agregar eficiencia a su proyecto. Tenemos hojas de tiempo que se actualizan automáticamente a medida que los equipos trabajan en las tareas. Puede realizar un seguimiento de sus horas. También hay un panel en tiempo real para obtener vistas de alto nivel del progreso e informes con un solo clic para profundizar en los datos. Planifique, monitoree e informe con una sola herramienta. Vea cómo puede ayudarlo a ser más productivo tomando esta prueba gratuita de 30 días hoy.

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