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Cómo comenzar un proyecto correcto


Los grandes proyectos a menudo comienzan con grandes esperanzas y expectativas. Pero si un proyecto no se inicia correctamente, esas esperanzas y expectativas no están ancladas en una base sólida, y su proyecto puede desviarse del rumbo y dirigirse hacia el desastre.

Eso puede parecer demasiado dramático, pero es cierto. Debe anclar su proyecto desde el principio proporcionándole estructura. Las ideas son abundantes, pero tener un plan de proyecto y ejecutarlo ayudará a actualizar esas esperanzas e ideas.

Por supuesto, hay muchos pasos en la ejecución exitosa de un proyecto, pero el inicio del proyecto es el primero y, de alguna manera, el paso más importante. Haga que esa parte sea la correcta, y estará en camino de completar todo el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.

¿Qué es la Iniciación del Proyecto?

Comencemos por el principio y definamos nuestros términos. El primero es el inicio del proyecto. ¿Qué es la iniciación del proyecto? El inicio del proyecto es la primera fase del ciclo de vida de un proyecto. Es en este punto donde se identifica la oportunidad o el motivo del proyecto y se desarrolla un proyecto para aprovechar esa oportunidad.

Es durante esta fase del proyecto que se ensambla un equipo y se crea un caso de negocio. para definir el proyecto en detalle.

¿Qué es lo que entra en un Caso Comercial?

Se usa un caso comercial para explicar la razón por la cual se inició un proyecto. El caso de negocios muestra cómo el uso de recursos financieros y de otro tipo son en apoyo de una necesidad comercial. Un caso de negocios será adaptable, ajustando el tamaño y el riesgo de la propuesta, pero estructuralmente será el mismo de un proyecto a otro. No se trata de cuestiones técnicas, sino de las preocupaciones comerciales del proyecto, y debe ser integral.

Idealmente, el caso de negocios debería ser fácil de entender, claro, lógico y relevante. Los aspectos clave deben ser rastreados, medidos y justificados. También debe haber responsabilidad y compromiso por la entrega y los costos involucrados.

La estructura de un caso de negocios debe seguir así:

  • Prefacio
  • Índice
  • Informe ejecutivo, que incluye qué es el proyecto , cuáles serán los resultados de ese proyecto y por qué debería realizarse
  • Introducción que explica los factores económicos, el alcance del proyecto y las finanzas
  • Análisis con suposiciones, cuáles serán los costos y los beneficios, incluido el riesgo
  • Conclusión señalando cuáles serán los próximos pasos
  • Apéndice

Realice un estudio de factibilidad

Una vez que se ha aprobado el caso de negocios, el próximo paso es realizar un estudio de factibilidad que documente posibles soluciones a la oportunidad o problema comercial el proyecto se propone abordar. Le indica la forma correcta de abordar el proyecto.

Un estudio de viabilidad investiga la oportunidad y documenta lo que se requiere para completar un proyecto exitoso. También identificará otras soluciones, si están disponibles.

En este momento se describen los riesgos y problemas, así como cuál será la solución propuesta para cada uno si se producen.

Crear un Proyecto de Carta

Un proyecto charter describe el propósito del proyecto y cómo se estructurará y ejecutará. En él, la visión, los objetivos, el alcance y los resultados del proyecto están detallados. También se describen las responsabilidades del equipo del proyecto y las partes interesadas.

El próximo paso ayuda a identificar claramente la visión y los objetivos del proyecto. Define el alcance del proyecto y enumera todos los entregables.

El estatuto del proyecto también enumerará los roles y responsabilidades del equipo del proyecto e identificará a los clientes y partes interesadas del proyecto.

Es en este punto que el proyecto es organizados estructuralmente, documentando el plan del proyecto y enumerando todos los riesgos, problemas y suposiciones.

Reunir un equipo

No se puede iniciar un proyecto sin un equipo para realizar las diversas tareas. Entonces, viene la descripción del trabajo para las personas que implementarán el plan del proyecto. Esto incluye sus objetivos y responsabilidades.

Crear un equipo de proyecto requiere definir las funciones de cada miembro lo más claramente posible para que el trabajo fluya sin problemas. Comience por enumerar todas las responsabilidades de un puesto y a quién le informará la persona en ese rol.

Hacer un organigrama detallado puede ayudar. Al enumerar las habilidades y la experiencia necesarias para cada puesto, es más fácil ocupar ese puesto. También es útil tener en cuenta si se requieren calificaciones. Por supuesto, también se debe definir un criterio de rendimiento, salario y condiciones de trabajo.

Configurar la Oficina del Proyecto

Una oficina de proyectos es un espacio físico en la oficina o sitio de trabajo donde se encuentran el administrador del proyecto y el personal de apoyo. el proyecto. Alberga la infraestructura de comunicaciones y cualquier tecnología que se necesite para el proyecto.

Lo primero que debe hacer es descubrir dónde debe estar la oficina del proyecto y luego asegurarse de que la infraestructura esté configurada correctamente con la oficina de administración del proyecto correcta. herramientas y equipos.

Ahora es el momento de delinear los roles y responsabilidades de aquellos en la oficina del proyecto y determinar cuáles son los estándares y procesos adecuados. En este punto, la oficina de proyectos puede proporcionar servicios a los proyectos bajo su cuidado.

Revisar la Fase de Inicio

Acostúmbrese a revisar siempre cualquier proceso para asegurarse de que no se omitieron los pasos, y esto es especialmente cierto con la fase de inicio del proyecto, ya que es muy importante para el éxito del proyecto. Es en este momento que se decide si se han cumplido los requisitos de iniciación del proyecto.

Pero siempre revise cada fase a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Así es como puede monitorear e informar el progreso del proyecto, y asegurarse de que se mantenga en buen camino.

Primero, ¿el proyecto está dentro del cronograma? Luego, tenga en cuenta si el presupuesto es adecuado para esta fase del proyecto. ¿Qué entregables se han producido y aprobado?

También es importante revisar los riesgos que se han identificado y ver si se han producido y, de ser así, cómo se controlaron y resolvieron. Habrá cambios en cualquier proyecto, por lo tanto, revise si estos cambios se realizaron correctamente para mantener el proyecto en buen camino.

Es solo al iniciar un proyecto correcto que puede finalizarlo satisfactoriamente. Al tener una fase completa de iniciación del proyecto, define claramente el alcance y forma un gran equipo para llevar a cabo ese proyecto hasta una conclusión exitosa.

Hay mucho que planificar y supervisar al iniciar un proyecto. Un software de gestión de proyectos en línea, como ProjectManager.com, ofrece herramientas de planificación y seguimiento, como diagramas de Gantt, cuadros de mando en tiempo real y listas de tareas para gestionar un proyecto desde el inicio hasta el cierre. Vea cómo ProjectManager.com puede ayudarlo con sus proyectos mediante esta prueba gratuita de 30 días.

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