Scheduling, The Project Manager Blog

Cómo crear un cronograma de gestión de proyectos (ejemplo incluido)


Dependiendo de la complejidad y duración de su proyecto, su cronograma de gestión de proyectos puede variar desde una simple lista cronológica de tareas hasta una compleja red de tareas y dependencias interrelacionadas. Aún así, hay pasos concretos que puede seguir para desarrollar un cronograma sólido del proyecto y asegurarse de que todos los aspectos de su proyecto se planifiquen y se tengan en cuenta adecuadamente. asegúrese de poder implementar y mantener este proceso en la programación de su proyecto. Con una herramienta de software de programación, puede programar todos sus proyectos en línea, crear listas de tareas para su equipo y administrar sus horarios, así como usar una vista de calendario para mantenerse al tanto de los plazos.

Aquí está nuestra guía rápida para la programación efectiva de la gestión de proyectos.

Paso 1: Escribe tus tareas

Primero, vas a resolver qué es lo que tienes que hacer. Puede sonar obvio, pero esta es la etapa en la que es probable que olvide algunas actividades; una vez que se produce el cronograma del proyecto, no recordará agregarlos hasta que se dé cuenta de que nadie los ha hecho.

La mejor manera de evitar esto es involucrar al equipo en la construcción de la lista de tareas. Puede comenzar la lista con todo lo que sabe que debe incluirse (como todas las actividades más amplias de gestión de proyectos, tales como reuniones de gestión de riesgos y fechas clave de informes). Luego, reúna al equipo para agregarlo.

Utilice su conocimiento especializado para asegurarse de que cada elemento del proyecto se planifique de manera integral. Puede resultarle más fácil hacer esto con unas pocas reuniones cortas durante un par de días para permitir que las personas reflexionen sobre lo que hay que hacer. Es sorprendente lo que recordará en el viaje de regreso a casa, así que planifique en algún momento actualizar el cronograma del proyecto antes de que finalice.

Asegúrese de tener en cuenta el alcance del proyecto mientras trabaja en sus tareas. Las tareas son uno de los principales culpables de desviar los proyectos. Mientras hace esto, también calcule los recursos que demandarán estas tareas para ayudarlo en su programación.

Paso 2: Establezca el orden de tareas

Establecer un orden es una de las cosas clave cuando trabaja en un calendario de gestión de proyectos. Después de todo, no conducirías sin ponerte el cinturón de seguridad primero, y la programación del proyecto es la misma. No puede programar que todo comience al mismo tiempo. ¡Por un lado, su equipo de proyecto estaría demasiado ocupado para hacerlo todo!

Para más información sobre cómo agregar tareas a las personas en el Paso 5 a continuación, por ahora veamos cómo administrar los enlaces entre las tareas.

Un diagrama de Gantt es una representación gráfica de la programación de un proyecto y le muestra los enlaces entre tareas. Estas se llaman dependencias y normalmente están marcadas con una línea negra. ProjectManager.com, nuestro galardonado software de gestión de proyectos, dibuja los enlaces para usted si ingresa la información de dependencia, en otras palabras, qué tareas deben realizarse antes o después de esta tarea.

 diagrama de Gantt para la programación de gestión de proyectos
Diagrama de Gantt interactivo de ProjectManager.com

Trabaje con su equipo para planificar el orden de las tareas. Es más fácil hacerlo en notas adhesivas y en un gran papel de rotafolio antes de comenzar a escribirlo en su software. Recuerde resaltar todas las dependencias relacionadas con equipos externos, así como las dependencias de clientes y proveedores. No es raro invitar a representantes de grupos clave a estas reuniones para establecer las dependencias claras para el proyecto general desde el principio.

Paso 3: Crear algunos hitos

Un hito del proyecto es un momento particular que marca la finalización de algo u otro momento significativo en el plan. Por ejemplo, el final de una fase, el inicio de la construcción de un producto o la fecha en que la fábrica está disponible para que comience la fabricación.

Coloque hitos en el cronograma de su proyecto en los lugares apropiados y enlácelos a las tareas relevantes. Querrá que los hitos aparezcan regularmente en el cronograma, ya que le ayudarán a identificar si todavía está en el objetivo de completar todo el trabajo a tiempo. Los hitos son una excelente manera de hacer que la programación de proyectos sea menos complicada.

Paso 4: Calcular la escala de tiempo

Una vez que tenga una lista de tareas vinculadas con hitos, puede agregar cualquier fecha fija. Por ejemplo, muchas aplicaciones de administración de proyectos programarán automáticamente su proyecto para que comience hoy, pero es posible que esté planeando algún trabajo que no comenzará en unos pocos meses. Así que revisa las fechas y asegúrate de que estén todas como esperabas. Puede modificarlos manualmente o agregar fechas adicionales según sea necesario.

Este es también el punto para revisar cuánto tiempo tomará cada tarea. El software generalmente establecerá la duración de la tarea en el valor predeterminado, que podría ser tan poco como un día. Asegúrese de que cada tarea dura la cantidad de tiempo adecuada cambiando manualmente la duración.

Paso 5: Asignar personas a tareas

¡Su plan está casi completo! Pero primero debe agregar los detalles de las personas que realizan el trabajo. Esto es importante porque si no sabe quién está haciendo qué, cuando puede reservar inadvertidamente a una persona para que trabaje en muchas cosas al mismo tiempo.

Relacionado: Cómo administrar la carga de trabajo de su equipo

Revise la lista de tareas y asigne los miembros del equipo de su proyecto a las tareas apropiadas. Idealmente, habría recibido estimaciones informadas de su equipo antes de para incluirlas en la herramienta de planificación, ya que generalmente los miembros del equipo reciben alertas cuando se les asignan nuevas tareas. También es posible que desee ver el excelente video de Devin Deen sobre cómo obtener estimaciones y cronogramas realistas para obtener consejos más detallados sobre cómo obtener estimaciones adecuadas de su equipo.

Verifique que no haya nadie estirado o sentado por no hacer nada. Si lo ha hecho, considere cambiar el orden o las fechas de las tareas para adaptarse mejor a los tiempos en que sus recursos están disponibles. Este análisis puede llevar un tiempo, por lo que es útil tener un software que lo haga por usted. ProjectManager.com tiene calendarios de carga de trabajo que le permiten ver cuánto trabajo se asigna a un miembro del equipo en un momento dado.

 gestión de carga de trabajo para el cronograma del proyecto
Herramienta de gestión de recursos de ProjectManager.com: Pruébalo gratis hoy

Paso 6: Revisa regularmente

Es imposible crear el cronograma perfecto del proyecto en el primer intento. Su cronograma también cambiará a medida que el proyecto evolucione, especialmente si realiza modificaciones al alcance del proyecto. Realice una revisión formal al menos una vez al mes, aunque es probable que vea y modifique sus planes con mucha más frecuencia que eso.

Un consejo final es asegurarse de que las partes interesadas y el equipo del proyecto sepan que ¡Es probable que el horario cambie para que no esperen que el documento que reciben el día 1 sea la versión definitiva! Sin embargo, siempre debe apuntar a que el cronograma sea lo más preciso posible, y saber que los cambios son probables nunca es una excusa para hacer un mal trabajo al comienzo.

El cronograma de gestión del proyecto es una pieza esencial de documentación para gerente de proyecto y todo el equipo. Establece exactamente qué se debe hacer en qué orden, por quién y es la guía que el equipo sigue para realizar el proyecto. Saber cómo crear un cronograma es una habilidad central para cualquier gerente de proyecto, por lo que esperamos que esta guía de seis pasos lo ayude a construir el cronograma perfecto para su próximo proyecto.

Ejemplo de cronograma del proyecto

Veamos un ejemplo de cronograma del proyecto para Ilustración adicional. Para mantener las cosas claras, haremos que sea un proyecto muy simple, como una cena. El primer paso, por supuesto, es enumerar las tareas. Esto incluye decidir qué hacer, obtener los ingredientes, preparar los ingredientes, cocinar, comer y limpiar. Deseará tener una lista de invitados y deseará invitarlos a tiempo para que puedan confirmar su asistencia.

El segundo paso es ordenar estas tareas. Dediquemos un par de semanas para planificar y ejecutar el proyecto. Para que el cronograma sea comprensible y ajustable, agreguemos las tareas a nuestro diagrama de Gantt.

Con las tareas en nuestro Gantt ahora podemos agregar hitos. Nos estamos dando un par de semanas para reunir la lista de invitados, invitar y recibir RSVP, planificar el menú, etc. Luego agregamos un hito, como enviar invitaciones, planificar el menú, cocinar y limpiar, que podemos agregar a nuestro programa de muestra en forma de formas de diamante.

 Los diagramas de Gantt facilitan la programación
ProjectManager.com tiene diagramas de Gantt en línea para programar proyectos, tanto simples como complejos. [19659016] Luego hemos puesto la duración de cada tarea. Nos estamos dando tiempo suficiente para elaborar nuestra lista de invitados, tiempo para que confirmen su asistencia y luego presenten el menú. Las compras y la preparación se realizan el día anterior, y la cocina y la comida se realizan el día de la fiesta. Dejamos que la limpieza espere unos días, porque será una muy buena fiesta y necesitaremos descansar un poco antes de comenzar esa tarea.

La asignación es fácil en este proyecto, todo recae en el anfitrión. Por supuesto, este podría ser un grupo de personas, que luego compartirían las tareas. Pero para nuestros propósitos, asignaremos esos recursos a una persona en este ejemplo de cronograma del proyecto.

Acomodar los cambios

Ahora eso es lo básico, pero es probable que las cosas cambien. Es posible que la gente no esté disponible ese día que elegiste para la fiesta. La comida que desea puede no estar disponible por alguna razón. Tal vez hay un evento meteorológico que mantiene a todos atrapados en casa. Por eso es importante revisar y editar, lo que se puede hacer fácilmente arrastrando y soltando las fechas de inicio y finalización en su Gantt.

El diagrama de Gantt en línea hace que la fiesta sea fácil de programar e incluso compartir. Por ejemplo, si fue una buena suerte, podría evaluar a todos sus amigos en el Gantt y asignarles tareas, desde traer el vino hasta cortar las verduras y limpiar después. Es un asunto relativamente sencillo, pero puedes hacer que tu cena sea tan ambiciosa como quieras con un diagrama de Gantt.

Esta publicación se actualizó en noviembre de 2019.

ProjectManager.com es poderoso herramienta en línea que le permite crear excelentes gráficos de Gantt, asignar recursos a tareas y enviar alertas automáticas a su equipo para que todos sepan en qué tareas trabajar en todo momento. Debido a que ProjectManager.com está basado en la nube, obtiene datos en tiempo real que le permiten ajustar el cronograma de su proyecto rápidamente para evitar convertir un problema en un problema. Compruébelo usted mismo con nuestra prueba gratuita de 30 días.

You Might Also Like

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>