How To

Cómo crear un presupuesto de proyecto • Guía para la gestión de proyectos para niñas


Creando una
el presupuesto del proyecto implica:

  • ser capaz de identificar todas las
    artículos que van a costar dinero
  • construyendo una imagen completa de
    lo que necesita gastar
  • obteniendo aprobación para eso
    cantidad.

Me queda
artículos de varios presupuestos de proyectos y puedo decirles que es bastante
vergonzoso tener que pedirle al patrocinador de su proyecto que apruebe los gastos de la
Reserva porque arruinaste el presupuesto. Así que vale la pena pasar un tiempo en
asegurándose de que su presupuesto sea integral.

En este
artículo, veremos cómo segmentar los costos, cómo averiguar el costo de las cosas,
y luego cómo estructurar su presupuesto.

Esta guía es
más útil para desarrollar presupuestos de proyectos para proyectos aprobados o
cerca de ser aprobado, por ejemplo, como entrada para un negocio
caso
.

Si está
planificar un presupuesto para una propuesta de proyecto, es decir, lanzar a alguien más por ellos
para asegurar sus servicios para entregar un trabajo, luego lea este artículo
sobre preparando
un presupuesto para una propuesta
.

Tipos de costo del proyecto

Hay varios
formas de categorizar el costo del proyecto:

  • Costos directos
  • Costos indirectos
  • Costos de capital
  • Costos de operación
  • Costos de entregables del proyecto
  • Costos de administración del proyecto

Y su
La organización puede tener otras formas estándar de pensar acerca de las categorías de costos.

Veamos
cada uno de ellos a su vez. Tienen superposiciones pero eso está bien. Te lo dá
otra oportunidad para comprobar que no se ha perdido nada.

Costos directos / indirectos

La primera forma
pensar en los costos de su proyecto es considerar lo que es un costo directo y
¿Qué es un costo indirecto? Me parece que esto me ayuda a establecer lo que hay en el proyecto
presupuesto y lo que no es. Entonces, tomemos los costos directos primero.

Costos directos

Costos directos
Vamos a formar la mayor parte de su presupuesto del proyecto. Son las cosas que tu
Tienes que comprar o pagar para mover el proyecto a lo largo. Desarrollando algunos nuevos
¿software? Necesitará hardware para ejecutarlo y licencias de software. Diseñando un
¿nuevo producto? Deberá comprar equipos de fabricación y materias primas.

Esto es lo que
normalmente se pensaría que los costos del proyecto y tienden a ser bastante fáciles
identificar. Hable con su equipo e intercambie ideas sobre todos los elementos que necesita
procure el uso de su estructura de desglose del trabajo como una solicitud rápida.

Costos indirectos

Los costos indirectos son los costos que implica mantener
equipo de proyecto en ejecución. Son los costos de hacer negocios y normalmente no son
Incluido en los presupuestos del proyecto. Por ejemplo, salarios, costos de seguros nacionales.
y contribuciones fiscales para las personas que trabajan en el proyecto. Estos son
simplemente el costo de tener recursos y, si son empleados del personal, usted no
esperar dar cuenta de esto (algunas empresas hacen cargos internos a las personas
costos en una tarifa fija fija por tipo de empleado – verifique si no está seguro.

Los costos indirectos incluyen el costo de calefacción, iluminación, bolsitas de té
Para la oficina, rechazar la recogida y así sucesivamente. De nuevo, normalmente no lo harías
incluya estos costos en su presupuesto, a menos que su proyecto se trate de abrir un nuevo

No coloque estos costos de manera rutinaria en el presupuesto de su proyecto, si
Usted tiene alguna duda o piensa que ellos (o algunos de ellos) deben entrar, verificar
con su equipo de finanzas.

Costos de Capex / Opex

Otra forma de clasificar los gastos es en capital y
Gastos de operación (a menudo reducidos a capex y opex). Echemos un vistazo a esos
siguiente.

Costos de capital

Los costos de capital son los costos en los que se incurren cuando compras cosas.
El gasto de capital le da activos para la empresa. Esto podría ser un nuevo
carretilla elevadora o una solicitud de patente, pero se obtiene algo tangible en el
final del día.

Los costos de capital también están involucrados cuando se está actualizando una
Activo existente o reparando algo que se rompe para alargar su vida. Ese
cubre todo, desde agregar algunas características nuevas a algunos programas, hasta los principales
trabajos de reparación en una refinería de petróleo.

Los costos de capital representan una inversión en la organización,
y una inversión de la que se beneficiará durante varios años, si no más.

Costos de operación

Los costos de operación tienen que ver con la ejecución del proyecto y la
Equipo, un poco como la categoría de costos indirectos. Se tienen en cuenta
de manera diferente al gasto de capital al llegar a las cuentas de pérdidas y ganancias. El capital puede ser
gestionado como un tipo diferente de gasto en el balance general, pero Opex llega a su

Los costos operativos de los proyectos incluyen los costos de personal y
formación. Los gastos de viaje y los almuerzos son también opex, junto con cualquier
mantenimiento de rutina, licencias y tarifas de soporte que no tienen que ver con las nuevas
cosas que su proyecto está haciendo o comprando.

Las comunicaciones del proyecto a menudo también caen en opex, por lo que el presupuesto
algo para esos Sin embargo, usted puede hacer
el proyecto se comunica con un presupuesto muy pequeño (o ninguno)
.

Los costos operativos no le otorgan activos y no lo hacen
Representan una inversión a largo plazo en activos. Tengo que decir que a veces se puede
parece semántica: seguramente un curso de capacitación es una inversión a largo plazo para mí

Siempre lo expliqué al decir que no pertenezco a
la empresa: no estoy en los libros como un activo, ya que soy libre de ir a trabajar
en otra parte. Entonces, si bien el curso de capacitación es una inversión a largo plazo en mí,
solo vale la pena si me quedo.

A veces, y aquí es donde vale la pena comprobar el tuyo.
Reglas de la empresa: los costos de inversión operados en la configuración de un proyecto se pueden capitalizar
porque están relacionados con poner un activo en servicio. Se complica
con bastante rapidez: compruebe si no está seguro o si no tiene dinero en efectivo
si estas cosas no se tienen en cuenta.

 Elizabeth Harrin

Entregable / Costos de gestión

Otra forma de dividir los costos con el fin de crear
su presupuesto es en costos de entrega del proyecto y costos de administración del proyecto.
Tomemos primero los costos de entrega del proyecto.

Costos de entrega del proyecto

Los costos de entrega del proyecto son – usted lo adivinó – los costos
Participa en la creación de un proyecto entregable. Tome su estructura de desglose de trabajo
o la estructura de desglose de su producto y planifique los costos involucrados en cada
parte del trabajo que se relaciona con un entregable.

Los costos involucrados en la creación de un entregable pueden ser
relativamente pequeño, como los costos de impresión en la imprenta local para una capacitación
Manual para 30 personas. O, por supuesto, pueden ser gigantescos, como la factura de acero.
para los estadios olimpicos de londres. Algunos de sus entregables pueden ser manejables
gratis – no todo cuesta dinero para producir.

El costo total de entrega del proyecto se mantendría igual.
independientemente de quién asumió la gestión del proyecto o si se realiza por un
equipo interno o un contratista.

Costes de gestión del proyecto

El proyecto
Los costos de administración de un proyecto se relacionan con los costos de ejecución del proyecto. Ese
incluye todas las personas y cosas de administración como configurar la gestión de proyectos
oficina (si es necesario), personal temporal o salarios para personas en
adscripciones, nuevas licencias para nuevos usuarios en el software de gestión de proyectos o
wiki o lo que sea.

Estos costos
diferiría dependiendo de quién está haciendo la gestión del proyecto. Si es un
En el equipo interno, será una propuesta diferente a la externalización de todo para
un tercero (que normalmente sería más caro).

Cómo estructurar su presupuesto de proyecto

Cuando se siente
como si tuvieras una visión completa de todo (y me refiero a todo) que
Su proyecto necesita pagar, entonces tiene que encontrar una manera de representar
eso en papel (o electrónicamente) para que pueda rastrearlo con precisión.

Personalmente
Me gusta usar
mi propia hoja de cálculo de plantilla
pero muchas empresas ordenan el uso del
plantilla de la oficina de gestión de proyectos, o una aplicación de software para hacerlo
tú. En muchos sentidos, esto puede ser más fácil porque no tiene que crear nada.
desde cero.

Lo que sea
uso, lo importante es que es significativo para usted y que sepa cómo
para usarlo. Si alguien más ha diseñado una hoja de cálculo o una plantilla de seguimiento (para
ejemplo, si usted descarga
el que uso
), dedico un poco de tiempo a jugar con él para que sepa cómo
Las fórmulas funcionan y cómo ingresar datos. A menudo encuentro que cuando alguien más tiene
hecho esto, no siempre ves cómo las cosas se unen entre sí hasta que pasas un poco
de tiempo con él.

Luego, poblar
tus numeros Agrupe los gastos de su proyecto en las categorías que conforman el
lo más sensato para usted y sume los números para darle su gran proyecto
presupuesto. Sense compruébelo para asegurarse de que no haya cometido errores de fórmulas tontas
o se perdió una celda al sumar los números. Conseguir que alguien mas lea
revíselo y verifíquelo por usted si no se siente seguro.

Agregue contingencia
Si lo necesita (debería resolverlo en función del perfil de riesgo del
proyecto, ya que los proyectos más riesgosos necesitarán más contingencia). Entonces totalízalo
de nuevo.

Agregar impuestos –
muchos proveedores le darán cotizaciones sin impuestos pero como usted realmente necesita pagar
impuestos, es mejor calcular su presupuesto de manera integral y con impuestos incluidos
base. Luego totalízalo de nuevo.

Este es el
Número que debe presentar a su patrocinador, junto con cualquier nota y
supuestos.

Obtenga la aprobación del presupuesto

La cifra para
El presupuesto del proyecto que está presentando para su aprobación puede ser más de
estaban esperando. Puede estar dentro de su rango anticipado.

Puedes ser
pidió recortarlo o poner más fondos. Idealmente, no tomará demasiado
muchas iteraciones antes de tener un número en el que cree y que su patrocinador
aprobará.

Siéntase libre de
¡Desafíe, especialmente si le piden que haga más trabajo por menos dinero! Si
quieren que se haga el trabajo, tienen que pagar por ello.

Cuando tu
Se aprueba el presupuesto, puedes empezar a gastar! Mantenga un registro de todo lo que
compra para poder realizar un seguimiento del progreso con respecto a su presupuesto original.

Creando un
el presupuesto del proyecto no es tan diferente del presupuesto del hogar, excepto los números
son más grandes (a menos que usted viva en un superyate y esté haciendo un pequeño proyecto web).
Identificar todo por adelantado es la clave y si puedes hacerlo, es simple
navegando desde entonces.

Una versión de este artículo apareció originalmente en el
Sitio web de ESI en 2014.

Pin para lectura posterior:

 Cómo crear un presupuesto de proyecto

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