Leadership, The Project Manager Blog

Cómo crear una agenda de reunión de inicio


Todas las reuniones de proyectos deben ser importantes, pero la reunión de inicio del proyecto es la más importante porque establece el tono y la visión de todo el proyecto. Querrá organizar bien esta reunión para que todos comiencen motivados, enfocados e informados. Elabore una agenda de reuniones de inicio del proyecto para ayudarlo a dirigir una reunión llamativa que cubra todos los puntos clave de su proyecto.

¿Está listo para organizar una reunión de inicio?

Ya sea que esté ejecutando una reunión pequeña, grande e informal o proyecto formal, quiere comenzar bien con una reunión informativa de inicio de proyecto. Sin embargo, no puede tener una reunión de inicio de proyecto que valga la pena a menos que haya hecho la planificación necesaria del proyecto primero.

Para asegurarse de que su proyecto tenga las herramientas que necesita para tener éxito, consulte nuestros consejos y recursos una reunión de inicio del proyecto. Esto es parte de la planificación del proyecto. Un plan de proyecto sólido asegura que tendrá todos sus patos en una fila antes de reunir a todos para una reunión.

Si no es un gerente de proyecto certificado, no se preocupe. Todavía puede aprender mucho estudiando los pasos que toman los gerentes de proyectos profesionales para ejecutar un proyecto exitoso. Esta lista de verificación de inicio de proyecto de PM puede proporcionarle una hoja de ruta de lo que debe incluir en la agenda de la reunión de inicio del proyecto.

Planificar la reunión de inicio

Como se mencionó, una reunión de inicio del proyecto marca el inicio del proyecto. Si su proyecto es informal, tal vez solo esté presentando a su equipo. Si está ejecutando un proyecto formal de PM, a menudo hay partes interesadas clave en la asistencia, así como también el equipo del proyecto y posiblemente incluso los clientes. De cualquier forma, aquí es donde defines las mejores prácticas para el proyecto, junto con la visión, el plan, los procesos y las expectativas del proyecto.

Hay una serie de preguntas básicas que debes considerar al planificar la reunión de inicio del proyecto, como: 19659009] ¿Cuánto tiempo debería durar la reunión?

  • ¿Cuándo debería programarse?
  • ¿Quién debería asistir?
  • ¿Dónde debería celebrarse?
  • ¿Debe imprimir documentos?
  • ¿Computadoras o proyectores? necesita ser configurado?
  • ¿Debería traer golosinas, como rosquillas o panecillos?
  • Elaboración de la agenda de la reunión de inicio

    Ahora que ha considerado algunos de los elementos básicos de la reunión, es hora de hacer su agenda y planifique lo que realmente le dirá a los asistentes. Si está ejecutando un proyecto informal, su reunión puede ser informal y puede que solo necesite tocar algunas métricas, dependiendo de su audiencia. Para obtener ayuda sobre esas métricas, siga leyendo para ver qué gerentes de proyectos incluyen en su agenda de reuniones de inicio.

    Si es un gerente de proyecto, entonces tiene suerte porque tenemos todo lo que necesita considerar para su agenda de reuniones en el siguiente sección.

    • Conceptos básicos: Escriba el nombre y / o el número del proyecto que se está discutiendo, dónde se lleva a cabo la reunión, quién es el gerente del proyecto y el propietario del proyecto, así como una llamada. en número si hay miembros que se unirán de forma remota. Finalmente, fíjese en la fecha y hora de la reunión.
    • Asistencia: Enumere las personas que asisten a la reunión por su nombre y su rol en el proyecto. Quieres tener una lista completa de los que estaban allí. Nuevas personas pueden entrar en el proyecto más tarde, y luego pueden ponerse al día y agregarse a la lista de los que han sido informados.
    • Asignaciones: Asignar tareas relacionadas específicamente con la reunión. Una persona puede ser responsable de que todos los asistentes firmen, para que pueda tener un registro de los que participaron en la reunión. Otra persona podría actuar como tomador de notas y grabar todos los elementos de acción y problemas.
    • Presentaciones: Considere la posibilidad de incluir una reunión rompehielos para que todos se centren en el modo reunión. Luego, describa una breve declaración de apertura, señalando el propósito de la reunión y luego presente al equipo del proyecto y sus roles. Permita tiempo para que los patrocinadores del proyecto se presenten y hagan una breve declaración, si así lo desean.
    • Proyecto: Escriba una descripción del proyecto y la razón por la que se está iniciando. Dígale al grupo cuáles son los beneficios del proyecto. Detallar los objetivos y cuáles son los criterios de éxito para el proyecto. Lo que estás haciendo aquí es más que diseminar información, estás reuniendo a las tropas para obtener aceptación e involucrar e inspirar al equipo por completo.
    • Metodología: Explica la metodología que has elegido para administrar el proyecto Dile al grupo cómo vas a ejecutar el proyecto. Describa el tipo de metodología o combinación de metodologías y cómo funcionan en relación con el proyecto. Explique por qué eligió esta ruta y proporcione datos históricos para respaldarla, si es posible.
    • Planificación: Esta será una parte más extensa del tiempo de la reunión, cuando comience con el plan de gestión del proyecto y cómo funciona. Discuta el registro de asunciones, que es cómo hará un seguimiento de la validación de estas suposiciones a lo largo del proyecto. Además, revise el plan de administración del alcance, así como los procedimientos de cambio y control. Luego está el plan de gestión del tiempo, que incluye el cronograma y los hitos del proyecto. También se discute la gestión de costos, como la facturación, los gastos, los recibos, las hojas de asistencia y los costos de viaje. Con el plan de gestión de calidad, describirá el proceso. También hay un plan de gestión de recursos humanos que incluye una lista de contactos con funciones, responsabilidades, necesidades de capacitación y disponibilidad de horarios. Explique el plan de gestión de comunicaciones, delineando cómo y con qué frecuencia se llevarán a cabo las comunicaciones durante el transcurso del proyecto. Se discutirá el plan de gestión de riesgos y el plan de gestión de adquisiciones, que finalizará con una revisión del registro de interesados.
    • Normativa: Reconocer los estándares del proyecto, así como los reglamentos y / o leyes que se aplican . También puede examinar los requisitos del cliente en este momento y cualquier otro requisito para otras organizaciones relacionadas con el proyecto.
    • Revisión: Resuma una revisión rápida de todo para recordar a todos los presentes los elementos de acción discutidos durante la reunión. Haga que el tomador de notas lea los elementos de acción y revíselos con el grupo. Tenga en cuenta la fecha de la primera reunión de revisión del cliente y la primera reunión del estado del proyecto.
    • Preguntas y respuestas: Recuerde al tomador de notas que asignó que capture la discusión en esta parte de la reunión. Luego abre el turno de preguntas. Responda todas las preguntas, para que nadie salga de la reunión sin un camino claro.
    • Documentación: Reúna todos los documentos de la reunión, como la hoja de inicio de sesión, los elementos de acción y las notas de preguntas y respuestas.
    • Cerrar: Agradecemos a todos por asistir y participar. Tenga en cuenta que las minutas de las reuniones se distribuirán en breve a todos.

    Ahora que conoce los detalles de una agenda exitosa para la reunión de inicio del proyecto, ¡es hora de hacer la suya!

    Una vez que haya elaborado una agenda para el reunión de inicio del proyecto, está en camino de ejecutar un proyecto exitoso. Pero sin las herramientas adecuadas, ese proyecto va a tener dificultades para alcanzar los objetivos que ha establecido. ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos basado en la nube que le proporciona un panel de control en tiempo real, herramientas de informes fáciles de usar y una plataforma colaborativa que le brinda a su equipo los medios para hacer el trabajo. Realice una prueba gratuita de 30 días y vea cómo puede ayudarlo.

    You Might Also Like

    Leave a Reply

    Your email address will not be published. Required fields are marked *

    You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

    Powered by themekiller.com