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Cómo crear una lista de verificación para acelerar las tareas en 3 sencillos pasos • Guía para niñas sobre gestión de proyectos


Antes de tener hijos, viajaba mucho. Mi trabajo me llevó por toda Europa. Mi esposo también viajaba por trabajo, y a menudo nos reuníamos en lugares extraños solo para garantizar que nos viéramos: Mallorca, Malta, Antigua. Lo disfruté, pero no me gustó el estrés de empacar a corto plazo porque mi jefe me quería en Barcelona mañana.

Con un horario tan ocupado, era una carga extra sacar de la memoria lo que necesitaba llevar . Necesitaba poder empacar en piloto automático. Necesitaba dejar de tener que recordar.

Así que me detuve.

En este artículo, compartiré cómo lo hice, usando listas de verificación, y cómo puedes usar mi sencillo proceso de 3 pasos para simplificar y simplificar casi cualquier trabajo (o tarea personal) que realice regularmente.

Las listas de verificación le ahorran tiempo porque piensan por usted

El 30 de octubre de 1935, el nuevo Boeing 299 realizó un vuelo de prueba en Dayton, Ohio. Era más grande y más rápido que cualquier otro avión que el Ejército de los EE. UU. Había visto y ya habían planeado ordenar algunos. Fue pilotado por el Jefe de Pruebas de Vuelo del Ejército de los EE. UU., Un piloto experimentado, y sin embargo se estrelló.

Dos de los cinco tripulantes perdieron la vida, pero el avión no tenía nada de malo. La investigación concluyó que era "error del piloto" y que el avión era simplemente demasiado complejo para volar.

Fue entonces cuando un grupo de pilotos de prueba decidió que necesitaban una lista de verificación.

Con la lista de verificación, el avión no era demasiado complejo para volar. mosca. Los pilotos podían usar su capacidad intelectual en el trabajo que realmente necesitaban hacer, y todo lo demás era simplemente seguir un proceso.

Use listas de verificación para simplificar las tareas repetitivas

Las listas de verificación eliminan la necesidad de tener un recuerdo perfecto, por lo que son excelentes para simplifique las tareas repetitivas.

Los pilotos todavía usan listas de verificación en la cabina de mando hoy y aunque empacar mi maleta no es nada tan complicado como despegar un avión, el concepto es el mismo: cuando haces algo haces mucho, haga que sea lo más fácil posible hacerlo consistentemente bien, siempre.

Mi prueba: La Lista de verificación de empaque

Utilicé algunas de las habilidades de gestión de proyectos que he adquirido a lo largo de los años para armar una lista de verificación para embalaje. Lo mejor de la gestión de proyectos es lo adaptable que es: también puedes usar las técnicas en tu vida hogareña. Es bastante fácil crear una lista de verificación y no lleva mucho tiempo. También descubrí que los beneficios son significativos.

Mi lista de verificación de empaque liberó mucha capacidad mental. Fue un alivio no tener que luchar contra mi memoria para recordar lo que tenía que ir en el caso.

Como ya he tenido dos niños, ya no viajo tanto por trabajo. Pero he agregado otra lista de verificación a mi iPad: una lista de empaque para los bebés (que he adaptado a medida que crecen), ya que cuando tienes falta de sueño realmente no puedes confiar en la memoria para asegurarte de que ' tengo todo lo que necesitas para un fin de semana en Grandma's.

Las listas de verificación cubren artículos para adultos y niños, y enumeran cosas para llevar y otras cosas para hacer antes de salir de casa.

Sé que parece muy fácil y básico, pero no tenía esto antes y ahora lo tengo, bueno, no volvería a la forma antigua (es decir, usar mi memoria).

3 pasos para crear una lista de verificación

Es realmente muy fácil de tomar El estrés de las tareas que haces a menudo. Aquí le mostramos cómo crear sus propias listas de verificación.

Paso 1: Decidir sobre el tema de la lista de verificación

Encuentre algo que haga que sea repetitivo (no tiene que hacerlo todas las semanas), pero eso requiere que recuerde varios pasos o artículos. ¿Qué tal:

  • Revisión de su registro de riesgos o problemas
  • Preparación para una reunión (en realidad ya hice una lista de verificación para eso)
  • Recopilación de datos para informes mensuales y luego redacción de los informes
  • Lo que necesita hacer antes, durante y después de las revisiones anuales del personal para su equipo
  • Las tareas de invierno para el jardín
  • Organizar un evento para su club o grupo.

Paso 2: Divida la actividad en tareas

Descanso reduzca la actividad en tareas componentes.

Su lista puede estar en el orden en que debe realizar las tareas, o como una gran lista (donde el orden de las tareas no importa).

También puede dividir el haga una lista en secciones donde se agrupan tareas temáticas similares, esto hace que sea más fácil hacerlo, ya que trabajará en tareas similares al mismo tiempo.

He descubierto que no importa lo que use para crear el lista. Ya sea que se trate de una aplicación como Process St, que está específicamente diseñada para crear hermosas listas de verificación, su software de gestión de proyectos o un documento que imprima o complete digitalmente, lo más importante es que el formato debe funcionar para usted.

Personalmente, prefiero una mezcla de mi software PM y documentos a los que me refiero en la pantalla o imprimo y guardo dentro de mi cuaderno.

Paso 3: Pruebe la lista de verificación

Ahora que ha creado una lista de verificación, usted ¡debería probarlo!

Este último paso es importante, porque ¿quién puede decir que en el momento en que cree su lista de verificación recordará hasta el último detalle?

Puede agregar más a su lista de verificación a medida que la usa. ¡Después de llegar a Dinamarca con la moneda equivocada, me aseguré de agregar 'dinero de viaje' a mi lista!

Su lista de verificación siempre puede ser un trabajo en progreso: agregue cosas a medida que aprende de la experiencia de usarla. [19659004]

 3 pasos para usar listas de verificación para acelerar las tareas

Volver al avión: listas de verificación para la gestión de tareas sin estrés

Vamos volviendo a lo que sucedió con ese avión.

Con las tareas escritas, el Modelo 299 voló más de 18 millones de millas sin un solo accidente. El avión no era demasiado complejo para volar, era demasiado complejo para recordar todo bajo presión.

Incluso si no enfrentas la presión de un piloto de línea aérea, nuestro trabajo y nuestra vida en el hogar podrían simplificarse un poco ahora y luego liberar nuestra capacidad intelectual para usarla en otras cosas.

Personalmente, he descubierto que mis listas de verificación eliminan mucho el estrés de salir de la casa, lo que hace que sea una experiencia más agradable para todos.

Las listas de verificación me ayudan a decidir qué es lo correcto en cada situación porque obviamente no voy a empacar trajes de nieve para los niños en el verano, pero al menos ya no tengo que pensar en lo que es adecuado para el clima: simplemente elijo la ropa adecuada fuera de la lista.

Obtener listas de verificación de gestión de proyectos

En el trabajo, utilizo listas de verificación de gestión de proyectos como un indicador de las tareas que debo realizar diariamente, semanalmente, mensualmente y anualmente.

Puede tomar las listas que uso como parte de la Productividad B del Project Manager deshacerse (y además tiene muchas otras cosas).

 Cómo usar las listas de verificación para acelerar las tareas

Las listas de verificación incluyen tareas comunes que debe realizar como gestor de proyectos, así como espacio para agregar sus propias notas adicionales para que pueda personalizar las listas.

¡Espero que las encuentre útiles!

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