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Cómo dar a conocer las lecciones correctas aprendidas con el software CornerThought


El mundo del intercambio de conocimiento sobre la gestión de proyectos está cambiando. Estoy encantado de asociarme con CornerThought software de lecciones aprendidas para este artículo.

Es difícil capturar las lecciones aprendidas en la gestión de proyectos.

En realidad, no lo es.

Es muy fácil para capturar lecciones aprendidas. Es muy difícil encontrar lecciones útiles que puedas aplicar a tus proyectos en este momento. El desafío está en la parte de 'aprendizaje' de las lecciones aprendidas. Las organizaciones no aprenden; a menudo no tienen la estructura para hacerlo.

Pero ¿y si hubiera una manera de encontrar las lecciones correctas en el momento correcto? ¿En lugar de tener que volver a buscar entre las lecciones aprendidas los minutos de la reunión, una wiki o una base de datos?

Bueno, ahora sí existe.

Lecciones aprendidas Software To The Rescue

Como los lectores habituales pueden saber, repasé un montón de herramientas de software de gestión de proyectos. ¡A veces creo que lo he visto todo! Pero no había visto una herramienta como CornerThought antes. Fui invitado a hacer una demostración de la herramienta, y ha cambiado la forma en que pienso sobre las bases de datos de lecciones aprendidas.

¡Este es un triunfo para los algoritmos! Permítanme explicar a qué me refiero.

El equipo de CornerThought ha desarrollado un software que le permite exponer las lecciones aprendidas a lo largo del proyecto de una manera estructurada. Cuando ingresas, ves las lecciones más relevantes para saber dónde estás y para tu proyecto.

Por ejemplo: estás en un proyecto de petróleo y gas, fase de ejecución. Cuando le dice a la herramienta que, le muestra las lecciones de la fase de ejecución para proyectos similares de petróleo y gas. Sin buscar, sin adivinar qué otros equipos pudieron haber etiquetado su lección. Está todo estructurado y listo para ti.

Creando un proyecto

Así que vamos a profundizar en mi revisión de CornerThought. El software de la lección aprendida aún no se encuentra en un nivel en el que pueda calcular de forma automática quién está involucrado, la ubicación y el resto. Debe inicializarlo con datos antes de comenzar, y lo hace al crear un proyecto.

Configure un nuevo proyecto y luego agregue los metadatos. Este es el conjunto de parámetros que definen el alcance del proyecto. Por ejemplo:

  • Proveedores / Contratistas utilizados
  • Cliente
  • Ubicación
  • Presupuesto
  • Duración

Y así sucesivamente. Todo esto es completamente personalizable, por lo que puede hacer los parámetros como lo desee.

Cree su proyecto y luego agregue las lecciones aprendidas

Luego, agregue las tareas del proyecto. Pensé que esto sería una gran sobrecarga. ¿Quién quiere mantener un diagrama de Gantt en su software de gestión de proyectos y luego otro más aquí? Pero en realidad no es tan difícil. Se trata realmente de los procesos estándar de gestión de proyectos.

Las 'tareas' son genéricas, y cosas como:

  • Gestión del cambio
  • Gestión del presupuesto
  • Gestión del riesgo
  • Ingeniería
  • Programación

Cosas como esa.

Luego agregue personas a las tareas: Fred hace la gestión de riesgos, Marcela hace la programación. Más allá de eso, no necesitas más detalles. Esto es solo para asegurarse de que cuando Fred inicie sesión, vea las lecciones de gestión de riesgos primero.

De fábrica, viene con procesos / tareas estándar que se parecen mucho a la Guía PMBOK® – Sexta Edición áreas de conocimiento. Puede importar categorías de otros proyectos, por lo que solo tiene que configurarlo una vez y la mayor parte ya está hecho para usted.

 configurar categorías

Puede agregar categorías de lecciones aprendidas manualmente en CornerThought si lo desea , o importarlos.

Creando una Lección

Entonces tiene una lección que quiere grabar. ¿Qué sigue?

En el software de lecciones aprendidas de CornerThought puede categorizar una lección como un problema (tenga cuidado con la próxima vez) o un éxito (haga esto y obtenga el mismo éxito la próxima vez).

Puede grabar: [19659018] Las causas: está bien registrar varios

  • Los impactos y los KPI afectados. También puede asignar una criticidad, que muestra cuánto un problema afectó el proyecto, p. en términos de costo
  • La descripción
  • El aprendizaje en sí
  • Las acciones que está tomando para evitar esto o se capitalizan para la próxima vez.
  • Puede agregar archivos adjuntos para el contexto.

    Es importante destacar no puede ver quién agregó la lección aprendida. Esto es deliberado y está diseñado para fomentar un mayor intercambio. Si una lección es ridícula o inapropiada, el administrador del proyecto puede eliminarla.

    Agregar un éxito en CornerThought. Es muy importante hacer un seguimiento de lo que salió bien para que pueda replicarlo la próxima vez

    Compartir las lecciones aprendidas

    A veces hay cosas que desea grabar pero que necesita mantener un poco fuera del radar. ¡Estoy pensando en las relaciones y la política organizacional, en particular!

    CornerThought te permite elegir con quién compartir la lección. Usted tiene la opción de personas en el equipo del proyecto que trabajen en tareas relevantes, todo el equipo del proyecto o todos.

    Seguimiento de las acciones aprendidas

    A menudo queremos tomar alguna medida basada en una lección aprendida, tal vez ajustar un proceso para asegurarse de que el problema no vuelva a suceder. Puede rastrear todas las acciones relevantes en el software.

    Agregue la acción asígnelo a un miembro del equipo y agregue una fecha de vencimiento. También puede agregar otros metadatos y categorías, si lo desea.

    Luego, configure las notificaciones para alertarlo sobre el progreso cuando las personas completen sus acciones. También se pueden agregar documentos, por lo que si se actualiza una política, por ejemplo, puede adjuntar una copia. Lo que es aún mejor es que puede vincular el documento en SharePoint en lugar de tener que cargarlo, por lo que debe asegurarse de estar apuntando a la versión más reciente.

    Encontrando lecciones

    OK, entonces ha puesto su proyecto y lecciones aprendidas en el software, pero ¿cómo recuperas algo?

    Puedes crear alertas de usuario para que recibas una notificación en la aplicación cada vez que se agrega una nueva lección relevante. Pero el poder principal está en el algoritmo.

    El software de lecciones aprendidas busca lecciones que coincidan con los metadatos del proyecto o tarea. Busca verificar similitudes con clientes y ubicaciones, por ejemplo. Obviamente, el algoritmo exacto es secreto, pero genera un puntaje de relevancia y le muestra las lecciones más relevantes en base a todos los datos que contiene.

    También existe la opción de ver 'nuevas' lecciones aprendidas, que es una fuente de información que han sido agregados recientemente. Y también es una herramienta de búsqueda del software, por lo que también puede buscar, con resultados de búsqueda clasificados que le muestran qué es más relevante para su trabajo actual.

    Sin embargo, el poder está en el hecho de que no tiene que hacer el tradicional buscar. CornerThought le proporcionará proactivamente lo que necesita.

    Lecciones aprendidas potentes búsqueda por proyecto con filtros

    Configuración de permisos de usuario

    Puede establecer permisos en función de la función. Por ejemplo, si tiene un rol de gerente de proyecto, puede asignar elementos de acción a los miembros del equipo.

    Hay una serie de funciones listas para usar, desde el administrador de la compañía hasta un usuario básico que puede agregar lecciones aprendidas para su proyecto / tarea y solo ver cosas compartidas para ellos.

    Si un usuario agrega una nueva lección, el administrador del proyecto será alertado automáticamente por correo electrónico.

    Resumen de revisión de CornerThought

    El mayor problema con el software de lecciones aprendidas es que las bases de datos no son intuitivas. Lleva años revisar los archivos para encontrar algo que pueda ser útil. CornerThought elimina ese problema y le facilita la búsqueda de información relevante.

    Está diseñado para ser todo sobre la experiencia del usuario, presentando lecciones aprendidas que son relevantes para mí y mi proyecto.

    En esta revisión de CornerThought I ' Hemos analizado las diferentes funciones, pero aún no he mencionado los informes. Puede crear informes, aunque no estoy seguro de cuánto valor agregan más allá de las características de la base de datos y la búsqueda inteligente que ya he cubierto.

    Todavía no hay una aplicación móvil, pero el sitio web está optimizado para dispositivos móviles, por lo que no importa mucho Si desea buscar en la base de datos desde, por ejemplo, un sitio de construcción, podría hacerlo fácilmente e ingresar sus propias lecciones desde una computadora 'adecuada' cuando estuviera de regreso en la base.

    Sin embargo, el software de lecciones aprendidas es solo bueno en los datos ingresados. Llevará algún tiempo completar la herramienta con lecciones de una variedad de proyectos. Puedo ver que funciona bien en industrias como el petróleo y el gas y la construcción, donde los proyectos tienen similitudes de una manera que los proyectos tecnológicos a menudo no lo hacen.

    En general, quedé impresionado con CornerThought. Lleva el software de lecciones aprendidas a un nivel completamente nuevo, y nunca había visto algo así. ¿Por qué no intentarlo por ti mismo? Haga clic aquí para registrarse en una demostración y verla de primera mano.

    Pin para lectura posterior:

     Software de lecciones aprendidas

    La publicación Cómo dar a conocer las lecciones aprendidas correctas con CornerThought Software apareció primero en Girl's Guide to Project Management.

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