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Cómo definir un proceso de flujo de trabajo


¿Te preguntas cómo vas a hacer ese proyecto? Primero debes definir un proceso de flujo de trabajo. Siga leyendo para saber cómo.

¿Qué es un proceso de flujo de trabajo?

El flujo de trabajo es la definición, ejecución y automatización de procesos de negocio: donde las tareas, la información y los documentos se pasan de una persona a otra para la acción de acuerdo con un conjunto de reglas de procedimiento. Involucra el trabajo de una o más personas y transforma materiales, información o servicios.

¿Cómo se logra una nueva iniciativa? Necesita un proceso para completar el trabajo, que es más fácil decirlo que hacerlo. Esto se debe a que hay muchas personas y perspectivas diferentes integradas en cada nueva iniciativa. Hay gerentes de proyecto, miembros del equipo, diseñadores, clientes, socios, contratistas, herramientas de gestión de proyectos, suministros, etc.

Eso crea desafíos, tales como:

  • Procesos heredados: Si las cosas se hicieron de cierta manera en el pasado, puede ser difícil cambiar el comportamiento de las personas.
  • Procesos diferentes: Los terceros, proveedores y otros contratistas con los que trabajas pueden tener procesos diferentes.
  • Sin procesos: Puede que no haya proceso en su lugar.
  • Procesos basados ​​en herramientas: Algunos pueden tener un proceso, pero uno que está unido a una herramienta, lo que restringe la flexibilidad y posiblemente los resultados.

Comience con el fin en mente [19659003] Cuando está pensando por primera vez en un flujo de trabajo, desea comenzar con el fin en mente. Es decir, mire hacia el objetivo final y luego trabaje hacia atrás, para que pueda encontrar el camino correcto para llegar allí. Esto lo ayudará a determinar su proceso de flujo de trabajo.

Desde esta perspectiva, querrá hacerse algunas preguntas, tales como: cuáles son los procesos, flujos de trabajo y sistemas necesarios para llegar al punto final del proyecto y cuáles son mejores prácticas para emplear? Deberá crear una lista de verificación y hacer preguntas. Anote con quién se asociará y decida qué equipo de liderazgo impulsará todo el esfuerzo.

Cómo definir su flujo de trabajo

 software de flujo de trabajo CTA

Aquí hay tres consejos para definir un flujo de trabajo para su proyecto.

  1. Cree un diagrama de flujo de trabajo realista e involucre a las personas que hacen el trabajo.
  2. Obtenga la aceptación del equipo, pídales que aprueben y luego adopte el plan para el proyecto.
  3. Haga coincidir el proceso de flujo de trabajo con la funcionalidad de una herramienta para que el proceso impulse la selección de la herramienta, y no al revés.

Los beneficios de seguir este curso son que mejorará su productividad, reducirá los errores mientras trabaja en el proyecto , ayuda a aliviar el estrés y a mantenerte constante.

Cómo optimizar tu proceso de flujo de trabajo

Una vez que hayas definido tu flujo de trabajo, querrás hacerlo más eficiente. Una forma de hacerlo es a través de la automatización. Ayudará a racionalizar el flujo de trabajo interno al deshacerse de gran parte de la entrada manual de datos y el manejo de solicitudes.

La automatización también le permitirá rastrear el estado de las tareas, como si están completadas, pendientes o en progreso . Si su software está basado en la nube como ProjectManager.com, esas actualizaciones de estado se registran en tiempo real, agregando más eficiencias.

El software con funciones de automatización también puede ayudar a los equipos a mantenerse en la tarea. Cuando un estado se retrasa o se acerca una fecha límite, se puede enviar una notificación automática al miembro del equipo responsable de esa tarea. Igualmente importante, cuando se completa la tarea, se notifica al equipo, lo que ayuda a facilitar la transición de una tarea a otra.

Analice su flujo de trabajo

Trabajando para identificar tendencias en el rendimiento de su flujo de trabajo, tanto en el equipos y miembros del equipo involucrados, puede apretar los cabos sueltos con el tiempo. Una forma de hacerlo es identificando las redundancias del proceso y eliminándolas. El software también lo ayudará a analizar sus procesos.

Cómo ProjectManager.com mejora el proceso de flujo de trabajo

ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos basado en la nube que automatiza gran parte del trabajo manual para que su flujo de trabajo sea más productivo. Nuestro software alerta a los miembros del equipo asignados cuando se acercan los plazos, asegurándose de que todos conozcan el cronograma y mantengan el proyecto en marcha.

Tenemos las características que agregan eficiencia al flujo de trabajo, como tableros kanban que visualizan el flujo de trabajo. Al igual que un tablero kanban tradicional, puede tener tres columnas: hacer, hacer y listo. Debajo de cada una de estas hay tarjetas, que son las tareas individuales que se pueden asignar a los miembros del equipo. Estas tarjetas se pueden etiquetar para facilitar el filtrado. Se pueden agregar comentarios y documentos adjuntos para una mejor colaboración.

Las tarjetas se pueden ampliar para mostrar aún más detalles sobre la tarea. La vista ampliada muestra las horas trabajadas, y puede crear una lista de tareas y mucho más. Si desea atraer a otro miembro del equipo que no esté asignado a la tarea, simplemente @ y se les notificará por correo electrónico.

 tablero kanban para worfklow
ProjectManager.com kanban board hace que establecer flujos de trabajo sea muy sencillo.

El flujo de trabajo debe analizarse para optimizarlo, y ProjectManager.com también lo tiene cubierto allí. Puede ver cómo progresa su proyecto en tiempo real con nuestro panel de proyectos. Realiza un seguimiento de todas sus tareas en una vista, mostrándole el porcentaje completado. También puede ver el flujo de trabajo de su equipo y monitorear su progreso.

 tablero para seguir el flujo de trabajo
Rastree los flujos de trabajo y el progreso del proyecto con nuestro tablero

ProjectManager.com tiene las herramientas para hacer esto y mucho más al planificar, rastrear e informar sobre su proyecto. Vea cómo puede ayudarlo con su flujo de trabajo y más al tomar hoy esta prueba gratuita de 30 días.

Vea este video para obtener más información sobre el proceso de flujo de trabajo

ProjectManager.com tiene videos tutoriales para ampliar en nuestra gran biblioteca de publicaciones de blog en todos los aspectos de la gestión de proyectos. En este breve video de capacitación, Jennifer Bridges, PMP, define qué es un proceso de flujo de trabajo.

¡Aquí hay una captura de pantalla para su referencia!

 cómo definir el flujo de trabajo para su proyecto

¡Gracias por mirar!

Transcripción:

Hoy estamos hablando de cómo definir un proceso de flujo de trabajo. Bueno, a menudo, cuando gestionas una nueva iniciativa o un nuevo proyecto, tienes que definir un nuevo proceso para hacer el trabajo.

Bueno, eso es más fácil decirlo que hacerlo a veces. Si observa una nueva iniciativa o un nuevo proyecto, hay varios actores involucrados, por lo que puede tener un gerente de proyecto o varios gerentes de proyecto, tiene diferentes miembros del equipo, muchas veces tiene diseñadores, socios, clientes, contratistas e incluso proveedores. [19659004] Y con eso, algunos de los desafíos que ocurren son los procesos heredados, tal vez cosas que se hicieron en el pasado, por lo que a veces las personas se aferran a lo que solían ser. Y luego tuvieron procesos diferentes, especialmente si estos son terceros o quizás vendedores, tienen su propio proceso.

Por lo tanto, es difícil hacer que todos hablen en el mismo idioma o hagan las cosas de la misma manera. Y a veces, algunos de estos jugadores no tienen ningún proceso, y algunas personas tienen sus procesos diseñados de acuerdo con la herramienta, lo que a veces dificulta la obtención de resultados.

Entonces, cuando diseñamos un proceso de flujo de trabajo, queremos Comenzar con el fin en mente. ¿Entonces que significa eso? Echamos un vistazo a cómo operamos ahora versus cómo queremos operar en el futuro. Entonces, debemos analizar qué necesitamos hacer de manera nueva o diferente

Entonces, algunas de las cosas que queremos analizar son definir cómo son los procesos, los flujos de trabajo y los sistemas, las mejores prácticas, la lista de verificación, qué preguntas ¿tenemos que preguntarnos, qué socios debemos tener a bordo y cómo debe ser nuestro equipo de liderazgo? Pero hoy, en la sesión de pizarra blanca de hoy, quiero centrarme en el flujo de trabajo.

Así que comencemos mirando qué es realmente un flujo de trabajo. Es la definición, ejecución y automatización de los procesos comerciales en los que la tarea, la información y los documentos se pasan de una persona a otra de acuerdo con un conjunto de reglas de procedimiento. Y el trabajo puede ser realizado por una o más personas y transforma materiales, información o servicios. Básicamente, ¿estamos viendo cómo fluye el trabajo?

Entonces, hablemos sobre cómo definimos uno. Así que esto está en un nivel muy alto, pero los tres pasos principales son, en primer lugar, crear un diagrama de flujo de trabajo. Entonces, es literalmente un diagrama de cómo ese trabajo pasa de una persona a otra, o de un grupo a otro. Y, por supuesto, puedes imaginar que puede llegar a un nivel muy detallado. Pero lo importante para recordar es involucrar a las personas que están haciendo el trabajo para que sea realista.

Y luego, en segundo lugar, una vez que haya completado el diagrama, desea socializar eso con todo el equipo y asegurarse de que haya una compra. adentro, asegúrate de que no haya espacios vacíos y asegúrate, una vez más, de que sea realista. Desea que todos firmen el proceso y lo adopten e implementen en todo el proyecto o iniciativa.

Y luego, en el tercero, combine el proceso de flujo de trabajo con la funcionalidad de la herramienta. Aquí queremos dejar que el proceso conduzca la herramienta. Pero, de nuevo, a veces la gente dice: "Bueno, eso no está en el mundo real", porque muchas veces esa herramienta es seleccionada o utilizada por una corporación. Pero con eso queremos usar el sentido común.

También queremos … puedes ver cuán importantes son las herramientas de gestión de proyectos. Y con eso, usando las herramientas, queremos automatizar tanto como sea posible. Por lo tanto, las personas que hacen el trabajo pueden hacer lo que hacen mejor y ese es el trabajo. Y luego … ¿cuáles son los beneficios de todo esto? Realmente mejora la productividad, reduce los errores, elimina el estrés y mantiene las cosas consistentes entre la iniciativa o el proyecto.

Entonces, si necesita una herramienta que pueda ayudarlo con su proceso de flujo de trabajo, regístrese en nuestro software ahora en ProjectManager. com.

(Esta publicación se actualizó en diciembre de 2019)

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