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Cómo delegar tareas • Guía de la niña para la gestión de proyectos


Delegar tareas es algo en lo que todo gerente de proyecto necesita ser bueno. Si quieres hacer más trabajo, necesitas más personas que hagan el trabajo. No es ciencia de cohetes darse cuenta de que el gerente del proyecto no puede hacer todas las tareas.

Simplemente no hay suficientes horas en el día (y probablemente no tienes las habilidades para hacer todo de todos modos).

Saber cómo delegar tareas no es algo que alguna vez me hayan enseñado. He aprendido por experiencia, y no todas mis experiencias de delegación fueron tan exitosas.

Una vez que olvidé decirle a mi colega cuándo necesitaba completar el trabajo y luego me convencí de que no lo había hecho lo suficientemente rápido … No lo hice No vuelva a cometer ese error.

Este artículo es mi guía completa para delegar tareas. Le muestro por qué delegar el trabajo es parte de su trabajo y cómo su equipo entra en todo esto.

Explicaré el modelo de Habilidad y Voluntad que puede usar para determinar cuánto apoyo necesita un miembro del equipo una vez que haya les delegué el trabajo.

Luego, les mostraré un ejemplo de cómo delegar algo para que sea una experiencia agradable para los dos.

Comencemos primero por ver qué significa delegación. [19659011] ¿Qué es la delegación?

Delegación es donde la responsabilidad o autoridad para una tarea se le asigna a alguien, normalmente de un gerente o alguien más importante en la organización a un miembro del equipo.

Esa es la definición de delegación que más uso a menudo.

Eso es todo. Solo le está dando trabajo a alguien más que hacer. Entonces, ¿por qué no lo haces?

3 razones por las que no estás delegando

Hay 3 razones por las que no delegas tanto como podrías o deberías.

  1. Es demasiado trabajo duro : Es difícil establecer los parámetros, dar las instrucciones, estar allí para responder preguntas y luego hacer un seguimiento. Es mucho más fácil hacerlo tú mismo.
  2. Otras personas pensarán que eres un vago: ¿no debería ser tu trabajo de todos modos?
  3. Eres el mejor en tu trabajo: nadie más puede hacerlo tan bien como tú. podría hacerlo debido a su experiencia superior y capacidad intelectual.

Es posible que sepa cómo hacer el trabajo y que haya sido recompensado por hacerlo de esa manera particular en el pasado. Conoces las tareas y puedes hacerlas rápidamente y bien. Te preocupa que otras personas no entreguen con los mismos resultados de calidad que tú.

Necesitas superarte.

Es tu trabajo hacer las cosas difíciles y traer a otros, mejorando Sus habilidades. Es su trabajo administrar el proyecto y obtener el resultado que el negocio desea, no hacer todas las tareas.

Y es su trabajo pasar su tiempo en las áreas donde puede agregar el mayor valor, retirando las cosas que lo que solía hacer antes de administrar proyectos era su enfoque principal.

Todavía puede dejar de hacer las tareas, hacer más y salir de él en una posición más poderosa, no una que sugiera que ha perdido poder al no mantener esos tareas.

¿Cómo? Hablemos de eso ahora.

Primeros pasos para delegar tareas

En su libro, The Confidence Effect *, Grace Killelea dedica un capítulo al arte de delegar el trabajo.

"A medida que asumimos más y más, responsabilidades en nuestra ascensión a través de las filas de liderazgo, naturalmente, no podemos seguir haciendo las cosas que hicimos hace dos o incluso tres posiciones ", escribe Killelea.

Ella continúa señalando que no recibió un ascenso a haz lo que solías hacer. Avanzaste en la jerarquía porque necesitan que hagas lo que hay que hacer en este nuevo nivel, y eso a menudo es mucho más estratégico que tu último trabajo.

"Francamente", escribe, "esperan que lo hagas". delegue esas cosas que no necesita hacer usted mismo ".

Entonces, su primer paso para delegar efectivamente es creer que es su trabajo y su derecho delegar el trabajo a otras personas.

 Cita de Grace Killelea

Consiga un buen equipo y trabaje con ellos

Si desea delegar a otras personas, necesita personas a quienes delegar. Es por eso que su equipo es importante.

En un proyecto que podría ser el líder de su flujo de trabajo, expertos en la materia o un coordinador del proyecto. Consigue las mejores personas que puedas.

No administres el equipo

No delegues tareas y luego siéntate sobre sus hombros para ver cómo hacen el trabajo. Es demasiado esfuerzo y lleva mucho tiempo.

Debe poder confiar en sus colegas para hacer su trabajo (y si no puede hacer que den un paso adelante, lea mi Guía definitiva para hacer que la gente Asumir la responsabilidad en el trabajo).

Véalo desde su perspectiva

Póngase en su lugar. Asumir estas tareas debería darles más responsabilidad y exposición a nuevas actividades. Es una experiencia de aprendizaje.

Si no delega, los está privando de la oportunidad de que usen sus habilidades, desarrollen su propia confianza y sean creativos para resolver problemas.

La delegación, bien hecha, debería ayudarlos .

Por 'hecho bien' me refiero a no delegar las horribles tareas de administración que todo el mundo odia y esperar que estén agradecidas.

Es posible que necesiten delegarse, pero ordenar una pila masiva de facturas no va ser una experiencia de aprendizaje fantástica para muchas personas.

Comprensión de la habilidad y la voluntad

Encuentro útil el modelo de Liderazgo situacional de Hersey y Blanchard para delegar. Básicamente implica mirar la habilidad de alguien para hacer un trabajo en particular y su disposición para hacerlo (o competencia y compromiso, para decirlo de otra manera). Hay 4 posibilidades:

Alta habilidad, alta voluntad: ¡Resultado! Casi ningún trabajo para que hagas. Solo diles lo que quieres y deja que sigan adelante.

Alta habilidad, baja voluntad: Esto podría suceder porque han hecho el trabajo para siempre y ya no están motivados para hacerlo. Cuando delegue la tarea en ellos, piense en cómo puede motivarlos a completarla.

Poca habilidad, alta voluntad: Puede que no tengan idea de lo que les está pidiendo que hagan pero muy entusiasmado. Tendrá que pasar tiempo con ellos explicándoles lo que quiere y probablemente entrenándolos a través de ellos la primera vez.

Se sentirá lento y si sería más rápido hacer el trabajo usted mismo, pero recuerde que los está configurando. para el éxito y que la próxima vez no necesitarán tanto apoyo.

Baja habilidad, baja voluntad: Bummer. Estas personas no tienen la capacidad de hacer el trabajo y no quieren hacerlo de todos modos. Delegue, entrene, brinde apoyo y seguimiento, pero espere que los resultados sean bastante pobres.

Desea buscar formas de aumentar su motivación, hacer que el trabajo sea más interesante y atractivo. Con suerte, una vez que sepan qué nuevas habilidades estás preparado para compartir con ellos, su nivel de voluntad aumentará un poco.

Finalmente, si no puedes cambiar a estas personas a un rol en el que puedan contribuir de manera efectiva, estas son las miembros del equipo de los que querrás deshacerte.

 Cita sobre la delegación

Cómo delegar

Hemos analizado por qué es posible que no delegues y por qué se espera de ti. He hablado sobre algunas reglas básicas para delegar y cómo la habilidad y la habilidad entrarán en juego. Ahora veamos cómo delegar una tarea real.

En este ejemplo, va a delegar la producción de un informe mensual del proyecto al coordinador del proyecto en el equipo.

Usted sabe que está interesada en ser una algún día, gerente de proyecto, así que está ansiosa por aprender y prepararse para asumir el trabajo; tiene una gran voluntad. Afortunadamente para nosotros.

Ella no ha hecho informes de proyectos antes, así que tiene poca habilidad.

Explica el trabajo

Primero, organiza una reunión. No tiene que ser formal. Explique lo que quiere: "Me gustaría que asuma la responsabilidad de preparar el informe mensual del proyecto de ahora en adelante". No insinúes. Dile.

Podrías preguntar en lugar de contar, pero prepárate para lo que sucederá si dicen que no. Podrías estar totalmente atrapado sin que ellos asuman esta tarea, así que si estás en tu poder delegar a través de la narración, hazlo.

Conocerás a tu equipo y la mejor manera de expresarlo para obtener la respuesta que deseas. 19659004] Ahora explique la tarea a alto nivel, haciendo hincapié en los plazos. "Es un documento de Word que resume el estado del proyecto y debe producirse todos los meses antes del tercer día hábil del mes del mes que acaba de finalizar. Ese es el tercer día hábil de abril para cubrir el trabajo realizado en el proyecto en marzo. ¿OK? ”

Explique todos los pasos detallados: si su delegado ha hecho el trabajo antes, entonces no tendrá que entrar en muchos detalles, pero si no tienen la experiencia, cubra todo lo que necesita saber. [19659004] En este ejemplo, podrían ser cosas como:

  • De quién o dónde obtener las actualizaciones
  • El idioma y el tono apropiados
  • La audiencia para el informe
  • Quién va a aprobar el informe antes de su emisión
  • Si lo va a enviar o si ella puede enviarlo una vez aprobado.

Verifique su comprensión

Verifique la comprensión en cada paso del camino. No pregunte: "¿Entiendes?"

Lo hago con mis hijos en casa porque las palabras simplemente se escapan. Estoy bastante seguro de que no entienden lo que les he pedido, y que no saben cómo responder a "¿Entiendes?" tampoco.

Es mejor pedirles que resuman lo que les has pedido que hagan. Luego puede verificar su comprensión.

Monitorear y hacer un seguimiento

Pregunte si tienen preguntas. Periódicamente, verifique durante el tiempo que tengan que completar la tarea para asegurarse de que el trabajo progrese según lo planeado.

En este ejemplo, querrá verificar unos días antes de la fecha de vencimiento del informe, tal vez pidiendo ver un borrador.

Si su delegado tiene experiencia, puede salirse con la suya haciendo menos seguimiento y monitoreo, pero no olvide que le dio el trabajo para hacer en primer lugar.

Una vez que el trabajo esté completo, agradézcales e informe informalmente para que ambos puedan ser mejores en dar y recibir tareas la próxima vez. ¡Esa es una delegación efectiva!

Puntos clave

  • Delegar es parte del trabajo de un gerente. No puede hacerlo todo.
  • Rodearse de buenas personas hace que delegar el trabajo sea más fácil.
  • Comprender las habilidades y los niveles de motivación de su equipo lo ayuda a decidir cómo administrar la delegación de tareas.
  • Siempre debe seguimiento para que no se pase por alto ningún trabajo.

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 Cómo delegar



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