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Cómo ejecutar con éxito un plan


La planificación es la columna vertebral que sostiene cualquier proyecto. Jennifer Bridges, PMP, le muestra cómo tomar ese plan y ejecutarlo correctamente.

Aquí hay una captura de pantalla de la pizarra para su referencia.

En revisión – Cómo ejecutar con éxito un plan [19659005] Ejecutar es un verbo. Jennifer señaló que cuando ejecutas algo, significa llevarlo a cabo, como un plan o producto. El acto de ejecutar un plan es fundamental en cualquier proyecto. Es una de las principales acciones de las que es responsable un líder, gerente de proyecto o líder de equipo.

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Dicho esto, cuando se ejecuta un plan, es raro que todo vaya de acuerdo con ese plan Por lo tanto, Jennifer quería proporcionar algunos consejos prácticos para ayudar a ejecutar un plan de proyecto con éxito.

Consejos para ejecutar un plan

Para empezar, está el plan. Al preparar el plan, asegúrese de que pueda ejecutarse con éxito. Esto comienza con una documentación exhaustiva, el por qué, quién, qué, cuándo y cómo. Luego están las comunicaciones del proyecto, que incluyen quién y cómo serán notificadas si hay un problema y cuándo. Y siempre actualice estos pasos durante todo el proceso.

Lo siguiente es la ejecución del plan. Hacer esto con éxito también implica comunicaciones claras. Debe haber actualizaciones de estado y una respuesta rápida a los problemas y riesgos a medida que surgen en el proyecto. El uso de herramientas de gestión de proyectos ayudará con esto. Puede configurar recordatorios, disparadores, automatizaciones, flujo de trabajo, alertas y todo tipo de herramientas automatizadas para ayudar a mantenerse al tanto del proyecto y no quedarse atrás, lo que lo desviará del camino.

Al monitorear un plan para asegurarse de que va según lo planeado, nuevamente las comunicaciones deberían ser la base para construir hacia el éxito. La supervisión se asegura de que el proyecto avanza correctamente, y las herramientas como los informes de estado y el mantenimiento de problemas, riesgos y cambios es la forma de hacerlo.

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Hay métodos para ayudar también Conocer la variación en los costos, el cronograma, el alcance y los recursos ayuda a monitorear. Una vez más, tener alertas configuradas también asegurará que nada pase por alto.

Manipulando las restricciones para aumentar el control

Finalmente, existe el control. Al controlar un plan, está realizando medidas correctivas para volver a la normalidad. Como siempre, esto comienza con las comunicaciones, informes de estado, identificación y seguimiento de problemas, riesgos y cambios.

Siempre puede trabajar con las diferentes restricciones del proyecto para ayudarlo a volver a encaminarse. Por ejemplo, puede ampliar o acortar la programación para lidiar con una restricción de tiempo. También puede agregar o reasignar personas, si se enfrenta a un problema de recursos. Si son costos, puede disminuir los costos. Es posible que tenga que obtener la aprobación para aumentar el presupuesto, obtener más finanzas o asociarse con alguien. El alcance se puede cortar, diferir, agregar, etc.

Pro-Tip: Al ejecutar un plan, debe asegurarse de que funcione. Pero a veces chocas contra una pared que no se puede escalar. Si está atrapado, no ha terminado si ha hecho un plan de contingencia. Por lo tanto, siempre tenga un Plan B en el cajón por si acaso.

¡Gracias por mirar!

Transcripción

Hoy, estamos hablando de cómo ejecutar con éxito un plan. Cuando hablamos de ejecutar un plan, realmente estamos hablando de llevar a cabo un plan o producir algo como un producto de trabajo.

La ​​ejecución de un plan es una de las acciones más fundamentales que un líder, gerente de proyecto o miembro del equipo puede realizar , y para recordar cuando estamos hablando de un proyecto, las cosas rara vez, si alguna vez, salen según lo planeado. Entonces, en la sesión de la pizarra de hoy, lo que quiero hacer es ofrecer algunos consejos.

Entonces, cuando hablamos de ejecutar un plan, no estamos hablando de solo terminar y ejecutar un plan, tenemos que asegurarnos de que algunas cosas sean hecho antes y durante la ejecución del plan.

Así que hablemos de los consejos que queremos ofrecer para la planificación. Queremos asegurarnos de que estamos preparando un plan capaz de ejecutarse con éxito. Y también queremos hablar sobre la ejecución exitosa de un plan, cuáles son esas cosas que tenemos que hacer.

Y luego, cuando monitoreamos, estamos hablando de monitorear el plan para asegurarnos de que esté funcionando según lo planeado. Y luego, controlar es controlar para realizar medidas correctivas para volver a encaminar el plan. Así que echemos un vistazo.

Entonces, cuando hablamos de planificación, queremos asegurarnos de documentar el plan. Queremos incluir ¿por qué estamos haciendo este plan? por que es tan importante? ¿Quién va a hacer qué, cuándo y cómo?

Luego, una vez que documentamos eso, queremos tomarlo y queremos comunicarlo a todos los que necesitan saber. Los miembros del equipo, las partes interesadas, tal vez incluso la junta ejecutiva o incluso nuestros socios proveedores. Queremos incluir a quién y cómo notificar cuando las cosas no van de la manera correcta.

También queremos actualizar ese plan regularmente para asegurar que cuando las cosas cambien se actualice.

Entonces, cuando hablar sobre la ejecución del plan, también queremos estar seguros de que estamos comunicando constantemente el estado, cualquier problema que veamos, cualquier riesgo que podamos proyectar para el que debemos prepararnos.

También queremos estar seguros de usar herramientas porque queremos establecer recordatorios para que las personas sepan cuándo van a suceder las cosas. También queremos poder configurar algunos desencadenantes así que … que están basados ​​en acciones.

Por ejemplo, si ocurre una acción, entonces desencadena otra acción en un flujo de trabajo. También queremos configurar automatizaciones, flujos de trabajo y, de nuevo, alertas.

Entonces, cuando monitoreamos el plan, nuevamente estamos mirando para asegurarnos de que esté funcionando según lo planeado. Entonces, queremos comunicar, una vez más, el estado para que todos sepan que necesita saber que todo está encaminado o que algo puede llegar tarde.

También queremos señalar cualquier problema nuevo, riesgo o cualquier posible solicitud de cambios. También, nuevamente, queremos usar herramientas. Y cuando estamos monitoreando, queremos usar esas herramientas para indicar cuál es la variación. ¿Cuál es la variación del horario? ¿Estamos por delante de lo previsto? ¿Estamos retrasados?

También queremos ver el costo y los presupuestos. ¿Estamos por encima del presupuesto? ¿Estamos por debajo del presupuesto? También queremos ver el alcance, ¿está en camino? ¿Hemos agregado alcance? ¿Necesitamos sacar algo? Y también, recursos. ¿Tenemos suficiente? ¿Necesitamos suplementar? Y luego también alertas.

Pero cuando hablamos de monitoreo, algunas personas cometen el error de solo monitorear. Entonces ven que ocurren estas cosas, pero no están tomando medidas correctivas. Entonces, la parte de control es tan importante, y estos dos realmente trabajan juntos de la mano.

Entonces, cuando hablamos de controlar, nuevamente, queremos comunicar el estado de cualquier problema, riesgo y cambio, pero estos son las cosas que queremos mirar también. Queremos controlar el tiempo. ¿Necesitamos extender el horario? ¿Necesitamos acortar el horario? Recursos, ¿necesitamos agregar recursos? ¿Necesitamos quizás reasignarlos o debemos dejar ir algunos?

Y luego, de acuerdo con el costo, queremos ver si necesitamos reducir el costo. ¿Necesitamos aumentar el presupuesto? En algunos casos, es posible que necesitemos financiar nuevos costos, puede que necesitemos establecer un plan de pago, o también podemos considerar asociarnos con otro socio estratégico y establecer tal vez un reparto de ingresos que pueda descargar parte del costo, pero poder compartir parte de los ingresos.

Y nuevamente, mirando el alcance, ¿recortamos algo del alcance? ¿Diferimos tal vez para más tarde? ¿Necesitamos agregar alcance o debemos ponerlo en fases?

Entonces, como pueden ver, hay mucho más que simplemente ejecutar el plan. Entonces, si necesita una herramienta que pueda ayudarlo a ejecutar su plan con éxito, regístrese en nuestro software ahora en ProjectManager.com.

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