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Cómo ejecutar una evaluación de necesidades


¿Qué necesita su proyecto? No es una pregunta simple. Es un trampolín que lanza la planificación de cualquier proyecto exitoso. Puede tener todos sus recursos alineados y listos para funcionar, pero el plan es la regla por la cual todo lo demás se mide y se ordena. Pero un plan está vacío de valor si no está dirigido a las necesidades de la organización.

¿Cómo se puede saber cuáles son las necesidades de una organización? Esta tampoco es una pregunta simple. Debe ser respondido a fondo. Dado que se trata de gestión de proyectos, puede apostar que hay un proceso para ello. Se llama evaluación de necesidades.

¿Qué es una evaluación de necesidades?

Como se señaló anteriormente, una evaluación de necesidades es un proceso para determinar las necesidades de una organización o proyecto. Básicamente es un proceso de tres pasos con las siguientes fases:

  1. Iniciación
  2. Recopilación y análisis de datos
  3. Producción final

En la gestión de proyectos, la evaluación de necesidades puede abordar la organización y si el proyecto está alineado con sus necesidades También se puede usar como un proceso sistémico dentro de un proyecto que busca descubrir qué tan separadas están las condiciones actuales del proyecto en comparación con la condición necesaria para una finalización exitosa.

El análisis de brechas determina cómo cerrar la brecha entre donde la organización se encuentra actualmente y donde debe estar en una fecha posterior.

¿Por qué es importante una evaluación de necesidades?

Como expresamos anteriormente, puede ser difícil discernir las necesidades de un proyecto, especialmente cuando usted ' re en medio de uno. Con un proceso sistémico que atraviesa cuidadosamente el proyecto pieza por pieza, es más probable que cualquier problema que no se cumpla se vuelva evidente. Entonces se puede cerrar la brecha entre la necesidad y la condición actual.

Una evaluación de necesidades puede descubrir una variedad de brechas; Puede abordar una brecha en el conocimiento, prácticas, habilidades o herramientas. La evaluación de necesidades ayuda a mostrar qué funciona y qué no funciona en el proyecto. Entonces, lo que no funciona se puede arreglar. Esto ayuda a una organización o un proyecto, ya que lo hace más eficiente.

La evaluación de necesidades es una herramienta poderosa porque no solo evalúa las necesidades de un nivel del proyecto u organización, sino de todos los niveles. Obtiene un enfoque holístico que ve necesidades desde un nivel alto hasta uno granular. Esto ayuda a informar su plan y proporcionar acciones específicas para realizar mejoras.

Cómo planificar y ejecutar una evaluación de necesidades

Para una evaluación de necesidades completa que pueda identificar vacíos y satisfacer mejor las necesidades de su proyectos, hemos identificado siete pasos. Estos pasos son relevantes en casi cualquier disciplina o técnica que prefiera.

1. Identifique al patrocinador del proyecto

El patrocinador del proyecto no es simplemente una parte interesada, sino un patrocinador ejecutivo, que es un líder sénior en la organización. Esta persona ayudará a guiar la evaluación de necesidades y la mantendrá alineada con los objetivos de la organización más grande.

El patrocinador también puede obtener apoyo para la evaluación de necesidades. Están en una posición lo suficientemente alta dentro de la organización para alinear a los líderes de departamento con el proceso, lo que puede eliminar los obstáculos que pueden bloquear el progreso. El patrocinador obtiene la aceptación de todos los involucrados al ofrecer dirección y, lo que es más importante, financiamiento para el proyecto. Se aseguran de que todos tengan interés en el éxito del proceso.

2. Crear modelo de ROI

Al definir el retorno de la inversión (ROI) y cómo el proyecto beneficiará a la organización, una evaluación de necesidades justifica el compromiso financiero.

También, en un sentido más amplio, mostrará que el proyecto en sí es de valor. El proyecto vale la pena el esfuerzo, el tiempo y los costos que requiere, ya que traerá un retorno significativo de su inversión. Por lo tanto, parte de este modelo de ROI debe incluir un cronograma de costos, inversión de capital y cuáles son los requisitos de personal para el proyecto.

3. Identificar los flujos de trabajo necesarios

Aquí es cuando se analiza cada departamento, incluidos los equipos de trabajo y los miembros del equipo. Debe haber transparencia para que este paso funcione.

También hay flujos de trabajo que están fuera de la organización, como cuando los proyectos trabajan con vendedores, contratistas y otras organizaciones. Por lo tanto, todos los silos en el proyecto deben eliminarse para que este paso funcione.

4. Entreviste a los líderes del flujo de trabajo

Una vez que haya identificado los flujos de trabajo relacionados con el proyecto, es hora de hablar con los líderes de cada uno de estos flujos de trabajo para comprender su proceso. Querrás descubrir los puntos débiles que están experimentando. Además, vea cómo esta evaluación de necesidades afectará su trabajo. Estos últimos datos ayudarán cuando resuelva las brechas en las necesidades.

Al abrir los canales de comunicación entre todos los flujos de trabajo que forman parte del proyecto más amplio, fomenta mejores comunicaciones durante la ejecución del proyecto. Esto ayuda a los gerentes, pero también a los equipos que trabajan en el proyecto.

5. Reúnase con los equipos

Se ha reunido con los líderes del flujo de trabajo, ahora es el momento de organizar reuniones con sus equipos. Desea hablar con cada miembro del equipo, sin importar en qué parte de la organización trabajen. Los equipos son sus tropas en la línea del frente y tienen una experiencia y una perspectiva que a menudo no se refleja en la administración.

Los equipos pueden darle una visión del proyecto, que es donde los problemas aparecen por primera vez. Pueden proporcionar información que es clave para resolver estos problemas.

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Su trabajo es aclarar las metas y objetivos del proyecto. Deje tiempo para que los miembros del equipo hagan preguntas y entablen una conversación. Deje que los miembros del equipo sean honestos y escuchen sus quejas en un espacio seguro, sin juicio ni penalización. Le mostrarán áreas en el proyecto que deben ser reparadas. Construya su confianza, y las resoluciones son más efectivas.

6. Genere un equipo y programe

Con todos los datos que ha compilado, ahora es el momento de reunir un equipo para responder a los problemas planteados y programar la información de una manera que asigne todas las diferentes partes y proporcione una responsabilidad basada en el proyecto lo necesita.

Este cronograma se comparte, se almacena digitalmente para que todos puedan acceder a él, y se publica físicamente en lugares públicos donde se reúnen los equipos. Las mejoras deben comunicarse de manera efectiva a todos los departamentos y equipos.

7. Informe previo al ejecutivo

Este último paso es cuando los datos y el programa obtienen la aprobación ejecutiva. Sin la aprobación a nivel ejecutivo, las brechas expuestas durante una evaluación de necesidades no se cerrarán. Una vez que todos hayan acordado el camino a seguir, y solo entonces, se puede implementar.

Cómo ProjectManager.com ayuda con una evaluación de necesidades

Una vez que tenga un plan para responder a las brechas que ha descubierto en sus necesidades evaluación, ese plan se puede configurar en ProjectManager.com. Planifique sus tareas y programe el trabajo en nuestro diagrama de Gantt en línea. Aquí las tareas están representadas por los puntos de inicio y finalización en una línea de tiempo del proyecto, una barra entre ellos que indica la duración de la tarea. Las tareas dependientes pueden vincularse y los miembros del equipo pueden asignar tareas.

 Captura de pantalla del diagrama de Gantt ProjectManager.com
Los gráficos de Gantt están en línea y se actualizan en tiempo real.

Para administrar el flujo de trabajo de su equipo , nuestro software tiene múltiples vistas de proyectos para que todos puedan trabajar de la manera que quieran. La colaboración se produce a nivel de tarea, donde los miembros del equipo pueden comentar y adjuntar archivos relevantes. Los gerentes pueden seguir su progreso a medida que sucede. Nuestro software está basado en la nube, lo que significa que en el momento en que un miembro del equipo actualiza su estado, aparece en el software.

 captura de pantalla de gestión de tareas
Las potentes funciones de gestión de tareas mejoran la productividad de todos.

Nuestro tablero de instrumentos recopila seis métricas del proyecto, desde la variación hasta el progreso de la tarea. Puede realizar un seguimiento del estado del proyecto con más precisión que cualquier aplicación de escritorio puede proporcionar. Los informes con un clic le brindan datos aún más profundos para el seguimiento o información más general cuando se presenta a sus partes interesadas. ProjectManager.com es la herramienta para evaluar las necesidades de sus proyectos y luego cerrar cualquier brecha que encuentre.

ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos basado en la nube que ayuda a los gerentes a planificar, rastrear e informar sobre el proyecto. Brinda a los equipos las herramientas que necesitan para trabajar juntos, de manera más productiva, con herramientas de comunicación colaborativa. Aprenda cómo podemos ayudarlo en su próxima evaluación de necesidades y análisis de brechas, y en el proyecto general, al tomar hoy esta prueba gratuita de 30 días.

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