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Cómo ejecutar una gran reunión de Scrum


La palabra "Scrum" casi suena como un insulto, o tal vez incluso el apellido de un personaje menos escrupuloso en una novela de Charles Dickens. Pero, de hecho, Scrum es una forma de abordar la complejidad. Piense en ello como un marco simple que permite a los equipos colaborar mejor cuando se trabaja en proyectos complejos.

Scrum proviene del desarrollo de software, donde forma parte de la metodología ágil. Está diseñado para equipos pequeños que trabajan en lo que se denomina "sprints", períodos cortos de no más de 30 días y generalmente solo dos semanas. Rastrean su progreso teniendo reuniones cortas.

Esos intercambios breves suelen durar solo 15 minutos y se denominan "reuniones standup", "Scrums diarios" o, para nuestros propósitos, una reunión de Scrum. A veces se los llama reuniones de pie porque los miembros del equipo suelen estar de pie durante ellos, lo cual es una gran técnica para mantener las reuniones cortas. Todo se trata de eficiencia cuando se trata de una reunión de Scrum.

¿Pero hay otras formas de aprovechar al máximo su reunión de Scrum además de ponerse de pie? Si usted está a cargo de llevar a cabo una reunión de Scrum, querrá que sea breve, se comprometa y cuando se rompa, haga que todos en el equipo sepan qué deben hacer a continuación. Echemos un vistazo al tema y seamos creativos en algunas formas de organizar una gran reunión de Scrum.

¿Qué es la reunión diaria de Scrum?

Por lo general, una reunión diaria de scrum se lleva a cabo por la mañana e idealmente en el mismo ubicación todos los días. Eso hace que sea más fácil formar parte de una rutina y, por lo tanto, es menos probable que se olvide o demore. Es importante comenzar una reunión de Scrum temprano porque proporciona un contexto para el trabajo del día.

Como se señaló, la idea es mantenerlo corto y agradable. Aténgase a lo esencial. Obtenga la información que debe ser comunicada clara y rápidamente. La idea es obtener el compromiso del equipo, en lugar de la participación a nivel de superficie. Esa es la diferencia entre trabajar y cobrar un cheque de pago.

Todos, desde el Scrum Master, que es el experto, hasta los miembros del equipo deben asistir a la reunión diaria de Scrum. Todos están comprometidos y se espera que participen. Otros, como ventas o personas de otros proyectos, pueden asistir, pero solo para escuchar.

Elementos de una reunión diaria de Scrum

Una reunión diaria de Scrum no trata de abordar problemas en el proyecto o resolver problemas. Estos asuntos son temas para otras reuniones. Una reunión diaria de Scrum se puede dividir en tres preguntas:

  1. ¿Qué hicimos ayer?
  2. ¿Qué estamos haciendo hoy?
  3. ¿Qué hay en nuestro camino?

Cada miembro del equipo responde las tres preguntas brevemente , y luego la siguiente persona hace lo mismo. Esta es una forma simple, eficiente y rápida de discernir qué se ha hecho y qué hay que hacer. No confundas esto con un informe de estado. Esto no es para determinar quién está adelante, detrás o en camino. Más bien, se trata de obtener compromisos de cada miembro del equipo.

Nuevas ideas para la reunión clásica de Scrum

La reunión diaria de Scrum se siente fresca, especialmente si está acostumbrado a la reunión tradicional con la larga agenda y el interminable parloteo alrededor de la mesa mientras el café se enfría y las manecillas del reloj se mueven glacialmente sobre el dial. Pero hacer cualquier cosa repetidamente se va a poner obsoleto.

Si bien quieres mantener corta la reunión de Scrum y no perder el tiempo con adornos innecesarios, tampoco quieres que el equipo caiga en una rutina. Si las personas se vuelven complacientes, se vuelven descuidadas. Su enfoque está embotado y el objetivo de la reunión diaria de Scrum se perderá cuando los ojos de la gente se llenen de tedio.

No es que tengas que agarrar tus faldas y colas y poner toda una canción y bailar, pero hay formas para ejecutar una reunión de Scrum de una manera que lo mantenga fresco y comience el día con buen pie. Aquí hay algunas ideas para organizar una mejor reunión de Scrum.

Nombra a tu equipo y dales un tótem

Puede sonar tonto darle un nombre a tu equipo (después de todo, estás trabajando sin jugar), pero a veces un Una pequeña risa es todo lo que se necesita para poner al equipo en la misma página. Cuando reúna al equipo, antes de ejecutar el proyecto, vea si hay algo en común entre el grupo. O bien, pídales que tiren algunos nombres como un divertido rompehielos para la reunión.

Digan que aman la vida marina y se llaman a sí mismos Team Octopus. Bueno, consigue un pulpo de goma, y ​​úsalo como un palo parlante para pasar durante tu reunión de Scrum. Quien sostiene el pulpo habla. Es una tontería, pero antes de que te des cuenta, se están imprimiendo camisetas. El punto es hacer que tu equipo se una y trabaje colectivamente como los ocho brazos de su mascota.

Reportaje el estilo Round Robin

El ritual es importante. Crea estructura e integra esa rutina, por lo que se puede seguir el ritual. Pero nunca querrá hacer algo sin pensar, que es el peligro cuando se encuentra todas las mañanas y hace lo mismo varias veces. Por ejemplo, revisar el equipo y obtener las respuestas a las tres preguntas que componen una reunión diaria de Scrum. Espera tu turno y dices tu pieza, y luego a la siguiente persona.

Para mantener a los miembros del equipo en alerta y no tomar café caliente para sacarlos de un estupor, intenta mezclarlo. Por lo general, el Scrum Master le pedirá a alguien que hable, y luego irán en sentido horario o antihorario desde allí. El problema es que cada miembro del equipo puede espaciar un poco hasta que sea su turno.

En su lugar, haga que el equipo informe el estilo de todos contra todos. Es decir, solicite un voluntario para que la reunión comience con su informe. Luego, cuando terminen, pídales que elijan a la siguiente persona para hablar, y así sucesivamente. De esta forma, todos están de puntillas, e incluso pueden convertirlo en un juego de construcción de equipos, haciendo que la reunión sea productiva pero lúdica.

Usa una Scrum Board

Una tabla de Scrum puede no parecer un barril de monos, pero como una idea, es una gran manera de realizar una reunión diaria de Scrum de forma efectiva. Una tabla de Scrum es simplemente una forma de visualizar las tareas del proyecto y su progreso. Piense en ello como una instantánea de la acumulación actual de sprints. Todos pueden ver de un vistazo qué trabajo aún debe realizarse y qué trabajo se ha completado. Complementa las tres preguntas que todos responderán en la reunión proporcionando otra forma de ver lo que se ha logrado y lo que se debe hacer.

No todos entienden de la misma manera. Algunas personas son más pensadores visuales, por lo que una placa de Scrum se alineará mejor con la forma en que aprenden, más que simplemente hablar de ello. Las tareas se representan mediante tarjetas en el pizarrón y se colocan en columnas que indican si están en progreso, si deben realizarse o no. Durante la reunión de Scrum esas tarjetas se pueden mover físicamente a medida que las personas informan sobre el proyecto, lo que enfatiza aún más la información compartida y el compromiso de realizar el trabajo.

Ya sea que esté trabajando en sprints o una metodología más tradicional , va a necesitar herramientas para ayudarlo a planificar, monitorear y denunciar esas tareas. ProjectManager.com es un software de administración de proyectos en línea que le brinda datos en tiempo real en una plataforma colaborativa, por lo que después de la reunión diaria de Scrum, el equipo puede trabajar en conjunto y hacer más cosas. Pruébelo usted mismo tomando esta prueba gratuita de 30 días.

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