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Cómo ejecutar una reunión de planificación (lista de verificación incluida)


Reuniones: puede haber demasiadas. Algunas veces se realizan reuniones para discutir cuándo reunirse: puede parecer absurdo. Sin embargo, las reuniones no son un artefacto inútil del pasado empresarial. Son un medio importante de comunicación. Es por eso que una reunión de planificación en la gestión de proyectos es clave para iniciar un proyecto exitoso.

Como cualquier reunión, hay pautas que deben seguirse. Debe haber una agenda, y solo aquellas personas que necesitan estar allí deben estar presentes. Si no, bueno, por eso las reuniones tienen un mal nombre. Cuanto más preparado esté, más productiva será la reunión y más eficiente será la planificación de su proyecto.

Es por eso que hemos desglosado una buena reunión de planificación en los elementos principales que debe incluir para que sea exhaustiva y beneficiosa. Incluso hemos incluido una lista de verificación que puede usar para asegurarse de que no haya descuidado nada en su reunión.

¿Cuál es el propósito de una reunión de planificación?

La razón obvia para tener una reunión de planificación es crear un planifique y obtenga la aceptación del equipo. Es el primer paso para desarrollar un plan y requiere que se respondan ciertas preguntas, como por ejemplo, ¿cómo logramos este objetivo? ¿Qué sabemos ya al respecto? ¿Quién va a ser responsable de qué?

Cuando se completa la reunión de planificación, debe haber algunos entregables, como un bosquejo del plan que se ha esbozado rápidamente después de responder las preguntas anteriores. También debe haber cierta claridad sobre quién va a hacer qué en el proyecto.

No hace daño si puede comenzar a identificar dependencias, qué recursos necesitará y cuáles no tiene. Además, tendrá preguntas que necesitan respuesta o que requieren más investigación e investigación.

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También debe establecerse una comprensión general de cuál es el alcance del plan . Todos los presentes deben tener una buena idea del plan. Obtenga comentarios para asegurarse de que esos parámetros estén claros en la reunión de planificación y, si no lo están, aliente las preguntas del grupo hasta que lo estén. Esto incluye cómo los individuos se coordinarán con otros en el equipo.

 Una infografía titulada

Elementos clave de una reunión de planificación

Una reunión de planificación es tan buena como sus partes. Esas partes son lo que tiene que preparar antes incluso de convocar a la reunión. Usted quiere tener todos sus patos en fila, por así decirlo, para que la reunión se desarrolle sin problemas y el plan y las responsabilidades del equipo estén bien delineadas. Por lo tanto, querrá asegurarse de haber abordado cada uno de los elementos a continuación.

Visión, metas y objetivos

Antes de poder tener un plan, debe tener un objetivo. En otras palabras, cuáles son las metas y objetivos que desea lograr. Para resolverlo es necesario hacerse preguntas simples pero importantes, como qué está tratando de hacer y qué problemas está tratando de resolver.

Responder estas preguntas definirá la visión, que es una estrella importante a seguir al implementar el plan. Esto también les dará a las partes interesadas y miembros del equipo una rampa para abordar el proyecto. Esto lleva a crear un caso de negocio, alinear el proyecto con los objetivos comerciales generales de la organización e identificar los beneficios del proyecto.

Factores críticos de éxito

Una vez que tenga una visión, metas y objetivos, deberá calificar esa visión , metas y objetivos. ¿Qué significa eso?

Según D. Ronald Daniel, quien desarrolló el concepto por primera vez, es "el número limitado de áreas en las que los resultados, si son satisfactorios, garantizarán un desempeño competitivo exitoso para la organización". Son las pocas áreas clave donde las cosas deben ir bien para que el negocio prospere. Si los resultados en estas áreas no son adecuados, los esfuerzos de la organización para el período serán menos de lo deseado ".

En otras palabras, ¿cuáles son las cosas que no puedes dejar de hacer? Estos componentes básicos de su plan deben estar definidos y claros para todos. Estos incluyen los entregables para el proyecto, un presupuesto acordado y un cronograma, etc.

Tener factores críticos de éxito establecidos significa que puede priorizar no solo el proceso de planificación sino también la ejecución del proyecto. Sabrá quiénes son los líderes, dónde colocar sus recursos y cómo ajustar su plan para asegurarse de que esos factores críticos de éxito estén siempre protegidos.

Indicadores clave de rendimiento

Un indicador clave de rendimiento o KPI es algo que es de un valor medible. Muestra cuán efectivo es un proyecto para cumplir con sus objetivos comerciales clave. Es una forma de evaluar el éxito, pero para hacerlo, primero debe determinar cuáles son los KPI para el proyecto.

Por lo tanto, la reunión de planificación debe abordar los KPI del proyecto y, más específicamente, cuáles son todos los miembros del equipo del proyecto. responsable de hacer para lograr esos KPI. Sin establecer un objetivo para alcanzar y explicar eso al equipo, así como su parte para alcanzar ese objetivo, es menos probable que el proyecto tenga éxito. Es por eso que es una parte esencial de la reunión de planificación.

Cuestiones clave

Luego están las cuestiones clave: las cosas más apremiantes que deben abordarse de inmediato. Antes de seguir adelante con el proyecto o incluso la planificación, es probable que haya obstáculos que se deben eliminar. Este es el momento en que se identifican, y se toma una decisión con respecto a la resolución y quién liderará ese cargo.

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Alcanzar estos puntos proporcionará Un esquema básico para una reunión de planificación de un día. Por supuesto, puede y puede necesitar dedicar más tiempo a la planificación, pero eso dependerá más del tamaño de su equipo que del proyecto. Independientemente de cuán grande o pequeño sea su equipo, para que la reunión de planificación sea más productiva, querrá incluirlos antes de la reunión y obtener sus ideas y comentarios.

ProjectManager.com convierte una reunión de planificación en un plan [19659005] Te has reunido, has definido el proyecto y ahora viene la elaboración de un plan real para incorporar todo lo que has mencionado. Ahí es donde ProjectManager.com puede ayudar. ProjectManager.com es un software de planificación de proyectos en línea que puede ayudarlo a planificar, programar y administrar proyectos de principio a fin.

Importaciones fáciles

Tiene una visión, metas y objetivos, pero ¿cómo puede dividirlos en pasos? que conducirá a la entrega final del proyecto? Bueno, para comenzar, use una estructura de desglose de trabajo, que lo ayudará a volver al final del proyecto a todas las tareas necesarias para llegar allí. Básicamente se trata de crear una lista de tareas que luego se puede cargar en ProjectManager.com y se abrirá como un nuevo proyecto.

Establecer dependencias, plazos e hitos

No todas las tareas se pueden completar de una vez, algunas no pueden comience hasta que otros hayan terminado, por lo que debe organizarlos. ProjectManager.com simplifica este proceso. Agregue duraciones de tareas y complete una línea de tiempo en su herramienta de diagrama de Gantt.

Ahora puede vincular tareas dependientes, establecer hitos para dividir el proyecto en fases e incluso comenzar a asignar miembros del equipo desde Gantt.

 La ​​vista de diagrama de Gantt en ProjectManager.com, que muestra los planes de proyecto
Convierta los planes de proyecto en calendarios accionables con los diagramas de Gantt en línea de ProjectManager.com.

Herramientas de administración de tareas para administrar el trabajo [19659015] Una vez que un miembro del equipo es invitado a ProjectManager.com, se le pueden asignar tareas. Las tareas pueden tener instrucciones del administrador, listas de tareas e incluir archivos ilimitados y archivos adjuntos de imágenes. Pero eso es solo el comienzo.

Diferentes personas que trabajan en el proyecto trabajan de diferentes maneras, por eso ProjectManager.com tiene múltiples vistas del proyecto. Los miembros del equipo pueden preferir una lista de tareas o incluso una vista de calendario.

Sin embargo, una vez que comienzan a ejecutar tareas, puede ser difícil concentrarse en las prioridades y controlar el flujo de trabajo. La visión kanban mantiene a los miembros del equipo trabajando solo en aquellos trabajos para los que tienen los recursos y la capacidad para realizar. Los gerentes también obtienen transparencia en el ciclo de producción.

 Vista del tablero Kanban en ProjectManager.com para organizar el trabajo del proyecto
Organice el trabajo con columnas y tarjetas visuales para mantener cada productivo.

Por supuesto, los miembros del equipo son más productivos cuando trabajan juntos, por eso ProjectManager.com fomenta la colaboración. Las tareas se pueden comentar y otros miembros del equipo que no están asignados a esa tarea se pueden etiquetar y llevar a la conversación.

Seguimiento e informe sobre el plan

Los gerentes desean realizar un seguimiento del progreso del equipo y pueden hacerlo en un alto nivel con un panel de control en tiempo real o profundizar en los datos con informes de un solo clic. ProjectManager.com es la herramienta perfecta para convertir los planes en realidad y debe estar en la agenda de cada reunión de planificación.

ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos basado en la nube que ayuda a planificar su proyecto y luego ejecutarlo . Las múltiples vistas del proyecto lo convierten en una herramienta flexible para todos en el equipo, desde gerentes hasta equipos y partes interesadas, a quienes les encantan los informes claros y fáciles. Pruebe ProjectManager.com la próxima vez que planifique un proyecto con esta prueba gratuita de 30 días.

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