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Cómo el análisis de brechas puede mejorar su gestión de proyectos


Planea todo lo que quieras. Pero una vez que se ejecuta ese plan, si no tiene un método o una herramienta para evaluar si está cumpliendo con los requisitos del proyecto, entonces está en problemas. Conocer el rendimiento real de un proyecto frente al rendimiento deseable es saber cuándo un proyecto se está desviando. Ese conocimiento es crucial para identificar un problema y tomar los pasos necesarios para corregirlo.

Un método particularmente efectivo que se utiliza para determinar si su proyecto está progresando según lo planificado se llama análisis de brechas. Es una herramienta relativamente simple que le ayuda a medir y elevar el nivel de rendimiento en su proyecto. Un conocimiento profundo de él y su uso pueden beneficiar enormemente cualquier proceso de gestión de proyectos.

¿Qué es el análisis de brechas?

El análisis de brechas es un estudio formal de cómo está progresando una empresa o proyecto y hacia dónde planea ir en el futuro. Hay varias perspectivas que pueden analizarse, desde la dirección de negocios hasta los procesos de negocios, desde la tecnología de la información hasta la administración de productos.

Cuando se habla de administración, el análisis de brechas es un medio para comparar el rendimiento real con el rendimiento potencial. Los factores que afectan el rendimiento incluyen la planificación de recursos, la inversión de capital, la tecnología, etc. Lo que hace un análisis de brechas es identificar las brechas entre la asignación optimizada y la integración de los recursos al nivel de asignación actual. Al hacer tales mediciones, se puede despejar el camino hacia las mejoras.

Para ello, se requiere determinar, documentar y mejorar la diferencia entre los requisitos y las capacidades en el momento actual. El análisis de brechas es una consecuencia de técnicas tales como la evaluación comparativa y otras formas de evaluar el progreso.

¿Qué brechas puede tener el objetivo de análisis de brechas?

Lo que el análisis de brechas está haciendo es proporcionar una manera de medir la inversión en tiempo, dinero y recursos humanos que se necesitan para lograr un resultado Hay una serie de diferentes brechas y resultados que el análisis de brechas puede tener como objetivo.

  • El análisis de brechas se puede usar para clasificar qué tan bien un producto satisface sus necesidades específicas.
  • El análisis de brechas también puede ayudar a identificar brechas en el mercado. Puede comparar los beneficios previstos con los beneficios deseados y revelar una brecha de planificación.
  • El análisis de brechas se puede utilizar para analizar una brecha de uso. La brecha de uso es la brecha entre el potencial total para el mercado y el uso real en el momento actual. Esto incluye datos, como el uso en el mercado y el uso existente. El uso existente mide el uso del consumidor para el mercado completo. Se trata de realizar una investigación de mercado en profundidad y, en ocasiones, datos de estudios gubernamentales o de la industria.
  • El análisis de brechas también puede apuntar a una brecha de producto. La brecha de producto es la parte de un mercado que lo excluye, por cualquier motivo. Esta exclusión puede ocurrir porque el producto que usted ofrece carece de ciertas características requeridas por una base de clientes, o tal vez algunos clientes simplemente no se alinean con la declaración de misión o la política general de su empresa.

Cómo hacer un análisis de brechas

Cuando estás haciendo un análisis de brechas, realmente te estás haciendo algunas preguntas: ¿Dónde estamos ahora, dónde nos gustaría estar y cómo vamos a llegar? Por lo tanto, no es simplemente una imagen, sino una hoja de ruta para mejorar la producción.

Hay cuatro pasos básicos que debe seguir al realizar un análisis de brechas. Pueden reducirse a lo siguiente:

1. Identificar el estado actual

El primer paso es saber dónde se encuentra en este momento. Por lo tanto, tenga claro lo que se describe y lo que no. Esto evitará que el alcance crezca y mantendrá su análisis enfocado. Luego viene recogiendo información contextual. Eso significa recopilar información cualitativa, como cuáles son los procesos y metodologías de su equipo.

Además, la información cuantitativa es importante, es decir, todo lo que se puede contar y medir. Eso incluye todo lo que estás haciendo actualmente. Sí, es una gran cantidad de datos que recopilar, pero cuanto más recopile, más nítida será la imagen de su estado actual.

2. Identidad a la que desea ir

El punto de un análisis de brechas es averiguar a dónde quiere ir y si está llegando. Este es el estado deseado, objetivo futuro o meta de estiramiento. Para llegar allí, necesita saber sobre su estado actual y cuál es el plazo razonable para llegar a la meta que se ha fijado.

Pero primero, debe marcar ese punto en el futuro al que apunta para. Piense en dónde debería estar, qué no está sucediendo que debe suceder, qué podría estar sucediendo que no haya ocurrido antes o que haya cambiado, y qué debe suceder para llegar allí.

3. Identifique las brechas

Usted sabe dónde está y adónde quiere ir, el espacio entre esas dos marcas es la brecha que debe cubrir para alcanzar su objetivo. Esto es cuando quieres averiguar por qué hay una brecha. Para hacer eso necesitas ser muy específico acerca de la brecha. Además, profundiza y determina por qué ocurrió la brecha. Hágase preguntas que sean aplicables a su negocio y responda a ellas con honestidad.

Algunas de las preguntas que podría considerar son las siguientes:

  • ¿Qué decisiones críticas llevaron a este punto?
  • ¿Qué podríamos haber hecho de manera diferente? [19659010] ¿Qué recursos necesitamos para alcanzar nuestro objetivo?
  • ¿Necesitamos establecer nuevos objetivos para cerrar la brecha?

4. Puente de la brecha

Has hecho la diligencia debida, y ahora es el momento de actuar. Usted sabe por qué hay un hueco, por lo que ahora debe idear una manera de cerrarla. Para hacer esto, puede seguir las pautas de basar todas las mejoras en la información que descubrió cuando identificó la brecha. Además, tenga en cuenta el costo de implementación para cada solución que encuentre; Es posible que no tenga el capital o la capacidad para lograrlo. Finalmente, determine la fecha en que se cerrará la brecha. Si no tiene una fecha límite, se pasará por alto o se ignorará. Un software de programación de proyectos puede ayudarlo a mantenerse en la tarea y organizado.

Después de hacer todo el trabajo, no descuide el seguimiento. Es decir, haga un seguimiento de las mejoras que está realizando al hacer un análisis de brechas. Si no lo haces, entonces estás condenado a repetirlos. Además, es importante no tratar de cerrar demasiadas brechas a la vez. Si pones demasiado énfasis en cualquier organización, se romperá.

Análisis de brechas en la gestión de proyectos

La aplicación del análisis de brechas en la gestión de proyectos es obvia. Como gerente de proyecto, estás tratando de controlar varias actividades en un proyecto, todas las cuales podrían tener varias soluciones. ¿Cuál es el mejor curso de acción que conduce al éxito del proyecto?

Ahí es donde entra en juego el análisis de brechas. Ayuda a identificar lo que debe hacerse al cumplir con las metas y objetivos de su empresa y proyecto.

Herramientas de análisis de brechas

son herramientas de análisis de brechas que pueden ayudar a un gerente de proyecto a identificar la brecha entre el estado actual del proyecto y sus metas y objetivos futuros. Estas herramientas también ayudarán a aclarar las tareas necesarias que son necesarias para cerrar esa brecha.

FODA

Una de esas herramientas es un análisis FODA, que es un acrónimo de fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. Al usar un análisis FODA cuantitativo y cualitativamente, puede determinar amenazas internas y externas al proyecto.

Diagrama de espina de pescado

Otra herramienta es el diagrama de espina de pescado, que también se conoce como diagrama de causa y efecto. Es una forma de visualizar y categorizar las posibles causas de un problema. Luego puedes ir a identificar sus causas raíz.

McKinsey 7-S Framework

El McKinsey 7-S Framework se puede utilizar para mejorar el rendimiento, examinar los efectos de cambios futuros, alinear departamentos y procesos y determinar la mejor manera de hacerlo. Implementar una estrategia propuesta. Se puede aplicar a los equipos o a un proyecto observando los siete factores interdependientes de la herramienta.

Análisis PEST

Una herramienta más es el análisis PEST, que es otro acrónimo que significa política, económica, social y tecnológica. . Esto permite crear un marco de factores macroambientales con el fin de diseñar estrategias ambientales efectivas, que se aplicarían a los proyectos que sean aplicables.

La gestión de un proyecto está trabajando constantemente para cerrar la brecha entre donde se encuentra y hacia dónde se dirige, dentro de los límites de tiempo, dinero y recursos. El análisis de brechas es una gran herramienta para ayudar a tomar mejores decisiones. ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos basado en la nube que le permite implementar esas decisiones de manera más efectiva con datos en tiempo real y diagramas de Gantt en línea. Vea cómo puede ayudarlo a cerrar la brecha realizando esta prueba gratuita de 30 días hoy.

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