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Cómo elegir un planificador de proyectos adecuado para usted (ejemplos incluidos)


Los proyectos no se completan por sí mismos. Necesitan planes que los orienten hacia el éxito. Un plan de proyecto sólido le permite organizar tareas y asignar recursos para ejecutarlas, todo dentro de un presupuesto establecido y en una fecha límite. No es realista pensar que puede simplemente improvisar, por lo que se recomienda que utilice un planificador de proyectos de algún tipo.

Hay muchas formas de planificar un proyecto. Los gerentes han utilizado de todo, desde cuadernos, listas de tareas, tableros kanban, diagramas de Gantt o un híbrido de algunos de estos planificadores de proyectos. Analizaremos estos cinco tipos de planificadores de proyectos diferentes y usted podrá decidir cuál es el adecuado para usted.

1. Project Planner Notebook

Puede parecer un poco anticuado, en estos tiempos, utilizar una herramienta de planificación que no está en línea. Pero recopilar su plan en un cuaderno es un método probado y verdadero para administrar un proyecto. Pueden ir de simples a muy complejas, pero en realidad, ¿qué más se necesita para organizarse más que una libreta y un bolígrafo?

Ciertamente, un cuaderno de planificador de proyectos funcionará mejor con proyectos más pequeños que no impliquen un mucha participación del equipo. Pueden ser ideales para realizar un seguimiento de su propio trabajo; digamos, las tareas que se le asignan en un proyecto más grande. Un cuaderno es mejor como herramienta para una persona, por la razón obvia de que la información que contiene está solo entre esas portadas y, por lo tanto, no se puede compartir fácilmente.

Si está buscando organizarse y usar un planificador de proyectos para obtener su información personal trabaje en orden o administre las tareas que se le asignan en el trabajo, pruebe uno de estos:

  • Cuaderno de tapa dura Ink + Volt: Cuaderno clásico con cinta para marcar su lugar y un formato de página con líneas simples.
  • Agenda diaria 2021: Más decorativa y detallada, esta agenda diaria de Day Designer tiene una página de tareas pendientes, hojas de trabajo para establecer objetivos y una revisión anual.
  • Planificador de bolsillo Poketo: Con colores llamativos y características que ayudan usted mapea, organiza y completa proyectos, este planificador de proyectos tiene una fecha abierta anual, mensual y semanal.

2. Planificador de proyectos de estilo de lista

También se denomina lista de tareas pendientes o de tareas. Es una forma de recopilar todo el trabajo que tienes que hacer en un solo lugar. Son una excelente manera de administrar sus tareas, ya sean tareas diarias, semanales o incluso mensuales. Es fácil y eficaz. Incluso puede dividir sus tareas en subtareas para organizarlas mejor.

El planificador de proyectos con estilo de lista podría estar fuera de línea como un cuaderno, pero hay muchas herramientas de software que agregan eficiencia al poner su lista de tareas en línea. Puede editar, filtrar y agregar etiquetas fácilmente para priorizar su trabajo. Algunas listas incluso le permiten compartir con otros para trabajar mejor juntos. Pero lo mejor de todo es que una lista de tareas se asegura de que nada se pierda.

Sin embargo, una lista de tareas es mejor cuando no se trata de todo el trabajo de un proyecto. ¿Imagina abrir su lista de tareas y ver un desplazamiento sin fin? Si bien algunas listas de tareas le brindan características para priorizar, la mayoría están limitadas en cuanto a cuánto puede estructurarlas. Esto puede hacerlos confusos. Luego está el hecho de que desea integrarse con su calendario u otras herramientas, lo que podría no ser posible, lo que lo hace saltar de una aplicación a otra.

Aquí hay algunos programas de lista de tareas que pueden ayudarlo a planificar su proyecto. incluyen:

  • Todoist: Software de administración de tareas basado en ventanas, que se usa para pequeñas listas de tareas personales para trabajos más grandes orientados a negocios.
  • Google Keep: Más un servicio para tomar notas, pero un gran lugar para recopilar sus tareas y es Google, por lo que funciona con sus otras aplicaciones.
Vista de proyecto de lista de tareas de ProjectManager.com— más información

3. Planificador de proyectos estilo Kanban

Kanban es un planificador que visualiza el flujo de trabajo en forma de tarjetas y columnas. Las tarjetas kanban representan tareas y se apilan debajo de columnas que representan las diferentes etapas del ciclo de producción. Por ejemplo, una tarjeta puede asignar una tarea como corregir un error en un proyecto de software. Las columnas entonces serían hacer, hacer, probar, hacer. La tarjeta se mueve de una a otra a medida que el miembro del equipo asignado completa el trabajo.

Las ventajas de usar kanban es que ayuda a los equipos a saber qué se debe hacer y cuándo, al tiempo que brinda a los gerentes una vista del proceso para que puedan rastrear y reasignar los recursos según sea necesario para que el trabajo avance sin problemas. Equilibra los recursos con la capacidad, al tiempo que mejora ese proceso con regularidad. Esto reduce tanto el desperdicio como el tiempo perdido, aumenta la eficiencia y mejora la productividad.

Sin embargo, los planificadores Kanban no están exentos de sus deficiencias. Las desventajas que los críticos encuentran con el sistema incluyen que el proceso es continuo y asume planes similares y estables. Si hay cambios en la demanda o el producto, el kanban puede fallar. Dependiendo del proyecto, el tablero kanban puede volverse demasiado complicado, y el hecho de que a menudo no hay un período de tiempo dedicado a cada columna también puede causar problemas.

Independientemente de los pros y los contras, kanban es una herramienta ingeniosa y puede ser un característica valiosa en la planificación de su proyecto. Aquí hay algunas opciones de software kanban para probar.

  • Trello: Creado para equipos colaborativos, dándoles tableros, listas y más para mantener su trabajo bien organizado y flexible, mientras priorizan las tareas.
  • Kanbanery: Una herramienta kanban que ofrece plantillas para empezar o un tablero personalizado. Las tarjetas tienen varias formas de anotar su progreso, así como espacio para comentarios.
 tablero kanban y tarjetas
ProjectManager.com vista del proyecto tablero kanban— más información

4. Planificación del estilo de Gantt

Si está planificando un proyecto más grande y complejo, la herramienta de referencia es el diagrama de Gantt. Esta herramienta de planificación visual parece una hoja de cálculo por un lado y una línea de tiempo por el otro. Las tareas se enumeran a la izquierda y luego completan la línea de tiempo del proyecto a la derecha. Esto le brinda una vista completa de todo el proyecto a lo largo de su ciclo de vida.

Las ventajas de usar un diagrama de Gantt es que visualiza proyectos grandes y pequeños, simples o complejos, de tal manera que puede ver el panorama general. Es una excelente manera de organizar muchas tareas, subtareas e hitos para que pueda administrar su plan diario, semanal, mensual, trimestral o incluso anual. Todo esto le ayuda a controlar mejor la gestión del equipo, el tiempo y los recursos.

Algunas de las desventajas de trabajar con un diagrama de Gantt incluyen la creación de un Gantt. Pueden ser difíciles de construir, especialmente si no usa una versión digital. La actualización de Gantts también puede llevar bastante tiempo. Si está planificando un proyecto más grande, es posible que no pueda ver todas las tareas en una sola vista de Gantt. La edición de cambios también puede ser difícil y llevar mucho tiempo.

Incluso con esos problemas, Gantt es el planificador de proyectos estándar de oro, y uno con el que debe estar familiarizado incluso si no decide utilizarlo. Aquí hay algunos creadores de Gantt para comenzar.

  • Ganttpro: Debido a que se enfoca en diagramas de Gantt, lo hacen bien, con líneas de tiempo, carga de trabajo y programas fácilmente definidos. Sin embargo, no hay funciones de informes.
  • Celoxis: Admite proyectos grandes y complicados, incluso permitiéndole vincular tareas de diferentes proyectos. Pero es un software empresarial y es difícil aprender a usarlo bien.

 Diagrama de Gantt con cronograma del proyecto
Los diagramas de Gantt organizan las tareas en un cronograma del proyecto— aprende más

5. Planificación de estilo híbrido

Si ha visto aspectos de las listas de tareas, kanban y diagramas de Gantt que le atraen, no está solo. No existe una única forma de planificar un proyecto y la mayoría de los proyectos no los ejecuta una sola persona. Por lo tanto, tener varios planificadores de proyectos es una obviedad. Es por eso que encontrará muchas opciones de software que ofrecen dos o más de estas herramientas en su conjunto de funciones.

Sin embargo, existe una diferencia entre tener las funciones y ofrecer una amplia gama de productos en la que todas son poderosas individualmente y funcionan en conjunto. para organizar y agilizar mejor los procesos. Así es como se vuelve productivo.

ProjectManager.com es un planificador de proyectos galardonado que ofrece múltiples vistas para administrar su plan en una variedad de funciones, todas dedicadas a hacerlo trabajar de manera más inteligente. Por ejemplo, una vista del proyecto es la lista de tareas.

Listas de tareas

No solo puede crear un proyecto fácilmente agregando tareas o importando su lista de tareas desde una hoja de cálculo, sino que puede priorizar, etiquetar para hacer la búsqueda más rápida, filtrar por cesionario y más. Las columnas se pueden ordenar como desee y arrastrar a donde desee. Una vez que haya creado su proyecto en el planificador de la lista de tareas, también aparecerá en todas las demás vistas del proyecto.

 Una captura de pantalla de la lista de tareas en ProjectManager.com

Tableros Kanban

Una de esas vistas es la tablero kanban de arrastrar y soltar. Eso significa que puede mover tarjetas con el cursor a medida que avanza en el ciclo del proyecto. El tablero visualiza esos pasos en la carga de trabajo o le permite organizarlos por categoría. Los tableros se completan automáticamente con columnas de tareas pendientes, tareas y hechos, pero puede personalizarlas como desee.

 El tablero kanban en ProjectManager.com

Al hacer clic en la tarjeta, se muestran los detalles de la tarea, como descripciones, fechas de vencimiento y archivos, y también se pueden agregar comentarios para ayudar a los equipos a colaborar. Los equipos pueden incluso agregar su progreso para mantener a todos actualizados. Filtre el tablero por progreso o fecha de vencimiento para mantenerse al tanto de su plan.

Diagramas de Gantt

El creador de diagramas de Gantt interactivo elimina todo el dolor de la creación tradicional de Gantt y agrega funciones para brindarle más control sobre su plan de proyecto . Gantt muestra sus tareas en una línea de tiempo en cascada, lo que le permite asignar los costos de las tareas, los recursos y luego los miembros del equipo para completarlas.

 La vista del diagrama de Gantt en ProjectManager.com

Las tareas pueden ser dependientes, lo que significa que uno puede comenzar o terminar hasta que otro comience o termine. No identificar estas tareas puede generar cuellos de botella más adelante en el proyecto. Gantt le permite vincular estas dependencias de tareas para asegurarse de que nunca se olviden. También se pueden agregar hitos para marcar el final de una fase y el comienzo de otra o simplemente anotar los plazos.

Vea el video incorporado para obtener una descripción general del producto y cómo puede ayudarlo a planificar su proyecto.

Si está buscando un planificador de proyectos basado en la nube que le permita trabajar como desee, luego desea ProjectManager.com. Tiene múltiples vistas del proyecto que funcionan juntas, mientras monitorea y rastrea su progreso para que pueda cumplir con el cronograma. Vea cómo es la herramienta de gestión de proyectos preferida por decenas de miles de equipos que trabajan para la NASA, el Bank of America, Ralph Lauren y más al realizar esta prueba gratuita de 30 días hoy mismo.

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