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Cómo escribir un alcance de trabajo (ejemplo incluido)


Un documento de alcance de trabajo (SOW) es un acuerdo sobre el trabajo que va a realizar en el proyecto.

El documento incluye:

  • Entregables: Esto es lo que ofrece su proyecto, por supuesto. Ya sea un producto o un servicio, es la razón por la que está ejecutando el proyecto para su cliente, accionista o patrocinador. Cualquiera que sea ese entregable, y puede ser algún tipo de documento o informe, software, producto, compilación (o todo lo anterior), debe tener cada elemento claramente identificado aquí.
  • Línea de tiempo: Piense en una línea de tiempo como un camino que va desde el inicio de un proyecto hasta su final. Es una sección del documento que delinea las principales fases a lo largo del cronograma de la duración del proyecto. También debe marcar los puntos en el proyecto cuando sus entregables estén listos. Como puede adivinar, es esencial para delinear el plan general de cualquier proyecto. Esto se presenta mejor visualmente, como un plan de diagrama de Gantt acumulado, para que las partes interesadas puedan ver el cronograma de alto nivel.
  • Hitos: Los proyectos pueden ser muy largos y complejos, por lo que se presentan en una línea de tiempo y dividida en partes más manejables llamadas tareas. Las fases más grandes del proyecto están marcadas por lo que se llama un hito. Es una forma de ayudarlo a monitorear el progreso del proyecto para asegurarse de que se adhiera a su cronograma planificado. Defina sus hitos clave en el documento Alcance del trabajo, incluidos los inicios del proyecto, las reuniones, las transferencias, etc.
  • Informes: Los generará durante todo el proyecto, entregados a su equipo o cliente, partes interesadas o patrocinador. Son un registro formal del progreso de su proyecto, pero también son un medio de comunicación más allá de si el proyecto está en el cronograma o no. Dependiendo de cómo los personalice, existe una gran cantidad de datos que pueden servir a varios públicos diferentes. Defina cómo informará sobre el proyecto y cuándo las partes interesadas pueden esperarlo y de quién.

Relacionado: Plantilla de informe de estado gratuito

Ejemplo de alcance del trabajo

Para comprender el alcance del trabajo , creemos un proyecto hipotético, nada demasiado complejo pero importante de todos modos. Una boda es un proyecto, y dependiendo de la bridezilla (o groomzilla), podría ser más grande y complicado que construir una carretera o un aeropuerto. Por lo tanto, tomemos un aspecto de ese proyecto más amplio, las invitaciones de boda, y desglosémoslo en un ámbito de trabajo. En este ejemplo de alcance de trabajo describiré los productos finales, el cronograma, los hitos y los informes.

Productos finales

  • Lista de invitados
  • Direcciones de los asistentes
  • Invitaciones
  • Sobres con direcciones
  • Sellos

Línea de tiempo

  • Ene. 1 Decidió sobre la lista de invitados
  • Feb. 1 Recopile las direcciones de los asistentes
  • 1 de marzo Elija el estilo de la invitación e imprímalo
  • 1 de abril Dirección e invitaciones por correo
  • 1 de mayo Obtenga el recuento final de los invitados
  • 1 de junio Boda

Hitos

  • Selección de invitados y recopilación de direcciones
  • Envío de invitaciones
  • Recuento final de asistentes

Informes

  • Verificar el estado de la recopilación de direcciones
  • Mantenerse en contacto con la impresora para conocer el progreso de las invitaciones
  • Verificar RSVP contra lista de invitados

Consejos sobre el alcance del trabajo

Pero antes de empezar a escribir, debe asegurarse de seguir los consejos de Jennifer.

  1. Sea específico : explique los términos que se usan claramente
  2. Use Imágenes : una imagen vale más que mil palabras
  3. Obtener firmas : asegúrese de que todos los que necesitan aprobar el trabajo, lo hagan

No es tan difícil, pero debe ser minucioso, porque no quiere tener que ponerse al día con el papeleo cuando

Pro-Tip: La SOW es esencial para el plan del proyecto y, a menudo, se incluye como parte del plan general del proyecto, pero puede llevar mucho tiempo escribir . Recuerde utilizar nuestra plantilla gratuita de planificación de proyectos y alcance para ahorrar tiempo. ¡El enlace está en la parte superior de la página!

Cómo hacer planes de proyecto en software de gestión de proyectos

Puede resultar abrumador con tantas tareas para realizar un seguimiento, pero el software de gestión de proyectos puede simplificar el proceso. En ProjectManager.com, puede importar su hoja de cálculo o usar una de nuestras plantillas específicas de la industria para comenzar.

Una lista de tareas es solo el comienzo. Para poner orden en ese caos, querrá estimar la duración agregando fechas de inicio y finalización. Luego, colocamos automáticamente todas sus tareas en una línea de tiempo en nuestra vista de proyecto de diagrama de Gantt, para que pueda ver todo el proyecto en un solo lugar. Domine aún más las tareas priorizándolas, vinculando dependencias para evitar cuellos de botella más adelante en el proyecto y estableciendo hitos para dividir el proyecto más grande en fases más manejables.

 Una captura de pantalla de un diagrama de Gantt en ProjectManager.com

Tareas necesitan personas para ejecutarlos y hacer avanzar su proyecto. Tiene su horario, así que incorpore a su equipo y comience a asignarles tareas. Puede hacer esto desde cualquiera de nuestras múltiples vistas de proyectos. Ofrecemos herramientas colaborativas que hacen que los equipos sean más productivos y los ayudan a trabajar juntos. Puede dirigirlos con descripciones de tareas y adjuntando archivos a la tarea. Luego, pueden trabajar juntos, comentando a nivel de tarea con otros miembros del equipo, a quienes se les notifica por correo electrónico. Esto es excelente para equipos remotos e incluso para aquellos que trabajan en la misma sala.

 Una captura de pantalla de los detalles de la tarea en ProjectManager.com

Hablando de equipos distribuidos, ¿cómo puede realizar un seguimiento de su progreso si no puede comprobarlos? Resolvemos ese problema con excelentes funciones de monitoreo, como un panel de control en tiempo real que muestra el progreso de la tarea, los costos y otras vistas de alto nivel del proyecto. Nuestro software toma actualizaciones de estado y las muestra automáticamente en tablas y gráficos fáciles de leer. Incluso puede compartirlos en reuniones de partes interesadas para mantenerlos informados.

 Una captura de pantalla de un panel en ProjectManager.com

Para obtener datos más detallados, presentamos informes de un clic que se pueden filtrar para mostrar solo los datos que busca. Los informes rastrean la variación del proyecto, la carga de trabajo y más. Detectará los problemas y los resolverá rápidamente antes de que se conviertan en problemas que amenacen con descarrilar su proyecto.

 Una captura de pantalla del generador de informes de estado en ProjectManager.com

Si desea que ese alcance de trabajo sea el comienzo de un hermoso proyecto, luego pruebe ProjectManager.com gratis con nuestra oferta de prueba de 30 días.

VIDEO: Cómo escribir un alcance de trabajo

En este video, Jennifer Bridges, PMP, le muestra cómo escribir un alcance de trabajo para la gestión de proyectos. Siga sus pasos para comenzar o utilice nuestra plantilla de documento de alcance y plan de proyecto.

Aquí tiene una toma de la pizarra para su referencia.

 Instantánea de la pizarra para el video Cómo escribir un alcance de trabajo

Transcripción:

Hoy, estamos hablando de cómo escribir un documento de Alcance del trabajo y con eso, quiero hablar sobre algunas de las mejores prácticas. Pero antes de comenzar, quiero aclarar qué es el documento Alcance del trabajo.

Es posible que algunas personas lo escuchen como el SOW. Básicamente, es un acuerdo sobre el trabajo a realizar en el proyecto. Incluye qué entregables se producen o tal vez incluso productos o cualquier resultado.

También incluye el cronograma para este proyecto, así como los hitos importantes y críticos y los diferentes tipos de informes que se necesitan y específicamente a quién van dirigidos esos informes.

Recomiendo usar una plantilla y la mayoría de las plantillas incluyen estas cosas: el glosario, un glosario de términos que definen cuáles son los términos a los que se hará referencia en esta SOW. Además, el enunciado del problema, un poco más de detalle sobre el problema y lo que estamos tratando de resolver. También incluye las metas e incluye los objetivos y entregables que produciremos. También incluye cualquier tipo de información administrativa sobre el proyecto, así como el cronograma.

Entonces, algunas personas hacen referencia a las mejores prácticas y, en este caso, las llamo las prácticas "obligatorias". Así que número uno, sea específico. Debe ser específico cuando aclare o defina términos para que todos tengan una comprensión clara y común de cuáles son los términos. También debe ser específico al definir quién hace qué y cuándo. Quieres … Al hacer esto, estás evitando algunas de las trampas que podrían ser confusión, como quién está haciendo qué y cuándo, o qué significan las cosas, o errores de comunicación que, en última instancia, pueden conducir a algunas disputas.

También quiere incluir imágenes, quiere pintar la imagen de cómo se verá al final una vez que se implemente este Alcance de trabajo, o este proyecto. También desea poder mostrar lo que la gente podrá hacer al final de este proyecto implementando esto. Recuerde que una imagen vale más que mil palabras. Nuevamente, estás evitando una trampa que tiene que ver con malas interpretaciones, por lo que las imágenes ayudan a evitar eso.

Y el tercero está recibiendo aprobaciones. Quiere asegurarse de que los aprobadores autorizados firmen su documento de alcance de trabajo. También desea que firmen en hitos críticos y entregables, nuevamente, evitando estas trampas. Si alguna vez ha sentido que las personas de su equipo o de su proyecto tienen amnesia selectiva, queremos evitarlo. También desea evitar disputas y cualquier reelaboración costosa.

Entonces, si necesita una herramienta que pueda ayudarlo a administrar y realizar un seguimiento de su documento de Alcance del trabajo, regístrese en nuestro software ahora en ProjectManager.com.

Esta publicación se actualizó en noviembre de 2020 [19659064]

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