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Cómo escribir un resumen ejecutivo: una guía rápida


Estas son las buenas noticias: un resumen ejecutivo es breve. Es parte de un documento más grande y, como su nombre lo indica, resume el informe más largo.

Aquí están las malas noticias: es un documento crítico que puede ser difícil de escribir. Es más difícil escribir que, por ejemplo, una solicitud de propuesta (RFP), que es una descripción sencilla de la historia, el producto o el servicio de su empresa, el calendario de implementación y el soporte.

La presión de escribir un resumen ejecutivo proviene de el hecho de que todos le prestarán atención, ya que se encuentra en la parte superior de ese montón de documentos. Explica todo lo que sigue y puede hacer o deshacer su propuesta o informe. El resumen ejecutivo debe conocer las necesidades del cliente potencial y concentrarse en ellos como un láser.

¿Qué es un resumen ejecutivo?

Un resumen ejecutivo es un documento breve o sección de Un informe de negocio más grande o una propuesta. Se utiliza para brindar al lector una descripción general rápida de la gran cantidad de material que sigue.

Contiene una breve declaración que aborda el problema o la propuesta detallada en los documentos adjuntos y presenta información de antecedentes, un análisis conciso y una conclusión. Un resumen ejecutivo está diseñado para ayudar a los ejecutivos a decidir si seguir adelante con la propuesta o no, por lo que es de importancia crítica.

A diferencia de un resumen, que es una breve descripción, un resumen ejecutivo es una forma condensada de los documentos contenidos en la propuesta. Los resúmenes se usan más comúnmente en la redacción académica y orientada a la investigación, y actúan como un teaser para que el lector vea si quiere seguir leyendo.

¿Qué incluye un resumen ejecutivo?

Al escribir un resumen ejecutivo, hay Pautas para asegurarte de llegar a todas las bases. De acuerdo con los muchos libros que se han escrito sobre resúmenes ejecutivos, así como cursos de capacitación, seminarios y oradores profesionales, la duración acordada debe ser de cinco a 10 por ciento de la extensión del informe completo.

Lenguaje apropiado

El lenguaje utilizado debe ser apropiado para el público objetivo. Una de las cosas más importantes que debe saber antes de escribir profesionalmente es entender a quién se dirige. Si escribe para un grupo de ingenieros, el lenguaje que usará será muy diferente de cómo escribiría a un grupo de financieros. Eso incluye más que solo las palabras, pero el contenido y la profundidad de la explicación.

Dicho esto, independientemente del objetivo de su resumen ejecutivo, debe evitar ser agobiante. Mantenga sus párrafos cortos y concisos. Un bloque de texto, no importa cuán elegante o atractivo, puede ser desagradable. Recuerde, es un resumen, y la gente lo leerá para extraer rápida y fácilmente los elementos principales.

Introducción Pithy

También desea captar la atención del lector inmediatamente en el párrafo inicial. Al igual que un discurso a menudo se abre con una broma para romper la tensión y tranquilizar a las personas para escuchar mejor lo que se avecina, así un fuerte párrafo introductorio puede atraer a un lector y hacer que quieran seguir leyendo. Eso no significa que comiences con una broma. Las bromas son difíciles. Apégate a tus fortalezas, pero recuerda, la mayoría de los lectores solo te dan algunas oraciones para ganarlas antes de que sigan adelante.

No olvides explicar quién eres como organización y por qué tienes las habilidades, el personal y la experiencia Para resolver el problema planteado en la propuesta. Esta no tiene que ser una biografía extensa, a menudo solo su nombre, dirección e información de contacto lo harán, aunque también querrá resaltar sus puntos fuertes en lo que respecta a la propuesta.

Puede parecer redundante, pero comience El resumen con una lista muy breve y puntiaguda de lo que se debe seguir, como una tabla de contenido. Luego, a medida que desarrolle esos puntos en el resumen ejecutivo, asegúrese de escribir sobre los documentos en el mismo orden en que aparecen.

Información relevante

El resumen ejecutivo no debe desviarse del material que lo sigue. Es un resumen, no un lugar para plantear nuevas ideas. Hacerlo sería confuso y pondría en peligro toda su propuesta.

Establezca la necesidad o el problema y convenza a la audiencia objetivo de que debe resolverse. Una vez que se configura, es importante recomendar la solución y mostrar cuál es el valor. Sea claro y firme en su recomendación.

Justifique su causa. Asegúrese de anotar las razones clave por las que su organización es la opción perfecta para la solución que está proponiendo. Este es el punto en el que se diferencia de los competidores, ya sea debido a la metodología, el testimonio de los clientes satisfechos o cualquier otra cosa que ofrezca que sea única. Pero no hagas esto demasiado por ti. Asegúrese de mantener el nombre del cliente potencial a la vanguardia.

No descuide una conclusión firme, donde puede envolver las cosas y una vez más resaltar los puntos principales.

Qué hacer después de escribir un resumen ejecutivo

Como con todo lo que escribes, siempre debes comenzar con un borrador. El primer borrador debe golpear todas las marcas mencionadas anteriormente, pero no se enrede en hacer la prosa perfecta. Piense en el primer borrador como una misión exploratoria. Está reuniendo toda la información pertinente.

A continuación, desea revisar a fondo el documento para asegurarse de que nada importante se haya omitido o omitido. Asegúrese de que el enfoque sea nítido y claro, y que se refiera directamente a las necesidades de su cliente potencial.

Revisión de estilo y gramática

Pero no descuide la escritura. Asegúrate de no repetir palabras, caer en el cliché u otros sellos de mala escritura. No, no está buscando el Premio Pulitzer en literatura, pero tampoco quiere aburrir al lector hasta el punto de que se pierda la razón por la que es la organización que puede ayudarlos a tener éxito.

Revisa el contenido y la prosa, pero no olvides el estilo. Desea escribir de una manera que sea natural y no demasiado formal, pero que se exprese de la misma manera que su público objetivo. Si son una firma conservadora, bueno, tal vez se requiera una formalidad. Pero cada vez más compañías modernas tienen una cultura corporativa causal, y la redacción formal podría hacer que, erróneamente, piensen que usted es viejo y está desactualizado.

La última publicación debería ser la prueba de la copia. Eso significa una doble comprobación para asegurarse de que la ortografía sea correcta y que no haya errores tipográficos ni errores gramaticales. Sin embargo, quien haya escrito el resumen ejecutivo no es la mejor persona para editarlo. Pueden fácilmente pasar por alto los errores debido a su familiaridad con el trabajo. Encuentra a alguien que sobresalga en la edición de copia. Si ofrece contenido descuidado, muestra una falta de profesionalismo que seguramente influirá en la manera en que un lector piensa de su empresa.

Críticas de los resúmenes ejecutivos

Todo buen argumento necesita una refutación, y al mismo tiempo abogamos por el uso adecuado de un resumen ejecutivo, sería negligente evitar mencionar algunas críticas. Lo más común es que un resumen ejecutivo por diseño es demasiado simple para captar la complejidad de un proyecto grande y complicado.

Es cierto que muchos ejecutivos solo pueden leer el resumen y, al hacerlo, ignoran los matices de la propuesta. Eso es un riesgo. Pero si el resumen ejecutivo sigue las pautas indicadas anteriormente, debe ofrecer una imagen completa de la propuesta y crear interés para que el lector profundice en los documentos para obtener los detalles.

Recuerde, los resúmenes ejecutivos se pueden escribir de manera deficiente o bien . Pueden fallar al enfocarse en los resultados o la solución al problema de la propuesta, o hacerlo de una manera vaga y general que no tenga impacto en el lector. Puede hacer cien cosas mal, pero si sigue las reglas, la responsabilidad recae en el lector.

Si el candidato potencial solo lee el resumen ejecutivo y no está interesado en los detalles que se describen en los documentos adjuntos, Esta es una organización con la que quieres trabajar? Probablemente no. Una empresa que no sea tan completa y dedicada al proyecto como usted solo va a causar problemas en el transcurso de su finalización. Siempre tiene la opción de rechazar su aceptación si cree que la asociación tomará más de lo que dará.

Ahora ha investigado y escrito un resumen ejecutivo persuasivo para dirigir su propuesta. Usted ha puesto el trabajo y el cliente potencial lo ve y lo contrata para el proyecto. Sin embargo, si no cuenta con un conjunto de herramientas confiable, fácil de usar y robusto para planificar, monitorear e informar sobre el trabajo, toda esa preparación será en vano. ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos basado en la nube que le brinda datos en tiempo real y una plataforma de colaboración para trabajar de manera eficiente y productiva. Pero no confíe en nuestra palabra: tome una prueba gratuita de 30 días

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