Project Management, The Project Manager Blog

Cómo estructurar tu proyecto


El día para organizarse es ahora, no más tarde. Sin tener alguna organización para su proyecto, corre el riesgo de enviar un proyecto extenso y lento que se convierte en un fracaso total.

Un proyecto bien organizado garantiza que todos sepan qué se espera de ellos, cuál es su autoridad y qué necesito hacer. Proporciona la pista sobre la cual ejecutar un proyecto. Sin él, un proyecto está en ruinas.

¿Qué es la organización del proyecto?

La organización del proyecto es la estructura del proyecto. Se crea por separado, con especialistas y trabajadores de varios departamentos. Este personal trabaja bajo el gerente del proyecto.

La organización del proyecto es un proceso. Proporciona el arreglo para las decisiones sobre cómo realizar un proyecto. Decide el proceso del proyecto: planea cómo se implementarán sus costos, plazos, personal y más y por qué herramientas de gestión del proyecto. La organización del proyecto se presenta a los interesados ​​en el proyecto.

Áreas de responsabilidad

Hay tres áreas de competencia y responsabilidad en una estructura organizativa del proyecto: liderazgo del proyecto, equipo del proyecto y junta del proyecto. El liderazgo del proyecto es responsable de la gestión del proyecto, y el equipo del proyecto implementa el proyecto. La junta del proyecto es el órgano de toma de decisiones que define el éxito del proyecto y si un proyecto debe cancelarse o no.

Tipos de estructuras organizativas del proyecto

Hay una variedad de estructuras organizativas del proyecto. Aquí hay tres:

  • Funcional es cuando los departamentos de la organización se agrupan por áreas de especialización. En este caso, el proyecto generalmente se ejecuta en un entorno de silo.
  • Projectized es cuando toda la organización está organizada por el proyecto.
  • Matrix tiene equipos que informan tanto al gerente funcional como al gerente del proyecto , una especie de híbrido de las dos estructuras anteriores.
  • La organización orgánica del proyecto abarca la flexibilidad.
  • Virtual es cuando el gerente del proyecto es el centro de la red.
  • Multi-división significa que los grupos funcionales están descentralizados.

Comprender qué tipo de estructura organizativa utilizar determina la gestión de un proyecto. La estructura proporciona los huesos para el proyecto y, por lo tanto, el plan del proyecto debe alinearse con la estructura. Esto generalmente se hace con un organigrama del proyecto.

Gráficos de estructura organizativa del proyecto

Determinar qué estructura hacer para organizar un proyecto es solo el comienzo de la organización de un proyecto. El verdadero trabajo es implementar y aplicar esa organización del proyecto. Por eso es tan importante un organigrama del proyecto. Establece las relaciones formales entre el gerente del proyecto, el equipo del proyecto, la organización de desarrollo, el proyecto mismo y las partes interesadas del proyecto.

Mejores prácticas

El gerente del proyecto crea la estructura del proyecto, que debe satisfacer las necesidades del proyecto en todas sus fases. La estructura organizativa del proyecto, sin embargo, no puede ser demasiado rígida o demasiado floja, sino lograr el equilibrio correcto entre esos dos puntos. El objetivo de una organización de proyecto es ayudar al equipo a lograr el objetivo del proyecto y hacer lo mejor posible. Por lo tanto, un gerente de proyecto debe analizar las fortalezas de los miembros de su equipo para comenzar y, cuando se le asigne, preguntarles si se sienten cómodos en sus roles.

Si bien el organigrama del proyecto fomenta la colaboración de una manera rentable, evitando la duplicación y superposiciones de esfuerzo, tiene un valor limitado. Eso se debe a que solo ilustra una relación jerárquica entre el equipo, no cómo harán el trabajo. Dicho esto, sigue siendo una herramienta valiosa y parte de cualquier proyecto o cartera bien planificado.

Cómo hacer un organigrama del proyecto

El organigrama del proyecto identificará las funciones y responsabilidades del equipo, pero también detallará aquellos miembros del equipo seleccionados para esos roles. Esto incluye identificar la capacitación si es necesaria, reconocer cómo asignar recursos y determinar formas apropiadas de involucrar a los interesados. Para hacer esto, hay seis pasos a seguir.

 ¿Qué se incluye en un organigrama del proyecto?

1. Identificar personal

Primero, ¿quiénes son las personas relacionadas con el alcance del proyecto? Estos son los que tienen un impacto en el proyecto. Ellos son el personal clave. Estas personas pueden abarcar toda la gama, desde vendedores hasta vendedores, jefes de departamento y personal de TI hasta consultores y personal de soporte, etc.

2. Crear equipo de alta gerencia

El siguiente paso es conseguir un equipo responsable del proyecto. Estas son, por supuesto, aquellas personas con un interés personal en el proyecto y comprometidas con su éxito. Este equipo generalmente está compuesto por patrocinadores del proyecto o el cliente, aunque también puede incluir expertos que ofrecen orientación durante todo el proyecto.

3 Asignar coordinadores del proyecto

Es necesario tener una persona de contacto o un grupo en el medio -a nivel de gestión bajo, para llevar a cabo tareas que caen a este nivel. Esta persona o grupo ayudará a sincronizar las tareas del equipo. El número de coordinadores estará determinado por el tamaño del proyecto, pero siempre se centrará en tres áreas de un proyecto: planificación, técnica y comunicaciones.

4. Nota a las partes interesadas

Fuera del equipo que ejecutará el proyecto, es clave identificar a las partes interesadas, ya que también se ven afectadas por el proyecto y participan en el desarrollo del proyecto.

5. Identificar los requisitos de capacitación

A veces los equipos son competentes en sus tareas y con las herramientas que se han proporcionado para ayudarlos. A veces no lo son y necesitan un período de capacitación antes de que se pueda ejecutar el proyecto. Este es el punto donde se establece y se ofrece al equipo cualquier entrenamiento que se necesite. El coordinador del proyecto generalmente es quien maneja esta tarea de mejorar los miembros del equipo.

6. Crear organigrama del proyecto

Finalmente, es hora de desarrollar el organigrama del proyecto. Primero, revise los pasos anteriores y luego haga esta representación visual de cómo colaborarán las personas en el proyecto, cuáles son sus deberes y dónde están interrelacionados. Puede utilizar una herramienta de diagrama de red gratuita, como Google Draw, y cuando lo haya hecho, difúndala a las partes necesarias.

El organigrama del proyecto debe incluir a los principales tomadores de decisiones. Cada persona involucrada en el proyecto debe tener una asignación y un rol identificado y las responsabilidades de esos roles claramente definidas. Se debe identificar cualquier enlace que conecte roles, así como todos los interesados. Asegúrese de que los canales de comunicación e informes también estén definidos y descritos.

Cómo ayuda ProjectManager.com con la organización del proyecto

Una vez que tenga la estructura y el gráfico de la organización de su proyecto, es importante asegurarse de que esa estructura se mantenga durante toda la vida ciclo del proyecto. Por lo tanto, desea que se incorpore y esté disponible durante el transcurso del proyecto.

La implementación de un proyecto o cartera de proyectos significa que debe coordinar su equipo o equipos en muchos proyectos. ProjectManager.com tiene las herramientas que los gerentes de proyecto o gerentes de programa necesitan cuando trabajan en uno o en un portafolio de proyectos. Nuestras características aseguran que la organización de su proyecto sea sólida con características que hacen un seguimiento de las carteras de proyectos.

La alineación estratégica de la estructura organizativa de un proyecto está plagada de riesgos y limitaciones, pero ProjectManager.com tiene herramientas de seguimiento que pueden extenderse a muchos equipos. Nuestras herramientas también permiten que ciertos miembros del equipo vean ciertos proyectos, con una vista completa para los ejecutivos de C-suite.

Ver métricas de proyectos y carteras en nuestro panel en tiempo real

La ​​herramienta más poderosa es nuestro panel en tiempo real , que recopila actualizaciones de estado y analiza instantáneamente esos números y los refleja en varias métricas de proyectos y carteras. Esos datos se pueden filtrar para reflejar solo la información que necesita para su equipo o partes interesadas.

 Tablero para monitorear el progreso del proyecto
Actualizaciones del tablero de ProjectManager.com en tiempo real

ProjectManager. com también le permite crear grupos de proyectos para carteras de proyectos individuales. Esto le permite tener un panel de nivel de cartera, que puede generar gráficos y cuadros para informes, o un diagrama de Gantt en grupos seleccionados de proyectos. Luego puede organizarse por equipo, región, cronograma o administrador de cartera.

 Diagrama de Gantt para mantener la organización del proyecto
Diagrama de Gantt en línea de ProjectManager.com

ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos basado en la nube que tiene un conjunto completo de características para ayudar a los gerentes de proyecto y sus equipos a trabajar de manera eficiente y productiva. Ya sea que esté trabajando en un proyecto o en una cartera de proyectos, nuestro robusto software le brinda los controles para administrarlos con éxito, con herramientas de planificación, monitoreo e informes. Vea cómo ProjectManager.com puede tomar su organigrama del proyecto y llevarlo a través de su cartera de proyectos al tomar esta prueba gratuita de 30 días.

You Might Also Like

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

Powered by themekiller.com