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Cómo evitar el cambio de tareas (una guía para gerentes)


Rara vez tenemos el lujo de un enfoque total. Siempre parece haber distracciones e interrupciones. De hecho, la vida laboral actual regularmente requiere que los empleados cambien de tarea. La ciencia nos dice que cambiar de tarea es ineficiente, pero entonces la ciencia nunca tuvo que terminar el borrador del CEO, planear una reunión a las 2:00 y responder a las actualizaciones #Slack al mismo tiempo.

Entonces, ¿cómo se supone que su equipo efectivamente? ¿permanecer en la tarea si constantemente se retiran de una tarea para hacer otra y otra y otra?

Lo mejor que se puede hacer es intentar evitar una situación en la que se requiera el cambio de tareas. Los administradores de TI lo saben desde hace décadas. Han desarrollado procesos y estrategias para mantener a sus equipos enfocados en el código, particularmente porque ese trabajo requiere un enfoque tan intenso. Pero el cambio de tareas no es solo un desafío para los equipos de TI. Es hora de que el resto de los gerentes sepamos cómo evitar el cambio de tareas y mantener a nuestros equipos en el camino.

¿Qué es el cambio de tareas?

En términos psicológicos, el cambio de tareas es una función ejecutiva que nos permite cambiar atención de una tarea a otra. Está hecho inconscientemente. Si te estás moviendo conscientemente de una tarea a otra, eso se llama cambio cognitivo. Pero ambos son parte del concepto más amplio de flexibilidad cognitiva.

En un artículo de Stephen Monsell de la Facultad de Psicología de la Universidad de Exeter, cuando un sujeto cambia con frecuencia entre un pequeño conjunto de tareas simples, sus "respuestas son sustancialmente más lentas". y, por lo general, más propenso a errores inmediatamente después de un cambio de tarea. "El periódico continúa diciendo que este déficit se puede reducir con la preparación.

Pasar de una tarea a otra rápidamente, en pocas palabras, no es fácil y definitivamente no productivo Este fenómeno se registró por primera vez en 1927, pero no fue hasta casi 70 años después que el concepto se convirtió en una fuente de estudio con psicólogos cognitivos y neurocientíficos.

Aunque desde entonces se descubrió que con la preparación y el entrenamiento las personas pueden reducir la tasa en el que disminuyen la velocidad a medida que avanzan de una tarea a otra, no pueden superar por completo las dificultades inherentes a la conmutación de tareas. Esta ralentización se denomina costo de cambio.

Y para usted y su equipo, ese costo de cambio se traduce en dólares reales.

¿Cómo afecta el cambio de tarea a su equipo?

Está claro que cambiar de una tarea a otra ralentiza el progreso y crea más problemas. Los equipos de proyectos son más eficientes cuando están en flujo, lo que todos han experimentado ya sea que lo sepan o no. Es ese estado que a menudo se conoce como "en la zona", cuando usted y sus herramientas actúan casi como uno, y el funcionamiento de su trabajo es perfecto.

Si alguna vez ha jugado un instrumento, entonces está consciente de ese punto en la práctica de memoria cuando su rutina de trabajar conscientemente en cada nota se mueve hacia una fluidez inconsciente. Es como si no estuvieras pensando, pero haciendo.

Esta condición de flujo es ideal, pero no se logra fácilmente. Incluso los miembros experimentados del equipo deben trabajar para llegar a este estado de enfoque, que puede tomar al menos 15 minutos. Y una vez que se logra este estado de flujo o enfoque, cualquier interrupción volverá a establecer al miembro del equipo al principio. Necesitarán otros 15 minutos para reanudar la eficiencia óptima.

Puede ver cómo esto puede afectar la productividad.

¿Qué causa la conmutación de tareas?

Las causas de la conmutación de tareas son numerosas, pero el cambio de tareas suele ser provocado por interrupciones en su flujo de trabajo. Estas interrupciones pueden ser deliberadas e importantes, como una reunión de emergencia o un cambio de último minuto en el protocolo. Desafortunadamente, las interrupciones también pueden estar más allá del control de uno, como un corte de energía.

También pueden surgir problemas desde el punto de vista de la organización. Por ejemplo, puede haber demasiados gerentes, todos los cuales utilizan el mismo recurso, o tal vez hay falta de horas de oficina o tiempo definido para el trabajo.

La conclusión es que siempre va a haber algo, pero eso no significa que uno levanta las manos en el aire y se da por vencido. Al igual que la planificación del riesgo, uno debe planificar las situaciones inesperadas que obligan a un equipo a cambiar de tarea.

¿Pueden los gerentes reducir el riesgo de cambio de tarea?

La respuesta es sí, pero se necesita trabajo de los administradores y todo el equipo para limitar el impacto del cambio de tareas . Como se mencionó, los equipos de TI son los más conscientes de los peligros del cambio de tareas. Han aprendido que las interrupciones son enemigas del pensamiento profundo y concentrado, especialmente cuando se trata de codificación.

Recuerde, puede llevar 15 minutos ingresar al flujo de trabajo enfocado. A menudo, durante esos 15 minutos, nada se hace. Pero después de eso, un codificador o miembro del equipo puede ser muy productivo. Sin embargo, con cada interrupción, el codificador vuelve al punto cero, y todo el proceso debe comenzar de nuevo.

Lo que eso significa en términos de productividad perdida es este: cuatro interrupciones de este tipo pueden costar una hora de productividad. Treinta y dos interrupciones, y has perdido un día de productividad. Afortunadamente, hay una manera de administrar las tareas que pueden frenar esta erosión de la productividad.

  1. Trabajar en una tarea a la vez. Parece obvio, y lo es. También parece imposible, ya que regularmente te bombardean con múltiples tareas. Pero si puede enfocarse en uno a la vez, su productividad mejora, lo que le da más tiempo para trabajar con los demás. Una lista de tareas puede ayudar, ya que recopila todas sus tareas y le permite establecer prioridades.
  2. Intercambie la responsabilidad de manejar la interrupción. Habrá interrupciones. Intente lo que pueda para evitarlos, ocurrirán. Una forma de reducir su impacto en la productividad del equipo es designar a una persona de punto que es responsable de responder a los cambios. Gire al miembro del equipo responsable para abordar estas interrupciones, pero también asegúrese de que la persona asignada para responder tenga la capacidad de reaccionar eficazmente.
  3. Eliminar con extremo prejuicio. La administración de tareas nos muestra que no todas las tareas se crean por igual. Cuando priorizas, queda claro qué tareas son de suma importancia y cuáles pueden retrasarse o incluso ignorarse. Repase su lista de tareas y deshágase de estas tareas innecesarias o sin importancia. Lo mismo vale para las interrupciones. No todos necesitan atención o atención inmediata en absoluto. Si suena el teléfono, déjalo ir al correo de voz. Puede manejarlo más tarde.
  4. Asigne tareas correctamente. Si le ha encomendado una tarea a un miembro del equipo que no está equipado para asumirla, se está agravando el problema. Cuando ese miembro del equipo busca ayuda, eso es una interrupción para ellos y para quienes buscan consejo. Peor aún, la demora en completar esa tarea puede bloquear a otros miembros del equipo que tienen tareas dependientes. Esto crea un efecto de bola de nieve que puede retrasar o incluso descarrilar un proyecto.
  5. Use el software de administración de tareas. Tener listas de tareas, formas fáciles de asignar tareas y herramientas para monitorear el progreso son todas esenciales para evitar que los equipos cambien de tarea, lo que aumenta la productividad en un proyecto. Con un software de administración de tareas, también puede evitar demasiada conmutación de tareas al vincular tareas que son dependientes. Con las herramientas correctas y la aceptación de su equipo, puede hacer que cambiar de tareas sea cosa del pasado.

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