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Cómo evitar los 4 pecados de las reuniones • Guía de la niña para la gestión de proyectos


¿Alguna vez has estado en una reunión en la que una persona dominara la conversación?

Yo sí.

La persona en la que estoy pensando era un gerente superior. Muy respetado y un chico encantador. Pero no había hecho un trabajo práctico de primera línea con los clientes durante bastante tiempo.

La reunión fue para discutir los procesos. Las personas que hicieron los procesos estaban allí. Pero no contribuyeron tanto como pensé que deberían.

Nunca sabré por qué sucedió eso, pero no puedo evitar pensar que tener una persona mayor, carismática y comunicativa en la sala que disfrutara resolviendo problemas podría haber tenido sido parte de eso.

Tal vez él sabía más sobre el proceso de lo que yo le daba crédito. Tal vez los otros no tenían nada que agregar.

Nunca sabré si hubiéramos llegado a ser diferentes, ¿mejor? – conclusiones si las personas menos vocales en la sala habían hablado más.

Recordando reuniones por las razones correctas

En su libro, Shine: Comunica tu camino hacia una carrera más brillante, Gerry Lewis habla sobre cómo hacer tus reuniones memorable por las razones correctas.

Las reuniones son una oportunidad clave en el trabajo para destacarse y dejar su huella. Ya sea que esté en la silla o que asista como experto en la materia, ya sea que esté tomando notas, presionando los botones del software de transcripción de la reunión y manteniendo el tiempo o simplemente allí para observar, se presentará en una reunión.

Y dependiendo sobre quién más está en la sala (virtualmente o en persona), eso podría influir en cómo te sientes al participar.

La desconexión es uno de los 4 pecados de las reuniones que Lewis analiza en el libro. Los otros son despilfarro, retraso y conducta desordenada. Echemos un vistazo a todos ahora.

Pecado n. ° 1: Separación

Lewis habla principalmente de participar con técnicas de facilitación como un Silla de reunión. Habla sobre poner juguetes creativos sobre la mesa, hacer que la gente se mueva y discute las buenas prácticas de llamadas en conferencia.

Evítelo: Piense en cómo es participar en una de sus reuniones. ¿Es divertido? ¿A la gente le gusta venir o ponen los ojos en blanco cuando pones otra reunión del Grupo Directivo en el diario?

Creo que la cultura de la oficina también entra en juego aquí. Los juguetes creativos sobre la mesa nunca habrían funcionado con algunos de los equipos de proyectos que he dirigido. Me habrían reído, y no de una manera "comprometida".

Por lo tanto, ajuste sus actividades de compromiso para adaptarse a la organización y, en caso de duda, traiga pastel (más una opción sin gluten).

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Sin # 2: despilfarro

Aquí es donde pasas demasiado tiempo en reuniones sin hablar de nada. Es un desperdicio relacionado con el tiempo.

Ocurre cuando una reunión es un punto permanente en el calendario. Puede organizar reuniones periódicas del equipo del proyecto, pero no es necesario que las tenga si no hay nada de qué hablar que no se pueda hacer de otra manera más productiva.

Evítelo: Decide si realmente necesitas una reunión. Si puede lograr el mismo objetivo sin una reunión, cancélela.

 Cita de Gerry Lewis

Pecado # 3: Conducta desordenada

"La gente puede distraerse fácilmente en las reuniones", Lewis escribe Continúa:

"Tenga en cuenta que no sabe qué hay en sus cabezas cuando entran. ¿Han venido de una reunión intensa donde tuvieron que presentarse, o acaban de terminar una llamada difícil con un colega o ¿cliente? ¿Están preocupados por algo en lo que están trabajando y consideran que su reunión es una interrupción para su día? Todos tienen derecho a que las cosas sucedan en sus cabezas. Todos lo hacemos. Por lo tanto, cuanto antes tenga claro qué es exactamente lo que quiere de los participantes en la reunión, más eficiente y efectivo será ”.

Lewis señala tener una agenda de la reunión (¿no tiene una? Obtenga un conjunto de plantillas de reunión aquí) como una de las mejores y más fáciles formas de evitar distracciones durante una reunión.

Evítese antes del: Además de tener una agenda, debe mantenerse a tiempo dentro de la reunión. Nombra a un cronometrador si vas a tener dificultades para lograrlo, así como presidir la reunión y tomar minutos: después de todo, solo eres humano.

Sin # 4: retraso

El cronometraje en general es otro tema que Lewis considera un pecado de encuentro. Él propone que construyas una reputación de llegar a tiempo y comenzar a tiempo.

Evita antes de: Simplemente comienza tu reunión, independientemente de si todas las personas están allí o no. Puede trabajar en partes de la agenda que no las necesitan mientras espera a personas críticas para otros puntos de la agenda.

Hago esto a menudo, principalmente porque si no comenzamos, tampoco terminamos a tiempo y no me gustan las cosas para arrastrar. Casi siempre puede pasar la revisión de las acciones de la última reunión sin todas las personas en la sala (aunque es mejor haber hecho un seguimiento con las personas antes de la reunión para que no tenga que usar un tiempo precioso en el día para que todos puedan actualizarlo).

Igualmente, puede solicitar puntos adicionales de Cualquier Otro Negocio a los participantes y anotarlos para más adelante. Luego salte la agenda hasta que esté realmente atascado.

 anuncio de paquete de plantilla de reuniones

Mientras tanto, Skype o envíe un mensaje de texto a su PA y descubra dónde están y su hora prevista de llegada (no a estereotipo o cualquier cosa, pero los que no están a tiempo son a menudo los que tienen AP).

Las reuniones son un mal necesario en los proyectos y cuanto más se puede hacer para ayudar a todos a aprovechar al máximo su tiempo de reunión, mejor.

Evita estas 4 áreas de descontento y estarás en camino de ser recordado por presidir reuniones que sean eficientes, efectivas y que ayuden a hacer las cosas.

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