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Cómo evitar sobrecargar a su equipo durante la crisis de COVID-19


Por Mario Trentim

En un artículo anterior discutí la crisis de COVID-19 desde el punto de vista de la gestión de riesgos. A medida que las PMO de todo el mundo superan la pandemia, continúan surgiendo desafíos inesperados. Los países están implementando varias restricciones, ya que los tiempos extremos requieren medidas extremas para contener la enfermedad.

Se espera que muchos equipos trabajen de forma remota durante al menos cuatro u ocho semanas. En un esfuerzo por mantenerse conectados mientras trabajan a distancia, los PMO se basan en herramientas de comunicación y colaboración. ¿Pero es suficiente?

Trabajar desde casa es diferente ahora

Aunque muchas organizaciones están acostumbradas al trabajo flexible y remoto, esta es la primera vez que vemos equipos virtuales operando una escala global Y no estamos hablando de las oficinas domésticas tradicionales que una vez conocimos. Los profesionales del proyecto están en cuarentena, lo que significa que están trabajando con sus cónyuges e hijos cercanos, y a veces incluso niñeras, niñeras y personal de mantenimiento del hogar son parte de esa ecuación. Tenga en cuenta que los miembros de su equipo están muy preocupados y estresados ​​en este momento. Y aunque pueden estar fuera de la oficina, son parte de un equipo completamente diferente en casa, que viene con su propio conjunto de desafíos y necesidades.

En una reunión con mi equipo esta semana, establecí un nivel con ellos. No espero que mi equipo trabaje exactamente ocho horas al día. Está bien si sus hijos aparecen durante las llamadas de conferencia y las reuniones, y pueden establecer un estado no disponible en caso de que necesiten ocuparse de los deberes personales o familiares. Cultivar un gran espíritu de equipo y reforzar un ambiente de responsabilidad fortalece la moral del equipo.

Las operaciones y los proyectos deben continuar

Si todos dejamos de trabajar, es posible que las empresas no sobrevivan. De hecho, varias compañías ya han cerrado sus puertas definitivamente antes del pico de la pandemia. Todos pronostican tiempos difíciles por delante. Y es nuestro deber como directores y gerentes tomar decisiones racionales y planificar diligentemente para el futuro. Dicho esto, ¿qué sucede con nuestros proyectos?

Desde una perspectiva de gestión de cartera, estamos pasando por una reevaluación profunda debido a los principales cambios estratégicos. Los proyectos fueron cancelados o pausados ​​y las inversiones fueron pospuestas. Pero también tenemos proyectos entrantes y extremadamente urgentes.

Las organizaciones implementaron sus planes de contingencia comercial, y muchas resultaron en proyectos adicionales. Podría ser un proyecto relacionado con la cadena de suministro y proveedores, sistemas de TI para permitir el trabajo remoto o el desarrollo de nuevos productos, entre otras iniciativas. A medida que se avecina la crisis, estos proyectos se vuelven aún más urgentes.

Sea realista cuando planifique nuevos proyectos

Al planificar estos nuevos proyectos urgentes, debemos ser muy cuidadosos. Debemos tener en cuenta el alto riesgo y la incertidumbre y prestar atención a las estimaciones.

Recuerde que las personas no solo trabajan de forma remota (lo que ya es un desafío para algunas organizaciones), las personas están en cuarentena. Le aconsejo que desarrolle un plan sólido basado en los requisitos y la priorización de los entregables, entendiendo que es posible que tenga que ajustar la planificación para superar los obstáculos en el camino.

Las estimaciones y los amortiguadores son cruciales. Algo que demora dos semanas en completarse cuando estamos colocados podría tomar más tiempo virtualmente. Por lo tanto, durante este período de cuarentena, planifique más tiempo de ejecución.

La planificación de la capacidad y la utilización de los recursos son cruciales

Durante esta crisis, la planificación de la capacidad y la utilización de los recursos son extremadamente importantes. Imagine a su equipo como el tráfico en una carretera: cuando el tráfico es alto, un choque menor puede afectar gravemente el flujo del tráfico. Ahora imagine que todas las personas están distraídas y apuradas al mismo tiempo. Podría terminar con múltiples bloqueos menores que se suman al fracaso total en la entrega del proyecto urgente que necesita en este momento para superar la crisis del coronavirus.

Para tener éxito, los PMO y los gerentes de proyecto están rastreando la utilización de recursos con más detalles durante la pandemia. Esto es lo que puede hacer:

  1. Determinar la capacidad de los recursos disponibles
    1. Calcule el número de personas disponibles para realizar el trabajo del proyecto, teniendo en cuenta las calificaciones y habilidades (categorización).
  2. Determine las horas de disponibilidad
    1. Convierta el número de personas en horas de trabajo y obtenga una representación real de la disponibilidad. Por ejemplo, supongamos que tiene:
      1. 10 ingenieros a tiempo parcial (50%) = 800h / mes
      2. 20 técnicos a tiempo parcial (50%) = 800h / mes
      3. 50 desarrolladores a tiempo completo = 1,600h / mes
  3. Establecer objetivos de utilización
    1. Calcule los objetivos de utilización para todos los recursos del proyecto por debajo del 80 por ciento como mejor práctica. Use esos datos para limitar el número de proyectos activos. Si bien los recursos que trabajan por debajo del objetivo pueden parecer ineficientes, es probable que los recursos que trabajan por encima de ese objetivo introduzcan retrasos y errores costosos en los proyectos.
  4. Limite o modifique la cola
    1. Después de llevar a cabo una planificación cuidadosa y estimaciones para cada proyecto, es bueno ir con la autorización si hay recursos disponibles. Monitoree y equilibre la cartera según sea necesario.

Los pasos antes mencionados no son un gran secreto. Son más sensibles ahora. Desafortunadamente, algunas organizaciones están respondiendo a la crisis con demasiadas iniciativas descoordinadas que resultarán en más daño que bien. Si queremos superar el impacto del proyecto de COVID-19, es hora de llevar a cabo:

  • Planificación realista
  • Priorización diligente
  • Gestión cuidadosa de los recursos
  • Monitoreo, control y equilibrio frecuentes

Para concluir, no olvide que los miembros de su equipo están en cuarentena. No es lo de siempre. Eso significa menor productividad y algunos obstáculos de disponibilidad.

¿Cómo está navegando su PMO en la crisis de COVID-19?

Publicado
                por Mario Trentim
el: 23 de marzo de 2020 12:14 PM |
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