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Cómo gestionar varios proyectos


Gestionar varios proyectos a la vez puede ser un poco como un acto de malabarismo. Cada acción tomada en un proyecto debe alimentarse al siguiente con fluidez y equilibrio, y cuando se hace correctamente, un administrador de cartera capacitado puede hacer que parezca que no hay ningún problema. Pero si se cometen algunos errores importantes, bueno, todo se derrumba.

Gestionar varios proyectos a la vez (también conocido como gestión de cartera de proyectos), entonces, es una técnica que puede cultivarse y dominarse. Los gerentes de cartera deben poder priorizar las tareas dentro de los proyectos, monitorear el desempeño de su equipo y asignar sus recursos de manera efectiva.

Vamos a cubrir cómo las posibles dificultades de administrar múltiples proyectos y cómo mantener este delicado equilibrio mediante el uso de herramientas de software de gestión de cartera de proyectos. Pero primero, debemos explorar si está administrando varios proyectos o no.

Cómo saber si está administrando múltiples proyectos

A veces, puede ser difícil saber dónde termina una tarea o fase y un comienza el proyecto. En cierto sentido, un proyecto se compone de muchos proyectos más pequeños. Así es como se gestionan. Se divide el producto final grande y final en una serie de pasos compuestos por tareas pequeñas.

Estas tareas se recopilan luego en las fases del proyecto, como la planificación o la ejecución. Pero estas fases podrían potencialmente verse como proyectos en sí mismas. Todo esto plantea la pregunta: ¿qué es un proyecto y cuándo sé que estoy administrando varios proyectos? Suena simple, pero es el lugar correcto para comenzar.

Un proyecto se define como una actividad realizada por uno o varios miembros del equipo durante un período de tiempo específico que termina con un entregable. Una tarea parece estar incluida en esta definición, excepto que, por lo general, es una cosa que puede estar en una sesión. Por lo tanto, un proyecto es más grande.

Usted sabe que está administrando varios proyectos cuando es responsable de varios entregables grandes e independientes. Esto involucra a diferentes equipos. Si bien estos proyectos pueden funcionar en conjunto, son lo suficientemente distintos como para requerir planes, cronogramas, etc. el riesgo y los recursos en cuenta, la gestión de su equipo y el presupuesto. Las tareas son menos complicadas, pero se benefician de un cierto nivel de gestión.

Los proyectos, como las tareas, comienzan y terminan. A menudo, ambos comienzan como una lista de tareas, pero mientras que las tareas a menudo se pueden realizar con una simple lista de tareas, los proyectos requieren más coordinación. Debe estimar el costo y el tiempo que tomará completar cada tarea.

De hecho, las tareas se pueden considerar individualmente, pero un proyecto debe estructurar esas tareas. Necesitan ser priorizados. Las tareas requieren recursos, y esos recursos deben asignarse antes de que se pueda trabajar en la tarea.

Por lo general, no se va a elaborar un plan de gestión de riesgos para abordar algunas tareas. Puede haber un riesgo involucrado, pero, de nuevo, hay un riesgo involucrado en todo. Sin embargo, un proyecto debe considerar todas las tareas en el contexto de los riesgos inherentes a su ejecución. Estos riesgos van más allá de la mera tarea. El proyecto puede verse afectado por el clima, los suministros y más.

Aunque las tareas son proyectos pequeños, difieren lo suficiente con las limitaciones de un proyecto más grande como para requerir un método de gestión único. A medida que los proyectos aumentan en complejidad, las tareas permanecen relativamente iguales, ya que se dividen en partes pequeñas y manejables. Por lo tanto, las listas de tareas pendientes y la priorización suelen ser todo lo que necesita para realizar las tareas, mientras que los proyectos requieren una metodología más detallada.

Para ver cómo se realiza este proceso dentro de nuestro software de administración de carteras, vea el video integrado a continuación. [19659016] Mejores prácticas al administrar varios proyectos

Cuando tiene más de un proyecto que administrar, debe ser eficiente con su tiempo o arriesgarse a agotarse. Tienes muchas cosas dispares que hacer, a menudo a la vez. Se puede hacer, por supuesto, pero requiere que siga algunos consejos.

Planifique con anticipación

Así como planifica un proyecto, debe planificar varios proyectos. Lo último que quieres hacer es empezar la semana sin estar preparado y simplemente improvisar. No importa lo bueno que seas, las cosas se saldrán de control rápidamente. Por lo tanto, haga planes semanales para usted, observe el trabajo que tiene por delante y déle prioridad. Conozca sus próximos plazos. Reúnase con su equipo y las partes interesadas. Probablemente cambiará día a día, pero al menos tienes una estructura.

Comunícate con claridad

La comunicación es la sangre vital de cualquier proyecto. Su plan de proyecto, informes de estado y mucho más son herramientas de comunicación. La gestión de varios proyectos significa que usted actúa como el centro que conduce a múltiples partes interesadas y equipos; por lo tanto, debe actualizar a las partes interesadas y dirigir a sus equipos. Independientemente de cómo lo haga (en persona, en una herramienta de gestión de proyectos o con documentación), debe quedar claro. Recuerde, la comunicación también es escuchar. Reciba comentarios y sea receptivo.

Revisión y ajuste

Los planes cambian. Las cosas pasan. No puede estar casado con el horario sin correr el riesgo de salirse del camino, gastar de más o perder calidad. Al igual que lo haría al administrar un proyecto, y más aún con varios proyectos que aumentan exponencialmente la posibilidad de cambio, debe monitorear y revisar su progreso y desempeño con regularidad. Tenga un plan para administrar el cambio y ajustar su horario, costos o alcance en consecuencia.

Delegar trabajo

Si tiene la tendencia a sentir que para que algo se haga bien tiene que hacerlo usted mismo, piérdalo. No hay forma de que una persona pueda administrar varios proyectos sin ayuda. Acepta ayuda y delega trabajo que se pueda delegar en asociados. Hay toneladas de papeleo y otras minucias relacionadas con la gestión de varios proyectos que otros pueden realizar. Supervise, claro, pero no se exceda.

Manténgase organizado

No use notas adhesivas ni guarde su agenda en trozos de papel. ¿Dónde están sus fechas y números importantes? Deben estar al alcance de su mano, probablemente lo mejor en una herramienta de administración de proyectos en línea que pueda alertarlo automáticamente sobre fechas límite cercanas, recopilar todos sus archivos en un solo lugar y planificar, programar, monitorear e informar sobre su proyecto. Proyectos

No va a ser fácil, incluso si planifica y está preparado. La gestión de varios proyectos es un desafío. Los problemas que surgen al gestionar varios proyectos se asemejan a un mundo en la sombra de las mejores prácticas.

Mala comunicación

Es obvio, pero vale la pena repetirlo, que la comunicación puede hacer o deshacer un proyecto. Si no puede explicar claramente a su equipo lo que debe hacerse, gastará más tiempo y dinero del necesario en tareas. Si no puede comunicar el estado del proyecto a las partes interesadas, van a interrumpir con la gestión adecuada de los proyectos.

Falta de confianza

Si no confía en su equipo, no es voy a confiar en ti. Sin generar confianza en el proyecto, lo está poniendo en peligro. Esto habla de delegar. Si no comparte las responsabilidades del proyecto, las personas con las que trabaja sospecharán que no confía en ellas. Sea cierto o no, está erosionando la moral y arriesgando el éxito de sus proyectos.

Sin roles y responsabilidades claros

Como en un proyecto y solo más con muchos, si su equipo no sabe quién lo hace qué caos sobreviene. Los proyectos deben funcionar como máquinas, con cada miembro del equipo haciendo su parte como engranajes que se unen y hacen avanzar el proyecto. Si no conocen sus funciones y de qué son responsables, las cosas se complican rápidamente.

Mala planificación

Si no pone el trabajo antes de la ejecución del plan del proyecto, va tener que hacerlo mientras se ejecuta el plan. Esa es una receta para el desastre. Cada proyecto que administra debe tener un plan de proyecto completo y, además, debe tener un plan para administrar todos los demás proyectos a la vez. Eso es mucha planificación, pero no desea hacer eso cuando gasta dinero y pierde tiempo.

Cómo administrar varios proyectos con software

El software de administración de proyectos lo ayuda a administrar uno o más proyectos organizando tareas, creando horarios y luego monitoreando su progreso e informando sobre el desempeño. ProjectManager.com es una herramienta basada en la nube que le brinda las herramientas para administrar mejor múltiples proyectos, todo desde una sola herramienta. Así es cómo.

Proyectos de descripción general de la compilación

Vea todos sus proyectos en una página. Personaliza el gráfico como quieras. Vea el estado, el progreso, los gerentes, los equipos y más.

Vista de alto nivel

Obtenga datos sobre las métricas de todos sus proyectos, incluidos el estado, el costo y la carga de trabajo, en un tablero. Hacemos los cálculos por usted y mostramos los resultados en gráficos y tablas fáciles de leer.

 Una captura de pantalla del tablero en ProjectManager.com

Ver hoja de ruta

Encuentre eficiencias entre sus proyectos en el mapa vial. Reduzca costos y ajuste los cronogramas al ver todos los proyectos juntos en una línea de tiempo.

 Una captura de pantalla de la página Roadmap en ProjectManager.com

Administrar recursos

Mantenga a su equipo trabajando de manera más productiva al ver la página de carga de trabajo. Vea de un vistazo quién tiene demasiado trabajo y reasigne desde la misma página para equilibrar su carga de trabajo.

 Una captura de pantalla de la página de carga de trabajo general en ProjectManager.com

Informe a las partes interesadas

Presenta informes de estado de la cartera a las partes interesadas y manténgalos informados. Los informes se pueden generar con un clic y filtrar para mostrar solo los datos que desean.

 Una captura de pantalla de la página del informe de estado de ProjectManager.com

Video: Cómo administrar varios proyectos

Hacer malabarismos con varios proyectos simultáneamente requiere un tipo especial de habilidad. El siguiente video con Jennifer Bridges, PMP, le ofrece consejos y técnicas para mantener todas estas bolas en el aire.

En revisión: Cómo administrar múltiples proyectos

Jennifer discutió las pruebas y tribulaciones de trabajar en múltiples proyectos en el Mismo tiempo. Ofrece algunos consejos de la vida real sobre cómo gestionar con éxito todas estas tareas.

  • Defina en detalle y los recursos necesarios para todos los proyectos antes de comenzar
  • Establezca una forma de realizar un seguimiento del proceso a lo largo de la vida de todos estos proyectos
  • Administrar las dependencias y tener un mecanismo para graficar los cambios

Cuando planifica con anticipación, también puede trabajar para evitar estas trampas:

  • No rastrear dependencias
  • Asignación excesiva o asignación excesiva de recursos [19659061] Desplazamiento de recursos críticos a proyectos de mayor prioridad
  • Establecimiento de plazos poco realistas
  • No actualización y re-base de planes
  • Prioridades o incentivos en conflicto

Por supuesto que hay más que aprender, siempre lo hay, pero si usted siga los consejos y las técnicas, dado que las posibilidades de completar con éxito varios proyectos mejorarán enormemente.

Consejo profesional : La superposición de hitos en varios proyectos es otra cosa a evitar. En su lugar, busque una manera de asegurarse de que sus recursos se asignen de manera oportuna y realista. Como siempre, el trabajo de front-end le ayudará a no tener que limpiar en el backend.

Otro aspecto de trabajar en muchos proyectos a la vez es administrar esos recursos, y Jason Westland ofrece consejos para programar personas en varios proyectos. [19659073] ¡Gracias por vernos!

Transcripción

Hola, soy Jennifer Whitt, directora de ProjectManager.com. No sé ustedes, pero administrar varios proyectos es una de las cosas más difíciles que puedo hacer. Recuerdo el día en que comencé, literalmente rastreaba proyectos antes de muchas de las herramientas de software que tenemos hoy con calendarios literales en mi muro y diagramas de proyectos y cómo las dependencias se encontraban entre sí. Ahora que las capacidades de seguimiento están disponibles con productos de software.

La gente se rió de mí, pero esa es la única herramienta que tenía en el pasado. Así que ahora, gracias a Dios, tenemos otros métodos para hacer eso, pero lo que quería compartir con ustedes hoy son tres consejos para una planificación exitosa del proyecto antes del inicio, porque lo que encontré por mí mismo son algunas de las cosas más críticas que Lo que puedo hacer en la gestión de varios proyectos es realmente configurar las cosas correctamente antes de que comience la acción.

Lo primero que se puede hacer es definir en detalle y asignar los recursos necesarios para todos los proyectos antes de comenzar. Por lo tanto, si administra varios proyectos, define cada uno y asigna recursos a cada uno antes de que comiencen.

Número dos, configure una forma de realizar un seguimiento del progreso. Entonces, si está administrando varios proyectos y tal vez, el número uno, su tiempo se distribuye entre varios proyectos, pero también podría ser que algunos de los miembros de su equipo también lo estén. Entonces, tener una manera de realizar un seguimiento eficaz no solo de su tiempo, sus tareas, sino también de los otros miembros del equipo.

Número tres, administrar las dependencias. Tener un mecanismo configurado para administrar dependencias y saber cuándo cambian otros hitos críticos u otros recursos, saber cómo afectan esas dependencias, no solo a su proyecto actual, sino cómo pueden afectar a los demás. Por lo general, en la mayoría de las organizaciones que veo donde los gerentes de proyectos administran varios proyectos, nuevamente, es típicamente para su competencia principal, por lo que los equipos también están en esos mismos proyectos.

Estas son algunas de las trampas que encuentro que todos tenemos dentro. Algunas de las trampas no están rastreando las dependencias, por lo que si no estamos rastreando las dependencias, las cosas se salen y tendemos a descarrilar en todos los proyectos.

Número dos, los recursos están sobreasignados o comprometidos en exceso, por lo que la gente no están rastreando eso. Entonces, si están demasiado comprometidos, no solo el proyecto actual, sino todos los proyectos se desvían. Además, los hitos superpuestos con los recursos críticos, por lo que todos lo hemos visto, ya veces somos el recurso crítico en algunos de esos proyectos.

Entonces, si se encuentra usted mismo o sus otros recursos críticos en sus proyectos se superponen en hitos, donde tal vez ocurra esa fecha crítica de implementación en la que se superponen, eso no es realmente una buena idea. Por lo tanto, necesita alguna forma de asegurarse de que esos recursos sean su tiempo y, de manera realista, se pueda hacer lo que están asignados.

Además, el número cuatro, transferir recursos críticos a proyectos de mayor prioridad. Todos lo hemos visto donde tenemos a la superestrella o esa persona que realmente tiene la clave de los resultados en el proyecto y se les cambia a una prioridad más alta. Tal vez otro proyecto tiene algo que sucede cuando necesitan ese recurso, por lo que se lleva de un proyecto a otro.

Entonces ayuda al otro, pero generalmente afecta negativamente al otro. Entonces, realmente tener un plan de respaldo para ese recurso y saber cómo, si ese recurso crítico se quita, ¿qué se hará? Entonces, probablemente, si tiene recursos en su equipo donde si se los quitan, debe identificar eso como un riesgo potencial y tener algún plan de respaldo o saber cómo lo va a hacer o al menos tener la discusión o la acuerdo con su junta de control de cambios o cómo va a suceder eso antes de que suceda.

Número cinco, plazos poco realistas. Es una cosa común, tener plazos poco realistas al no estimar de manera apropiada o realmente ponerse de pie para decir que no se puede hacer y confiamos en los miembros de nuestro equipo. Así que realmente alentamos a los miembros de nuestro equipo a ponerse de pie y decir cuando las cosas no son realistas. Entonces, si los miembros de su equipo no se lo están diciendo, entonces no puede devolverlo a sus partes interesadas ni a su junta de control de cambios.

El otro es actualizar y volver a establecer los planes de referencia. Aquí es donde la mayoría de los proyectos fracasan y es una de las cosas más fáciles que podemos hacer. Las cosas cambiarán. Las cosas volverán a priorizar. Sucede constantemente. Quiero decir, eso es un hecho. Pero la cuestión es que muchas personas no retroceden y actualizan o vuelven a establecer la línea de base del plan con sus partes interesadas o la junta de control de cambios. Esa es una de las cosas que, si lo hacemos de manera adecuada y oportuna con el proyecto, podemos clasificarnos al final como un proyecto posiblemente exitoso en lugar de un proyecto fallido.

Luego, el número siete, nuevamente, prioridades o incentivos en conflicto, de modo que uno es probablemente uno de nuestros desafiantes, donde con los múltiples proyectos si están sirviendo a diferentes unidades de negocio o diferentes iniciativas. Luego hay prioridades en conflicto y, por lo tanto, es difícil estabilizar la tarea, los plazos, los recursos, incluso los presupuestos.

Luego, los incentivos, donde algunos grupos se basan en diferentes incentivos. Entonces, tal vez su grupo de ventas y marketing esté incentivado en una cosa, pero tal vez su grupo de tecnología esté incentivado por otra cosa. Entonces, si se les da un incentivo diferente, entonces no están conduciendo por el mismo resultado, que en última instancia no terminará en el éxito de su proyecto.

Entonces esas son algunas de las trampas, estas son algunas de las cosas que encuentro. Si ponemos estas tres cosas en su lugar al principio antes del saque inicial, sin duda será de ayuda. Para aquellos de ustedes que pueden encontrarse con las técnicas que yo tenía en mi época, donde tienen calendarios en la pared o papel en la pared, bueno, para mí, me gusta hacer mi vida más fácil.

Así que yo ' He aprendido que algunas de las soluciones simples para mí son recibir consejos de otros gerentes de proyectos que han administrado varios proyectos o proyectos similares que yo estoy administrando. Usan plantillas. Entonces, si puedo usar plantillas para hacer cosas de manera rápida y eficiente y cualquier herramienta en su lugar, ahora tengo muchas herramientas para mí y para el software.

Entonces, ahora hay software disponible donde puedes administrar varios proyectos más de manera eficaz definiéndolo y disponiendo de sus recursos para saber cuándo están sobreasignados. Sabes cuando tus hitos se superponen y las dependencias provocan respuestas negativas entre sí.

Así que espero que te resulten útiles. Ciertamente me ha ayudado a gestionar múltiples proyectos a lo largo de los años. Si necesita consejos, herramientas o técnicas adicionales para administrar sus múltiples proyectos y evitar algunas de las trampas y escollos en los que puede encontrarse, visítenos en ProjectManager.com.

(Esta publicación fue actualizada Octubre de 2020)

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