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Cómo hacer el control de la versión del documento (con ejemplo) • Guía de la niña para la gestión de proyectos


Un lector se puso en contacto recientemente y solicitó más información sobre el control de la versión del documento y cómo hacerlo.

¿Qué es el control de la versión?

La definición rápida es la siguiente:

El control de la versión del documento es el proceso de rastrear y administrar diferentes versiones (o borradores) de un documento para que sepa cuál es la iteración actual de un archivo.

El control de versiones se utiliza para muchos documentos de administración de proyectos, así como otros activos.

también en otras áreas de su trabajo, particularmente en la codificación, donde los desarrolladores necesitan mantener registros meticulosos de lo que se ha cambiado y qué versión es la versión actual del código.

En ese entorno es parte de la configuración del proyecto administración. Los elementos principales de la gestión de la configuración no son tan diferentes cuando hablamos específicamente de documentos.

Honestamente pensé que ya había cubierto este tema en el blog; ciertamente es el tema de un capítulo en mi libro, Accesos directos al éxito: gestión de proyectos en el mundo real .

(El capítulo tiene solo unas pocas páginas; ¡incluso no puedo extender el control de versiones por más que eso!)

¿Por qué es importante el control de versiones?

¿Por qué querrías saber cuál es la última versión de algo?

El control de versiones es importante porque entonces sabes que todos trabajan desde la misma versión de un documento. Y sabes que tienen la última versión.

Imagina las horas perdidas si alguien en tu equipo trabajara por requisitos obsoletos, por ejemplo.

En realidad, no tengo que imaginar esa situación, teniendo estado en eso! Se convirtió en parte de las lecciones aprendidas para nuestros proyectos. Aprenda de mis errores y controle cómo evolucionan sus archivos con el control de versiones.

Cómo comenzar con el control de versiones de documentos

La administración de la configuración siempre ha parecido para mí ser un título elegante para algo que es muy fácil de hacer.

La forma más fácil de controlar la versión de sus documentos es hacer que sus herramientas de software lo hagan por usted.

Las herramientas de colaboración de gestión de proyectos a menudo tienen esta característica incorporada .

Cada vez que guarda un documento en el repositorio, crea una nueva versión para que siempre pueda retroceder y ver los cambios realizados.

 usando una computadora portátil

Cómo ¿funciona el control de versiones?

El control de versiones funciona porque el proceso asegura que nadie esté sobreescribiendo o cambiando la información ingresada en el documento por otra persona. En otras palabras, alguien "revisa" el documento y trabaja en él.

Luego otras personas pueden acceder y hacer sus cambios, comentar sobre los cambios ya realizados, aceptar, rechazar y editar.

Continúa así hasta que tenga una versión final del documento que todos puedan aceptar.

Cómo hacer el control de versión para documentos

Algunas herramientas de software tienen control de versión incorporado. SharePoint, por ejemplo, fue un salvavidas cuando estaba usándolo porque guardaba copias de versiones anteriores. Puede configurar cuántas versiones conserva. Luego, si alguien estropeó una versión o si desea comparar lo que se ha modificado, puede revisar fácilmente un archivo de varias iteraciones.

Google Docs tiene control de versión incorporado en el que puede ver el historial de revisiones de su en línea documentos.

Verifique el software que usa, tal vez ya tenga funciones de control de versiones o podrían estar activados.

Cómo usar la numeración de documentos en una tabla de control de versiones

Si no tiene un software que pueda hágalo por usted, puede controlar las versiones de sus documentos manualmente.

Agregue una tabla de control de versiones al frente del documento que diga la versión, el autor, un breve resumen de los cambios en esa iteración del documento y la fecha.

Así es como se vería la tabla:

Versión Fecha Autor Justificación
0,1 1 de marzo de 2017 Nanette Bailey Primer borrador [19659042] 0.2 15 de marzo de 2017 N Bailey Revisión por [1 9459031] arquitecto
0.3 22 de marzo de 2017 N Bailey y F
Jacobs
Revisión más amplia
por el equipo del proyecto; sección 6
actualizada (nuevas
fechas)
0.4 28 de marzo de 2017 F Jacobs Revisión final por todos los interesados ​​
;
equipo de proyecto
comentarios
incorporado
0.5 3 de abril de 2017 N Bailey y F
Jacobs
Versión final
para firma;
costos actualizados
1.0 14 de abril de 2017 F Jacobs Emitido
1.1 27 de abril de 2017 N Bailey Actualizado
entregables
(sección 5)

Las versiones son 0.1, 0.2, etc. hasta que se apruebe el documento. Luego se convierte en la versión 1.0.

Las versiones editadas posteriores se convierten en 1.1, 1.2, o si es una actualización importante, 2.0.

¡Al igual que nombran nuevos iPhones o versiones de software! No te preocupes por los números que suben y suben. En uno de mis proyectos estamos actualmente en la versión 15 de una especificación técnica y sabes qué, todo está bien.

 trabajando en un ipad

Tienes números para usar consulte (y las fechas para obtener una copia de seguridad adicional) para que cuando hable con los miembros de su equipo pueda hacer referencia a la versión que está utilizando o que espera que utilicen.

Pueden ver rápidamente desde el frente del documento si tienen el derecha / versión más actual.

La mayoría de las plantillas de documentos que uso ya tienen esta tabla configurada en el frente. Una vez que lo haya hecho, es fácil copiar y pegar el formato en otros documentos.

¡No es la parte más interesante de la gestión de proyectos, pero un buen control de la versión del documento lo mantendrá organizado!

 Cómo hacer la versión del documento control



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