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Cómo hacer que sus reuniones de gestión de proyectos zing


Si eres como cualquier otro gerente de proyecto que he conocido, hay muchas posibilidades de que pases mucho tiempo en reuniones. Y no ensayaré todos los argumentos sobre por qué ese tiempo es valioso y cómo las malas prácticas de reunión pueden erosionar ese valor y convertir una reunión en una responsabilidad.

Me gusta pensar en una reunión de gestión de proyectos como una obra de tres actos. , con un prólogo y un epílogo. Y, como una buena obra, una reunión convincente debe seguir ciertas formas, pero también innovar y crear algo de drama.

Entonces, veamos algunas formas en las que puede dar vida a sus reuniones.

Prólogo: Antes de su Reunión de gestión de proyectos

Ya sea que llame a la reunión o a un asistente, prepárese siempre bien, para que pueda usar su tiempo con buenos resultados. Lea la agenda, lea los documentos adjuntos y piense en qué partes son importantes para usted.

¿Sobre qué tiene una opinión, qué necesita formar y qué opinión, qué preguntas debe haber respondido? Apunte su propio propósito de reunión.

Una reunión previa

Las buenas reuniones son eficientes. Todos los que necesitas están en un solo lugar. Entonces, ¿por qué perder el tiempo con una reunión previa? Porque ahí es donde realmente se toman las decisiones. Las personas a menudo deciden sobre los problemas antes de que aparezcan. Usan la reunión para mostrar su postura. Por lo tanto, evite el riesgo de que su reunión de proyecto salga mal tomando y configurando la temperatura con anticipación. ¿No puede celebrar una reunión previa debido a conflictos de programación? Cree una lista de elementos para discutir en un software en línea que se pueda compartir y colaborar.

Prepárese para servir

Una buena reunión siempre tiene a alguien responsable de hacerla una buena reunión. Y necesitan servir a los participantes. Si ha convocado la reunión y la presidirá, eche un vistazo a nuestro artículo anterior sobre liderazgo de servicio y aplique los principios a la forma en que organiza su reunión.

Acto 1: Comenzar su reunión con carácter y motivación [19659005] Respeta a las personas que están allí comenzando a tiempo. No esperes a los rezagados. No sabes lo tarde que llegarán, y esperarlos es irrespetuoso con las personas que están allí.

Obviamente, podría haber circunstancias excepcionales, lo que haría que la mayoría de los participantes fueran detenidos. Pero luego, en lugar de perder el tiempo de los pocos que han aparecido, posponga la reunión. ¿O por qué no preguntar a las personas que están presentes, "¿Para qué podría este grupo utilizar mejor nuestro tiempo juntos?" Puede sorprenderse con la respuesta.

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Conociéndote

Nunca asumas que todos se conocen. A menos que esté seguro, haga una ronda de presentaciones. Si no conoce a todos en la sala, dibuje un mapa de la mesa en su cuaderno. Luego complete su mapa, de modo que tenga los nombres y las afiliaciones de todos en la mesa.

Siempre comience con un "Arriba"

Una excelente manera de hacer esto es preguntar sobre los mayores éxitos de las personas desde la última reunión. O tal vez por lo que están agradecidos, o más orgullosos. Una ronda rápida de esto comienza la reunión con un marco positivo.

Acto 2: Llenando su reunión con buenas conversaciones

Las reuniones son conversaciones. Pero, ¿qué estructura es la adecuada para las conversaciones que necesita tener? Piense en qué formato funcionará mejor para cada ítem de la agenda:

  • Reunión informativa o conferencia unidireccional
  • Diálogo de flujo libre
  • Debate estructurado
  • Compartir round-robin

Algunos de mis consejos favoritos para obtener a continuación se detalla lo mejor de esas conversaciones.

Equilibre lo ruidoso con lo suave

Al asistir a la mayoría de las reuniones, sabrá quiénes son las personas asertivas, dominantes y que hablan de todo. Cuando comiencen a dominar de nuevo, agradézcales y pida escuchar a alguien que no contribuya tan fácilmente. Esas personas tienen la misma cantidad de buenas ideas y sus opiniones son igualmente útiles. Entonces, invítelos y déles espacio para ser escuchados.

Cree una cultura positiva en su reunión

La psicología positiva nos dice que si los comentarios positivos exceden los negativos en una proporción de 5, 4, o incluso 3 para 1, obtendrá un impulso real en el estado de ánimo de la reunión. La creatividad aumentará y la gente se basará en el germen de una buena idea, en lugar de derribarla.

Entonces, ejemplifique la cultura de la reunión que desea. Indique rápidamente cualquier comportamiento irrespetuoso y celebre contribuciones valientes y basadas en evidencia. Aproveche las buenas ideas y solicite inquietudes y pruebas en contra cuando una idea parezca dominar. Si tiene dificultades para combatir la negatividad en sus reuniones, lea nuestro artículo sobre cómo tratar con las partes interesadas difíciles.

Pruebe una regla de dos minutos

Una forma de anular parte de la negatividad instintiva es darle a cualquiera un mínimo de dos minutos para hacer su punto antes de que alguien pueda saltar y desafiarlo. Obliga a las personas a escuchar y escuchar todo el punto, en lugar de reaccionar a su primera impresión.

Cambie la perspectiva de la reunión

A menudo, la persona que dirige la reunión puede forzar la perspectiva hacia su propio pensamiento y sofocar el pensamiento innovador. Siempre que pueda, haga la pregunta para la cual su declaración sería una respuesta. Esto permite que el grupo lo encuentre por sí mismo. Mejor aún, puede obtener una respuesta superior. De cualquier manera, obtendrá una mejor conversación con más matices.

Otro enfoque valioso es preguntar a la reunión cómo reaccionarían otros interesados ​​a la conversación. O lo que dirían si estuvieran en la habitación. Obtendrá más perspectivas, soluciones más ricas y mejores decisiones.

Mantener a todos frescos

Manténgase alerta ante los signos de aumento de la temperatura emocional. Luego, enfríelos temprano, antes de que tengan demasiado calor. Haga preguntas aclaratorias o de verificación que muevan a las personas a ser analíticas sobre lo que están diciendo. Esto amortigua sus respuestas emocionales.

Una forma de intensificar esto es etiquetar las emociones alrededor de la mesa y preguntar sobre ellas: “Veo que te estás agitando; ¿puede decirme qué provocó eso? "

Mantenga su reunión en marcha

Para reducir la posibilidad de que su reunión se resbale, comience cada parte de la reunión escribiendo el objetivo en una pizarra. Si la reunión se desvía, permita que cualquiera reafirme el objetivo señalándolo. Y luego coloque cualquier tema nuevo que haya comenzado a hacerse cargo de una parte del “estacionamiento” del tablero. Ahora el grupo puede volver a su tema original y retomar la idea aparcada más tarde, si es realmente valiosa.

Avanzando para cerrar un tema

¿Alguna vez ha notado cuántas conversaciones de reuniones se acaban antes de llegar? ¿Una conclusión, decisión o punto de acción? O tal vez simplemente dan vueltas en círculos, para mantenerse ocupados mientras evitan el cierre.

Todo se vuelve demasiado complicado. Resuma dónde ha llegado y establezca claramente lo que el grupo debe hacer para terminar la conversación. Luego, comience nuevamente con una invitación para dar el siguiente paso.

Acto 3: Cerrar sus reuniones con un final satisfactorio

No hay nada más satisfactorio que la acción. ¿Termina sus reuniones confirmando la propiedad de las decisiones y acciones?

Debería hacerlo. Las decisiones deben ser propiedad del grupo, pero los individuos pueden afirmar su oposición. Las acciones deben ser propiedad de las personas que las han aceptado.

Finalice su reunión con dos rondas, verificando estas propiedades. Primero, reafirme las decisiones tomadas, y segundo, reafirme sus compromisos de acción. Si no obtiene un "sí" inequívoco, tiene trabajo que hacer, ya sea antes del cierre de la reunión o en el seguimiento. Eso es para usted.

Epílogo: ¿Qué sucede después del cierre de la reunión?

"Post-paration" es una parte vital de cada reunión. Si valió la pena asistir a la reunión, vale la pena seguirla. Programe tiempo poco después de la reunión para revisar sus notas, hacer un seguimiento de las acciones y considerar lo que aprendió.

Se tomó el tiempo para prepararse, entonces, ¿por qué no tomaría tiempo para posparar?

Si crees que las reuniones son un mal necesario o las defiendes, son una parte importante de cualquier proyecto. Las reuniones son solo una forma de difundir información a un grupo y obtener comentarios también. ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos basado en la nube que ayuda a planificar, monitorear e informar sobre el progreso de cualquier proyecto. Es una gran herramienta para controlar cada etapa de un proyecto. Un panel de control en tiempo real no solo le brinda datos actualizados, sino que también hace gráficos y cuadros dirigidos a las necesidades de su reunión, ya sea con los accionistas o su equipo. Pruébelo hoy gratis con esta prueba de 30 días.

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