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Cómo hacer un diagrama de Gantt en 5 pasos


Los gráficos de Gantt han existido durante mucho tiempo, pero desde que migraron de analógico a digital, su facilidad de uso los ha convertido en un elemento básico de la gestión de proyectos. Puede haber conceptos erróneos sobre los diagramas de Gantt, pero en términos simples, un diagrama de Gantt muestra las tareas a lo largo del tiempo.

A la izquierda de un diagrama de Gantt hay una lista de las tareas, y a la derecha hay una línea de tiempo en la que se colocan esas tareas. según cuándo ocurran en el proyecto. Cada tarea se presenta con una fecha de inicio y una fecha de finalización. Esa es la duración de la tarea. Es gráficamente una línea entre dos puntos.

Este diseño hace que sea sencillo ver cuáles son las tareas, cuándo comienza y termina cada una de ellas y cuánto tiempo debe demorar la tarea en completarse. El diagrama de Gantt también muestra dónde se superponen las tareas, por cuánto y la duración de todo el proyecto.

Entonces, un diagrama de Gantt muestra qué tareas son necesarias para completar el proyecto y cuánto tiempo van a tomar . Pero, ¿cómo se hace para planificar y programar un proyecto exitoso? Los siguientes son los cinco pasos que le mostrarán cómo hacer un diagrama de Gantt.

Cómo hacer un diagrama de Gantt

Hay algunas formas de hacer un diagrama de Gantt. Si quieres ser tradicional, puedes sacar un papel y un lápiz. Esa podría ser una buena manera de comenzar a armar sus piezas, pero no es factible para administrar un proyecto, con todos sus problemas y cambios.

Para facilitar las cosas, ofrecemos una plantilla de diagrama de Gantt gratuita, que le proporciona un Excel hoja de cálculo para completar los campos. Pero si mantiene su agenda en una hoja de cálculo, será un problema. Excel solo quería crearse para crear líneas de tiempo fáciles y visuales. Para llevarlo más lejos, recomendamos cargar la hoja de cálculo en nuestro software de diagrama de Gantt en línea. Los beneficios de esto se detallan a continuación.

Dicho esto, aún debe seguir los pasos para recopilar todos los datos que necesitará para hacer un diagrama de Gantt. Una vez que siga los siguientes cinco pasos, tómese un momento para seguir leyendo. Explicaremos cómo poner su diagrama de Gantt en línea en nuestro software lo convierte en un documento vivo que no solo puede planificar su horario, sino ayudarlo a ejecutarlo.

1. Haga una lista de tareas

Antes de poder mapear el trabajo, debe tener una lista. Esta lista de tareas debe ser exhaustiva y completa para que sea efectiva. Por lo tanto, se recomienda que utilice una estructura de desglose de trabajo.

Esta herramienta, como su nombre, desglosa proyectos más grandes, complejos (o pequeños, más simples). Comienza con la entrega final y va paso a paso hacia atrás para obtener los pasos esenciales necesarios para llegar al final del proyecto.

A medida que reúne tareas, no está de más mirar hacia atrás en los datos históricos de proyectos relacionados para tener una idea de cuánto tiempo han tardado. Además, hablar con personas que han pasado por proyectos similares, ya sea dentro o fuera de su equipo, puede ayudar a medida que avanza al siguiente paso.

2. ¿Cuáles son las fechas de inicio y finalización de las tareas?

Aquí es cuando toma las tareas y las secuencia en el transcurso de su proyecto. Las tareas no son islas que se encuentran solas en el océano de su proyecto. Es posible e incluso probable que algunas tareas se realicen al mismo tiempo pero por diferentes miembros del equipo.

Al determinar cuál es la fecha de inicio, sus tareas aparecerán en la línea de tiempo en esa fecha. Luego, con el conocimiento que adquirió en el último paso, haga una estimación del tiempo de cuándo se completará la tarea. Esto crea los dos puntos y la barra entre ellos, marcando el tiempo que llevará realizar la tarea en el transcurso de todo el proyecto.

Este es el primer paso para crear un cronograma para el proyecto. La duración de sus tareas es el tiempo entre la fecha de inicio y la fecha de finalización. Ahora estás cocinando con gas. Ya no tiene simplemente una lista de tareas, sino una representación visual de su proyecto en una línea de tiempo. Esto proporciona una ayuda rápida a su progreso una vez que ejecute el proyecto.

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3. Agregar hitos

Si bien desea recopilar todas las tareas, no importa cuán pequeñas sean, no desea descuidar el panorama general. Los diagramas de Gantt le permiten dividir el proyecto en fases o marcar cuando se completa una gran sección única del proyecto. Estos se llaman hitos.

Tener hitos en un proyecto es útil. No solo aumenta la moral al ver que ha terminado una gran parte del proyecto, sino que delinea eventos clave, actuando como señales en la ruta hacia su destino final.

4. Identificar dependencias

Si bien algunas tareas pueden ejecutarse al mismo tiempo, otras no pueden iniciarse hasta que otra haya finalizado. Estas se llaman dependencias de tareas. Si no se identifican, pueden crear cuellos de botella en el flujo de trabajo de su equipo.

Hay cuatro tipos de dependencias de tareas.

  1. Finalizar para comenzar: La tarea no puede comenzar hasta la anterior.
  2. Comenzar a comenzar: La tarea no puede comenzar hasta la anterior.
  3. Finalizar a finalizar: La tarea no puede finalizar antes de la anterior.
  4. Comenzar a finalizar : La tarea no puede finalizar antes de la que comienza.

Una vez que se identifiquen estas dependencias, créelas en su diagrama de Gantt vinculando las tareas relacionadas. De esa manera, podrá ver fácilmente qué tareas dependen unas de otras.

5. Comience a asignar

Una vez que tenga sus tareas, hitos, duraciones y dependencias en su diagrama de Gantt, puede comenzar a asignar tareas. Aquí es donde le das trabajo a los miembros del equipo. Ahora son responsables de cumplir con la fecha de vencimiento de las tareas a las que están asignados.

Los gerentes de proyecto pueden usar el diagrama de Gantt como guía visual para seguir el progreso del equipo a medida que avanza en sus tareas. Pero hay mucho más que puede hacer un diagrama de Gantt si está trabajando con un software de gestión de proyectos superior.

Cómo ProjectManager.com amplía su diagrama de Gantt

Si ha utilizado nuestra plantilla o simplemente ha recopilado una lista de tareas en un hoja de cálculo, puede llevarlo al siguiente nivel importando el documento en ProjectManager.com. Puede importar archivos de MS Project, CSV o Excel y sus tareas se distribuyen automáticamente en una línea de tiempo.

A continuación, puede elegir qué columnas desea en el lado izquierdo del diagrama de Gantt. Una vez que agrega las duraciones de cada tarea, se mueven a través de la línea de tiempo a la izquierda. Los hitos se agregan mediante símbolos de diamante y las dependencias se pueden vincular.

Cuando llega el momento de asignar tareas a los miembros de su equipo, puede hacerlo directamente desde nuestro Gantt. Luego, los miembros del equipo pueden usar Gantt como plataforma de colaboración cuando ejecutan las tareas. Dado que ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos basado en la nube, pueden acceder a él desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo cual es ideal para equipos distribuidos.

 Diagrama de Gantt con características avanzadas
ProjectManager El diagrama de Gantt de .com tiene características avanzadas para hacer que sus planes sean herméticos.

Los miembros del equipo también pueden comentar a nivel de tarea, agregando documentos según sea necesario. Tenemos almacenamiento ilimitado de archivos, por lo que pueden adjuntar cualquier imagen o transferencia que sea necesaria. Si un miembro del equipo tiene una pregunta para el gerente del proyecto u otro miembro del proyecto que no tiene asignada la tarea, puede @ ellos y esa persona será notificada por correo electrónico, para que puedan unirse a la discusión.

Easy Editing & Automations

Una queja sobre los gráficos de Gantt es que son difíciles de editar. Pero ProjectManager.com hace que cambiar la duración de las tareas sea tan fácil como arrastrar y soltar. Simplemente tome su fecha de inicio y fecha de finalización y muévala a donde desee. Es así de fácil.

El diagrama de Gantt en línea también se puede automatizar, por lo que si una tarea se retrasa, la tarea que depende de ella se ajustará para evitar errores de programación. Las notificaciones por correo electrónico también se pueden automatizar para mantener actualizados a los gerentes de proyecto y los miembros del equipo cuando se completen las tareas. ProjectManager.com cumple la promesa de los gráficos de Gantt en gestión de proyectos.

ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos basado en la nube. Nuestro diagrama de Gantt en línea brinda a los gerentes de proyecto las herramientas para controlar el cronograma, vincular dependencias de tareas y realizar un seguimiento del progreso con informes integrados. Los miembros del equipo obtienen una plataforma colaborativa para trabajar de manera más productiva. Ese es solo un aspecto de nuestro software, que también tiene vistas de kanban, calendario y lista. Vea cómo podemos ayudarlo a administrar su próximo proyecto aprovechando nuestra prueba gratuita de 30 días.

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