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Cómo hacer un gráfico RACI para un proyecto (con ejemplo)


Mientras mejores miembros del equipo conozcan sus roles y responsabilidades, mejor se ejecutará un proyecto. Por lo tanto, comunicar las distinciones de roles al principio del proyecto es crucial. Pero, ¿cómo puede un gerente de proyecto hacer que esas definiciones sean claras y obvias para el equipo?

Existe una herramienta llamada RACI, o una tabla o matriz de RACI, que ayuda a definir las funciones y responsabilidades del equipo del proyecto. Es una forma eficiente de asegurarse de que todos estén en la misma página y entiendan lo que tienen que hacer. Lo último que desea cuando ejecuta un proyecto es confusión.

¿Qué es un gráfico RACI?

RACI es un acrónimo de responsable, responsable, consultado e informado. Un cuadro RACI es una forma de asignar responsabilidades y roles a los miembros del equipo que tienen la tarea de crear entregables en un proyecto. Define sus roles y responsabilidades en el equipo y el proyecto en general.

Es una herramienta simple que toma cada tarea en un proyecto y asigna los roles y responsabilidades asociadas a él. Esto deja en claro quién está haciendo qué en el proyecto y evita cualquier confusión, lo que puede ralentizar la producción y reducir los costos.

Echemos un vistazo más de cerca a lo que RACI representa la importancia de cada una de esas palabras.

Responsable

Cada tarea debe tener al menos un miembro del equipo responsable que sea quien haga el trabajo para completar la tarea. Sin embargo, puede haber más de una parte responsable.

Responsable

Este miembro del equipo está a cargo de delegar el trabajo y es el que aprueba los entregables antes de que puedan considerarse completos. A veces, el miembro responsable del equipo también es el responsable. Pero cada tarea debe tener una persona responsable adjunta, y no siempre es el gerente del proyecto.

Consultado

Este miembro del equipo revisará un entregable, proporcionando comentarios que ponen el entregable en contexto a todo el proyecto o solo dentro sus propias expectativas.

Informado

Estos son los miembros del equipo que deben saber qué sucede con la ejecución de las tareas, pero no están comprometidos con el mismo nivel de responsabilidad que los enumerados anteriormente. Se les puede dar un informe general sobre el progreso, en lugar de tener que sumergirse en las malezas con ellos.

Cómo hacer un cuadro RACI

Todos los proyectos pueden beneficiarse de las expectativas establecidas al usar un cuadro RACI. Pero es realmente útil al administrar múltiples recursos o tener dependencias de tareas.

Para desarrollar completamente el proceso de hacer un gráfico RACI, creemos un proyecto. Supongamos que está construyendo una adición a su hogar, estos tres pasos describirán cómo crear un gráfico RACI.

Paso uno: Identificar roles

En la parte superior de su hoja de cálculo, enumere todas las personas involucradas en el proyecto. Esto incluiría al cliente o propietario de la vivienda que está realizando la construcción. Luego está el arquitecto, responsable de la elaboración de los planos. El gerente del proyecto supervisa todo el proyecto de principio a fin. Hay un contratista que, con su equipo, es responsable de la construcción real. Es probable que haya muchos más subcontratistas, como electricistas, techadores, etc., pero lo mantendremos simple.

Paso dos: Lista de tareas e hitos

A continuación, desea tener una lista completa de todas las tareas, incluidos los hitos, y cualquier toma de decisiones que sea necesaria, enumerarlos en la columna del extremo izquierdo. Esto incluye revisar los planos por parte del arquitecto, estimar el presupuesto, obtener permisos, preparar el sitio y hacer cualquier excavación que pueda ser necesaria. Es posible que tenga que colocar una base, agregar vigas y losas de zócalo, mampostería, pisos o techos, puertas y ventanas, electricidad y plomería, accesorios, etc.

 Ejemplo de una RACI Gráfico para la gestión del proyecto
Un ejemplo de un gráfico RACI

Paso tres: Asigne cada tarea a un rol y responsabilidad

Debajo de cada persona en el equipo del proyecto agregue R (Responsable), A (Responsable), C (Consultado) o I (Informado), dependiendo de su relación con las tareas en la columna izquierda. Por ejemplo, el arquitecto sería el miembro responsable del equipo para entregar el plan del proyecto completado, mientras que el gerente del proyecto sería responsable de asegurarse de que el plan cumpla con cualquier problema regulatorio. Se consultará al cliente o al propietario de la casa para asegurarse de que los planes cumplan con sus especificaciones, pero para gran parte de la construcción real solo se le informará del progreso.

¿Por qué hacer una tabla RACI?

Cuanto más estructura, dirección y una definición clara que puede darle a su equipo, más adecuados serán para realizar su trabajo a tiempo y sin desperdiciar recursos valiosos. Un cuadro RACI establece expectativas, por lo que todos saben lo que hacen ellos y el resto del equipo. Esto evita la redundancia o que los miembros del equipo trabajen uno contra el otro. Las tareas, los roles y las responsabilidades se aclaran, por lo que no hay malentendidos sobre quién está haciendo qué. Esto también imbuirá a su equipo con un sentido de responsabilidad por su trabajo y sabrá cuándo es su trabajo o cuándo necesitan buscar la orientación de otro.

Una ventaja adicional, es que estas definiciones eliminan gran parte de los problemas de personalidad y políticas de oficina que se interpone en el camino de la productividad. Le ha dado a su equipo un marco, para que sepan dónde se encuentran y dónde se encuentran otros miembros del equipo. Los equipos son más felices de esta manera, y agiliza las comunicaciones. Los miembros del equipo pueden mirar la tabla RACI en cualquier momento durante el proyecto y saber quién es responsable de qué, en lugar de tener que alejar a todos de lo que están haciendo.

Cómo ProjectManager.com ayuda con la responsabilidad

Básicamente, un gráfico RACI es una herramienta para definir la responsabilidad del equipo del proyecto. Este es un paso clave en la gestión de proyectos. Pero una vez que se han determinado los roles y las responsabilidades, desea tener una manera de facilitar esos roles y responsabilidades durante todo el ciclo de vida del proyecto.

ProjectManager.com puede ayudar a mantener a los miembros del equipo responsables. Por un lado, facilitamos cargar su lista de tareas y crear un proyecto. A partir de ahí, el gerente del proyecto puede asignar cada una de las tareas en su gráfico RACI a un miembro del equipo. Cada tarea tiene un cuadro de comentarios donde se pueden agregar instrucciones. ProjectManager.com tiene almacenamiento ilimitado de archivos, por lo tanto, agregue tantos documentos e imágenes relevantes como sea necesario.

 captura de pantalla de gestión de tareas
ProjectManager.com tiene diagramas de Gantt, listas de tareas y kanban, para que todos puedan trabajar como lo deseen.

Los miembros del equipo también pueden usar la tarea para comunicarse y colaborar con otras personas asignadas a la tarea o @ el gerente del proyecto, a quien luego se le notifica por correo electrónico y se les pone en la conversación.

Todos en el equipo puede realizar un seguimiento de sus propias tareas en la sección mi trabajo. Sus tareas se enumeran y se pueden marcar como completadas. El proyecto y la fecha de vencimiento también se enumeran. Simplemente haga clic en una tarea individual y obtenga aún más detalles. Los miembros del equipo pueden agregar su propia lista de tareas a la tarea para administrar su trabajo y mantenerlos en el camino.

Los gerentes de proyecto pueden mantenerse al tanto del progreso del equipo con el tablero en tiempo real, que sigue seis métricas del proyecto que se actualizan instantáneamente cuando los miembros del equipo actualizan su trabajo. Para un análisis más profundo, ProjectManager.com tiene informes con un clic que proporcionan datos detallados sobre el progreso de la tarea, los costos y la carga de trabajo, entre otros.

 captura de pantalla del tablero
El tablero de ProjectManager.com rastrea el progreso del proyecto en tiempo real.

Hay una página de carga de trabajo que permite a los gerentes de proyecto asegurarse de que ningún miembro del equipo esté subasignado o sobreasignado. ProjectManager.com lo ayuda a administrar mejor sus equipos, tomar decisiones basadas en datos y optimizar los recursos de su proyecto en tiempo real.

ProjectManager.com es un software de administración de proyectos basado en la nube que toma los roles y responsabilidades definidos en su gráfico RACI y los convierte en una herramienta dinámica para administrar equipos y carga de trabajo. Los gerentes de proyecto obtienen transparencia en el proyecto para monitorear el progreso y reasignar recursos para evitar que los miembros del equipo se bloqueen. Vea cómo ProjectManager.com puede mantener a los miembros de su equipo responsables y productivos al tomar hoy esta prueba gratuita de 30 días.

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