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Cómo hacer un plan de acción (ejemplo incluido)


Ya sea en casa o en el trabajo, todos tenemos objetivos. Y para llegar allí, necesitamos planes de acción para comenzar y mantenernos productivos.

¿Qué es un plan de acción?

¿Qué es un plan de acción? En general, se trata de una estrategia, curso o acción propuestos. Específicamente, en la gestión de proyectos, es un documento que enumera los pasos necesarios para lograr un objetivo. Es decir, un plan de acción aclara qué recursos necesitará para alcanzar esa meta, establece un cronograma para que las tareas lleguen a esa meta y determina qué miembros del equipo necesitará para hacerlo todo.

Un plan de acción es Un documento que documenta el proyecto. Es decir, es una lista detallada del trabajo que debe realizarse para completar el objetivo del proyecto. Describe los recursos que necesitará para lograr ese objetivo y cuál será su cronograma, incluidas las tareas involucradas en llegar desde el inicio del proyecto hasta el final.

No solo está calculando las tareas y el cronograma. , pero también determinará a quién reunirá para que su equipo trabaje en esas tareas.

Pasos para un plan de acción

Los beneficios de un plan de acción son simples: ahora ha esbozado qué curso y qué recursos son necesarios para alcanzar su objetivo declarado en el proyecto. Al tener todo esto reunido en un documento, puede planear con mayor éxito cómo lograrlo.

Las personas se sienten abrumadas por la jerga cuando tienen que planificar un proyecto, pero la palabra acción que todos pueden entender.

Los fundamentos para para obtener un plan de acción en conjunto para cualquier proyecto, siga estos cuatro pasos básicos:

  • Paso 1: Cree una plantilla de planificación simple para recopilar tareas, plazos y tareas. Este es el lugar donde todo lo relacionado con las tareas va en su plan de acción del proyecto, por lo que tiene un lugar para toda esta información crucial.
  • Paso 2: Use una herramienta para mantenerlo en la tarea. Puede ser tan simple como una hoja de papel o una plantilla digital, como una hoja de cálculo, pero hay opciones más sólidas disponibles, como el software de gestión de tareas, por lo que querrá investigar y ver qué es lo mejor para su plan de proyecto
 software de gestión de tareas para planes de acción
Funciones de gestión de tareas en ProjectManager.com— Haga clic para obtener más información
  • Paso 3: Incluya a todos en esa herramienta para que trabaja para el equipo Asegúrese de que el equipo sepa cómo usarlo. Ya sea una reunión de proceso o una sesión de capacitación más estructurada, desea que todos puedan usar la herramienta antes de comenzar a trabajar en el proyecto.
  • Paso 4: Intensifique las alertas que funcionan para ayudarlo a ser más eficaz. Automatice gran parte del trabajo ocupado para que pueda hacer la gestión más práctica. Las alertas son una excelente manera de mantenerlo al tanto del progreso del proyecto sin apartarlo constantemente de sus otras tareas.

Las alertas se pueden usar para notificar cambios en las tareas y si se han agregado, y siempre hay una necesidad de administrar tareas mejor. También pueden observar la finalización de un hito, que es una fase importante del proyecto. Finalmente, las alertas pueden actuar como notas para comentarios sobre tareas, documentos y más.

Consejos para el plan de acción

Una vez que tenga un plan de acción, ¿cómo trabaja con él para ejecutar un proyecto exitoso? Aquí hay algunos consejos para ayudarlo con la implementación de su plan de acción incluido:

 software pm para hacer planes de acción

  • Paso 1: Concéntrese en las prioridades y lo que se debe ahora
  • Paso 2: Marque las tareas completadas completadas
  • Paso 3: Asigne a alguien a cada tarea
  • Paso 4: Discuta las tareas pendientes o últimas

Plantilla del plan de acción

A algunas personas les gusta hacer cosas desde cero, mientras que otras prefieren un atajo. Si bien hay ventajas en hacer su propia masa para tarta, por así decirlo, también hay desventajas de tiempo y esfuerzo, sin mencionar que es posible que no sea tan bueno para hacer una masa para tarta.

Por supuesto, estamos no hablando de pasteles sino de planes de acción. Si desea ayuda para comenzar con su plan de acción, ¿por qué no acudir a los expertos? ProjectManager.com se basa en años de conocimiento de gestión de proyectos y hemos compartido ese conocimiento con plantillas para comenzar con el pie derecho y asegurarnos de que no haya olvidado ningún paso vital.

Nuestra plantilla de plan de acción gratuita crea la masa de tarta para usted, para que pueda agregar los ingredientes que desee, ya sea horneando un brebaje salado o dulce. ¡Feliz horneado!

Ejemplo de plan de acción

Para ilustrar aún más la importancia de un plan de acción, tomemos nuestro ejemplo circular y avancemos en un plan de acción.

Tareas

Comience con la prioridad de sus tareas, por ejemplo, necesita hacer la corteza, pero es posible que no necesite el azúcar en polvo en la parte superior como toque ornamental final. Determine qué tareas son de alta, media y baja prioridad.

Una vez que tiene la prioridad claramente planificada, debe hacer una lista de todas las tareas, que incluiría cosas como decidir qué tipo de pastel va a realizar para hacer, los ingredientes que necesitará y los materiales, como una lata de pastel y utensilios para hornear. Hay una mezcla de ingredientes y tiempo de cocción. Todas estas tareas deben estar en la lista.

Nota Fases y Asignaciones

¿Precalentarías el horno mientras haces la masa de pastel? No. La corteza del pastel probablemente se hará la noche anterior. Por eso es importante tener en cuenta todas las fases del proyecto. También querrás hacer tareas. Si este pastel es parte de una cena de Acción de Gracias más grande, es posible que desee involucrar a toda la familia. Dele a cada miembro una tarea, desde la compra de los ingredientes hasta la limpieza.

Seguimiento del progreso

Una vez que comience el proyecto, deberá trazar el progreso del trabajo que se está realizando. Esto nos lleva a la línea de tiempo, donde tendrá una fecha de inicio y fecha de vencimiento para cada una de sus tareas, así como el tiempo que planea que tome, para que pueda usar esto como línea de base y asegurarse de que se quede en el objetivo mientras cocina.

Recursos de notas

Finalmente, su plan de acción circular enumerará los recursos. ¿Quién es responsable de qué tarea, qué materiales están involucrados? ¿Cuáles son esos costos? ¡También debe tener una sección en el plan de acción para las notas que no entran en ninguna de las otras categorías, como que papá está comiendo demasiadas rebanadas, es hora de volver a subir esa membresía al gimnasio!

Cómo ProjectManager.com puede ayudar a su Plan de acción

Si está buscando hacer un plan de acción y luego tomar medidas al ejecutar, monitorear e informar sobre un proyecto, entonces querrá ProjectManager.com. Nuestro software de gestión de proyectos basado en la nube puede importar su plan de acción en un diagrama de Gantt en línea.

 diagrama de Gantt para la gestión de adquisiciones

Desde allí puede asignar tareas y proporcionar a los equipos una plataforma colaborativa para comentar y compartir documentos relevantes. Las tareas dependientes se pueden vincular para evitar cuellos de botella, y cuando las cosas cambian, el programa se puede editar fácilmente simplemente arrastrando y soltando las fechas de inicio y finalización.

Pruebe ProjectManager.com de forma gratuita con esta prueba de 30 días y tome medidas positivas.

Administre su proyecto con un plan de acción

La elaboración de un plan es solo la primera parte de la administración de un proyecto. Recuerde, no es algo para escribir y guardar, sino un documento vivo que debería seguirlo durante todo el ciclo de vida del proyecto. Jennifer Bridges, PMP, ofrece más consejos sobre planes de acción en el siguiente video.

Aquí hay una captura de pantalla para su referencia:

 fundamentos de planificación de proyectos

Pro-Tip: Una vez que el hecho el plan de acción, el equipo tendrá que gestionar sus tareas. Una de las mejores maneras de mantenerlos al tanto y conocer su estado es obtener una herramienta de software de PM en línea que informa en tiempo real.

¡Gracias por mirar!

(Esta publicación se actualizó en noviembre 2019)

Transcripción:

Hoy, estamos hablando de cómo hacer un plan de acción. Lo que aprendí al trabajar con algunos equipos es que la palabra "diagrama de Gantt" o "cronograma del proyecto" o "plan del proyecto" puede parecer demasiado abrumadora.

Pero es difícil refutar el término "plan de acción". Quiero decir, todos tenemos que tomar medidas para llevar a cabo el proyecto. Entonces, hoy quiero hablar sobre algunos fundamentos y algunos consejos para construir un plan de acción.

Entonces, antes que nada, quieres crear una plantilla simple para ahorrar tiempo. Entonces, ¿qué hay en la plantilla? Cuando estás creando un plan de acción, ¿quieres saber cuál es el paso de acción? ¿Cuando es debido? ¿Y a quién se le asigna?

También queremos usar una herramienta para mantenerlo concentrado. Al usar una herramienta, una herramienta en línea específica que todos usan, entonces todos tienen acceso a datos en línea y en tiempo real.

Y el número tres es que quieres incorporar a todos en la herramienta, para que funcione para todos y no solo para un pocas personas. Al hacer que todos se comprometan a usar la misma herramienta, se asegura de tener datos en tiempo real a los que todos puedan acceder.

El cuarto es configurar alertas que funcionen para ayudarlo a ser más eficiente. Bueno, estas son algunas cosas como tareas. Al recibir alertas sobre cuándo se agregan o cambian las tareas, lo ayuda a ser más eficiente en lo que está haciendo, ayuda a otras personas del proyecto a recibir alertas sobre los cambios. Además, cuando se completan los hitos, de esa manera, todos saben cuándo ocurrieron o se completaron cosas importantes en el proyecto.

Y luego las notas. Las notas son excelentes para colaborar en tareas o incluso documentos, por ejemplo, como sus documentos de requisitos u otros documentos que son importantes para el proyecto.

Así que aquí hay algunos consejos.

Número uno: concéntrese en las prioridades de es debido ahora. De esa manera, las personas o los miembros del equipo no se abruman al ver todas las cosas que se hacen, sino que se centran en "Vamos a completarlas ahora".

Número dos: marque las tareas completadas como completadas. De esa manera, no tiene que seguir mirando las mismas tareas. Ya han terminado, hecho, completado. Sácalos del camino, para que no los sigas mirando.

El número tres es asignar a alguien a cada tarea. Quiere estar seguro de saber quién es responsable de cada tarea. Y de esa manera, si tiene preguntas, no se está haciendo algo, ya sabe a quién acudir.

Y el número cuatro es discutir tareas pendientes o tardías. Debes asegurarte de saber cuándo hay barreras o razones por las cuales algunas cosas no se están haciendo. A veces, te necesitan a ti y a tu ayuda para hacer las cosas.

Entonces, estos son los fundamentos y algunos consejos para ayudarte a hacer tu plan de acción. Y si necesita una herramienta que pueda ayudarlo a administrar y realizar un seguimiento de su plan de acción, regístrese en nuestro software ahora en ProjectManager.com.

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