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Cómo hacer un plan de contingencia


Has escuchado la frase, "Ten siempre un plan B".

Bueno, "Plan B" es solo un lenguaje común para lo que se conoce como un plan de contingencia. En otras palabras, se implementa un plan de contingencia en caso de que el plan primario que está ejecutando no se desarrolle como se esperaba.

Los gerentes inteligentes utilizan los planes de contingencia que son conscientes de que siempre hay riesgos que pueden dejar de lado. Proyecto o negocio. Sin contar con un plan de contingencia, las posibilidades de completar un proyecto con éxito disminuirán considerablemente, incluso si el plan del proyecto se realizó con un software de planificación.

El uso de planes de contingencia es generalizado y se aplica a cualquier empresa comercial. Los gobiernos, por ejemplo, los utilizan para prepararse para la recuperación ante desastres o la interrupción económica. Si no está trabajando en un plan de contingencia cuando planifica una empresa, entonces se está abriendo a riesgos innecesarios.

¿Qué es un plan de contingencia para un negocio?

En la mayoría de los casos, una contingencia el plan está diseñado para responder a un evento negativo que puede manchar la reputación de una empresa o incluso el sustento financiero. Sin embargo, los planes de contingencia en los negocios no son, por definición, siempre negativos. Hay planes de contingencia positivos, como qué hacer si la organización recibe una suma inesperada de dinero u otro recurso.

El plan de contingencia es una estrategia proactiva, diferente de un plan de manejo de crisis, que es más una reacción a algo. eso pasó. Se configura un plan de contingencia para tener en cuenta esos eventos perturbadores, de modo que esté preparado cuando lleguen.

Si bien cualquier organización planificará que su producto o servicio funcione con éxito en el mercado, ese mercado es cualquier cosa. pero estable La imprevisibilidad podría ser el enemigo de los negocios, pero eso no significa que no exista. Ejecutar un plan creyendo que puede evitar la imprevisibilidad puede ser fatal para el futuro de su organización.

Cómo crear un plan de contingencia empresarial

Un plan de contingencia es un plan, y como cualquier plan , requiere una gran cantidad de investigación y lluvia de ideas. Y como todo buen plan, hay pasos a seguir para asegurarse de que lo está haciendo bien.

  • Identifique y priorice los recursos: Investigue a su compañía y enumere sus recursos cruciales, como equipos, herramientas, instalaciones, etc. ., luego priorice esa lista de lo más importante a lo menos importante.
  • ¿Cuáles son los riesgos clave? Averigua dónde eres vulnerable al reunirte con equipos, ejecutivos y todos los demás departamentos de la organización para obtener una visión completa de los eventos que podrían comprometer tus recursos; contrate a un consultor externo, si es necesario.
  • Diseñe un plan de contingencia: Si puede, escriba un plan de contingencia para cada riesgo que identificó en los pasos anteriores, pero comience con lo que es más crítico para la vida de su organización . A medida que el tiempo lo permita, puede crear un plan para todo lo que esté en su lista. Cualquiera que sea el plan, la idea detrás de cada uno debe ser los pasos necesarios para reanudar el funcionamiento normal de la empresa, pensar en las comunicaciones, las responsabilidades de las personas, los plazos, etc.
  • Comparta el plan: Cuando haya escrito el plan de contingencia y se ha aprobado, el siguiente paso es asegurarse de que todos en la organización tengan una copia. Un plan de contingencia, sin importar cuán exhaustivo sea, no es efectivo si no se ha comunicado adecuadamente.
  • Revise el plan: Un plan de contingencia no está cincelado en piedra. Debe revisarse, revisarse y mantenerse para reflejar los cambios en la organización. A medida que nuevos empleados, tecnologías y recursos entran en escena, el plan de contingencia debe actualizarse para manejarlos.

Planes de contingencia y gestión de riesgos en la gestión de proyectos

En la gestión de proyectos, la planificación de contingencias suele formar parte de la gestión de riesgos. Cualquier gerente de proyecto sabe que un plan es solo un esquema. A veces el proyecto se extenderá más allá de esas líneas. Cuanto más pueda prepararse un gerente para el azar en su plan, más efectivo será.

Pero la administración de riesgos no es lo mismo que la planificación de contingencia. La gestión de riesgos consiste en identificar, evaluar, evitar, mitigar, transferir, compartir y aceptar riesgos; mientras que un plan de contingencia consiste en desarrollar pasos a seguir cuando ocurre un problema real. Sin embargo, sí comparten el aspecto de qué hacer cuando ocurre el riesgo.

Entonces, un plan de contingencia es qué hacer si ocurre un evento no planificado. Puede ser tan simple como preguntar "¿Qué pasaría si …?" Y luego describir los pasos de su plan a medida que responde a esa pregunta.

Riesgo del proyecto para la planificación de contingencias

Al administrar un proyecto hay muchos puntos de entrada para Riesgo que hay que tener en cuenta con un plan de contingencia. Por ejemplo, hay problemas físicos, como pérdidas debido a daños a la información, equipos o instalaciones como resultado de un accidente o desastre natural.

Los problemas técnicos son otro factor de riesgo, ya que los sistemas pueden dejar de funcionar o no funcionar según sea necesario. Para entregar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. Por supuesto, los recursos humanos son otro riesgo, ya que los equipos se enferman, abandonan los proyectos o se terminan.

En una escala mayor, hay factores incluso más allá del control de un gerente de proyecto, como el cambio político y social. Por ejemplo, si está trabajando en un contrato con el gobierno que puede cambiar con quien esté actualmente en control del gobierno. La política puede cambiar, y las comunidades pueden protestar por los proyectos y detenerlos de manera efectiva.

Los problemas de responsabilidad también están en juego cuando se administra un proyecto. Existe la amenaza de acciones legales o planes de compensación.

Pasos clave en la planificación de contingencias

Los gerentes de proyectos son expertos en crear planes de contingencia, ya que la estructura y las acciones son como muchos de los procesos que ya son familiares para su profesión. Por ejemplo, un plan de contingencia desglosa las tareas para obtener más detalles y, al hacerlo, más control.

Los siguientes son los pasos clave en la planificación de contingencia:

  • Observe dónde hay recursos que se pueden usar en una emergencia . Además, tenga en cuenta en qué lugar de su plan de contingencia se podrían aplicar estos recursos.
  • Identifique las fechas que, de lo contrario, afectarán negativamente su plan, por ejemplo, obteniendo la aprobación de un grupo o comité que solo se reúne de vez en cuando.
  • Conozca su plan de contingencia. Compruebe si hay enlaces débiles y fortalecerlos. Identifique cualquier holgura que pueda encontrar en ella.
  • Vea si puede encontrar puntos en su plan donde se pueden tomar rutas alternativas, y piense en el escenario de cada uno para agregar flexibilidad a su plan.
  • Use su experiencia para ayudar ve patrones en el flujo y el flujo de actividad de su proyecto para agudizar su plan.

Desafíos de la planificación de contingencia

Como cualquier plan, siempre hay desafíos en los que los gerentes deben pensar antes y durante el proceso de creación de sus planes de contingencia

El deseo de centrarse en el "Plan A"

A la naturaleza humana le gusta centrarse en una solución. Es posible que un plan de contingencia no reciba la atención que necesita porque las personas solo están involucradas en la acción principal. Quieren que el "Plan A" tenga éxito y sienten que pasar demasiado tiempo en un "Plan B" podría potencialmente sabotear ese éxito.

Es crítico que los gerentes enfaticen la importancia de un plan de contingencia. Eso servirá como una salvaguardia que ayuda a facilitar el éxito en lugar de obstaculizarlo. Por lo tanto, no se puede poner en el backburner o pensar poco, sino que se debe seguir de manera exhaustiva.

La pequeña probabilidad de ocurrencia

Otro problema es que, debido a su naturaleza, un plan de contingencia tiene una pequeña probabilidad de ocurrir, y muchos pueden no ver la urgencia en tal actividad. Eso significa que puede aterrizar al final de su lista de tareas pendientes o nunca terminar.

Nuevamente, la necesidad de un plan de contingencia puede parecer un lujo cuando se planifica un proyecto, pero sin uno está poniendo su Proyecto y su negocio en riesgo. El tiempo que dedique a crear un plan de contingencia completo se verá recompensado si lo necesita, mientras que si no lo hace, tendrá suerte. Pero nunca haga una apuesta al azar.

Si está planeando un proyecto, incluya un plan de contingencia, y si está trabajando en un plan de contingencia, tenga las herramientas adecuadas para hacerlo bien. ProjectManager.com es un software de administración de proyectos basado en la nube que lo ayuda a crear un plan de contingencia que puede compartir, y luego, si lo necesita, ejecutarlo, hacer un seguimiento de su progreso y asegurarse de resolver cualquier problema que esté abordando. ¡Puedes hacer todo esto en tiempo real! ¿Que estas esperando? ¡Revisa ProjectManager.com con esta prueba gratuita de 30 días hoy!

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