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Cómo hacer un plan de gestión de adquisiciones


La planificación de la gestión de proyectos se compone de muchas partes. Existe el cronograma, la matriz de partes interesadas, la gestión de recursos. Hablando de esto último, está la cuestión de cómo va a adquirir recursos que requieren proveedores de bienes y servicios. Esa es la gestión de adquisiciones.

El plan de gestión de adquisiciones es parte del plan general de gestión del proyecto. Durante el ciclo de vida de un proyecto, es probable que haya muchos puntos donde se crucen con los proveedores. Este proceso necesita ser gestionado. Gestionar estas relaciones y mantener el flujo de esos bienes y servicios en movimiento sin interrupción requiere un plan de gestión de adquisiciones.

Si parece que vamos demasiado rápido, es porque lo estamos haciendo. El acto de adquisición, su gestión y planificación están profundamente arraigados en la metodología de gestión de proyectos. Reduzcamos la velocidad y tomemos un momento para desempaquetar estos términos.

¿Qué es la adquisición en la gestión de proyectos?

Para empezar, ¿qué queremos decir cuando decimos adquisición? Adquisición es cuando el proyecto está trabajando con proveedores externos para comprar o alquilar bienes y servicios para el proyecto. Estas relaciones suelen ser contractuales para garantizar que los bienes y servicios funcionen dentro del cronograma del proyecto.

En la gestión de proyectos hay un proceso para la adquisición del proyecto, y comienza con la planificación. Aquí es donde identifica qué recursos externos a su organización se necesitarán para el proyecto. Estos se recopilan en una declaración de trabajo.

Ofertas y contratos

Una vez que tenga una lista de los recursos externos que necesita, puede comenzar el trabajo para adquirirlos. Esto se denomina proceso de licitación, donde los contratistas ofertan por su trabajo. Una vez que tiene algunas ofertas en la empresa, deben estudiarse para determinar cuál es la mejor opción para el proyecto.

Cuando llega a un acuerdo contractual con estos proveedores, requieren una gestión como cualquier otro aspecto del proyecto. Es crucial para el buen funcionamiento del proyecto que estos contratistas estén haciendo lo que se les pidió hacer, según lo programado y dentro del presupuesto asignado.

Finalmente, una vez que se realiza la adquisición, los contratos deben cerrarse correctamente. Este es otro proceso que asegura que todo se haya entregado como se indica en el contrato antes de ser firmado.

¿Por qué necesita un plan de gestión de adquisiciones?

La importancia de tener un plan de gestión de adquisiciones es que define lo que necesita del proyecto que no puede proporcionar la organización. Esto significa que tiene una mayor comprensión para planificar todo el proyecto. Eso incluye administrar a los proveedores, que son clave para mantener el cronograma de su proyecto.

Incorpora a las partes interesadas

Otro aspecto positivo es que un plan de adquisiciones puede involucrar a las partes interesadas y obtener su opinión en el proceso. Las partes interesadas son la razón del proyecto y su satisfacción es la medida del éxito de ese proyecto. Pueden expresar los requisitos que desean para la adquisición. Puede usar una tabla RACI para identificar a los interesados ​​y su participación antes de contactarlos sobre las necesidades de adquisición.

Informa la estrategia

Sin un plan de gestión de adquisiciones no puede haber una estrategia de adquisiciones y sin una estrategia no puede haber un plan. Ambos informan al otro e involucran cosas como encuestas de mercado para definir mejor la adquisición necesaria para completar el proyecto.

¿Qué hace un plan de gestión de adquisiciones?

Obviamente, lo primero y quizás más importante que un plan de gestión de adquisiciones lo que se hace es enumerar todas las adquisiciones necesarias para el proyecto y qué requisitos se espera que se asocien con ellas. Esta es una parte clave del desarrollo del cronograma. Crea cronogramas para implementar una adquisición para el proyecto y, por lo tanto, ayuda a estimar el cronograma más amplio del proyecto.

Un plan de adquisiciones ayuda a monitorear todo el proceso de adquisición. Cuando se ejecuta el proyecto, la adquisición real se puede comparar con el plan de adquisiciones para seguir el progreso. Si hay discrepancias, las adquisiciones se pueden ajustar para corregir esos errores.

Ocho pasos para un plan de gestión de adquisiciones

El gerente del proyecto es el miembro del equipo del proyecto responsable de supervisar el plan de gestión de adquisiciones, pero no es uno -persona de trabajo. Dado que las adquisiciones serán para todo el proyecto, es importante que todos participen en el proceso. Todos deberían participar en la aprobación e incluso en la gestión de contratos.

El plan de gestión de adquisiciones puede desglosarse en estos ocho pasos.

1. Definir términos

Para comenzar, comience por definir los términos de adquisición. Esto significa enumerar lo que necesita para obtener en detalle: cuántos, de qué tamaño, por cuánto tiempo, etc. Luego, desea saber qué servicio se proporciona al proyecto y por qué esto es importante. Ahora agregue una fecha de uso a cada una de estas adquisiciones y quién en el equipo del proyecto está autorizado para realizar estas compras.

2. Esquema del tipo de acuerdo

El contrato es la forma en que todos acuerdan los términos del servicio. Existen diferentes tipos de contratos, por ejemplo, un precio fijo y el reembolso de costos son dos. Por lo tanto, el tipo de acuerdo debe decidirse y cómo se gestionará.

3. Identificar y mitigar riesgos

Los riesgos son inherentes a cada parte del proceso de un proyecto, por lo que permanecen inactivos en la adquisición hasta que se muestran. Ahora es el momento de descubrir cuáles podrían ser esos riesgos y enumerarlos. Una vez que se ha recopilado una lista exhaustiva, cada uno debe tener una manera de resolverlos. También es bueno asignar a un miembro del equipo la tarea de mitigar esos riesgos, de modo que tengan la propiedad de seguirlos para cerrarlos. Una plantilla de registro de riesgos puede ayudar.

4. Definir costos

¿Cuáles son los costos involucrados con las adquisiciones del proyecto? Una vez que se hayan resuelto, es probable que se emita una solicitud de propuesta, con las necesidades descritas y solicitando ofertas de los proveedores. Sea minucioso y tenga en cuenta todo lo necesario. Los proveedores regresarán con su costo por productos o servicios.

Relacionado: Estimación de costos para proyectos

5. Identificar restricciones

Ayuda a tratar de identificar cualquier restricción del proyecto antes de comenzar el proyecto para evitar quedar ciego por limitaciones imprevistas durante la ejecución. Una vez que esta lista está completa, se puede ver a lo largo de las fases del proyecto. Las restricciones relacionadas con las adquisiciones incluyen costo, alcance, recursos limitados y especificaciones técnicas.

6. Obtenga la aprobación del contrato

Revise las ofertas y realice un servicio y análisis de costos. Luego, tenga una lista de quiénes son los tomadores de decisiones en el grupo del proyecto y páseles las ofertas para su revisión (un marco DACI puede ayudar a identificar a los tomadores de decisiones). Este proceso asegura que todos los que necesiten supervisar la aprobación del contrato estén involucrados y puedan brindar su opinión.

7. Tome un criterio de decisión

Usted tiene un flujo de trabajo, pero ahora necesita un criterio para decidir con qué oferta contratar. Toda persona que revise la oferta debe tener este criterio a mano para medir su respuesta.

8. Crear un plan de gestión de proveedores

Una vez que se firma un contrato, el plan de gestión de compras se convertirá en un plan de gestión de proveedores. Los términos del contrato deben cumplirse. Y, para asegurarse de que eso suceda, un plan de gestión que rodee a los proveedores ayudará a garantizar que los bienes y servicios se entreguen según lo especificado y a tiempo. Es una buena idea agregar una métrica de desempeño para evaluar qué tan bien cada proveedor hace su trabajo, para que pueda mejorar las relaciones en el próximo proyecto y saber con quién vale la pena volver a contratar.

ProjectManager.com ayuda con la gestión de adquisiciones [19659005] Cada adquisición es un proyecto o un subconjunto del proyecto más grande. Por lo tanto, cada adquisición se puede planificar, rastrear e informar tal como lo haría con un proyecto más grande. ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos en línea que puede hacer que ese proceso sea fácil y efectivo.

La gestión de adquisiciones puede ser abrumadora. ProjectManager.com le ayuda a ejecutar su plan de adquisiciones con sus tableros kanban, diagramas de Gantt, tableros y otras funciones de gestión de proyectos.

Uso de Kanban para la gestión de adquisiciones

Al hacer que cada proveedor sea un proyecto en un tablero kanban, puede realizar un seguimiento en qué etapa se encuentra su inventario y no recibir sorpresas desagradables. ProjectManager.com tiene columnas personalizables, por lo que puede nombrarlas ordenadas, enviadas, almacenadas y necesita reordenar. De esta manera, siempre estará al tanto de sus recursos. Además, puede agregar etiquetas y niveles de prioridad para asegurarse de que todo esté bien organizado y rastreado.

 captura de pantalla del tablero kanban
Rastree el inventario y los recursos por proveedor con proyectos kanban únicos— Pruebe ¡Es gratis!

Gantt puede vincular tareas y crear líneas de tiempo

En ocasiones, la adquisición depende de otras tareas. Tal vez el visual kanban no te da el control que necesitas. No hay problema, cambie a la vista de Gantt. Ahora puede vincular dependencias y ver líneas de tiempo. El tiempo es importante, por supuesto. Si su recurso no llega a tiempo, ¡todo el proyecto puede retrasarse!

 Capturas de pantalla del diagrama de Gantt
Programe y administre cada detalle de su plan de gestión de compras con nuestro diagrama de Gantt. [19659053] Ellos dicen: "No pongas todos tus huevos en una canasta". Pero en el software de gestión de proyectos desea tener todas sus herramientas en un solo lugar. ProjectManager.com lo mantiene organizado, para que pueda trabajar mejor.

ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos basado en la nube que ayuda a controlar las adquisiciones durante las fases del proyecto. Las funciones de carga de trabajo y gestión de recursos realizan un seguimiento de los suministros y calcula los costos planificados versus los reales. ProjectManager.com ayuda a los gerentes de proyecto a planificar, monitorear y reportar proyectos. Los miembros del equipo obtienen una plataforma colaborativa para trabajar juntos de manera más productiva. Pruébelo hoy con esta prueba gratuita de 30 días.

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