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Cómo hacer un plan de gestión de alcance


El alcance puede hacer o deshacer un proyecto. Si no está atento al alcance del proyecto, puede desviarse rápidamente, desordenar su agenda y agotar el presupuesto. Así es como fracasan muchos proyectos.

Sí, la gestión del alcance es una limitación más que un gerente de proyecto debe dominar, pero a los gerentes de proyecto les encanta hacer planes para superar los desafíos. Un plan de gestión del alcance es solo otra parte carnosa del proyecto en el que cualquier gerente del proyecto adorará hundir sus dientes.

Después de todo, el gerente del proyecto tiene la tarea de garantizar que el proyecto llegue a una conclusión satisfactoria. Eso no se puede hacer sin tener un plan de gestión del alcance. Pero primero, ¿cuál es el alcance del proyecto?

¿Qué es el alcance del proyecto?

El alcance del proyecto es cómo se definen las metas y objetivos de un proyecto. El alcance del proyecto enumera esos objetivos, cuáles serán los entregables, las tareas necesarias para hacer los entregables, cuáles serán los costos y los plazos. De hecho, son los parámetros de todo el proyecto.

El alcance ayuda no solo con los límites del proyecto, sino también con quién será responsable de las tareas que conforman el proyecto y el proceso que se aplicará para realizar Asegúrese de que todo esté hecho correctamente y aprobado. Esta información generalmente se recopila en una declaración de alcance, que también se conoce como una declaración de trabajo.

Relacionado: Plantilla de declaración de trabajo gratuita

La declaración de trabajo es una piedra angular para los gerentes de proyecto. Es un documento al que se hace referencia constantemente para obtener ayuda en la toma de decisiones en el proyecto para mantener dentro del alcance definido. Los cambios van a suceder en un proyecto, pero administrar esos cambios para mantenerse dentro del alcance debe suceder o amenazar el éxito del proyecto.

¿Qué es el alcance del alcance?

Si cree que el desplazamiento del alcance suena desagradable, estaría en lo cierto. . El desplazamiento del alcance es lo que sucede cuando se producen cambios en el proyecto sin ser gestionados y controlados. Piense en un proyecto donde se agregan nuevos requisitos después de que el proyecto ya se haya ejecutado. Si esos nuevos requisitos no pueden revisarse y entregarse con los mismos recursos y en el mismo tiempo que lo planeado originalmente, entonces tiene un desplazamiento de alcance.

Otro ejemplo de desplazamiento de alcance que viene de la dirección opuesta es cuando hay muchos cambios. en un proyecto y todos esos cambios son aprobados. Suena bien, ¿verdad? Bueno, no si esos cambios, aprobados o no, crean un proyecto interminable sin un final a la vista.

Una forma de asegurarse de que su proyecto no tenga un alcance lento es planearlo. Eso nos devuelve a la importancia de un plan de gestión del alcance.

¿Qué es un plan de gestión del alcance?

Como cualquier plan, un plan de gestión del alcance es un conjunto de procesos que se implementan para garantizar que el proyecto incluya Todas las tareas necesarias para un proyecto exitoso. El plan de gestión del alcance se ocupa principalmente de definir cómo se explica, desarrolla, estructura y verifica el alcance.

Al utilizar un plan de gestión del alcance, los gerentes de proyecto pueden definir y mapear su proyecto, por lo que permanece dentro del alcance planificado. El plan de gestión del alcance ayuda a los gerentes de proyecto a asignar recursos de tal manera que el proyecto pueda finalizar a tiempo, dentro del presupuesto y con la calidad esperada por las partes interesadas.

La gestión del alcance del proyecto se trata de:

  • Planificación del proceso para definir el trabajo que debe realizarse en el transcurso del proyecto
  • Control y monitoreo de esos procesos
  • Documentación y seguimiento para evitar credos de alcance al aprobar o desaprobar cambios
  • Cierre, incluida una auditoría de entregables y evaluación del resultado contra el plan

Cómo hacer un plan de gestión del alcance

Para comenzar, debe tener una serie de entradas, comenzando con una carta del proyecto. Esto define el objetivo del proyecto. Establece los objetivos, roles y responsabilidades del proyecto. Las partes interesadas también se identifican en este punto. La carta del proyecto es una descripción de alto nivel del proyecto.

El plan de gestión del proyecto es fundamental para crear el plan de alcance del proyecto. El plan de gestión del proyecto es una línea de base contra la cual se puede medir el plan de alcance del proyecto. Esto incluye el plan de gestión de calidad, una descripción del ciclo de vida del proyecto y la metodología que se utilizará.

Es importante pensar también en la cultura de la organización, ya que esto tendrá un impacto en el proyecto. La infraestructura también tendrá un gran impacto en el alcance del proyecto y, por lo tanto, debe incluirse como parte del plan. Luego está la administración del personal a considerar como un recurso bien calificado o que necesita capacitación. Por supuesto, las condiciones del mercado influyen en el alcance del proyecto, así que tenlo en cuenta.

Otros factores a considerar son los procesos y procedimientos, que son clave para el éxito de cualquier proyecto, y la base de conocimiento corporativo. Esto incluye políticas, bases de datos financieras, datos históricos y más. Todo esto con buen juicio, análisis de datos y reuniones, son los materiales que ayudarán a un gerente de proyecto a crear un plan de gestión del alcance.

Pasos para un Plan de gestión del alcance

Los pasos para hacer un plan de gestión del alcance son los siguientes: sigue:

  1. Identifique a las partes interesadas y obtenga sus requisitos.
  2. Cree una declaración detallada del alcance del proyecto que identifique las metas y objetivos del proyecto.
  3. Cree una estructura de desglose del trabajo (WBS) para mapear todas las tareas necesarias. [19659018] Desarrolle el proceso mediante el cual la WBS se mantendrá y aprobará.
  4. Enumere los roles y responsabilidades del equipo del proyecto.
  5. Establezca el proceso para la aceptación formal de los entregables del proyecto completados.
  6. Determine cómo controlar y documentar las solicitudes de cambio en contra de la declaración de alcance.

ProjectManager.com para realizar un seguimiento e informar sobre su plan de gestión de alcance

Hay muchos puntos en el desarrollo de su plan de gestión de alcance donde Pro jectManager.com puede hacer que el proceso sea más fácil y más efectivo. Para empezar, tenemos una plantilla de estructura de desglose de trabajo gratuita que puede ayudarlo a recopilar todas las tareas que componen su proyecto.

Gráficos de Gantt para la programación

Una vez que haya completado la WBS, se puede cargar en ProjectManager. com, nuestro galardonado software de gestión de proyectos. Ahora es un proyecto, con todas las tareas recopiladas en un diagrama de Gantt, con una lista a la izquierda y una línea de tiempo a la derecha. A continuación, agregará las fechas de inicio y finalización a cada tarea, que mostrará la duración de cada tarea en el diagrama de Gantt.

 diagrama de Gantt del alcance del proyecto
ProjectManager.com diagrama de Gantt interactivo: ¡pruébelo gratis!

Debido a que algunas tareas no pueden comenzar hasta que la tarea antes de que haya finalizado, estas tareas dependientes se pueden vincular fácilmente en el diagrama de Gantt. La configuración de tareas dependientes puede ser de gran ayuda cuando se trata de prevenir el desplazamiento del alcance.

Cuadros de mando para el seguimiento

Debido a que ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos basado en la nube, las actualizaciones de estado se reflejan instantáneamente, y el progreso se ve en en tiempo real en nuestro panel de proyectos. El panel de control en tiempo real tiene métricas de progreso, carga de trabajo, tareas y más, que agrupan los números de proyecto automáticamente y los muestran en gráficos y cuadros de colores fáciles de leer.

 proyecto en tiempo real panel
Rastree proyectos en tiempo real con paneles de proyectos

Cuando se utiliza un plan de gestión de alcance, el seguimiento y la presentación de informes son clave. El panel de control en tiempo real realiza un seguimiento del progreso a medida que sucede, por lo que si las cosas se desvían, podrá responder de manera rápida y efectiva. Parte de eso significa informar sobre el progreso del proyecto, que es donde nuestro tablero en tiempo real lo respalda.

Kanban para la Gestión de tareas

ProjectManager.com también tiene múltiples vistas, por lo que si su equipo solo quiere ver su lista de tareas, pueden. O si desea una herramienta visual para rastrear el flujo de trabajo, puede ver el proyecto como un tablero kanban, donde las tareas son tarjetas bajo columnas que representan las fases de su proyecto.

También puede ver el proyecto en un calendario. Scope creep no tendrá tiempo para iniciar ProjectManager.com, que le ofrece múltiples vistas del proyecto en tiempo real.

 tablero y tarjetas kanban
Con ProjectManager.com, usted puede ver proyectos de muchas maneras, como el tablero kanban.

No permita que el alcance amenace su proyecto, adminístrelo con ProjectManager.com. Nuestro software de gestión de proyectos basado en la nube tiene las herramientas para implementar su plan de gestión del alcance y mantener a raya el alcance del alcance. Pruébelo ahora gratis con esta prueba gratuita de 30 días.

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