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Cómo hacer un plan de gestión de costos


Ya sabes cómo funciona: faltan unos meses para la fecha límite y tu equipo no está cerca de terminar el proyecto. Se está quedando rápidamente sin presupuesto y tiempo, y está comenzando a estresarse.

¿Debería decirle a las partes interesadas o esperar un poco más?

Bueno, al menos no está solo, ya que esto La situación ocurre en más del 45 por ciento de todos los proyectos de TI a gran escala. Para muchos, esto es tanto en detrimento de la línea de tiempo de un proyecto como del producto final, con un 56 por ciento de proyectos que entregan menos valor de lo previsto. Yikes ¿Cómo puedes evitar que esto suceda? Un plan de administración de costos puede ayudar.

¿Qué es un plan de administración de costos?

Un plan de administración de costos es un método de estrategia para la planificación y ejecución del presupuesto de un proyecto. Por supuesto, esto se hace para completar su proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. Sin embargo, sin un plan de administración de costos adecuado, ambas cosas fallarán, lo que le costará inmensamente a usted y a su organización.

Además, el éxito del proyecto depende de la administración de costos, ya que el costo es el principal factor determinante para el éxito o el fracaso de la empresa en general.

¿Cómo se crea un plan de gestión de costes?

La gestión de costes a veces también se conoce por sus nombres de subtareas más específicos, como gestión de gastos, transparencia de costes y contabilidad de costes. Por lo general, se compone de cuatro procesos: planificación de recursos, estimación de costos, presupuesto y control de costos.

1. Planificación de recursos

Comenzando con el plan de recursos, los gerentes de proyecto generalmente usarán una estructura de desglose de trabajo para mostrar el proyecto y sus entregables en una jerarquía de más importante a menos. Esta pieza ayuda a los gerentes de proyecto a comprender hacia dónde se canalizará la mayor parte de los costos y hacia qué componentes del proyecto requerirán menos gastos.

2. Estimación de costos

La segunda etapa, la estimación de costos, es un proceso iterativo, lo que significa que está diseñado para cambiar a medida que cambia el proyecto. Esta etapa utiliza muchas técnicas de estimación diferentes que se determinan por objetivos conceptuales, conocimiento histórico, juicio experto, técnicas determinativas o componente por componente.

Históricamente hablando, las técnicas determinativas han demostrado ser las más precisas. Sin embargo, este proceso solo tiene sentido usarlo una vez que se han mapeado los últimos detalles del proyecto, incluido el alcance y los resultados. Para proyectos que carecen de letra pequeña, las técnicas de estimación de costos menos precisas seguirán siendo valiosas durante esta etapa.

3. Presupuestación

Ahora, la fase de estimación de costos podría haberse sentido como si ya hubiera trazado su presupuesto, pero en realidad solo ha trazado los planos para su presupuesto. El presupuesto de su proyecto será un poco más preciso con esta medida y permitirá que el proyecto tenga un verdadero éxito.

Los presupuestos se forman y aprueban después de la fase de estimación, y generalmente se liberan para el proyecto en una serie de fases dependiendo de Progreso del proyecto. Esto ayudará al proyecto a alcanzar sus hitos dentro de cada fase presupuestaria, en lugar de tratar de igualar un presupuesto general del proyecto.

4. Control de costos

Este es simple: usted medirá el rendimiento del valor en dólares de su proyecto contra su costo total y el cronograma. Esto ayudará a proporcionar un punto de referencia durante todo el proceso del proyecto.

Primero, sus requisitos se establecen con suficiente antelación, durante la fase de planificación del proyecto. Luego, se usan como un método para desafiar las razones de los cambios en el costo. Esto ayudará a corregir el curso en caso de que un aumento de costos esté fuera del rango presupuestario y evitar que el proyecto se descontrole.

En última instancia, su plan de administración de costos lo ayudará a planificar tanto el costo del proyecto como a administrar su costo. a lo largo del ciclo de vida del proyecto. A medida que su proyecto esté en marcha, sus gastos se documentarán a fondo durante todo el proyecto para que su proyecto pueda mantenerse dentro del presupuesto.

Términos y fórmulas del plan de administración de costos, definidos

Al mapear su plan de administración de costos, usted necesita hacer muchos cálculos diferentes, practicar muchas fórmulas y verificar tres veces sus matemáticas cuando haya terminado. Pero dicho esto, estas acciones tienen muchos nombres específicos. Vamos a definirlos.

  • Estructura de desglose del trabajo: De estilo similar al método de cascada o un simple diagrama de flujo jerárquico, este es un diseño orientado al producto de trabajo, tareas y actividades que deben realizar los miembros del equipo. [19659024] Línea de base de costos: Esto se crea al estimar sus costos contra el período de tiempo general en que se llevará a cabo su proyecto. Su línea de base de costos es, en última instancia, lo que usará para comparar su desempeño, generalmente ilustrado en una curva en S.
  • Umbral de control: Al establecer su línea de base, su umbral de costos es el gasto más alto o más bajo de su proyecto está permitido ir. Cualquier cosa por encima o por debajo que se considere inaceptable.
  • Nivel de precisión: Esta unidad de medida mostrará cuán pronunciadas serán las estimaciones de costos hacia arriba o hacia abajo. Su nivel de precisión se definirá adicionalmente por el alcance y el tamaño total de su proyecto.
  • Medición del valor ganado: Esta ecuación ayuda a los gerentes de proyecto a medir mejor la cantidad de trabajo que ya se ha realizado en dicho proyecto con precisión como sea posible.
  • Estimación de tres puntos: Usando esta fórmula, obtendrás tres cifras. La primera sería su mejor estimación (BG) sobre la cantidad de trabajo que tomaría una actividad si se realizara 100 veces. El segundo sería su pesimista (P) estimado que es cuánto tiempo tomaría el proyecto y cuánto costaría si ocurrieran todos los riesgos negativos. Y su tercera es su estimación optimista (O) si ocurrieron todos los riesgos positivos.
  • Estimación de abajo hacia arriba: Esta fórmula implica el uso de las estimaciones más pequeñas de su proyecto y luego agregarlas en una suma total para determinar su estimación de costo total del proyecto.
  • Estimación análoga: Esta estimación se calcula comparando todas las estimaciones de costos de proyectos anteriores y midiéndolas con el tiempo y costo de su proyecto actual. Esto normalmente se hace cuando hay pocos detalles disponibles del proyecto.
  • Estimación paramétrica: Esta estimación se calcula vinculando un costo a cada tarea y mapeando ese costo contra la línea de tiempo de los proyectos. Sin embargo, hay muchas tareas que lo ayudarán a encontrar su estimación de costo total. Esto se puede hacer en ProjectManager.com utilizando nuestro diagrama de Gantt en línea. Aquí, puede asignar un costo a cada tarea y, a medida que se completa el proyecto, el costo total se calcula automáticamente y se compara con el presupuesto.
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Cómo realizar un seguimiento adecuado de los resultados

La mitad de su plan de administración de costos es, bueno, administrar su costo durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Al monitorear el costo de su proyecto, use sus puntos de referencia, ya que serán la clave para decodificar si su proyecto está en camino, por detrás o por encima del presupuesto. Debido a esto, querrá poder ver su progreso planificado en comparación con su progreso realizado para asegurarse de que todavía está en camino. Muchas personas usan su flujo de trabajo de gestión de proyectos (ya sea a través de la metodología de cascada, un diagrama de Gantt o una herramienta kanban) para medir esta métrica.

Cómo ProjectManager.com Ayuda con la planificación y seguimiento de costos

Ya sea que su próximo proyecto sea grande o pequeño, deberá asegurarse de que su estimación de costos sea lo más precisa posible y fácil de administrar a largo plazo.

Con ProjectManager.com, tendrá el poder de personalizar su informes del proyecto para obtener solo los datos que necesita, además podrá ver el progreso real del proyecto en los miembros del equipo y sus tareas.

Y si está utilizando técnicas determinativas, datos históricos, estimaciones análogas o estimaciones de tres puntos Para evaluar las estimaciones de costos de su proyecto, tendrá una herramienta que puede conectar los datos de su proyecto y calcular sus estimaciones por usted. Además, con nuestros paneles en tiempo real, podrá obtener una visión visual de los puntos de referencia estimados de su proyecto, para que pueda ver si está adelantado o retrasado con solo hacer clic en un botón.

 panel de control de proyectos con seguimiento de costos
ProjectManager.com le permite rastrear proyectos en tiempo real con nuestros paneles de control en línea e informes automatizados.

Estimar sus costos y obtener una lectura precisa antes del inicio del proyecto es uno de los componentes más importantes para garantizar el éxito del proyecto. Es por eso que ProjectManager.com se dedica a brindar a los equipos el software que necesitan para planificar estimaciones de costos, emplear un plan de gestión y colaborar de manera efectiva sin importar dónde se encuentren. Regístrate hoy para una prueba gratuita de 30 días de ProjectManager.com.

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