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Cómo hacer un plan de gestión de la calidad


Obtuvo el proyecto entregado a tiempo y dentro del presupuesto, pero su interesado considera que el proyecto fue un fracaso. La calidad simplemente no cumplió con sus expectativas, qué lástima. Los gerentes de proyecto pueden estar tan absortos en las minucias de la programación, mantener los recursos en movimiento y monitorear el progreso que pueden olvidarse del aspecto más importante del trabajo.

Si tiene la tarea de producir un servicio o producto, no solo debe entregarse a tiempo y dentro del presupuesto, pero también a un nivel de calidad que haga viable el servicio o producto. La calidad puede ser el héroe olvidado de la gestión de proyectos, y la gestión de la calidad es la metodología para mantener su proyecto entregando al más alto nivel.

El plan de gestión de la calidad es parte de cualquier proyecto exitoso. Establece un proceso para controlar la calidad de su servicio o producto durante todo el ciclo de vida del proyecto.

¿Qué es un plan de gestión de la calidad?

Un plan de gestión de la calidad es el documento en el que todos los puntos relacionados con la calidad Se anota el proyecto (con criterios detallados) para determinar si el proyecto puede avanzar o no. Estos puntos de control detectan cualquier defecto y permiten que los gerentes de proyecto los resuelvan antes de que su gravedad aumente a medida que avanza el proyecto.

Los períodos del proyecto en los que se evalúa la calidad del producto final pueden considerar varios aspectos diferentes. Por ejemplo, puede haber estándares legales o regulatorios que cumplir. Podría abordar el proceso o las características del producto. Todas estas medidas se establecen en el plan de gestión de la calidad para garantizar que se cumplan los requisitos de calidad.

Un plan de gestión de la calidad adecuado incluye los estándares, prácticas, recursos, especificaciones y tareas relacionadas con el servicio o producto, especialmente cuando se cruzan con la calidad del proyecto. Un plan de gestión de la calidad también incluye objetivos de calidad, que son los pasos del proceso necesarios para alcanzar la calidad deseada del servicio o producto.

Además, un plan de gestión de la calidad realiza un seguimiento de todos los documentos que pertenecen a las normas, prácticas y procedimientos relacionados con la calidad. Habrá un período de prueba, inspección y examen o auditoría durante todo el ciclo de vida del proyecto, que actuará como puntos de control para que el servicio o producto pase.

Todo esto se integra en el plan de proyecto más amplio y se alinea con la estrategia general de la organización. Esa es la vista de alto nivel, pero el plan de gestión de la calidad también es una lista de tareas procesables.

¿Cuándo hago un plan de gestión de la calidad y quién está involucrado?

Dado que es parte del plan del proyecto, una calidad El plan de manejo se desarrolla durante la fase de planificación del proyecto. El plan debe formularse antes de que se ejecute el proyecto, de modo que los diversos puntos en los que se prueba la calidad se puedan agregar al cronograma.

Pensar en la calidad comienza con la planificación y luego continúa durante todo el proyecto hasta la entrega. Es durante la fase de planificación que se deben finalizar las políticas, procedimientos y criterios de calidad sobre los que se juzgará la calidad antes de pasar a la ejecución del plan del proyecto.

Se debe consultar a todos al crear un plan de gestión de la calidad. Guiará al gerente de proyecto a medida que lidera el proyecto, pero también será un documento clave utilizado por el equipo del proyecto a medida que ejecuta el proyecto. Naturalmente, el patrocinador del proyecto o las partes interesadas estarán involucradas, ya que a menudo establecen las expectativas de calidad.

Quien participará en la prueba del servicio o producto para asegurarse de que cumple con los estándares de calidad también estará involucrado. Suele ser un ingeniero de pruebas, pero según el tipo de proyecto, podría ser cualquier miembro del equipo del proyecto. Quienquiera que sea esa persona, sus aportes son invaluables con respecto a los requisitos. Pasos para un plan de gestión de la calidad Por lo general, la creación de un plan de gestión de la calidad está dentro del ámbito del director del proyecto o la alta dirección. Una vez que hayan hablado con todos los miembros de la organización que puedan ofrecer una perspectiva sobre el nivel de calidad esperado, elaborarán su plan. Los siguientes pasos asegurarán que su plan de gestión de la calidad esté dando buenos resultados.

Introducción

Comience con una descripción general del plan de calidad. Proporcione antecedentes que pongan el plan en contexto. Hable sobre las necesidades del proyecto para mantener el nivel de calidad esperado y su alcance, actividades y fechas importantes.

Roles & Responsabilidades

Use una estructura organizacional o algún diagrama similar para determinar quién en el equipo y quién es contratación en el proyecto y su relación con la prueba de la calidad del proyecto. Enumere las responsabilidades y calificaciones de cada miembro del equipo. Dar propiedad a miembros específicos del equipo para llevar a cabo diversas tareas y quién verifica su trabajo para asegurarse de que sea correcto.

Proveedores y estándares

Enumere todos los proveedores calificados que están licitando el proyecto y qué especificaciones de calidad deben cumplir para ser contratado para trabajar en el proyecto.

Pruebas

Cuando pruebe su servicio o proyectos, tenga una lista detallada de los parámetros que determinarán si pasarán o no. Esto debe incluir estándares de desempeño y cómo se documentarán las pruebas. Finalmente, detalla los criterios de aceptación que el servicio o producto debe pasar para pasar a la siguiente actividad del proyecto.

Comentarios

El hecho de que tu servicio o producto haya superado un obstáculo de calidad no significa que estés fuera del maderas todavía. Es importante contar con un mecanismo para recopilar y responder a los comentarios, tanto internos como externos. Desea recibir la respuesta de los patrocinadores y las partes interesadas, ya que sus expectativas a menudo cambian en medio del proyecto, pero también de su equipo para obtener su perspectiva.

Acción correctiva y preventiva

Su plan de gestión de la calidad también debe incluir una respuesta cuando su entregable no cumple con los criterios establecidos para pasar el punto de control. Este es un problema de dos niveles, uno de los cuales se refiere a las medidas preventivas que se deben tomar para reducir la tasa de fallas. La otra pone en marcha un plan para responder y resolver rápidamente las causas que impidieron que su entregable cumpliera con los requisitos de calidad.

Capacitación

Si va a hacer que los equipos prueben o auditen el proyecto a medida que avanza a lo largo de su vida ciclo, desea asegurarse de que tengan las habilidades para hacer el trabajo. Si existen lagunas en sus conocimientos, es imperativo que establezca la capacitación antes de ejecutar el proyecto, para que puedan realizar la prueba correctamente.

Mejores prácticas para mantener su plan

Una vez que haya formulado e implementó su plan, debe revisarlo y asegurarse de cumplir con los estándares de calidad exigidos por su proyecto. Mantener su proyecto funcionando sin problemas, no solo a tiempo y dentro del presupuesto, sino también al nivel de calidad esperado por las partes interesadas, es primordial. A continuación se ofrecen algunos consejos para lograr mejor ese objetivo:

  1. Asegúrese de tener una definición clara de lo que significa calidad en su proyecto. No puedes alcanzar ese objetivo si no es visible. En términos generales, la calidad se ajusta a los requisitos, pero usted desea profundizar y hablar de la calidad en lo que respecta a su proyecto.
  2. Obtenga la aceptación no solo del equipo sino también de toda la organización. Si hay algún eslabón débil en términos de apoyo al plan de gestión de la calidad, ya sea un miembro del equipo vago o la dirección más preocupada por el ahorro de costes, la calidad del proyecto se verá afectada.
  3. Cuidado con el cambio. Ha definido la calidad, pero reorganiza esa definición en medio de la ejecución del proyecto. Siempre habrá cambios que gestionar, por supuesto, pero antes de aceptar cualquier solicitud de cambio, calcule el impacto en su calidad, así como el costo, el alcance y el tiempo.
  4. Audite su proceso durante todo el ciclo de vida del proyecto para asegurarse de que está trabajando siempre a un alto nivel y alcanzando los puntos de referencia establecidos en su plan de gestión de la calidad. Reúnase con las partes interesadas y el equipo con regularidad y obtenga sus comentarios.
  5. Haga una autopsia después de cada proyecto e incluya una revisión de calidad. ¿Su plan cumplió con los requisitos de sus partes interesadas? Si no es así, ¿por qué? Documente el proceso y utilice las lecciones aprendidas y aplíquelas al próximo plan de gestión de calidad que cree.

Cómo ProjectManager.com ayuda a su plan de gestión de calidad

ProjectManager.com es una herramienta galardonada que organiza equipos y proyectos. Nuestro software basado en la nube lo ayuda a tomar mejores decisiones basadas en datos, lo que significa que puede realizar un seguimiento de la calidad y responder con rapidez cuando no se cumplen esos requisitos.

Vigilar el desempeño de su proyecto es una forma de darse cuenta calidad y responda a ella antes de que le desvíe y amenace el éxito del proyecto. Nuestro panel en tiempo real recopila automáticamente datos de actualizaciones de estado y calcula esa información que luego muestra en gráficos y tablas fáciles de leer. Obtiene seis métricas de proyecto de inmediato y puede detectar sobrecostos en costos, desequilibrios de carga de trabajo y más que afectarán negativamente la calidad de su proyecto.

Una vez que detecta una anomalía, puede obtener más información al respecto usando nuestros informes de un clic. Genere informes sobre tareas, variación de proyectos y más para asegurarse de que está alcanzando todos sus hitos. Los informes se pueden filtrar fácilmente para mostrar solo los datos que le interesa ver. Luego, compártalos con las partes interesadas y manténgalos informados.

 Informe de estado filtrado para compartir con las partes interesadas

Cuando se trata de implementar su plan de gestión de la calidad, necesita herramientas para programar, asignar y monitorear el progreso. Nuestro diagrama de Gantt en línea recopila, organiza y establece fechas de vencimiento para todas las actividades de su plan de gestión de la calidad. Luego, completa sus tareas en la línea de tiempo de un proyecto, cuando puede vincular dependencias y configurar hitos. El progreso se muestra por la sombra de la barra de duración entre las fechas de inicio y finalización de una tarea.

 El diagrama de Gantt muestra las tareas del proyecto en una línea de tiempo

Los equipos pueden visualizar su flujo de trabajo mientras ejecutan el plan de gestión de calidad en nuestro tablero kanban. Todas las tareas de su Gantt están representadas en el tablero como tarjetas, que se mueven de una columna a otra a medida que completan una fase de producción. Esta vista del proyecto también le da al gerente del proyecto transparencia en el proceso, por lo que los recursos se pueden reasignar para evitar cuellos de botella.

 Los tableros kanban visualizan el flujo de trabajo de su equipo

ProjectManager.com es un software basado en la nube que ayuda con la planificación, programación y seguimiento de proyectos de cualquier tamaño. Contamos con funciones para rastrear la calidad de su entrega y responder rápidamente a cualquier problema que pueda surgir. Vea por qué más de 10,000 equipos están usando nuestra herramienta tomando esta prueba gratuita de 30 días hoy.

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