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Cómo hacer un plan de gestión de partes interesadas


Las partes interesadas son las personas, grupos u organizaciones que tienen un interés clave en el resultado de un proyecto. Pueden incluir jefes de departamento, inversores, fabricantes, miembros de la junta o simplemente miembros del equipo. Por lo general, participan en el proceso de aprobación y pueden hacer que un proyecto sea difícil o extremadamente fácil, dependiendo de qué tan bien se gestionen a través de un plan de gestión de partes interesadas.

De hecho, ciertas partes interesadas deciden si debería haber un proyecto. , y si el proyecto fue un éxito o no. Tienen tanto poder. Dada su influencia, sería imprudente descuidar su plan de gestión de partes interesadas. Pero primero, revisemos los aspectos de una buena gestión de partes interesadas.

¿Qué es la gestión de partes interesadas?

En pocas palabras, la gestión de partes interesadas es el concepto de gestionar las partes interesadas involucradas en cualquier proyecto importante. Debido a la cantidad de poder que ejercen, el gerente del proyecto necesita equilibrar los requisitos de las partes interesadas clave con delicadeza.

¿Cuáles son sus objetivos principales con este proyecto? ¿Qué esperan invertir? Cuanto más se pueda determinar cuáles son sus objetivos y requisitos desde el principio, mejor.

5 pasos para un plan de gestión de partes interesadas

Debido a que hay muchos tipos diferentes de partes interesadas, querrá un plan de gestión de partes interesadas redondeado. Siga estos cinco pasos para asegurarse de que todas las bases estén cubiertas.

1. Enumere a sus partes interesadas

El primer paso para cualquier buen plan de gestión de partes interesadas es conocer a sus partes interesadas. Por lo general, se clasifican en dos grupos: partes interesadas internas y externas.

Las partes interesadas internas son fáciles de identificar. Por lo general, son aquellos dentro de la organización que tienen un interés clave en la finalización de un proyecto. Por lo general, son jefes de departamento, como jefes de marketing, TI, desarrollo, operaciones y más. Estas partes interesadas pueden afectar el proyecto, ya sea directa o indirectamente, al influir en la dirección de su departamento en el proyecto dado.

Las partes interesadas externas generalmente no son parte de la organización en sí, sino que están formadas por inversores, usuarios / clientes, los medios, vecinos empresas o autoridades gubernamentales de supervisión.

2. Priorice a sus partes interesadas

Como mencionamos anteriormente, priorice qué partes interesadas tendrán una mayor influencia sobre el proyecto, y también tenga en cuenta en qué etapa su influencia se vuelve menor o mayor.

Comience por considerar cómo administrar las partes interesadas en su proyecto, y luego comience a priorizar sus demandas y objetivos. Comprenda que esas prioridades pueden flexionarse en diferentes puntos del proyecto. Por ejemplo, en ciertos puntos, por ejemplo, durante un proyecto de diseño de un sitio web, las partes interesadas con un interés especial en el diseño tendrán sus objetivos priorizados. Luego, a medida que avanza en la fase de desarrollo, las partes interesadas con un interés especial en el desarrollo tendrán sus objetivos elevados sobre el diseño.

 lo que entra en un plan de partes interesadas

3. Entreviste a sus partes interesadas

Trabajar con nuevas partes interesadas puede ser complicado al principio; algunas son más fáciles de administrar que otras. Dependiendo del tipo de proyecto, habrá muchas voces de fuera de la compañía con diferentes personalidades y demandas, o muchas voces dentro de la compañía con objetivos en competencia. Aquí hay algunos ejemplos de preguntas para entrevistar a las partes interesadas que se deben ordenar:

  • ¿Por qué está interesado en este proyecto?
  • ¿Cuáles son sus expectativas para este proyecto?
  • Si tiene un equipo involucrado, ¿qué espera de
  • ¿Qué entregables te interesan más?
  • ¿Qué te inspiró a involucrarte en este proyecto?
  • ¿Qué esperas que cambie este proyecto después del lanzamiento?
  • ¿Qué tan rápido ves que este proyecto avanza?
  • Si tiene una opinión positiva sobre este proyecto, ¿por qué?
  • Si le preocupa este proyecto, ¿por qué?
  • ¿Prefiere reuniones en persona, reuniones telefónicas o correo electrónico?

desea una comprensión sólida de si sus partes interesadas sienten o no positiva o negativamente sobre el proyecto, y en qué etapas pueden cambiar sus perspectivas. Además, identifique cuáles tienen un conjunto más fuerte de puntos de vista y cuáles son más flexibles y abiertos a compromisos. Esto ayudará a mitigar cualquier posible vacío en el camino.

4. Desarrolle una matriz

Una maqueta rápida de un cuadrante para clasificar sus hallazgos lo ayudará a distinguir fácilmente a aquellos con alto interés, alta prioridad versus bajo interés, baja prioridad. También ayudará a clasificar a todos los que están en el medio.

Por ejemplo, aquellos con un alto interés pero una baja prioridad suelen ser sus mejores confidentes. Están listos para hacer el trabajo y animarán su proyecto. Aquellos con poco interés y alta prioridad podrían ser sus ruedas más chirriantes: mantenga abiertas las líneas de comunicación con ellas, pero mantenga un límite firme para no perder todo su tiempo concentrándose en ellas.

Dicen que la rueda chirriante se engrasa , así que recuerde que incluso aquellos con baja prioridad, bajo interés o alta prioridad, bajo interés aún deben comunicarse continuamente para asegurarse de que sus voces se escuchen durante todo el proyecto.

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5. Establecer y gestionar expectativas

Establecer y gestionar las expectativas es la carne y la patata de su plan de gestión de partes interesadas. De hecho, es lo que podría hacer que esta iniciativa sea un éxito.

Una vez que haya esbozado su matriz y haya identificado prioridades e intereses, cree su plan de proyecto. Identifique claramente en qué etapas participará cada parte interesada clave y los plazos en los que se necesitan sus comentarios. Incluya un horario de horario de oficina para que puedan comunicarse con usted fácilmente, de modo que puedan tener tiempo para brindar comentarios en un entorno privado o en grupo. Como siempre, sea realista, transparente y honesto en cada fase del proyecto: sus partes interesadas pueden decirlo y se lo agradecerán.

¿Quién elabora el plan de gestión de partes interesadas?

Por lo general, si todo el proyecto (partes interesadas y todos) son interna, entonces el gerente de proyecto es el que completa el proceso de un plan de gestión de partes interesadas. Sin embargo, si el proyecto trata con partes interesadas externas y un cliente externo, entonces el contacto principal en la organización de su cliente será el que complete este proceso.

¿Por qué es importante un plan de gestión de partes interesadas?

No existe ningún proyecto en un vacío, aunque eso haría que cualquier proyecto fuera mucho más fácil de ejecutar. Pero las partes interesadas juegan un papel clave para hacer que su proyecto suceda. Creen en el proyecto y están dedicando tiempo, dinero y recursos a su proyecto.

Las partes interesadas ayudan a que sea un proceso extremadamente fácil mediante la contribución de fondos, recursos, materiales, herramientas, experiencia y más. Pero sin una gestión adecuada, también pueden hacer que sea un proceso extremadamente complicado con una gran cantidad de burocracia desordenada en el camino. Ya sabes lo que dicen sobre demasiados cocineros en la cocina.

Beneficios de comunicación

Los planes de gestión de las partes interesadas también son importantes desde una perspectiva de relaciones públicas. Considere esto: los interesados ​​no trabajan solos; escuchan sobre el progreso del proyecto de otros recursos y partes interesadas involucradas. Es importante que sus intereses se mantengan intactos, y que no se encuentre frente a un ceño fruncido de un interesado frustrado que ha escuchado malas noticias.

Mantener esa línea de comunicación abierta es el paso más importante para un buen interesado plan de gestión.

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Los riesgos de no tener un plan de gestión de partes interesadas

Una vez más, las partes interesadas hacen girar el mundo. Son sus inversores, clientes, vecinos, productores. Pueden ser sus mayores animadoras o pueden hacer que el proyecto se ralentice.

Dado que las partes interesadas generalmente involucran múltiples contactos clave en muchas vías diferentes, es importante comunicarse con ellos de manera efectiva y eficiente. Sin haberlos entrevistado con anticipación o medir su prioridad o interés, podría terminar haciendo girar sus ruedas tratando de validar los requisitos de un interesado con baja prioridad y bajo interés, dejando a aquellos con alta prioridad sintiéndose frustrados por el proceso. [19659002PeoraúnpuedeconfigurarsuorganizaciónporfaltadefondosenelpróximoproyectooporunamalaexperienciadelclienteNodejeasuorganizaciónvulnerablealafaltaderecursosfondosotiempo

¿Qué documentación se necesita?

Comience con los pasos descritos anteriormente, y luego regístrese de manera rutinaria. Esto puede significar semanalmente, quincenalmente, mensualmente o trimestralmente, según el alcance del proyecto o la línea de tiempo.

Documente también todos los niveles de comunicación. De esa forma, otros miembros del proyecto conocen los últimos comentarios de las partes interesadas clave y pueden pivotar o incluir sus requisitos actualizados en el proyecto.

Esto también aliviará las preocupaciones de la alta dirección y los mantendrá informados sobre el progreso del cliente y cómo cada uno El interesado está llegando. Esto garantiza que incluso las partes interesadas de baja prioridad y bajo interés obtengan una participación justa en el proyecto.

ProjectManager.com puede ayudarlo con su plan de partes interesadas

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 real panel de control en tiempo real para informar a los interesados ​​
Los paneles de control en tiempo real de ProjectManager.com brindan a los interesados ​​datos precisos.

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