Project Management, The Project Manager Blog

Cómo hacer un plan de gestión de riesgos


Los identifica, los registra, los controla y planifica: los riesgos son una parte inherente de cada proyecto. Es probable que algunos riesgos se conviertan en áreas problemáticas, como ejecutar un proyecto durante las vacaciones y tener que planificar el cronograma del proyecto en torno a ellos. Pero hay muchos riesgos dentro de cualquier proyecto que, cuando no se controlan, pueden ser sorpresas desagradables para usted y su equipo.

Ahí es donde entra un plan de gestión de riesgos, para ayudar a mitigar los riesgos antes de que se conviertan en problemas. Pero primero, ¿qué es la gestión de riesgos?

¿Qué es la gestión de riesgos?

La gestión de riesgos es un brazo de la gestión de proyectos que se ocupa de gestionar los posibles impactos en su proyecto, tanto positivos como negativos. Administrar sus riesgos es posiblemente una de las partes más importantes de un proyecto. Si un riesgo que ha superado su umbral cumple con sus condiciones, puede poner en peligro todo su proyecto. Por lo general, tampoco hay un solo riesgo por proyecto; existen muchos riesgos que requieren evaluación y discusión con sus partes interesadas.

Es por eso que la gestión de riesgos debe ser tanto un proceso proactivo como reactivo para identificar, analizar y responder a los riesgos que surgen durante la vida útil del proyecto. Es algo que ocurre tanto al comienzo del proyecto como a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto, asegurando que nada surja del campo izquierdo.

Elementos de un plan de gestión de riesgos

Para cada diseño y desarrollo web proyecto, proyecto de construcción o diseño de producto, habrá riesgos. Esa es realmente la naturaleza de la gestión de proyectos. Pero también es por eso que siempre es mejor adelantarse lo más posible desarrollando un plan de gestión de riesgos. Por lo general, hay un puñado de elementos que conforman un plan de gestión de riesgos y se detallan a continuación.

1. Identificar riesgos

La identificación de riesgos se produce al comienzo del proyecto, así como a lo largo de todo el proyecto. Si bien muchos riesgos se consideran "riesgos conocidos", otros pueden requerir investigación adicional para descubrirlos.

Para identificar riesgos, cree una lista de verificación de identificación de riesgos que sea específica para su tipo de proyecto. Puede hacerlo entrevistando a todos los interesados ​​y expertos de la industria. Además, cree un depósito de riesgos que pueda compartir con todos los entrevistados para una ubicación centralizada de todos los riesgos conocidos revelados durante la fase de identificación. Esto se puede hacer convenientemente en un software de gestión de proyectos en línea.

Muchos riesgos pueden dividirse en categorías, como técnicas u organizativas, y enumerarse por subcategorías específicas como tecnología, interfaces, rendimiento, logística, presupuesto, etc.

2. Mapear el impacto versus la probabilidad

En esta próxima fase, revisará el impacto cualitativo y cuantitativo del riesgo, como la probabilidad de que ocurra el riesgo versus el impacto que tendría en su proyecto, y lo mapeará en una matriz u hoja de cálculo.

Primero, lo hará asignando a la probabilidad de riesgo un puntaje de baja a alta probabilidad. Luego, trazará un mapa de su impacto de riesgo de bajo a medio a alto y asignará un puntaje a cada uno. Esto le dará una idea de la probabilidad de que el riesgo afecte el éxito del proyecto, así como de la urgencia que tendrá que ser la respuesta.

Para que sea eficiente para todos los miembros del equipo y las partes interesadas comprender la matriz, asigne un puntaje de riesgo general multiplicando su puntaje de nivel de impacto con su puntaje de probabilidad de riesgo. Puede comenzar con nuestra plantilla gratuita de evaluación de riesgos.

 elementos de un plan de gestión de riesgos

3. Planifique su respuesta al riesgo

La planificación de su respuesta al riesgo generalmente incluye tres conceptos principales: eliminar su riesgo y reducir tanto el impacto del riesgo en el proyecto como la ocurrencia del riesgo. Hacer esto generalmente tiene un precio, a expensas de su tiempo o su presupuesto. Por lo tanto, querrá tener su tiempo, dinero y alcance explícitamente asignados antes de crear su plan de gestión de riesgos.

4. Asignar un propietario al riesgo

Además, también querrá asignar un propietario de riesgo a cada riesgo. Si bien el valor predeterminado generalmente es el administrador del proyecto, querrá ser específico. Cuando cree su matriz, enumere el propietario de cada riesgo, de esa manera nadie estará confundido sobre quién necesitará implementar la respuesta una vez que ocurra el riesgo, y los propietarios pueden tomar medidas inmediatas.

Asegúrese de registrar lo que La respuesta exacta es y debe ser aprobada por todas las partes interesadas antes de la implementación. De esa forma, puede tener un registro del problema y la resolución para revisar una vez que se haya finalizado todo el proyecto.

5. Comprenda sus factores desencadenantes

Esto puede suceder con o sin riesgo de haber impactado su proyecto, especialmente durante los hitos del proyecto como un medio para revisar el progreso del proyecto. Si lo han hecho, considere reclasificar esos riesgos existentes.

Incluso si esos desencadenantes no se han cumplido, es mejor proponer un plan de respaldo a medida que avanza el proyecto, tal vez las condiciones para cierto riesgo no existan después de un cierto punto ha sido alcanzado en el proyecto.

6. Haga un plan de respaldo

Considere su impacto de riesgo y la matriz de probabilidad como un documento vivo. Sus riesgos pueden cambiar en la clasificación en cualquier momento durante su proyecto, y debido a eso, es importante que presente un plan de contingencia como parte de su proceso.

La planificación de contingencia incluye descubrir nuevos riesgos durante los hitos del proyecto y reevaluar los riesgos existentes para ver si se han cumplido las condiciones para esos riesgos. Cualquier reclasificación de un riesgo significa ajustar un poco su plan de contingencia.

7. Mida su umbral de riesgo

La medición de su umbral de riesgo consiste en descubrir qué riesgo es demasiado alto y consultar con sus partes interesadas para considerar si vale la pena continuar el proyecto, vale la pena ya sea en tiempo, dinero o alcance. [19659002] Así es como generalmente se determina el umbral de riesgo: considere sus riesgos que tienen un puntaje "muy alto", o más que unos pocos puntajes "altos", y consulte con su equipo de liderazgo y partes interesadas para determinar si el proyecto en sí puede estar en riesgo de fracaso Los riesgos que requieren consultas adicionales son riesgos que han pasado el umbral de riesgo.

Mejores prácticas para mantener su plan de gestión de riesgos

Los planes de gestión de riesgos solo fallan de varias maneras: incrementalmente debido a un presupuesto insuficiente, por errores de modelado o por ignorar sus riesgos directamente.

Su plan de gestión de riesgos es uno que evoluciona constantemente a lo largo del proyecto, de principio a fin. Por lo tanto, las mejores prácticas son enfocarse en la fase de monitoreo del plan de gestión de riesgos. Continúe evaluando y reevaluando sus riesgos y sus puntajes, y aborde los riesgos en cada hito del proyecto.

Además, en cada hito, realice otra ronda de entrevistas con la misma lista de verificación que utilizó al comienzo del proyecto y vuelva a entrevistar partes interesadas, miembros del proyecto, clientes (si corresponde) y expertos de la industria.

Registre sus respuestas, ajuste su matriz si es necesario e informe todas las actualizaciones relevantes de su plan de gestión de riesgos a las partes interesadas clave. Este proceso y nivel de transparencia lo ayudarán a identificar los riesgos nuevos que se evaluarán y le informarán si han expirado riesgos anteriores.

Cómo ProjectManager.com puede ayudarlo con su plan de gestión de riesgos

No deje los riesgos no se informan. Con ProjectManager.com, obtenga acceso a espacios de trabajo colaborativos que ayudan a resolver riesgos más rápido y más fácil que nunca. Utilice la programación de proyectos y las herramientas de tareas para identificar riesgos y asignarles propietarios de riesgos. Obtenga visibilidad completa de las tareas asignadas a los miembros del equipo y observe en tiempo real cómo abordan esos riesgos. Márquelos como terminados y archívelos para más adelante: ofrecemos almacenamiento ilimitado en la nube para facilitar el mantenimiento de registros.

 diagrama de Gantt en línea para hacer un plan de gestión de riesgos
Asigne rápidamente tareas y ajuste la carga de trabajo con nuestro diagrama de Gantt en línea.

ProjectManager.com también brilla en la fase de monitoreo. Nuestro tablero de instrumentos patentado en tiempo real le brinda una visión en vivo de las métricas críticas del proyecto como el deslizamiento, la carga de trabajo, los presupuestos y más. Además, obtenga informes automáticos que le permiten crear informes con solo unas pocas teclas, para que siempre pueda actuar cuando se cumplan las condiciones de un riesgo. El seguimiento del riesgo nunca ha sido tan fácil.

 informe de estado para el seguimiento de riesgos

Los riesgos están sujetos a cualquier tipo de proyecto. Pero si tiene las herramientas adecuadas para navegar mejor el proceso de planificación de gestión de riesgos, puede mitigar mejor los errores. ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos basado en la nube que se actualiza en tiempo real, brindándole toda la información más reciente sobre sus riesgos, problemas y cambios. Inicie una prueba gratuita de 30 días y comience a administrar mejor sus riesgos.

You Might Also Like

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>