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Cómo hacer un plan de gestión del programa


Un programa es una colección de proyectos que se relacionan entre sí y, por lo tanto, se gestionan juntos para lograr la máxima eficiencia. Las ventajas de administrar estos proyectos similares hacen que se mantengan mejor juntos que por sí mismos.

Sin embargo, eso no significa que no los programas no requieran el mismo enfoque láser en la planificación que requieren los proyectos individuales.

A El plan de gestión de programas funciona de manera similar a cualquier plan de proyecto en el sentido de que define políticas, procedimientos y procesos a seguir y alcanzar las metas y objetivos de su programa.

Gestión de programas frente a gestión de proyectos

Antes de explicar qué es un plan de gestión de programas, es importante que tenemos clara la diferencia entre la gestión de programas y proyectos. En muchos sentidos son similares, excepto por una diferencia fundamental.

Esa diferencia es que, en la gestión de proyectos, su esfuerzo se dirige únicamente a producir un producto final rápidamente, sin afectar la calidad y respetando el plazo y el presupuesto acordados. . La gestión de programas, sin embargo, sigue la estrella polar de crear beneficios para la organización con la sinergia de la cogestión de múltiples proyectos.

Otra diferencia es que los proyectos pueden subcontratarse. La organización que ejecuta el proyecto trabaja para una parte interesada, que puede o no puede ser parte de esa organización. Es probable que una empresa de bienes raíces que erige un rascacielos busque ofertas de los contratistas de la construcción, en lugar de ejecutar el proyecto internamente.

Sin embargo, los programas casi siempre se administran dentro de una organización. Es decir, el director del programa no es un trabajador contratado, sino parte de la empresa más grande; y el gerente del programa está integralmente apegado a sus metas y objetivos estratégicos.

En resumen, los proyectos son temporales y entregan un servicio o producto, y los programas son un conjunto de proyectos relacionados que se gestionan colectivamente para obtener beneficios que no pueden ser logrado individualmente.

¿Qué es un plan de gestión del programa?

La gestión de cualquier cosa requiere un plan, y esto es ciertamente cierto para los programas.

Existe un plan de gestión del programa para gestionar, ejecutar y controlar el programa y sus metas y objetivos. Por lo tanto, el plan del programa, como cualquier plan, describirá la descripción general y la estrategia del programa. Para hacer esto, el programa debe estar claramente definido y su alcance delineado.

El plan es desarrollado por un gerente de programa, que comprende la estrategia y los objetivos del programa. Un plan de programa se preocupa más por los beneficios que por los entregables. Sus parámetros de éxito no son los mismos que los de un proyecto en el sentido de que no necesariamente necesita una entrega de calidad a tiempo y dentro del presupuesto. Para un plan de programa, el éxito reside en cómo el programa satisface las necesidades y beneficios de la organización.

Elementos clave de un plan de gestión de programa

Cualquier programa va a tener dependencias y limitaciones. El plan del programa debe identificarlos e incluirlos en el plan. Esto incluye cómo se materializarán los beneficios del programa a través de su gestión.

Como un programa es una colección de muchos proyectos, es útil incluir una hoja de ruta en el plan. Una hoja de ruta suele configurarse como una línea de tiempo en la que las tareas que componen el proyecto son puntos, con fechas de inicio y finalización. Sin embargo, dado que se trata de un programa, hay varios proyectos mapeados a lo largo del cronograma, lo que ayuda a elaborar estrategias y colaborar.

El plan incluirá la gobernanza, una estructura organizativa y el proceso utilizado para planificar, controlar y ejecutar el plan del programa. Esto incluye un cronograma, plan de comunicación, adquisiciones, riesgo, procedimiento de cierre y todos los demás aspectos generales de la creación de cualquier plan de proyecto.

Los diagramas de Gantt pueden ayudarlo a hacer un cronograma para su programa— Más información

Deberá definir los entregables clave. Incluso un programa tiene entregables, ya que se compone de proyectos. Los entregables pueden no ser la razón principal del programa, pero son hitos importantes que deben entenderse.

Consejos para crear un plan de administración del programa

Al hacer un plan de administración del programa, hay ciertas cosas que necesita tenga en cuenta. Suelen ser similares a la creación de un plan de gestión de proyectos, pero tenga en cuenta las diferencias entre los dos. Recuerde, un plan de proyecto está dirigido a su entregable, pero los programas tienen una meta más estratégica.

Enumere las metas y objetivos

Dicho esto, lo primero que debe hacer cualquier persona que haga un plan es definir lo que está tratando de lograr. Enumere las metas y los objetivos para asegurarse de que su plan se mantenga dentro de esos parámetros. No puede lograr sus objetivos si no están claros.

Por lo tanto, la comunicación, como en todos los proyectos, es primordial. Sin un canal designado, una frecuencia y objetivos determinados, a quién van dirigidos sus mensajes, habrá problemas.

Plan de comunicación

La comunicación incluye mantener a las partes interesadas actualizadas. En el caso de los programas, los interesados ​​son aquellos en su organización, generalmente a nivel ejecutivo, que desean ver el retorno de su inversión reflejado en los informes de su programa. El plan del programa debe describir esas comunicaciones, con qué frecuencia y con qué materiales, incluida la definición de sus expectativas.

Haga una línea de tiempo

A continuación, tendrá que tratar con la línea de tiempo y el alcance de todos los proyectos en su programa. Esto significa su presupuesto general y cómo reina en el alcance de su programa. Tendrá que encontrar un equilibrio entre esos dos aspectos del programa. Si bien no tiene un cronograma que finalice con un producto de calidad, sí tiene una serie de plazos más pequeños inherentes a cada proyecto que deben administrarse en su plan de programa.

Incluya a sus partes interesadas

Asegúrese de planifique no solo con las partes interesadas, sino también con su equipo. La transparencia es importante. El equipo está al frente de su proyecto y le proporcionarán datos valiosos a través de su participación y observación. A su vez, desea que conozcan el plan del programa, para que puedan tomar decisiones informadas cuando se vean obligados a actuar.

Una vez que se haya reunido con las partes interesadas y los equipos responsables de la ejecución de los diversos proyectos, tendrá una macro y una micro ver en el proyecto. Esto informará su plan de programa a medida que lo finalice.

Cómo ayuda ProjectManager.com con los planes de administración de programas

No olvide que toda esta planificación puede facilitarse mediante una herramienta de administración de programas en línea, como ProjectManager.com. Nuestra herramienta en línea se asegura de que tenga la información más actualizada para tomar mejores decisiones basadas en datos.

Administrar un programa es difícil, pero es aún más difícil si está saltando de un proyecto a otro para recopilar datos. Con nuestra vista Resumen de proyectos, obtiene una lista de todos los proyectos de su programa. Verá el título del proyecto, quién lo administra, el equipo que lo ejecuta y el estado. Desde esta vista de alto nivel, puede administrar su programa.

 Los proyectos de descripción general muestran el progreso, el administrador, los equipos y más
Una captura de pantalla de la página de Proyectos de descripción general en ProjectManager.com

Crear paneles de programas personalizados

Desde la vista Resumen de proyectos también puede organizar y agrupar sus proyectos. Cuando selecciona ciertos proyectos y los agrupa en una carpeta, puede filtrar por este grupo en el Panel de información general, que muestra seis gráficos que siguen las métricas del programa, como el estado, la carga de trabajo y el progreso. Con esta vista de alto nivel del progreso y el rendimiento de su programa, puede detectar problemas y realizar cambios para ajustar la efectividad de su programa.

 el panel del programa muestra las métricas del programa en gráficos coloridos
Una captura de pantalla de la descripción general Página de tablero en ProjectManager.com

Seguimiento de proyectos con una hoja de ruta

Otra poderosa herramienta es la hoja de ruta del programa, que recopila todos los proyectos de su programa y los muestra en una línea de tiempo de diagrama de Gantt. Puede ver todo su programa hasta el nivel de la tarea en un lugar y cómo se relacionan entre sí y si hay alguna dependencia. Pero esta no es una vista estática. Filtre por asignado, gerente de proyecto o cliente, vea la duración, las fechas planificadas de inicio y finalización y más Muestre las métricas clave a las partes interesadas durante las presentaciones.

 La hoja de ruta del programa visualiza todos sus proyectos en una línea de tiempo a nivel de tarea
Una captura de pantalla de la página Descripción general de la hoja de ruta en ProjectManager.com

Para hacer coincidir los recursos con la capacidad de su programa, contamos con una sólida gestión de recursos para todo su programa. Las funciones lo ayudan a rastrear, administrar e informar sobre los recursos de su programa. Nuestra página de carga de trabajo le brinda las herramientas para equilibrar la carga de trabajo de sus equipos y aumentar la productividad.

La seguridad es importante al administrar un programa y les brindamos a los administradores de programas la capacidad de compartir proyectos, pero mantener el programa en privado. Tú decides quién tiene acceso y si puede verlo o editarlo. Se puede dar acceso a las partes interesadas, pero también puede proporcionarles datos filtrados para mostrarles exactamente lo que quieren ver, con informes de un solo clic sobre el estado, la variación y mucho más.

ProjectManager.com es un premio- herramienta en línea ganadora que ayuda a los programas a organizarse para maximizar su rentabilidad. Nuestro panel de control en tiempo real, hojas de ruta dinámicas e informes con un solo clic le brindan las herramientas para administrar, rastrear e informar sobre el progreso y el desempeño para mantener su programa alineado con los objetivos estratégicos generales. Vea cómo podemos ayudarlo a planificar la administración de su programa tomando esta prueba gratuita de 30 días hoy mismo.

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