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Cómo hacer un plan de mejora de procesos


La gestión de proyectos se compone de procesos. Los gerentes de proyecto y sus equipos dependen de esos procesos para garantizar que un proyecto funcione sin problemas. ¿Pero qué hay de esos procesos? ¿Están cincelados en piedra o pueden mejorarse?

Con demasiada frecuencia se confía en los procesos como si fueran de alguna manera perfectos y no se puedan tocar. Ese tipo de pensamiento es lo que rápidamente desviará un proyecto y posiblemente hará que falle.

La complacencia no tiene cabida en la gestión de proyectos. Analizar constantemente sus procesos es la mejor manera de alcanzar un final exitoso. La forma de mejorar los procesos es a través de una técnica llamada mejora de procesos. La implementación de lo que aprende a través de la mejora de procesos se realiza mediante la creación de un plan de mejora de procesos.

¿Qué es un plan de mejora de procesos?

En pocas palabras, un plan de mejora de procesos es un documento que describe cómo mejorar sus procesos después de identificarlos y analizarlos. . En pocas palabras, es cómo puede mejorar en lo que hace.

El plan de mejora de procesos es parte de un plan general más amplio de gestión de proyectos. Guía al equipo del proyecto sobre cómo analizar los procesos del proyecto y describe dónde hay espacio para mejoras cuantificables. Tiende a ser un proceso iterativo que ocurre a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

El objetivo de un plan de mejora del proceso es encontrar eslabones débiles en la cadena del proceso o cuellos de botella que impiden el trabajo, y luego encontrar formas de rectificar esas ineficiencias. . Esto lleva a que los procesos se completen más rápido, de manera más eficiente y con una mayor calidad de entregables.

Un plan de mejora de procesos también ayudará a reducir los esfuerzos desperdiciados y mantener a los equipos trabajando de manera más productiva. Ayuda a reducir cualquier fricción que exista en los procesos y garantiza que los procesos cumplan con las normas de cumplimiento normativo cuando sea necesario.

Cree un plan de mejora de procesos en 7 pasos

Para hacer el trabajo de identificar los puntos débiles en un proceso y hacer nada de eso es contraproducente. Puede parecer que el esfuerzo de crear e implementar un plan no vale la pena la inversión.

Pero si cree que hay fallas en su proceso y no responde para mejorarlas, se está preparando para un mayor problema en el futuro. Por lo tanto, siempre le interesa responder al problema y trabajar para resolverlo. Hacer esto requiere un plan. El plan de mejora del proceso puede dividirse en estos siete pasos.

1. Mapa

El primer paso es obtener una visión general completa del proceso que necesita mejoras. Tome ese proceso y divídalo en un mapa. Puede utilizar una estructura de desglose de trabajo gratuita de ProjectManager.com para mapear minuciosamente cada paso del proceso. Esto le ayudará a hacerse una idea de dónde están las debilidades en el proceso.

2. Analizar

Ahora que tiene el proceso en cuestión mapeado y cada paso claramente delineado, necesita analizar el proceso para ver dónde podrían estar los problemas. Mire detenidamente cada uno de los pasos y vea dónde hubo un problema, como demoras, sobreasignación de recursos, demasiado dinero gastado, miembros inactivos del equipo, etc.

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Una vez que haya encontrado esos puntos problemáticos, rastree el problema hasta su origen para abordar su causa y cómo evitarlo en el futuro. Puede usar herramientas, como el método de análisis de causa raíz para ayudar a guiarlo.

3. Rediseño

Una vez que se ha descubierto la causa del problema, es hora de rediseñar el proceso para mejorarlo y evitar el problema la próxima vez que lo use. En este punto, querrá reunir a todo el equipo del proyecto.

Después de todo, son los que tienen el conocimiento más íntimo del proceso y la experiencia práctica con él. Se asegurarán de que no queden piedras sin mover y que todo se haya documentado en el proceso. Son un recurso invaluable para la mejora de procesos y deben ser escuchados.

Obtenga sus ideas sobre cómo rediseñar el proceso e intercambiar ideas con ellos para obtener más soluciones. Luego analice todas las soluciones ofrecidas y descubra cuál es la mejor y más probable para mejorar el proceso. Ahora querrá pensar en el calendario y los riesgos que puedan ser inherentes al rediseño.

4. Asignar

Ha identificado el problema y tiene una solución, ahora necesita trabajar en ello. Eso significa asignar sus recursos. Las personas a las que acudir serían los miembros del equipo que se verán afectados por este proceso y su cambio. Sin embargo, es posible que deba llegar más allá de esa esfera a otras personas de la organización con los conjuntos de habilidades requeridos.

Una vez que haya reunido un equipo, bríndeles instrucciones detalladas sobre cómo rediseñar el proceso y por qué es importante. Puede usar el mapa que creó anteriormente en el plan para ayudar con este paso.

5. Implementación

Aquí es donde se pone en práctica el plan de mejora del proceso, lo que significa crear una lista detallada de tareas y tareas. Esta parte del proceso es tal como crearía cualquier plan de proyecto, desglosando los entregables en tareas y asignando a cada miembro del equipo esas tareas. Un software de planificación de proyectos puede ayudar.

Desea crear un cronograma con una línea de tiempo y agregar tareas, su duración y cualquier dependencia.

6. Comunicación

Cuanto mejor sea tu comunicación, mejor será el proyecto. Por lo tanto, tómese el tiempo para comunicar su plan al equipo y asegúrese de que entiendan completamente su parte. Escuche, esté abierto a los comentarios y asegúrese de que el equipo comprenda que se mantendrán informados durante todo el proceso. Esto crea aceptación y los ayuda a adoptar el nuevo proceso.

7. Monitor

Una vez que el equipo está ejecutando el proyecto, es importante seguir su progreso. El monitoreo no es microgestión. Proporciona una ventana al proyecto y permite que cualquier ajuste lo mantenga en movimiento según lo programado.

Además, una vez que la mejora se ha implementado en el proceso, debe monitorear al equipo para asegurarse de que lo estén siguiendo. Cuando surgen problemas, el proceso comienza de nuevo.

ProjectManager.com administra los planes de mejora de procesos

Un plan de mejora de procesos no es diferente a cualquier otro plan de proyecto. Requiere planificación, programación, asignación de equipos y seguimiento de su progreso. ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos basado en la nube que puede hacer todo esto y más.

Administrar tareas y crear líneas de tiempo

Una vez que tenga un proceso que necesita mejorar y tenga un plan y un equipo listos para ejecutar ese plan , ProjectManager.com viene con los controles que necesita para mantener el plan funcionando sin problemas. Primero, puede cargar su lista de tareas en el software y crear un proyecto.

Una vez que las tareas tienen una duración, se muestran en una línea de tiempo del diagrama de Gantt. Ahora puede vincular las tareas dependientes para evitar cuellos de botella. Si hay cambios, ProjectManager.com facilita la edición de la programación. Simplemente arrastre y suelte las fechas de inicio y finalización de la tarea.

 Captura de pantalla del diagrama de Gantt en ProjectManager.com con líneas de tiempo
Convierta sus tareas en líneas de tiempo dinámicas con nuestros gráficos de Gantt en línea.

Los miembros del equipo pueden administrar su trabajo y colaborar

Los miembros del equipo pueden asignarse desde la vista de proyecto de diagrama de Gantt, pero también tienen la opción de administrar sus tareas con una lista de tareas, calendario o vista kanban. Cada tarea puede tener instrucciones detalladas del gerente del proyecto e incluso documentos e imágenes adjuntas según sea necesario.

Los miembros del equipo pueden colaborar a nivel de tarea, comentando, agregando archivos e incluso atrayendo a otros miembros del equipo etiquetándolos. Luego se les notifica por correo electrónico y pueden unirse a la conversación. Debido a que ProjectManager.com está basado en la nube, los equipos remotos pueden colaborar donde sea que estén y en cualquier momento.

 Captura de pantalla de características de gestión de tareas con colaboración
Todos pueden administrar y rastrear sus tareas cómo lo desean con ProjectManager.com

Seguimiento del progreso tal como sucede

Los gerentes de proyecto pueden usar el tablero para monitorear seis métricas diferentes del proyecto en una vista de alto nivel, todo en tiempo real. Para una vista más detallada, ProjectManager.com tiene informes de un clic que se pueden filtrar para mostrar exactamente la información que desea. Los informes son excelentes para rastrear el proyecto e informar a las partes interesadas, por lo que siempre están al tanto.

 Captura de pantalla del panel de ProjectManager.com para el seguimiento
Seguimiento y seguimiento de ProjetManager.com las funciones de informes le permiten saber cómo se desempeña un proyecto.

ProjectManager.com le brinda las herramientas que necesita para mejorar cualquier proceso. Desde hacer un plan de mejora de procesos hasta ejecutar ese plan y monitorear su progreso, ProjectManager.com tiene características como gráficos de Gantt y tableros kanban, todos hechos para fomentar la colaboración y la productividad del equipo. Use ProjectManager.com para su próximo plan de mejora de procesos aprovechando hoy nuestra prueba gratuita de 30 días.

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