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Cómo hacer un plan de operación –


El éxito del proyecto, específicamente a nivel de equipo, ocurre después de que estableces un plan operativo sólido. Sin un plan operativo, los miembros del equipo pueden perder de vista sus tareas, los presupuestos pueden dispararse y el pandemonio puede sobrevenir. Por lo tanto, para garantizar que su proyecto esté bien ejecutado, profundicemos y descubramos cómo hacer un plan operativo efectivo.

¿Qué es la planificación operativa?

La planificación operativa es lo que sucede cuando un equipo o departamento recurre a una empresa amplio plan estratégico y lo pone bajo un microscopio. Está orientado hacia el futuro: planifica los presupuestos y objetivos del departamento para impulsar el éxito del plan estratégico con actividades específicas basadas en el equipo durante los próximos 1-3 años.

Los planes operativos funcionan mejor cuando un departamento completo compra, asignar fechas de vencimiento para tareas, medir metas para el éxito, informar sobre problemas y colaborar de manera efectiva. Funcionan aún mejor cuando hay comunicación entre departamentos para garantizar que toda la máquina funcione sin problemas a medida que cada equipo alcanza su punto de referencia.

¿Cuáles son los beneficios de la planificación operativa?

Cada plan tiene un efecto masivo en todos los miembros del equipo involucrados , y algunos de ellos pueden ser en beneficio de su empresa o en detrimento de ellos. Si es en detrimento de ellos, es mejor averiguarlo lo antes posible para que pueda modificar su plan operativo y pivotar con facilidad.

Pero ese es el punto central de la planificación operativa: puede ver el efecto de sus operaciones en el El resultado final de la empresa en tiempo real, o en cada punto de referencia, para que sepa exactamente cuándo pivotar. Y con un plan tan personalizado para cada departamento como un plan operativo, usted sabe exactamente dónde van las cosas mal y por qué.

Cómo hacer un plan operativo

Dado que los planes operativos se construyen en un esfuerzo por asignar fondos, recursos y el personal para cada período de 1 a 3 años, todos los pasos que debe incluir un plan operativo deben servir en última instancia para ese esfuerzo.

Visualice el plan operativo

Como con cualquier plan de proyecto, es mejor comenzar con la visión . Las características principales de un plan operativo incluyen tareas para lograr objetivos particulares, claramente definidos, además de la gestión de su personal para garantizar que funcionen a niveles óptimos. Identifique su visión en lo que respecta a esos niveles, y luego puede comenzar con la fase de investigación.

Investigar e identificar objetivos

Para comenzar a desarrollar su plan operativo, comience por examinar sus objetivos. El objetivo de un plan operativo es abordar cinco preguntas principales:

  1. ¿Cuál es el presupuesto? Considere dónde estaba el año pasado versus este año.
  2. ¿Dónde está el equipo ahora? Aborde esto desde un perspectiva presupuestaria, una perspectiva de recursos y desde la perspectiva de un miembro del equipo.
  3. ¿Dónde quiere estar nuestro equipo? Piensa en esta época el próximo año, en dos años, en tres años, etc.
  4. ¿Cómo llevamos al equipo allí?
  5. ¿Qué puntos de referencia debemos usar para medir nuestro progreso? Esto puede incluir plazos de lanzamiento de productos, número de productos manufacturados, número de casos de servicio al cliente cerrados, número de reseñas de 5 estrellas recibidas, número de clientes adquiridos, ingresos aumentados en un cierto porcentaje, etc.

Para responder a estas preguntas , deberá entrevistar a los miembros de su equipo haciéndoles estas preguntas y luego clasificar sus respuestas. Priorice sus respuestas en un cuadrante: más fácil de ejecutar -> más difícil de ejecutar y más importante de ejecutar -> menos importante de ejecutar. Ahí es cuando sus objetivos comenzarán a tomar forma y se enfocarán.

Asignar presupuesto y personas

Una vez que haya trazado sus objetivos, es importante tener en cuenta que el presupuesto para su plan operativo proviene del presupuesto anual de tu departamento. Entonces, dicho esto, el presupuesto es la línea superior a considerar cuando comience a asignar tareas, recursos y asignar presupuesto para los miembros del equipo.

Obtenga también comentarios en esta etapa, ya que podría tener a alguien más adecuado para el papel los ha colocado en etapas innecesarias que puede eliminar del proceso por completo.

Informe sobre el plan operativo

Una vez que haya trazado su plan operativo, que debe incluir objetivos claros con entregables, metas, horarios y el personal necesario para lograr el plan, elabore un proceso para informar sobre todo a medida que avanza el plan.

Las partes interesadas, otros jefes de departamento y liderazgo querrán revisar el progreso de su plan operativo en cada punto de referencia, ya sea mensual , trimestralmente o basado en proyectos, así que asegúrese de informar sobre todos sus hallazgos y asegurarse de que el liderazgo aún esté a bordo. Los paneles de proyectos pueden ser una solución fácil para actualizaciones rápidas y precisas.

 Panel de informes en tiempo real para actualizaciones de estado
ProjectManager.com tiene paneles de proyectos que informan datos en tiempo real. tiempo para actualizaciones de estado fáciles.

Ajuste el plan operativo según sea necesario

Como con cualquier proyecto bien planificado, siempre debe estar listo para pivotar. ¿Alcanzó un punto de referencia que arrojó resultados menos que deseables? Con un plan operativo, las actividades son tan detalladas que ahora puede saber y comprender exactamente qué parte del plan no estaba funcionando a niveles óptimos. Haga ajustes, involucre a los miembros del equipo según sea necesario, obtenga la aceptación de las partes interesadas y continúe con el próximo punto de referencia con su plan operativo recientemente refinado.

Planificación estratégica versus planificación operativa

La planificación operativa es la planificación estratégica como un marketing el equipo es para una organización, es parte de un todo.

La planificación estratégica abarca las cinco preguntas enumeradas anteriormente, pero existe a nivel de toda la empresa para trabajar de manera cruzada. La planificación estratégica es el proceso de la empresa de definir objetivos, misiones y valores organizacionales (incluida su dirección a largo plazo) para comprender mejor los recursos y el presupuesto que necesita asignar para garantizar la eficacia del plan. Esto puede incluir la definición de las acciones que deben tomarse para lograr esos objetivos desde un alto nivel. No profundiza más allá de eso: los equipos asignarán sus propias direcciones como parte de la planificación operativa para que el plan estratégico de alto nivel tenga éxito.

Por lo tanto, la planificación operativa se construye para apoyar ese esfuerzo con objetivos claros para cada uno Departamento. Esto incluye definir los roles de cada miembro del equipo, las metas que cada equipo tiene para apoyar mejor el plan estratégico de la organización y el presupuesto y los recursos que necesita para que esto suceda. Por ejemplo, el presupuesto para su plan estratégico proviene de su presupuesto estratégico, mientras que su presupuesto operativo proviene del presupuesto anual de su equipo. Como si eso no fuera lo suficientemente sencillo, todo lo que mapees para tu plan operativo hará que las funciones de todos para el próximo año sean claras como el cristal.

¿Quién administra el plan operativo?

Por lo general, la gerencia media administra el plan operativo, mientras el plan estratégico se ejecuta desde arriba hacia abajo. Además, su alcance es limitado y puede cambiar anualmente con el énfasis en el mapeo de las actividades de rutina.

Muchos gerentes intermedios son mejores para mapear e implementar el plan operativo porque implica la consideración de las actividades del día a día , recursos y tareas.

Cómo ProjectManager.com puede ayudar con la planificación operativa

Crear e implementar un plan operativo de alta calidad es la mejor manera de garantizar que su organización comience un proyecto con el pie derecho. ProjectManager.com tiene herramientas de administración de proyectos galardonadas para ayudarlo a elaborar y ejecutar dicho plan.

Los diagramas de Gantt son esenciales para crear y monitorear un plan operativo de manera efectiva. ProjectManager.com lo ayuda a acceder a su diagrama de Gantt en línea para que pueda agregar puntos de referencia para las revisiones de rendimiento operativo. También puede crear tareas junto con dependencias para que la operación sea un éxito infalible.

 Diagrama de Gantt para planificación operativa
Planifique cada tarea en su plan de operación en un formato de línea de tiempo con diagramas de Gantt en línea

Ya sea que se trate de un equipo de administradores de sistemas de TI, expertos en marketing o ingenieros, ProjectManager.com incluye herramientas sólidas de planificación e informes. Planifique en sprints, asigne fechas de vencimiento, colabore con los miembros del equipo y realice un seguimiento de todo con solo hacer clic en un botón.

Además, tenemos numerosos informes de proyectos listos que se pueden generar instantáneamente, incluidos informes de estado, informes de variaciones, hojas de tiempo informes y más.

 generador de informes de estado del proyecto
Personalice los informes de su proyecto para una comunicación efectiva

La planificación operativa no se realiza en un silo y no funciona sin el peso total del equipo que lo respalda. Asegúrese de que su departamento tenga éxito en cada punto de referencia. ProjectManager.com es un galardonado software de pm dedicado a ayudar a las empresas a suavizar sus planes operativos para un año mejor por delante. Regístrese para nuestra prueba gratuita de 30 días hoy.

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