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Cómo hacer una auditoría de gestión de proyectos


¿Qué es una auditoría de gestión de proyectos? Jennifer Bridges, PMP, le explica y le muestra en unos pocos pasos cómo hacer uno mismo.

¡Aquí hay una captura de pantalla de la pizarra para su referencia!

En resumen: cómo para hacer una auditoría de gestión de proyectos

Jennifer abrió con una definición de la palabra auditoría; en su sentido general, la auditoría es un verbo que significa inspeccionar, examinar, verificar, evaluar, revisar o analizar.

Ahora que no es tan diferente de lo que hace un gerente de proyecto todo el tiempo, agregó.

Por qué ¿Auditoría?

Estamos auditando constantemente la salud de nuestro proyecto, su bienestar financiero, el cronograma y nuestra puntualidad para completarlo, así como los equipos y herramientas que utilizamos en el proyecto.

¿Por qué? hacemos esto? Bueno, por muchas razones. Uno, ayuda a entender dónde nos comparamos con dónde deberíamos estar en el proyecto. La auditoría nos permite saber si las cosas están bien y se están desempeñando según lo planeado. También nos dice si estamos seguros de continuar y si las cosas están mejorando.

¿Qué es una auditoría de gestión de proyectos?

Una auditoría de gestión de proyectos es un poco diferente a la definición general de auditoría. En primer lugar, en este contexto, es un sustantivo que significa una evaluación independiente y estructurada. El proceso de auditoría está diseñado para determinar el estado del trabajo realizado en un proyecto para garantizar que cumple con la declaración de trabajo, como el alcance, el tiempo y el presupuesto del proyecto, junto con la madurez del proceso de gestión del proyecto.

¿Por qué realizar una auditoría de gestión de proyectos?

Una de las razones principales para realizar una auditoría de gestión de proyectos es garantizar que cumple con todas las normativas vigentes a las que está sujeto su proyecto, dependiendo de la industria, como HIPAA, RDA. FAA, FTC, etc.

También ayuda a encontrar vacíos o razones para cualquier falla o error del proyecto. Por otro lado, también descubrirá las áreas de eficiencia en cuanto a tiempo, dinero y esfuerzo.

Pero debe conocer sus objetivos específicos, ya que no son necesariamente los mismos de proyecto a proyecto y de organización a organización. Hay muchas preguntas que se deben considerar durante una auditoría, por ejemplo, ¿por qué está involucrado en el proyecto y qué resultados está buscando?

La auditoría de gestión de proyectos en el nivel superior pregunta, quién hace qué, cuándo y dónde, y ¿Cómo puede ser mejorado? Bueno, la mejora siempre viene a través del proceso. Al pasar por cada tarea y auditarla, puede comenzar una auditoría completa de todo el proyecto.

¿Qué tipo de preparación realiza para una auditoría de MP?

Primero, crea un proceso y utiliza un repositorio de documentos. Luego, use una plantilla / lista de verificación y haga un seguimiento del trabajo con una herramienta que le permita adjuntar documentos a tareas / hitos. Estos servirán como sus artefactos o evidencia o prueba a la que se refirió Jennifer.

El proceso de auditoría de gestión de proyectos

  • Planifique la auditoría: No debe comenzar nada sin un plan. Deje que todos los involucrados en la auditoría y el proyecto conozcan la auditoría y subrayen que esto no es nada atemorizante. Es un método para hacer que las cosas funcionen mejor, no la culpa.
  • Realice la auditoría: Ahora realice la auditoría y realice un proceso exhaustivo para obtener todos los datos y pruebas.
  • Resuma la auditoría: En este punto, tendrás muchos datos; así que tome estos hallazgos sobre mejoras y fallas, y póngalos en un resumen ejecutivo para dar una visión general clara y amplia. Asegúrese de señalar y elogiar a los que lo han hecho bien.
  • Presente los resultados: A continuación, desea presentar ese resumen de los resultados a todas las partes que necesitan conocer la auditoría, de su equipo a sus partes interesadas. .
  • Determine el plan de acción: Con todos estos datos, ahora puede desarrollar un plan de acción que ayudará a mejorar la eficiencia. Haga que las personas se involucren y establezca ese curso con las tareas y las fechas de vencimiento.
  • Programación de seguimiento: No deje que este plan de acción se desatienda. Regrese a él y asegúrese de que el plan progrese según lo programado.
  • Repita: Esta es una lista que realmente debería diseñarse en un círculo, porque nunca puede sentarse y volverse complaciente. Cuantas más auditorías realice, más eficiencias creará.

Pro-Tip: Una auditoría de gestión de proyectos es un método crítico para asegurarse de que está ejecutando el proyecto más ajustado posible. Pero hay otras formas complementarias de ayudar con la eficiencia del proyecto, como contratar a un analista del proyecto para trabajar con el gerente del proyecto para ayudar a realizar las tareas analíticas.

¡Gracias por ver!

Transcripción

Hoy estamos hablando de Cómo hacer una auditoría de gestión de proyectos. Entonces, en esta sesión de pizarra, quiero hablar sobre qué es una auditoría, aclarar qué es una auditoría de gestión de proyectos y por qué lo hacemos, y luego dar algunos pasos simples sobre cómo hacerlo.

Bueno, primero de todo, una auditoria es un verbo. Así que algunos sinónimos que escuchamos todo el tiempo son inspeccionar, examinar, revisar, evaluar, revisar y analizar.

Entonces, la razón por la que quiero hablar de esto es porque a veces la gente piensa que una auditoría es tan aterradora, especialmente como la gestión de un proyecto. auditoría. ¿Qué van a encontrar?

Bueno, hacemos esto todo el tiempo, ¿verdad? Lo hacemos con nuestra salud. ¿Queremos asegurarnos de que nuestra salud esté mejorando? ¿Está mejorando nuestra presión arterial?

En nuestras finanzas, ¿están aumentando nuestras finanzas? ¿Están disminuyendo? Además, las personas que practican atletismo, controlan sus tiempos de carrera todo el tiempo. Tal vez incluso los músicos verifican sus herramientas o su equipo, o incluso los conductores de autos de carrera, ellos revisan su equipo, ¿verdad?

Así que hacemos esto todo el tiempo. ¿Pero por qué lo hacemos? Estamos tratando de identificarnos, ¿dónde deberíamos estar? Estamos bien? ¿Estamos seguros de ir? ¿Y estamos mejorando? Así que hacemos esto todo el tiempo. Entonces, relacionémoslo con la auditoría de gestión de proyectos.

Entonces, una auditoría de gestión de proyectos es un sustantivo. Es una evaluación estructurada independiente. Es un examen diseñado para determinar el estado del trabajo realizado en un proyecto para garantizar que cumplamos con la SOW, que es la declaración de trabajo.

Estamos analizando el alcance, la hora, el presupuesto. Queremos asegurarnos de que estamos comprometidos con lo que realmente estamos produciendo. También puede analizar la madurez del proceso de gestión del proyecto.

Entonces, ¿por qué hacemos la auditoría de gestión del proyecto? Bueno, en algunos casos, queremos asegurarnos de que estamos cumpliendo. Hay cosas en la salud como la HIPAA. Ahora, con las personas que trabajan con datos, están los requisitos generales de datos e incluso la FAA y la FTC.

Por lo tanto, dependiendo de la industria, es posible que tenga que cumplir con algunas cosas en su proyecto. También queremos encontrar brechas o razones por fallas o errores. Y luego queremos encontrar áreas de eficiencia para mejorar el tiempo, mejorar el dinero o disminuir los gastos. Tal vez incluso queramos disminuir el esfuerzo.

Entonces, antes de comenzar su auditoría de gestión de proyectos, sepa por qué lo está haciendo. ¿Estamos haciendo esto con el propósito de qué? De modo que puede tener claro que sabe por qué está haciendo esto y, lo que es más importante, ¿cuál es el resultado que está buscando? Entonces, ¿qué miramos?

Entonces, básicamente, a un alto nivel, verificamos quién hace qué, cuándo y dónde, y cómo puede probarlo.

Entonces, en la auditoría, podemos ser mirando la documentación del proceso, los productos que se producen, tal vez incluso las herramientas que usamos para rastrearlos, y los artefactos.

Entonces, los artefactos son realmente la prueba. Así que podemos ver la tarea de administración del proyecto, y la auditoría está mirando las tareas que se suponían que debían realizarse o que estos productos se debían producir. Así eran ellos.

Así que siempre queremos prepararnos antes de hacer la auditoría. Así que aquí están algunas de las cosas a nivel alto en las que queremos asegurarnos de que estamos preparados y listos para

Queremos crear un proceso, un proceso para la auditoría. Y también queremos usar un repositorio de documentación para nuestros proyectos. Porque de esa manera, cuando estamos usando el proceso, podemos ir al repositorio para definir documentos, entregables y artefactos.

También queremos usar una plantilla o una lista de verificación. Por lo tanto, nos aseguramos de que no nos hayamos perdido nada y también de que tengamos un proceso repetible documentado.

También queremos hacer un seguimiento de esto con una herramienta. Entonces, la gran noticia es que con las herramientas de software de hoy en día, para las diferentes tareas que realizan el gerente de proyecto o el miembro del equipo, pueden adjuntar documentos a tareas o hitos específicos. De esa manera, los artefactos o la evidencia están ahí en su plan de proyecto y en su herramienta.

Y aquí están, nuevamente, algunos pasos de muy alto nivel para un proceso de auditoría.

Entonces, primero que todo, desea para planificar la auditoria. Entonces, hágales saber a todos quién está involucrado en la auditoría o en el proceso o el proyecto. Avísales que esto se va a hacer. Y de nuevo, no es algo que asuste. No es hacer que nadie se equivoque. Estamos tratando de mejorar las cosas.

Por lo tanto, queremos llevar a cabo la auditoría y pasar por el proceso de la auditoría haciendo las cosas que estamos considerando hacer.

Entonces creo que es importante resumir la auditoría. ¿Cuáles fueron los hallazgos? ¿Qué mejoras vio, ocurrió o qué recomendaciones puede hacer para ver las mejoras? Y también, me gusta dar los elogios. Cuando las personas mejoran los procesos, me gusta animarlos y hacerles saber que en realidad están haciendo las cosas mejor.

Luego, queremos presentar los resultados al equipo, a las partes interesadas o a las personas que necesitan saber.

Y luego el número cinco, determina el plan de acción. Por lo tanto, a partir de los hallazgos o mejoras que se observan, debe asegurarse de establecer un plan para que sepa qué acciones deben realizarse, cuándo deben hacerse y quién debe hacerlo. [19659006] Y luego programa el seguimiento y luego regresas, te enjuagas y repites. En realidad lo haces de nuevo. Así que eso es una mejora continua. Y puede ver que eso es muy valioso no solo para el proyecto, sino también para la organización y el equipo.

Entonces, si necesita una herramienta que pueda ayudarlo con su auditoría de gestión de proyectos, regístrese ahora en nuestro software ProjectManager.com. .

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