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Cómo hacer una estructura de desglose de recursos (RBS)


Hay muchos aspectos para planificar un proyecto. Tienden a girar en torno a la triple restricción de tiempo, costo y alcance. Una de esas órbitas son los recursos. Los recursos pueden verse afectados por estas tres restricciones y, por lo tanto, requieren un método para controlarlos, a veces incluso un software de gestión de recursos.

"Recursos" es un término amplio, por supuesto, y no solo se refiere a los materiales y equipos utilizados en un proyecto, pero los recursos humanos. De hecho, las personas que componen su equipo de proyecto son, en muchos sentidos, el recurso más importante. Después de todo, ellos son los que ejecutarán el proyecto y lo supervisarán de principio a fin.

En la gestión de proyectos, la estructura de desglose de recursos (RBS) es una herramienta para ayudar a planificar y controlar el trabajo del proyecto. Piense en ello como una estructura de desglose de trabajo (WBS) para sus recursos, porque eso es lo que es, y es igual de valioso.

¿Qué es una estructura de desglose de recursos?

Una estructura de desglose de recursos es una lista de los recursos será necesario para ejecutar su proyecto. La lista se desglosa por función y tipo, y al menos cubrirá a las personas necesarias para completar un proyecto con éxito. Sin embargo, en su forma más completa, incluirá cualquier cosa en la que gaste dinero para el proyecto, como personas, herramientas de gestión del proyecto, equipos, materiales, incluso tarifas y licencias.

Una estructura de desglose de recursos es más que una simple lista, sin embargo: es un gráfico jerárquico que se utiliza para ayudar a los gerentes de proyecto a organizar recursos y ver cómo están interrelacionados. Un RBS informará el presupuesto, ya que una lista exhaustiva de recursos facilitará la estimación de lo que costará un proyecto. Es un medio para mantenerse dentro del presupuesto en lugar de gastar de manera irregular.

¿Quién lo hace?

Los gerentes de proyecto son la persona en el equipo del proyecto que es responsable de usar la estructura de desglose de recursos, aunque generalmente buscarán aportes de otros en el equipo. Les permite identificar cuántos recursos necesitan, desglosando el proyecto a nivel de tarea y los recursos necesarios para cada uno. Esto creará una comprensión del alcance del proyecto.

¿Cuándo se hace?

Es durante la etapa de planificación de un proyecto que el gerente del proyecto utilizará un RBS. Se puede usar para cualquier tipo de recurso, como atención al cliente, al determinar el tipo de cliente para el proyecto, qué instalaciones se necesitan, equipos, herramientas de software, etc.

¿Cuáles son sus beneficios?

Uno Una de las ventajas de utilizar un RBS es que ayuda a organizar mejor los recursos y los alinea claramente con las metas y objetivos generales de la organización. También proporciona una referencia visual rápida sobre la asignación de recursos y la carga de trabajo, así como recursos individuales y asignaciones.

Cómo hacer una estructura de desglose de recursos

En términos de formato, la RBS es como la WBS, y requiere una estimación de los cuales se necesitarán recursos para cada tarea en el proyecto. Por lo tanto, la lista de tareas es esencial para recolectar los recursos necesarios.

Pero un gerente de proyecto buscará naturalmente aportes de una amplia variedad de fuentes; Estos incluyen el cronograma, el registro de riesgos, las estimaciones de costos y otros procesos organizacionales. Esto permite que un gerente de proyecto reúna todos los recursos necesarios para ejecutar el proyecto.

El RBS generalmente se crea como un diagrama de árbol. En la parte superior se encuentra la entrega final del proyecto, bajo la cual se encuentra el desglose de los recursos, cada uno en una rama individual debajo del encabezado general del proyecto. Estas ramas son los tipos de recursos, como el sitio donde se desarrolla el proyecto, el equipo que se utiliza y el equipo que ejecuta el proyecto.

Una hoja de cálculo también se puede utilizar para crear un desglose horizontal de los recursos. Comenzará con el número de recurso a la izquierda y se moverá a través de la hoja de cálculo para detallar las categorías y tipos de recursos, cantidad y notas.

Ejemplo de estructura de desglose de recursos

Para obtener una visión diferente de lo que es un RBS, Echemos un vistazo a un ejemplo simple de la vida real. Estamos haciendo un puente. Hay un sitio, naturalmente, que atravesará el puente. Pero se construirán grandes piezas del puente en otro lugar y luego se ensamblarán en el sitio.

Por lo tanto, tenemos la instalación donde se realiza la fabricación, pero también salas de reuniones y conferencias. También habrá un departamento de ingeniería donde se hacen los planos y una oficina improvisada en el lugar para el capataz de la construcción y los trabajadores.

A continuación está nuestra lista de equipos. Eso incluirá equipos pesados, como tractores, grúas, retroexcavadoras, excavadoras y equipos livianos, como soldadores, torres livianas, herramientas manuales y carretillas.

El software es otro recurso que se utilizará principalmente durante la fase de diseño. , pero es probable que haya un software de gestión de proyectos para facilitar la planificación, el seguimiento y la presentación de informes sobre el proyecto en general.

Finalmente, pero quizás lo más importante, querrá detallar sus recursos humanos. Para la construcción de puentes, esto incluirá diseñadores, ingenieros, equipo de construcción.

Esta es una versión básica de un RBS, pero sirve para poner algo de carne en la idea y darle vida de una manera que una definición abstracta no . Si eres más del tipo visual, hemos creado una ilustración para iluminar aún más la idea.

 ejemplo de estructura de desglose de recursos

ProjectManager.com y Resource Management

Desglosar su recurso es solo el comienzo de la administración de recursos en su proyecto. ProjectManager.com lo ayuda a controlar aún más los recursos en su proyecto con nuestro software de administración de recursos para ayudarlo a administrar aún más el tiempo y el dinero.

Cómo ayudamos con RBS

El primer paso para hacer un RBS es comprender las tareas requeridas para un proyecto exitoso Los diagramas de Gantt en línea asignan tareas en fases, crean dependencias y programan recursos en una línea de tiempo del proyecto. Esto le ayuda a comprender exactamente qué recursos necesita identificar en su estructura de desglose de recursos.

Una vez identificados, las tareas pueden asignarse desde la vista de Gantt, así como también poder ver la cantidad de horas que cada miembro del equipo ha dedicado trabajando en esa tarea. Puede ver de un vistazo si los miembros del equipo están sobreasignados o subasignados para mantener sus recursos equilibrados.

El software basado en la nube ofrece gestión de recursos en tiempo real

Debido a que somos un software basado en la nube, usted obtiene el los datos más actuales posibles para ayudarlo a planificar proyectos, programar recursos, equilibrar la carga de trabajo y reasignar tareas según sea necesario. Brindamos transparencia en sus recursos en tiempo real durante la ejecución del proyecto para ayudarlo a rastrearlos con precisión.

En nuestra sección de equipos puede identificar sus recursos humanos y clasificar los equipos, así como los suministros y equipos. Las tarifas por hora de los miembros del equipo son visibles en todo el software y, a medida que los equipos registran sus horas, el costo real se calcula y se compara con el costo planificado. Esto mantiene a los gerentes de proyecto en control de los costos y en línea con sus presupuestos.

 captura de pantalla de la página de administración del equipo
Vea en qué están trabajando todos sus recursos humanos en cualquier momento.

Puede personalizar la disponibilidad de su equipo al detallar sus días laborables, días festivos y las horas de trabajo planificadas que tengan. Esto es especialmente útil cuando se trabaja con equipos remotos que trabajan en diferentes zonas horarias. Incluso puede bloquear días para ayudar a facilitar sus planes de gestión de recursos. Esto hace que la programación de recursos sea mucho más fácil, ya que los días hábiles serán preestablecidos.

Cuando se trata de asignaciones de equipo, nuestra página de carga de trabajo está codificada por colores para mostrarle rápidamente si hay algún desequilibrio. Si administra varios proyectos, la página se puede filtrar por proyecto, equipo o mes, por lo que puede concentrarse en los datos que desee cuando lo desee.

 captura de pantalla de la función de carga de trabajo para la gestión de recursos
Vea la carga de trabajo y los días hábiles de todos en una pantalla: simplifique la programación de recursos.

Las horas del equipo se registran mediante hojas de tiempo que se actualizan automáticamente a medida que los miembros del equipo completan su trabajo. Sus horas registradas se muestran inmediatamente en nuestro panel de control en tiempo real para monitorear el progreso. Y para obtener informes más detallados, los informes con un solo clic detallan la carga de trabajo, la disponibilidad, las hojas de tiempo y las tareas, que se pueden exportar, enviar por correo electrónico o imprimir para las presentaciones de los interesados.

ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos basado en la nube que controla cada aspecto de sus recursos y sus proyectos. Desde la planificación hasta el monitoreo y la presentación de informes, tenemos las características que desean los gerentes de proyecto y la plataforma de colaboración que brinda a los equipos la autonomía para realizar su trabajo de manera más productiva. Vea cómo puede ayudarlo con esta prueba gratuita de 30 días.

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