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Cómo hacer y mantener uno


La gestión adecuada de la programación le ayuda a entregar un proyecto a tiempo. El proceso comienza incluso antes de que se haga el cronograma y continúa durante todo el proyecto. Un plan ideal incluye establecer expectativas, incluyendo cómo desarrollar, administrar, ejecutar y controlar el cronograma del proyecto.

Si bien no es una parte esencial de todos los proyectos, cualquier proyecto complejo debe tener un plan de gestión del cronograma para mantenerlo encaminado. Ya sea que lo use o no, es un punto importante que debe conocer en su práctica de gestión de proyectos.

Elementos clave de un plan de gestión del cronograma del proyecto

Más adelante, repasaremos la elaboración de un plan de gestión del cronograma; pero primero, veamos los componentes principales que componen una buena. Una cosa importante a tener en cuenta es que el cronograma generalmente se comparte entre todo el equipo del proyecto, lo cual es importante para la transparencia y la propiedad.

Roles & Responsabilidades

Lo primero que debe hacer es planificar quién hará qué. Debe asignar a alguien para que sea el propietario del cronograma, que suele ser el director del proyecto. Luego, decida quién tiene la autoridad para actualizar la programación en su software de programación. Probablemente también sea el director del proyecto; sin embargo, los proyectos más grandes pueden tener un administrador de proyectos que se encargue de esta tarea. En algunos casos, el equipo mismo actualizará el cronograma a medida que registre su estado trabajando en una tarea. Sin embargo, el director del proyecto suele ser quien tendrá la supervisión y la aprobación final.

Actualización del programa

Parte del plan es decidir con qué frecuencia actualizará el programa. A veces, es una actividad del lunes por la mañana para comenzar la semana. Otras veces, actualiza el programa otro día, o no semanalmente, sino quincenalmente. Semanalmente es la norma y se recomienda, pero la frecuencia con la que actualiza su cronograma está determinada por el proyecto, las partes interesadas, la organización, etc.

Comentarios

Los comentarios son un proceso importante en cualquier plan de gestión del cronograma. Los horarios son flexibles y los informes de estado que recibe del equipo en la primera línea del proyecto son cruciales para ajustar el cronograma a fin de satisfacer las necesidades cambiantes del proyecto. Para asegurarse de que este canal permanezca abierto y de que nada se pierda, debe determinar cómo se enviarán los comentarios, ya sea a través de informes de estado, reuniones de equipo u otras comunicaciones.

Cambios de horario

A medida que cambian los horarios, deben revisarse y aprobarse esos cambios. Alguien (nuevamente, generalmente el gerente del proyecto) debe ser designado como aprobador para cualquier cambio en los plazos. Sin embargo, si el cambio está más allá del flotador aceptado en un cronograma, es probable que tenga que ser aprobado por la alta dirección y / o las partes interesadas en el proyecto.

Herramientas de programación

Enumere las herramientas que utilizará para construir y administrar su horario. Además, tenga en cuenta quién utilizará estas herramientas y en qué medida. Elija las funciones del usuario, como solo lectura, edición y actualización, etc.

Informes

Los informes permiten comunicar el progreso a las partes interesadas, obtener datos para tomar mejores decisiones y mantener su proyecto en marcha. Esta parte de su plan de gestión del cronograma describirá los tipos de informes que necesita, quién los generará a lo largo del proyecto, su frecuencia y quién los recibirá.

Integración del cronograma

Este último componente es más para aquellos que están administrando un cronograma que es parte de un cronograma mayor, o el cronograma de un proyecto en un programa o cartera de proyectos. Si este es el caso, debe realizar un seguimiento de los otros horarios y asegurarse de que el suyo se alinee con el cronograma general y la estrategia de los demás.

Cómo hacer un plan de administración del cronograma

El plan de administración del cronograma, que es parte del plan de gestión de proyectos más amplio, es un medio para asegurarse de que cumple con las demandas de su proyecto y de que sus entregables se completen en la fecha límite. Establece los procesos que le permitirán cumplir con sus fechas de vencimiento.

Un plan de gestión del cronograma se compone básicamente de cuatro secciones, desarrollo del cronograma, control del cronograma, cambios del cronograma y el cronograma del proyecto. Profundicemos en cada uno de estos temas.

Desarrollo del cronograma

Una vez que a una persona del equipo del proyecto se le asigna esta tarea, recibe información del equipo completo y redacta procedimientos para ayudar a estimar mejor la duración de cada tarea, los costos asociados para el presupuesto y los recursos necesarios para completar la tarea.

Esto incluye una auditoría exhaustiva de todo lo necesario para el cronograma del proyecto (incluido el software de gestión del proyecto), quién es responsable de desarrollar y administrar el cronograma, quién tiene autoridad para realizar cambios, etc.

Control de programación

Ahora desea averiguar cómo medir y controlar su programación. Esto significa tener una forma de comparar su horario y costos planificados con su horario y costo reales. Ahora debe determinar cómo medirá el programa, como el porcentaje completado o las horas, el costo, etc.

Alguien del equipo tendrá la responsabilidad de medir el progreso. A veces es el director del proyecto, pero no siempre es la persona adecuada para el trabajo. Sin embargo, el equipo también suele estar demasiado ocupado para asumir este papel. Tienes que tomar esta decisión en base a tu proyecto y equipo y luego la regularidad con la que se tomarán estas medidas.

Cambios de horario

Como mencionamos, los cambios ocurrirán en un proyecto, por lo tanto, necesitas a alguien que apruebe estos cambios. Esto incluye el tiempo y los costos adicionales que podrían estar asociados con el cambio. Esta persona suele ser el patrocinador del proyecto, alguien que no participa en las actividades del día a día.

Algunas cosas a tener en cuenta a medida que ocurren los cambios son: ¿es esta una razón para cambiar el programa? ¿Hay papeleo involucrado? ¿Cuál es el plazo para implementar el cambio de manera realista? Y, por supuesto, ¿quién está autorizado a aprobar el cambio?

El cronograma del proyecto

A menudo, el cronograma es parte del plan del proyecto y se incluye como uno de los documentos o un apéndice. Pero cuando el proyecto es más grande y complejo, y el cronograma es más largo y complicado, generalmente se incorpora a la herramienta de software de administración de proyectos.

Lista de verificación de administración del cronograma

Para asegurarse de que su cronograma incluya todo lo que debería, y para evitar la variación del alcance y otros impactos negativos, asegúrese de tener respuestas a las siguientes preguntas.

¿Cómo desarrollará el cronograma?

Conozca el software que lo ayudará a crear y administrar su cronograma, como un diagrama de Gantt , que recopila y organiza tareas en una línea de tiempo. Además, sepa qué técnicas utilizará para estimar mejor el tiempo que llevará su proyecto.

¿Quién está al tanto?

Identifique a los interesados ​​que necesitan mantenerse actualizados sobre el progreso. Luego, averigüe con qué frecuencia y por qué medios desean recibir actualizaciones.

¿Cómo y cuándo se medirá el desempeño?

Hay muchas formas de monitorear y rastrear el progreso y el desempeño de su proyecto. Desde paneles que brindan una vista de alto nivel hasta informes que profundizan en los datos. Asegúrese de tener estas herramientas en su lugar antes de ejecutar su programa.

¿Cómo mantendrá el rumbo?

Como se señaló, las cosas cambian. Te encontrarás retrasado en el horario en algún momento. No es el fin del mundo, pero requiere tener una respuesta para volver a la programación. Algunas técnicas que se usan comúnmente son fallar o agregar más recursos, seguimiento rápido, lo que significa ejecutar varias tareas a la vez, cambiar el alcance o revisar el programa.

¿Cómo se administrarán los recursos?

Conozca los recursos que necesitará para completar cada tarea y luego cómo encajan en su horario. No querrás necesitar material para una tarea y no tenerlo a mano cuando tu equipo esté listo para ejecutar esa tarea.

Cómo ayuda ProjectManager.com a planificar los planes de administración

Administrar tu programación es como un proyecto más pequeño incrustado en el más grande. Independientemente del tamaño del proyecto, hay plazos que cumplir, recursos que gestionar y equipos que asignar. Debe mantener a todos trabajando al máximo y monitoreando su progreso y carga de trabajo. Hay mucho que hacer, que es donde entra ProjectManager.com. Nuestro software galardonado lo mantiene organizado y productivo.

Para crear su horario y luego la administración, se necesita una herramienta sólida. Nuestro diagrama de Gantt en línea recopila todas las tareas de su proyecto, agrega fechas de inicio y finalización, que las completa a lo largo de la línea de tiempo del proyecto. Luego, puede etiquetarlos por prioridad, para que su equipo sepa qué es más importante completar y cuándo. Para seguir fácilmente el progreso, todo el programa se puede dividir en distintas fases con nuestra función de hitos.

Los costos de mano de obra y recursos también se pueden recopilar en Gantt. Una vez que haya completado su cronograma, puede filtrar para ver la ruta crítica e incluso establecer una línea de base, que le permite medir la variación del proyecto cuando el proyecto se está ejecutando. Siempre sabrá si va por buen camino o si necesita hacer ajustes para volver al programa. Si necesita cambiar algo en su horario, simplemente arrastre y suelte la tarea en la nueva fecha. Todo se actualiza automáticamente.

Los equipos tienen la opción de organizar su propio trabajo con una de nuestras múltiples vistas de proyectos, como una lista de tareas dinámica o un calendario. La vista de tablero kanban visualiza el flujo de trabajo, por lo que los gerentes pueden ver quién está trabajando en qué y no estorbar. También hay funciones de gestión de recursos que garantizan que los equipos tengan lo que necesitan sin sobrecargarlos. Nuestra página de carga de trabajo mantiene equilibradas las tareas de su equipo para una mayor productividad.

 Página de carga de trabajo para realizar un seguimiento de los recursos del proyecto

Finalmente, comunicar el desempeño del proyecto a sus partes interesadas los mantiene felices y le permite mantener su cronograma. Nuestros informes de un clic se pueden generar y filtrar para mostrar solo los datos que usted y sus partes interesadas desean ver. También es fácil de compartir, ya sea como PDF o incluso imprimirse cuando se presenta a las partes interesadas. ProjectManager.com controla su cronograma y le brinda la transparencia que necesita para mantener el rumbo.

ProjectManager.com es una galardonada herramienta basada en la nube que crea y administra programas de proyectos, ejecuta planes, monitorea el progreso e informes. sobre el rendimiento. Es su ventanilla única para todas sus necesidades de gestión de proyectos. Vea por qué hemos ayudado a decenas de miles de equipos a administrar cientos de miles de proyectos y realice esta prueba de 30 días hoy mismo.

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