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Cómo hacerse cargo de un proyecto existente [Free Checklist] • Guía para niñas sobre gestión de proyectos


Considera esto. Recientemente se le ha pedido que se haga cargo de un proyecto existente. Su entrega no ha sido tan buena.

El gerente de proyecto anterior podría haber pasado a hacer otra cosa y usted tiene el proyecto como parte de una reorganización interna de recursos. O podrían haber dejado la compañía.

De cualquier manera, tienes un equipo esperando en tu dirección. El patrocinador quiere tener la confianza de que tienes todo a la mano. Y está mirando un sistema lleno de documentos de proyectos y algunos correos electrónicos que se han reenviado.

¿Cómo puede verificar lo que tiene y lo que debe hacer a continuación?

Primero, no se asuste . Déjame guiarte a través de cómo evaluar el estado del proyecto que has heredado. ¡Tenemos mucho que superar!

Sé que es mucho para asimilar. En la parte inferior, tengo una lista de verificación imprimible gratuita para usted. Desplácese hacia abajo y puede descargarlo instantáneamente.

Obtenga esta lista de verificación imprimible gratuita sobre cómo hacerse cargo de un proyecto de otra persona. Desplácese hasta la parte inferior para descargarlo.

Por qué necesita una lista de verificación para 'hacerse cargo de un proyecto'

Siempre que asuma un proyecto iniciado por otra persona, debe:

  • Comprender la salud del proyecto
  • Asegúrese de que se haya completado una planificación suficiente para que la dirección hacia adelante sea clara.

Por "salud" quiero decir en qué tipo de estado se encuentra el proyecto. No sabrá si el registro de riesgos es sólido y el planificación de recursos sensata hasta que investigue.

En el mejor de los casos, descubrirá que el último gerente de proyecto hizo un buen trabajo y que todo está en orden.

En el peor de los casos, descubrirá que casi no hay planes, documentos y métodos de control sobre el trabajo. Y concluirá que estará terriblemente ocupado durante las próximas semanas.

De cualquier manera, debe saberlo. Aquí hay 10 pasos que lo ayudarán a descubrir el estado del proyecto que está tomando.

1: Verifique su papel

Primero, establezca la autoridad que el gerente del proyecto (ese es ahora usted) tiene sobre este proyecto.

¿Existe un administrador de programas y un programa en el que se ajuste este proyecto? Si no es así, ¿qué autoridad le ha conferido el estatuto del proyecto?

Comprender sus roles y responsabilidades es un buen paso e incluso si esto no está documentado, lo ayudará a asegurarse de que todas las partes interesadas sean consideradas y sus vías de escalada sean claras. para cuando hay problemas.

Acción si no está clara: Hable con su patrocinador o gerente de línea.

2: Marque Hay una declaración de visión

¿Hay una declaración de visión que explique el estado futuro que este proyecto espera lograr? Está bien no tener un plan detallado de cómo llegarás allí, pero debes tener una idea bastante clara de dónde está "allí".

Acción si no existe: Escribe uno. Probablemente tengas mucha más autoridad de la que crees para hacer esto y luego pasarlo por los poderes del poder.

3: Verifica que el proyecto tenga objetivos

¿Hay claridad en torno a los objetivos? "Sí" es la respuesta correcta, por cierto.

"No" significa que hay mucho más trabajo por hacer aquí para comprender lo que el proyecto está tratando de lograr. Los proyectos deben tener objetivos que den como resultado resultados y beneficios claramente definidos.

Acción si no están claros: Pídale al patrocinador del proyecto que celebre un taller sobre cómo definir esto y proporcionar la máxima claridad para todos. O si lo saben pero no lo han documentado, escriba un párrafo; no es necesario que se realicen largas reuniones si todo el mundo lo sabe pero no lo ha visto en papel.

4: Obtenga una copia del plan

Es Hay un plan de proyecto de alto nivel?

Puede encontrar un cronograma del proyecto. Probablemente sean unos cuadros de colores en una hoja de cálculo de Excel que indique en qué mes o trimestre espera trabajar en cada fase del proyecto, alineados con los tramos principales de trabajo.

La ausencia de un plan detallado podría no ser el final de el mundo.

Solíamos planificar nuestro programa alrededor de 3 semanas a la vez, lo que estoy seguro no es la mejor práctica, pero teníamos una visión muy clara de hacia dónde queríamos llegar y todo lo que hacíamos nos movía en el dirección correcta, incluso si no pudiéramos ver más allá de fin de mes.

Para los objetivos que ha descubierto, debería poder tener una idea de qué nivel de planificación es suficiente. Necesita una planificación suficiente para poder estructurar el trabajo de las personas involucradas y alcanzar objetivos duros, como fechas de entrega fijas.

La única forma en que sabrá qué planificación se ha hecho ya es si profundiza archivo. Pase tiempo con las personas hablando sobre sus tareas y cómo rastrean y gestionan el trabajo.

Es posible que no encuentre un diagrama de Gantt, pero que la situación no sea tan aterradora como pensó al principio.

Acción si no hay un horario: Reúnase con su equipo y escriba un plan de alto nivel.

Puede dejar las cosas detalladas hasta que termine su revisión, pero tener algo de alto nivel eventualmente informará su planificación detallada del proyecto para el próximos 6 meses.

5: Revise la estructura de gobierno

¿Existe una estructura de gobierno? ¿Quién es el patrocinador de tu proyecto? ¿Cuál es el cronograma de informes? ¿Cuáles son los aros de aprobación internos por los que tiene que pasar?

Si no hay ninguno que me preocupe: la burocracia ligera es buena, pero alguien debería estar supervisando.

Acción si no hay gobierno formal: Mi primer punto de referencia sería el patrocinador de su proyecto. Deberían proporcionar la dirección y la responsabilidad.

Para otras áreas de gobierno, como los niveles de informes y aprobación, hable con su PMO y póngalos en práctica.

6: Revise el presupuesto

¿Se aprueba el presupuesto? Como lo gastas ¿Cuánto se ha gastado ya?

Acción si no hay plan de presupuesto o información: Volver a la PMO o su equipo de Finanzas. En un empujón, puede pedirles a los proveedores que le envíen copias de los contratos y las facturas pagadas.

Utilice el "Soy nuevo en el proyecto y ¡Dios mío, la presentación está en un estado impactante! ¿Podrías, por favor, hacerme un favor masivo y … "enfoque. Esto me ha funcionado bien en el pasado si puedes superar el hecho de que estás haciendo preguntas que te hacen ver un poco oscuro.

 Bajo presupuesto

7: Establecer requisitos de recursos [19659011] ¿Qué recursos están disponibles para el programa, ahora y en el futuro? Desea averiguar las horas que cada persona tiene disponibles para el proyecto. Es mejor saber ahora si va a tener poco personal. Ayudará con la planificación.

Acción si no puede averiguarlo: Hable nuevamente con la PMO. O si no tiene uno, los líderes de equipo de las personas que tiene en el equipo. Y el equipo en sí.

8: Confirme el panorama general

¿Dónde encaja el proyecto en la estrategia comercial general? En otras palabras, podría ser mucho dinero, pero ¿es la principal prioridad del CEO? Si no, al menos sabrás cuál es tu posición cuando se trata de competir por los recursos.

Acción si no sabes: No puedes cambiar la prioridad del proyecto, pero si no puedes obtenga una respuesta clara sobre dónde encaja en las prioridades de la compañía que sería una señal de alerta para mí.

Regrese a la PMO, deberían priorizar las iniciativas. Si no lo hacen, o si no tiene un grupo equivalente que priorice el trabajo, debe dirigirse a su gerente para obtener aclaraciones.

9: Revise el plan de comunicaciones

Qué estructura de comunicaciones está en su lugar ? Si este es un proyecto transformador, tendrá muchos interesados ​​a nivel de proyecto y (potencialmente) a nivel de programa.

Acción si no hay un plan de comunicaciones: Solucione esto lo antes posible. No es difícil elaborar un plan de comunicaciones y es mejor ponerlo en práctica antes de avanzar demasiado con el programa.

10: Obtenga copias de toda la documentación existente

Revise cualquier documentación existente. Independientemente de cómo lo haga, tendrá que usar su mejor política de oficina para descubrir lo que se ha hecho y lo que falta.

Descubrí que regresar de la licencia de maternidad era una excelente excusa para hacerle muchas preguntas "estúpidas". recordarme a mí mismo "lo que estábamos haciendo y volver a ponerme al día.

Puede que no tenga esa excusa, pero asumir un nuevo proyecto ciertamente le da un margen para" verificar "qué es lo último en varias áreas. [19659002] Acción si no puedes encontrar ninguna: ¡Pánico! No, solo bromeaba. Tendrás que empezar a crear algo bastante nítido.

 documentos del proyecto

OK, ahora sabes lo que hay y lo que falta.

Descubre por qué faltan elementos

I También preguntaría y descubriría por qué nada de esto se ha hecho. ¿Es que no tienen tiempo? ¿O las habilidades, la experiencia, el interés? La cultura de la compañía tiene mucha influencia sobre lo que se hace y lo que se ignora no se sigue.

Es importante hacer coincidir lo que está tratando de hacer y los estándares con los que quiere hacerlo. La cultura de la empresa. Si intenta establecer una estructura de proyecto muy formal en una cultura normalmente informal, entonces no llegará muy lejos.

Próximos pasos

Ahora ya sabe dónde se encuentra. Usted sabe qué partes del proyecto están bien y cuáles se ven un poco dudosas.

Puede concentrar su energía en obtener un plan decente, establecer la estructura de gobierno o lidiar con el presupuesto, lo que considere más importante parte para hacerlo bien, ahora mismo.

Involucra a tu equipo, sé transparente en lo que estás haciendo y por qué, y mantén informado a tu patrocinador.

Sobre todo, nunca culpes al último gerente de proyecto o al equipo por el desastre están adentro ahora. Probablemente estaban haciendo el mejor trabajo posible en ese momento.

Si crees que no lo hicieron, lee mi Guía definitiva para hacer que la gente asuma la responsabilidad en el trabajo.

¡Buena suerte! Pronto tendrá ese nuevo proyecto bajo control. No olvides tu imprimible gratis: la Lista de verificación de cómo hacerse cargo de un proyecto. Desplácese hacia abajo e ingrese su dirección de correo electrónico. Es un PDF y puede descargarlo de mi Biblioteca de recursos gratuita.

Más fuentes de ayuda

Si su trabajo hasta ahora ha descubierto cosas que le preocupan, considere invertir algo de tiempo en un proceso formal de revisión de salud.

En un extremo de la escala, hay modelos como el de Joanne Flinn en su libro The Success Healthcheck for IT Projects. Esto es profundo y estructurado y probablemente consume bastante tiempo, lo cual es un lujo que quizás no tengas.

En el otro extremo de la escala de formalidad, tienes algo como el libro Get Fit de Peter Taylor con The Lazy Project Manager que le dará un enfoque práctico para estructurar un chequeo de salud.

También puede hablar con su mentor (¡puede reservarme una conversación de una hora si desea que alguien imparcial con quien hablar!)

 Cómo hacerse cargo de un proyecto existente
Lista de verificación gratuita para hacerse cargo de un proyecto existente

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