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Cómo hornear datos sobre las mejores prácticas de manejo en los flujos de trabajo de su proyecto


Las mejores prácticas de manejo de datos son la levadura para elaborar los proyectos perfectos en todo momento. Sin esta levadura, los equipos simplemente no pueden crecer y crecer cuando aumentan los desafíos de seguridad.

Por otro lado, la transparencia es el ingrediente secreto que ayuda a los equipos a desempeñarse mejor y mantiene a los interesados ​​encantados incluso cuando los proyectos están en llamas.

La cuestión es que estos dos ingredientes deben estar equilibrados para poder preparar el souffle perfecto para el proyecto. Entonces, ¿cómo lo mide todo y encuentra la combinación perfecta entre transparencia y seguridad?

(¿Ya tenía suficientes juegos de palabras para hornear?)

La seguridad es cada vez más importante y se convierte en una prioridad para las empresas de todos los tamaños. En nuestra reciente encuesta de la industria de servicios profesionales, el 60% de los encuestados informó que las preocupaciones sobre la seguridad de los datos les impiden ser flexibles y les permite establecer mejores relaciones con los clientes.

La gestión de proyectos requiere muchos detalles e información sobre si se están pasando esos datos interna o externamente Aquí hay 4 formas de incorporar las mejores prácticas de manejo de datos en su gestión de proyectos con la seguridad en mente.

4 maneras de incorporar las mejores prácticas de manejo de datos en los flujos de trabajo de su proyecto

1. Promueva la transparencia colaborando dentro de una sola fuente de verdad

Tener una sola fuente de verdad ahorra a los miembros del equipo el tiempo dedicado a localizar el trabajo. De acuerdo con un informe de McKinsey, los empleados dedican 1,8 horas al día (9,3 horas por semana, en promedio) a la búsqueda y recopilación de información. Si bien el mal uso del tiempo es una oportunidad obvia aquí, tenga en cuenta los desafíos de seguridad a los que se enfrenta su equipo cuando pasan mucho tiempo buscando y compartiendo documentos a través de herramientas aisladas. No importa lo diligentes que sean, es probable que se cometan errores cuando los miembros del equipo se sienten estresados ​​por el tiempo y tratan de compartir datos entre herramientas.

El minorista de moda revolucionario Stitch Fix estaba experimentando este mismo desafío al experimentar un crecimiento explosivo. Sus proyectos se retrasaron porque se estaban comunicando a través de hojas de cálculo y herramientas aisladas. Wrike les ayudó a consolidar los flujos de trabajo de sus proyectos, la colaboración, la comunicación y el intercambio de activos, todo en una única fuente de verdad. ¿El resultado? Pudieron liberar 18 horas por semana a través de 6 gerentes.

Además de ahorrar tiempo valioso, tener activos y comunicación en un solo lugar en lugar de en correos electrónicos u otras herramientas en silos los mantiene seguros para que no sean víctimas de Ciberataques o error humano. Racionalizar la comunicación también significa tener menos reuniones, más productivas y más efectivas, porque toda la información se encuentra fácilmente en todo el contexto necesario y se actualiza en tiempo real. Menos correos electrónicos y chats laterales mantienen segura toda la colaboración dentro de una herramienta donde todos los miembros del proyecto pueden ver la información necesaria.

Una de las mejores prácticas más sencillas sobre el manejo de datos es minimizar la frecuencia con la que su equipo necesita manejar los datos. Una única fuente de verdad, tanto para compartir activos como para la comunicación del proyecto, proporciona a los equipos un espacio seguro donde pueden concentrarse en colaborar y optimizar su trabajo en lugar de investigar a través de correos electrónicos o herramientas. Esta comunicación centralizada permite que las partes interesadas se aseguren de que nada se resbale por las grietas y que todas las comunicaciones estén dispuestas para que todos las puedan ver.

2. Desarrolle estructuras de carpetas claras que permitan controles de acceso flexibles

Ya sea que esté trabajando interna o externamente, hay ciertas personas que no deberían y no deberían tener acceso a información confidencial. Tener una estructura de carpetas clara lo ayuda a personalizar la seguridad y la visibilidad al crear un grupo fácil de personalizar para establecer reglas de visibilidad. Por ejemplo, puede organizar las carpetas por departamento o equipo e ingresar permisos discretos basados ​​en roles. Si desea que las partes interesadas obtengan una vista de alto nivel de las tareas pero las mantenga fuera de la maleza, ahora puede hacerlo. Con las carpetas organizadas, puede desactivar fácilmente el uso compartido heredado para mantener el contexto pero proteger el trabajo sensible.

Imagine que su equipo está trabajando en un evento, pero necesita obtener un activo confidencial aprobado por las partes interesadas del equipo externo. Si tuviera que enviar la hoja por correo electrónico, ¿puede imaginar los riesgos de seguridad? No importa cuánto pueda confiar en sus partes interesadas, los errores pueden ocurrir. Ese correo electrónico se puede reenviar a la persona equivocada, por ejemplo. Y si recopila sus comentarios por correo electrónico y tiene varias iteraciones de ida y vuelta, tanto la colaboración como la seguridad están en riesgo.

La mejor práctica aquí es que el manejo seguro de los datos sea parte de su cultura corporativa. Hacer que sea responsabilidad de todos ser administradores de datos. Comprenda las áreas donde las partes interesadas tienen visibilidad para que haya menos errores humanos.

Una herramienta de administración de proyectos puede ayudar a su equipo a usar las mejores prácticas, incluso durante los procesos de revisión y aprobación. Por ejemplo, Wrike permite a los administradores crear grupos de Wrike con una jerarquía clara para mantener los grupos de usuarios y controlar quién tiene acceso a la información del proyecto. Los administradores pueden permitir que los clientes u otras partes interesadas entren en el proceso de revisión y aprobación mientras mantienen seguros los activos u otra información de tareas. Wrike logra esto mediante el uso de enlaces protegidos por contraseña que llevan a las partes interesadas a una vista cerrada del activo que vive dentro de Wrike. Los administradores pueden enviar enlaces para su aprobación y establecer contraseñas verbalmente para garantizar que nadie más que aquellos que deberían ver el activo puede

¿La belleza añadida? Debido a que el activo se mantiene dentro de la herramienta de gestión de proyectos Wrike, cuando los interesados ​​marcan un activo con sus comentarios, los miembros del proyecto pueden actuar fácilmente. Todos los comentarios son seguros y en un solo lugar, y la colaboración es perfecta.

3. Ofrezca información y actualizaciones a través de informes y paneles automatizados

Algunas partes interesadas desean conocer cada detalle, mientras que otras desean una simple instantánea para saber que todo está a tiempo. A veces, la visibilidad no es una preferencia sino un problema de seguridad. Como gerente de proyecto, debe ser flexible.

En nuestra encuesta de servicios profesionales, los encuestados dijeron que "la capacidad de equilibrar el cumplimiento de seguridad con la visibilidad del cliente" era una de las principales capacidades que tendría el mayor impacto positivo en su equipo . El uso de una herramienta de administración de proyectos flexible y colaborativa para ayudarlo a mantener a las partes interesadas internas y externas actualizadas le permite a usted, oa los administradores de proyectos, mantener a todos al tanto y al mismo tiempo proteger los datos.

Cree un tablero o calendario compartido que tanto su equipo como y las partes interesadas externas pueden usarlo para hacer un seguimiento del progreso del proyecto en tiempo real, brindando a todos exactamente la visibilidad que necesitan y manteniendo la información más profunda en privado. Si bien es posible que los miembros del proyecto necesiten ver los detalles dentro de cada tarea, es posible que las partes interesadas externas no necesiten esa información.

Las capacidades de permiso granulares significan que los gerentes de proyecto pueden decidir qué tan profundamente pueden ver las partes interesadas en las tareas del proyecto. Los diagramas de Gantt, por ejemplo, se pueden convertir en archivos PDF y los calendarios pueden mostrar fechas de entrega clave, sin exponer información más profunda y confidencial. Los diagramas de Gantt pueden proporcionar una combinación muy necesaria de visibilidad, privacidad y flexibilidad.

 Cómo convertir los datos en las mejores prácticas de manejo de datos en los flujos de trabajo de su proyecto 2

4. Manténgalo todo seguro en la nube con integraciones integradas

Puede ser difícil colaborar a escala usando herramientas como Excel y correo electrónico. A medida que su empresa crezca, ya sea que esté obteniendo más miembros del equipo, más partes interesadas o ayudando a más clientes, necesita una base sólida sobre la cual construir. Cuando tiene varios equipos, partes interesadas externas o clientes con diferentes procesos, estilos de comunicación y requisitos de seguridad, las brechas en la seguridad se forman rápidamente.

Irónicamente, las empresas que temen la nube debido a la seguridad tienen más probabilidades de experimentar brechas de seguridad . Las API le permiten pasar sin problemas datos entre sistemas, lo que hace posible la colaboración en tiempo real y garantiza que su negocio sea seguro y escalable. La naturaleza de la nube basada en API ayuda a los equipos a conectarse fácilmente a diferentes herramientas que garantizan que no haya brechas en la visibilidad, el control o la seguridad.

Para mantener sus datos seguros dentro de su flujo de trabajo, querrá hacer Asegúrese de tener visibilidad completa de las vulnerabilidades de su herramienta de administración de proyectos. Si no sabe qué tan segura es su herramienta de administración de proyectos y cómo se integra con otras herramientas, todos los procesos que usted construye para garantizar la transparencia y la seguridad son en vano. Afortunadamente, hemos hecho los deberes y compilado una lista de verificación de seguridad de la herramienta de administración de proyectos para usted. Además de ser la plataforma líder de gestión de trabajo colaborativo, Wrike siempre agrega nuevas herramientas y funciones para garantizar que su equipo siempre pueda tener plena confianza en la seguridad de su herramienta de gestión de proyectos.

¿Listo para ser horneado?

En nuestra encuesta , El 77% de los equipos de servicios profesionales dicen que cuentan con herramientas para garantizar que los datos de sus clientes estén seguros. Pero como dicen, "Si no puedes soportar el calor, sal de la cocina". En el entorno competitivo de hoy, ¿puedes permitirte ser parte del 23% que podría quemarse?

En última instancia, la transparencia y la seguridad son vitales para hornear proyectos altamente colaborativos y de desempeño óptimo. Es posible que tengas que seguir algunas recetas para encontrar la combinación adecuada para tu equipo, pero al final vale la pena. Las mejores prácticas de manejo de datos pronto serán un diferenciador importante para las empresas. Con estos consejos, puede comenzar a descubrir qué funcionará mejor para su equipo y su negocio, ¡y Wrike está aquí para ayudarlo!

Comience hoy su prueba gratuita de 2 semanas para ver cómo Wrike puede ayudarlo a encontrar el "justo "Entre las mejores prácticas de manejo de datos y la transparencia en todos sus proyectos.

¿Cuáles son algunas de las mejores prácticas de manejo de datos que sigue su compañía? Háganos saber en los comentarios a continuación!

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