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Cómo implementar la mejora de procesos comerciales


La tecnología, el trabajo, la distribución y la demografía del consumidor han cambiado masivamente solo en los últimos años. Como tal, los procesos empresariales deben evolucionar constantemente para adaptarse y brindar satisfacción al cliente de la manera más eficiente posible. Las organizaciones buscan continuamente un liderazgo que pueda controlar los mecanismos de un proyecto de rediseño, así como alinearlos con una estrategia comercial general.

Puede parecer una gran tarea interrumpir el status quo en su empresa, pero con la implementación de las estrategias inteligentes de mejora de los procesos de negocios, podrá realizar estos cambios de la manera más fluida posible. Miremos la mejora de procesos comerciales (BPI), defínnelo, explore estrategias y observe las herramientas de administración de proyectos y negocios que pueden ayudarlo a implementar y analizar el progreso de su empresa.

¿Qué es Business Process?

Antes de que podamos mejorar proceso comercial, primero debemos entenderlo. El proceso comercial es simplemente una serie de tareas que usted y su equipo realizan repetidamente para crear un producto o servicio para su parte interesada, patrocinador o cliente. El proceso empresarial se puede modelar como un diagrama de flujo, que detalla las tareas necesarias para cumplir ese objetivo comercial.

Un proceso comercial comienza con un objetivo y finaliza con el logro de ese objetivo, que proporciona valor para el cliente. Un proceso comercial a menudo se puede dividir en procesos más pequeños, lo que permite divisiones del trabajo.

En general, el proceso comercial se divide en tres tipos.

  1. Operacional: Esto incluye el negocio principal y crea un valor flujo continuo, como pedidos de clientes, apertura de cuentas, fabricación, etc.
  2. Gestión: Esto incluye procesos tales como gobierno corporativo, presupuesto y supervisión de empleados.
  3. Soporte: Esto incluye aquellos procesos que soportan otros procesos como la contabilidad, la contratación, el soporte técnico, etc.

El proceso comercial como concepto ha existido durante mucho tiempo. Ya en 1776, el economista Adam Smith lo describió en un famoso ejemplo de una fábrica de alfileres, que explicaba el poder productivo del proceso comercial y la división laboral.

A principios del siglo XX, el ingeniero estadounidense Frederick Winslow Taylor ofreció métodos para mejorar los negocios procesos en la industria. Se centró en la estandarización de procesos, la formación sistémica y los roles claramente definidos para la gestión y los empleados en sus Principios de gestión científica.

Peter Drucker, el experto en gestión, se centró en simplificar y descentralizar procesos. Esto lleva a la subcontratación. También es conocido por fundar la idea de "trabajador del conocimiento", que es un término para diferenciar aquellos de los trabajadores manuales y la gestión del conocimiento aplicado para procesar.

A medida que el concepto creció y se definió aún más, ahora podemos enumerar seis características de un proceso comercial:

  1. Tiene límites definidos, entradas y salidas
  2. Tiene una lista ordenada de actividades en secuencia
  3. Pregunta: "¿Quién es el cliente?"
  4. Debe agregar valor para el cliente
  5. Está incrustado en un proceso organizacional
  6. Suele abarcar varias funciones

Por último, cuando se trabaja en un proceso comercial, ayuda tener un propietario, alguien que es responsable de supervisar y mejorar este proceso.

Cómo mejorar los procesos de negocios

Al agilizar su proceso de negocio, tendrá menos errores y demoras, y la satisfacción del cliente mejorará. Suena bien ¿no? Bien, aquí hay algunos pasos que puede seguir para reducir el desperdicio, aumentar la eficiencia y mejorar el proceso de su negocio.

¿Qué debe cambiar?

Analice su proceso comercial a un alto nivel e identifique qué necesita cambiar. Puede descubrir áreas maduras para mejorar mediante la realización de una auditoría de proceso para descubrir dónde se esconden los problemas y los riesgos.

Analice sus puntos de dolor

Después de haber descubierto qué partes de su proceso necesitan una mejora, es hora de analizarlos completamente para comprender lo que está sucediendo y cómo hacer mejoras realistas. Hágase las preguntas difíciles, por ejemplo:

  • ¿Qué pasos están creando barricadas?
  • ¿Qué aspectos consumen más tiempo?
  • ¿Hay un aumento indebido en el costo y los recursos?
  • ¿Se ve afectada la calidad? [19659033] Puede encontrar sus respuestas al mapear todo con un diagrama de flujo o un diagrama de carril de baño. Estas herramientas visualizan todos los pasos en su proceso comercial. Desea profundizar en cada fase del proceso para asegurarse de no omitir ningún paso, independientemente de cuán insignificantes puedan parecer.

    Esto ayudará a descubrir la fuente de los problemas que ocurren en su proceso. Para comprender mejor dónde se está desmoronando el proceso, querrá hablar con las personas que están directamente involucradas en él. Obtenga su perspectiva sobre lo que está mal y lo que piensan que se puede hacer para mejorar el proceso.

    Obtenga Buy-In

    Una vez que haya identificado y analizado los problemas, necesitará el apoyo de la gerencia superior para aprobar tus planes de mejora. Estas mejoras pueden llevar tiempo y usar recursos, por lo que, sin el compromiso de la alta gerencia, no tendrá el poder de proceder.

    Diseñe el proceso de mejora

    Ahora va a rediseñar la parte inadecuada de su proceso y aplicar las mejoras que considere necesarias para agregar eficiencia. La mejor manera de hacerlo es trabajando con las personas involucradas en la parte en la que te estás enfocando. Incluya lo que aprendió al mapear el proceso, pero continúe recibiendo sus aportes como parte del rediseño.

    Sea claro sobre lo que quiere cambiar, luego trabaje en lluvia de ideas u otras actividades grupales para recolectar ideas. En este punto, no reprima ninguna sugerencia, independientemente del costo o los recursos involucrados. Primero quiere explorar.

    Después del paso de exploración, reduce las soluciones al considerar las ideas dentro de un contexto realista. Aplicar análisis de impacto y riesgo. Trabaje para descubrir los riesgos y posibles puntos de falla para ayudarlo a comprender las consecuencias de la propuesta que está creando. Una vez que usted y el grupo hayan llegado a un enfoque realista que haya sido acordado, querrá crear un nuevo diagrama para documentar los pasos involucrados.

    ¿Qué necesita para hacerlo?

    Ahora que usted tiene un plan, necesita determinar qué recursos se necesitan para implementarlo. Haga una lista de todo lo requerido. Vaya a través de los canales apropiados para aprobar estos recursos y comunique claramente por qué son necesarios para perfeccionar y mejorar el proceso. Un caso de negocios podría ser una buena manera de justificar su solicitud.

    Haga el cambio

    Implemente su rediseño. Esto podría significar el cambio de sistemas, equipos y procesos existentes. ¿Suena como un proyecto en sí mismo? Eso es porque lo es, y debes organizarlo como uno solo. Planifique, asigne tiempo y recursos, considere el riesgo y reúna un equipo para realizar el trabajo.

    Revisión, revisión, revisión

    Al igual que revisó los procesos existentes para descubrir dónde se podrían hacer mejoras, querrá revisa tus mejoras Controle su progreso y asegúrese de que cumplan con los hitos que ha establecido. Esté preparado para ajustar su plan según corresponda cuando surjan problemas.

    Manténgase en comunicación con su equipo durante todo el proceso. Obtenga información de ellos sobre cómo está funcionando el nuevo proceso. Pregunte si lo encuentran frustrante en cualquier nivel. Tome esta información y modifique su plan para asegurarse de que el proceso de hecho está haciendo mejoras y cambios sin sentido.

    Herramientas para ayudar con la mejora de procesos comerciales

    Puede haber una gran cantidad de preparación, administración y gestión involucrada al implementar BPI. Entonces, aquí hay algunas herramientas para ayudarlo en el camino.

    Kanban

    Kanban es una herramienta visual que lo ayuda a ver su proceso actual. Es muy flexible y le permite visualizar su trabajo y dividir su tablero Kanban como mejor le parezca. Puede dividir la placa Kanban tanto como desee.

    Esta visibilidad crea claridad, por lo que puede desarrollar su proceso según sea necesario para agregar eficiencias. Ayuda a todos en el equipo a ver el proceso de un vistazo, lo que permite un esfuerzo más colaborativo para mejorar esos procesos.

    Al visualizar el proceso, puede ver rápidamente dónde hay cuellos de botella en su proceso y resolverlos. Kanban es colaborativo y mejora el proceso y la productividad.

    Mind Mapping

    El mapeo mental se desarrolló en la década de 1960 y es una técnica gráfica que ayuda a mejorar el aprendizaje y ofrece un pensamiento claro para mejorar el rendimiento. Por lo tanto, es una forma excelente de comenzar a recopilar información relevante para su proceso.

    Puede conectar información importante, administrar interconexiones, vincular documentos y agregar resúmenes para cada dato. Puede usar este proceso para crear una estructura de desglose de trabajo.

    También ayuda a facilitar la lluvia de ideas ya que el mapeo mental es una estructura organizativa natural. Se irradia desde el centro, con líneas, símbolos, colores e imágenes, que muestra información de una manera que involucra a los participantes.

    Usar un mapa mental también ayudará a capturar y organizar cualquier hallazgo que hagas sobre el nuevo proceso. Hace que el resumen de la información sea claro y organiza el trabajo de una manera lógica. Luego, puede obtener una vista previa de sus hallazgos con las partes interesadas o el equipo de una forma que sea fácil de entender.

    ProjectManager.com

    El software de administración de proyectos tiene características que pueden ayudarlo a mejorar sus procesos comerciales, como diagramas de Gantt en línea, administración de cargas de trabajo software, paneles de control en tiempo real y más.

    A medida que trabaje para rediseñar su proceso, querrá tener un cronograma en el que colocar tareas y plazos, para asegurarse de programar el proyecto de la manera más eficiente posible. . Ahí es donde entra en juego un diagrama de Gantt en línea. Todo lo que necesita hacer es tomar su lista de tareas e importarla en ProjectManager.com y la línea de tiempo se completa con esas tareas, que se pueden vincular y se puede rastrear el progreso.

    Ajuste su Asignación de recursos según sea necesario para asegurarse de que todos tengan la cantidad de trabajo adecuada para avanzar el proyecto durante su ejecución de BPI. ProjectManager.com le brinda la capacidad de ver cómo se asignan esos recursos. Puede ejecutar informes fuera del software y ver cómo se distribuye su carga de trabajo en su equipo, descubrir dónde no están igualmente divididos y hacer algo al respecto.

    Debido a que ProjectManager.com es un software de administración de proyectos basado en la nube que captura el progreso de tu trabajo en tiempo real. El panel de control en tiempo real, por lo tanto, le ofrece una pantalla en la que puede ver todos los datos que recopila sobre el progreso, el costo, la carga de trabajo, etc., relacionados con el proceso. Desde esta perspectiva general, los problemas que le impiden mejorar la productividad a menudo se enfocan rápidamente.

    La mejora del proceso comercial es clave para mantener su proyecto productivo y alineado con la estrategia organizacional general de su negocio. Afortunadamente, ProjectManager.com tiene las herramientas que necesitará para planificar, implementar, supervisar y compartir esas mejoras. Pruébelo usted mismo con esta prueba gratuita de 30 días.

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