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Cómo lidiar con partes interesadas difíciles


Cuando lideras un proyecto, parte de lo que estás haciendo es trabajar con las partes interesadas que te contrataron para hacer ese trabajo de la manera que lo desean. A menudo, esto puede ser un puñado, por lo que le proporcionamos algunos consejos prácticos sobre cómo tratar con las partes interesadas difíciles.

7 sugerencias para gestionar las partes interesadas difíciles

Todos hemos tenido que tratar con partes interesadas difíciles, pero no importa cuán difíciles puedan ser, hay maneras de construir mejores relaciones y ganarse su apoyo. La próxima vez que se sienta frustrado por sus tratos con partes interesadas difíciles, pruebe estos siete consejos:

1. Acepte su autoridad: no la pelee

Es mejor elegir sus peleas o siempre estará en guerra. Cuando se trata con las partes interesadas, hay momentos en que no está de acuerdo, pero esos tiempos son pocos y distantes. En cambio, ceder ante las cosas pequeñas. Las partes interesadas están en una posición de autoridad y usted debe reconocer esa estructura jerárquica. Le ahorra molestia pero también planta las semillas de la confianza. Sus partes interesadas lo respetarán, lo crea o no, y probablemente se aparten de sus formas argumentativas hasta cierto punto.

2. Eliminar las emociones negativas

Es fácil emocionarse. Lo que comienza como un desacuerdo, se convierte en una ola de ira y resentimiento. Los niños tienen berrinches, no profesionales. Además, los niños no se aferran a esas emociones negativas. Podemos aprender de eso. No está mal sentirse enojado, es un problema ceder ante esa negatividad y, lo que es peor, mantenerla encendida como una antorcha. Eso solo destruirá su relación con sus partes interesadas y todo el proyecto con ella.

3. Comprender su negatividad

Parte del desarrollo de una relación compasiva es tener empatía. La empatía es la capacidad de sentir las emociones de los demás, y debe incorporarse a cualquier estrategia de gestión de partes interesadas. Si puede tomarse un momento para dar un paso atrás, reconocer lo que sienten y luego trabajar para remediarlo, está en el camino hacia la iluminación y un proyecto exitoso.

4. Solicite asesoramiento y escuche

A menudo las partes interesadas difíciles son difíciles por una razón. Algunos tienen personalidades difíciles, por supuesto, pero otros podrían estar actuando de la forma en que lo hacen porque se sienten desconocidos. Imagina cómo reaccionarías si pensaras que nadie te está escuchando. Por lo tanto, trate de estar quieto, tranquilo y abierto. Escuche lo que tienen que decir, incluso solicite su consejo. Esta no es simplemente una técnica psicológica, sino práctica en términos de gestión de su proyecto. Después de todo, son sus partes interesadas y tienen un interés personal en el éxito del proyecto. Escúchalos, podrían tener algo de oro para darte. Debe incorporar esto en un plan de gestión de partes interesadas.

5. Sea táctico y honesto

A veces habrá razones válidas para el conflicto. Cuando eso ocurre en el proyecto, no puedes simplemente pasarlo por debajo de la alfombra. Su trabajo es traer un proyecto exitoso dentro de las expectativas de calidad de sus partes interesadas. Si ve que están actuando en contra de sus mejores intereses, es su trabajo abordar esto. Pero para transmitir la idea no solo debe ser honesto, sino también discreto. A nadie le gusta escuchar que están equivocados, así que encuentre la manera de decirlo en otras palabras o, mejor aún, no hable de lo correcto e incorrecto sino del proyecto y sus necesidades.

Hazlos sentir bien

Mantenerlos también ayuda. No quiere ser sincero, pero si puede hacer que sus partes interesadas se sientan bien, entonces no hay casi nada que no hagan por usted. Incluso el más difícil va a cambiar su tono. No te halagues, por supuesto, haz un buen trabajo. Ahí es donde están los corazones de sus partes interesadas, y así es como los hará felices.

7. Adapte su comunicación

No todas las partes interesadas son iguales. Necesita conocer bien a sus partes interesadas. Del mismo modo que define quiénes son al comienzo de un proyecto, querrá determinar cuál es el mejor curso para la comunicación. Eso puede ser práctico, como ¿prefiere texto, correo electrónico, llamadas telefónicas o reuniones cara a cara? Pero también es psicológico. Algunos pueden querer que aumenten un poco sus egos, otros pueden encontrar esa farsa y te resultará contraproducente. Conozca a sus partes interesadas y adapte sus comunicaciones para que se ajusten a sus necesidades y personalidades.

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Buenos informes para partes interesadas difíciles

Si necesita convencer a una parte interesada difícil, es bueno venir preparado. Las personas actúan sobre las emociones y sus opiniones pueden influir fácilmente en ellas, pero rara vez en los negocios alguien refuta los hechos, especialmente si esos hechos van a resultar en una pérdida de ingresos o mayores costos.

Aquí es donde entra en juego la buena información del proyecto. Hay tres informes que son muy útiles cuando se trata de hacer que una parte interesada difícil vea las cosas a su manera. Uno es el informe de estado. Es un informe que se publica periódicamente y desarrolla una instantánea del progreso del proyecto, como su salud, calendario, problemas que han surgido, alcance, recursos, costos y más. Armado con esos hechos, incluso el interesado más difícil escuchará.

 captura de pantalla de la plantilla de informe de estado
Una plantilla de informe de estado gratuita de ProjectManager.com— ¡Obtenga su plantilla gratis ahora! [19659025] Otro es el informe de variación. Esto indica lo que ha cambiado en el proyecto, medido contra su línea de base. Es una forma de determinar si su progreso planificado se refleja en el progreso real del proyecto. Si hay una diferencia entre el costo, el cronograma y el alcance planificados y reales, los interesados ​​querrán saber y estarán abiertos a su asesoramiento.

Finalmente, está el informe presupuestario. Esto podría ser lo más persuasivo, ya que afecta a las partes interesadas en el bolsillo. Si el costo del proyecto se está disparando o si las expectativas de sus partes interesadas llevarán a un presupuesto inflado, el argumento de dólares y centavos tiene una gran influencia.

ProjectManager.com y Partes Interesadas Difíciles

Las partes interesadas quieren permanecer en el lazo. Están algo fuera del proyecto y nunca se sienten cómodos sin una ventana clara para darles una idea de cómo van las cosas. ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos basado en la nube que puede proporcionar una ventana clara al estado del proyecto incluso para los interesados ​​más difíciles. Dado que está basado en la nube, los datos que ve son tan actuales como su actualización de estado más reciente, por lo que las partes interesadas obtienen una imagen precisa del progreso del proyecto.

Las herramientas de informes con un solo clic le brindan la información que necesita para responder preguntas y Brinde respuestas a sus partes interesadas difíciles. Tenemos muchos informes que se pueden filtrar para mostrar solo la información que desea, incluido el estado, la variación y el presupuesto.

Cuando presenta a las partes interesadas, nuestro panel en tiempo real recopila seis métricas del proyecto y las convierte automáticamente en fáciles de lea gráficos y cuadros a color. Muestran dónde está su proyecto, si las tareas se han completado o si aún están en progreso y deben más.

 panel de control del proyecto para las partes interesadas
Los paneles de control en tiempo real de ProjectManager.com aseguran que las partes interesadas siempre tengan más datos actuales.

Las partes interesadas difíciles son un problema, pero son más fáciles de manejar cuando se tienen las herramientas adecuadas, como ProjectManager.com. Vea lo que podemos hacer para ayudarlo a suavizar las cosas con sus partes interesadas difíciles al tomar esta prueba gratuita de 30 días.

Vea este video para aprender a lidiar con partes interesadas difíciles

Es un poco diferente lidiar con la dificultad cuando es viene de un lugar de autoridad en lugar de tratar con miembros del equipo que son difíciles y que están bajo su mando. Pero todo se reduce a una comprensión consciente y comunicaciones cuidadosas, que es la forma en que lideras un equipo e incluso aquellos que tienen autoridad sobre ti. Para obtener más información, mire a Susanne Madsen, PMP, mientras explica cómo tratar con las partes interesadas difíciles.

¡Aquí hay una foto de la pizarra para su referencia!

 PM-10

Gracias por viendo

Pro-Tip: Básicamente, te mostramos cómo liderar cuando no tienes autoridad, y el experto en liderazgo amplía esas técnicas con su artículo 10 Formas de influencia sin autoridad. No puedes tener suficientes flechas en tu carcaj cuando se trata de métodos persuasivos.

Transcripción de video

Hola, soy Susanne Madsen. Bienvenido a esta sesión de pizarra sobre Cómo ganar a las partes interesadas difíciles. Es posible que tenga algunos de los miembros de su proyecto, partes interesadas que siente que realmente no están llegando a la mesa. No están totalmente de acuerdo con el proyecto. No está realmente seguro de por qué, pero le gustaría construir mejores relaciones con ellos y ganárselos para que sean más solidarios. ¿Cómo puedes hacer eso?

En primer lugar, debes aceptar su autoridad y no luchar contra ellos. Eso puede ser muy, muy difícil si siente que no los respeta, o tal vez no está realmente seguro de ellos. Los invito a mirar hacia adentro y realmente examinar los sentimientos que tienen por estas partes interesadas. Si entras en una habitación con el objetivo de generar confianza con desconfianza, no llegarás muy lejos. Por lo tanto, debe eliminar sus emociones negativas, tomar conciencia de cuáles son esas emociones y ponerlas a un lado, por difícil que sea. Acepte su posición.

Entonces debe comprender la causa raíz de la negatividad. ¿No están comprados porque no tienen tiempo y simplemente se muestran escépticos? ¿O realmente no están de acuerdo con el proyecto porque no sienten que se cumplen sus requisitos para el proyecto?

Tal vez no tienen un papel claro en el proyecto, lo que los hace sentarse en la cerca . La mejor manera de averiguar cuál es la causa raíz de su negatividad es pedirles consejo. Este es realmente grande. Los invito a encontrar algo de tiempo, uno a uno con la parte interesada. Siéntate con ellos y haz algunas preguntas abiertas. Obtenga comentarios de ellos.

Podría, por ejemplo, preguntar: "Me gustaría pedir algunos comentarios sobre cómo cree que podríamos trabajar mejor juntos", o "¿Qué comentarios podría tener sobre cómo podríamos mejorar? el proyecto? ”Son preguntas muy abiertas. Ellos hacen maravillas. Puede tomar un poco de coraje preguntarles, pero definitivamente vale la pena.

Lo que obtendrá de su parte interesada es una respuesta honesta que le dará una gran cantidad de información que le puede decir cómo puede reparar esa relación , pero no entre en modo defensivo. Escúchalos. Sé discreto y honesto.

Tienes que decir las cosas como son. No hable con la gente. Sea cortés, pero sea honesto sobre lo que necesita que hagan en el proyecto. Es muy difícil entregar un proyecto exitoso sin que las partes interesadas sean compradas. Haz que se sientan bien. Eso siempre hace maravillas. Hable acerca de las cosas que generalmente les interesan. Considere lo que hay para ellos.

Y, por último, adapte su comunicación. Si sabe que a su parte interesada le gusta programar cosas, entonces programe una reunión programada. Si son más informales, llévelos a una cafetería. Intenta reflejarlos. Busca hablar con ellos en sus términos.

Gracias por mirar. Visítenos nuevamente en ProjectManager.com.

(Esta publicación se actualizó en diciembre de 2019)

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